Express Import system

Transkript

1 Express Import system Vejledning til modtagere

2 TNT Express Import system TNTs Express Import system gør det let for dig at få afhentet dokumenter, pakker eller paller i 168 lande på Modtager betaler basis. Som modtager starter du processen ved at oprette en forespørgsel om afhentning sammen med oplysninger om varerne og afsenderen. Systemet sender derefter automatisk en med et link, der giver afsender adgang til systemet. Når afsender har indtastet størrelse og vægt på forsendelsen, der skal afhentes, får afsender alle nødvendige forsendelsesdokumenter via sammen med instruktioner om klargøring af forsendelsen, der skal afhentes. Systemet booker endda en TNT-chauffør til at afhente forsendelsen og få den af sted til dig. Så enkelt er det. 1. Sådan oprettes en forespørgsel Log på systemet med dit brugernavn og din adgangskode. Klik på Opret ordre. Udfyld felterne, og oplys hvilke varer, du ønsker tilsendt, samt information om afsender, inklusive en kontaktperson og en -adresse. Det er en god idé at oplyse en alternativ kontaktperson samt -adresse, hvis din primære kontaktperson ikke er til stede. Sådan fungerer Express Import systemet: Modtager beder om en pris (valgfrit) Modtager godkender pris Modtager indtaster en forespørgsel Invitation es til afsender Afsender indtaster forsendelsesdetaljer Afsender modtager forsendelsesdokumenterne Forsendelsen leveres til modtager Dine indtastninger bliver gemt, så du kan hurtigt gentage ordrer i fremtiden ved at trykke på knappen Gentag ordre i skærmbilledet Følg ordrer og ændre detaljerne fra din tidligere ordre.

3 2. Hvis du ønsker en pris 3. Afsender får en invitation via x10 item Express Import kan benyttes i forbindelse med hovedparten af TNTs services fra tidsbestemte til Economy Express. Modtager vælger både service og prisniveau. Derfor har du mulighed for at få en pris, før din forsendelse bookes. Hvis du ofte sender forsendelser og kender prisen, kan du vælge at springe pris delen over for at spare tid. Når du vælger at få en pris, får du en , der oplyser prisen på de forskellige services, baseret på forsendelsens størrelse og vægt (indtastet af afsender). Du skal blot vælge den service, du ønsker. Når du har valgt service, sender systemet alle de nødvendige forsendelsesdokumenter til afsender. Hvis du ikke ønsker at få en pris, vælger du blot den service, du ønsker, når du indtaster din forespørgsel. I dette tilfælde sender systemet dokumentationen til afsenderen med det samme, når afsender har indtastet størrelse og vægt. (Hvis størrelse eller vægt på din forsendelse gør at den ikke kan sendes på den valgte service, modtager du en e- mail, der viser de mulige serviceløsninger og beder dig om at vælge en anden service.) Når du har trykket Send på skærmbilledet Oversigt, genererer Express Import systemet en , der beder afsender om at klikke på et link og indtaste forsendelsesdetaljerne. Afsender skal ikke bruge en adgangskode, en PIN-kode eller have et kontonummer. Selv om afsender har en TNT-konto i forvejen, har denne kun adgang til systemet via -invitationen. Systemet giver dig mulighed for at vælge det sprog, der skal bruges i meddelelsen. Alle meddelelser sendes på det sprog, du vælger, samt på engelsk. Bemærk, at teksten i feltet Meddelelse til afsender ikke oversættes til det valgte sprog, men vil blive vist i det sprog, som du skriver den. Modtagere Afsender

4 4. Afsender indtaster forsendelsesdetaljer x10 6. Afsender klargører forsendelse Når afsender åbner linket i invitationen, får de besked om, at du har bedt om en forsendelse, og hvilke varer der skal afsendes. For at acceptere invitationen skal afsender blot indtaste størrelse og vægt på forsendelsen. Afsender kan også vælge at afvise invitationen. Dette kan fx ske, hvis varerne, du har forespurgt på, ikke er på lager. Hvis en afsender afviser en invitation i systemet, får du besked med det samme via . Når bookingen er gennemført hvilket vil sige, når du har valgt den service, du ønsker, enten med eller uden godkendelse af pris får afsenderen en med instruktion om klargøring af forsendelsen. Følgende vedhæftes til denne TNTs betingelser & vilkår for forsendelser Et fragtbrev (4 sider) En handelsfaktura (hvis påkrævet) 5. Godkendelse af pris x10 item Instruktionerne beder afsender om at læse TNTs betingelser & vilkår. Afsender skal derefter udskrive fragtbrevet og handelsfaktura (hvis påkrævet) og vedhæfte disse til pakken. Afsenderen skal lade pakken være åben, så TNTs chauffør kan besigtige godset. Hvis du bad om en pris, får du en med et link til prisen, baseret på den størrelse og vægt, som afsender har indtastet. Hvis størrelse eller vægt på varerne ikke kan sendes på den service, du valgte, får du en , der viser de mulige serviceløsninger og beder dig om at vælge en af disse.)

5 7. Forsendelsen leveres til modtager Spørgsmål og svar Kom godt i gang Når dokumentationen er genereret, betyder det, at forsendelsen er booket i TNTs system til afhentning. Skærmbilledet Følg ordrer oplyser et fragtnummer for hver bekræftet booking. Du kan til enhver tid følge status for din forsendelse ved at indtaste dette nummer i Track & Trace på TNTs website. Hvordan oprettes jeg som bruger af Express Import systemet? Hvis du er en eksisterende TNT-kunde, skal du blot logge ind på din mytnt-konto via com. Hvis du ikke allerede har en mytnt-konto, kan du oprette en på Systemet beder dig om de nødvendige oplysninger for at blive oprettet. Alternativt kan du kontakte TNTs kundeservice. Jeg har glemt min adgangskode eller har problemer med at logge på. Hvad skal jeg gøre? Klik på linket Glemt adgangskode i login-skærmbilledet. Vi guider dig gennem en række sikre trin, der hjælper dig med at logge på din konto igen.

6 Oprettelse og håndtering af ordrer Hvilke oplysninger skal jeg bruge for at oprette en ordre? Du skal bruge afsenderens virksomhedsadresse samt navn og -adresse på en kontaktperson. Det er altid en god idé at oplyse en alternativ kontaktperson og -adresse, hvis din primære kontaktperson ikke er til stede. Hvordan opretter jeg en ny ordre? Vælg Opret ordre i det første skærmbillede, der vises, når du logger på, og følg instruktionerne. Fra hvilke lande kan der afhentes gods? Du kan booke afhentning af forsendelser fra alle 168 lande, hvor Express Import er tilgængelig. Se under menuen Services på tnt.com, der indeholder en liste over disse lande. Det er en god idé at kontrollere denne liste regelmæssigt, da Express Import service løbende opdateres med flere lande. Min afsender taler et andet sprog. Hvad gør jeg? Det er ikke noget problem. Systemet kan håndtere flere sprog, herunder engelsk, fransk, tysk, italiensk, spansk og forenklet kinesisk. Du skal blot vælge afsenderens foretrukne sprog i drop-downmenuen i afsnittet Afsenderoplysninger i skærmbilledet Oversigt. en sendes på det sprog, du vælger, samt på engelsk. Hvis din afsender taler et sprog, der ikke er i systemet, kan du kontakte TNTs kundeservice for at booke en Express Import forsendelse. Kan jeg få en pris, inden jeg sender ordren? Ja. Du skal blot vælge Ja, når du får mulighed for at se pris i skærmbilledet Valg af service i forbindelse med oprettelsen af din ordre. Når du beder om en pris, es invitationen til afsenderen. Så snart afsender har indtastet størrelse og vægt, får du en , der viser dine muligheder for valg af service og priser. Din ordre sendes først til afsender, når du har godkendt prisen og valgt den service, du ønsker at benytte. Hvordan ved jeg, om afsender har accepteret min invitation? Der er to måder at se, om afsender har svaret: Du får en besked. Du kan vælge denne løsning i menuen Indstillinger i Express Import systemet. Du kan også kontrollere status for din booking i afsnittet Følg ordrer i systemet. Hvad gør jeg, hvis jeg ikke får svar fra afsender? Der kan være flere årsager til, at en afsender ikke svarer: Afsender har endnu ikke åbnet -invitationen. En reminder sendes automatisk 8 timer efter den første invitation. Invitationen udløber efter 24 timer. Hvis din invitation udløber, får du besked om dette og skal oprette en ny invitation. Afsenders virksomhed har lukket. Du kan tjekke Afsenders tidszone i skærmbilledet Følg ordrer for at se, hvad klokken er hos din afsender. Afsender er ikke på kontoret. Din kontaktperson kan fx have fri. For at undgå dette er det altid en god idé at tilføje en alternativ kontaktperson og -adresse, når du opretter en ordre. Afsenders adresse blev ikke stavet korrekt. Bekræft adressen ved at vælge ordre i skærmbilledet Følg ordrer og derefter vælge Se ordre. Express Import systemet sender dig ikke en Kunne ikke leveres meddelelse, hvis -adressen på afsenderen ikke kan findes. For at ændre adressen skal du vælge Gentag ordre, rette -adressen og gensende invitationen. Hvis afsender stadig ikke reagerer på -invitationen, er det en god idé at kontakte afsender direkte. Hvad gør jeg, hvis jeg vil ændre min ordre? Der skal oprettes en ny ordre i Express Import system, hvis du har brug for at ændre din ordre. Gå til skærmbilledet Følg ordrer, og tryk på knappen Annullér. Du vil blive bedt om at oplyse en årsag til annulleringen. Du kan derefter sende endnu en invitation med din ændrede forespørgsel ved at vælge ordren i skærmbilledet Følg ordrer, ændre oplysningerne i din forespørgsel og trykke på Gentag ordre. Når du annullerer en ordre, giver systemet afsender besked om annulleringen og årsagen hertil. Beskeden fortæller også ham eller hende, at der kan komme en ny invitation. Kan jeg annullere en ordre? Ja. Du kan annullere en ordre i systemet op til 1 time før booking deadline. Efter dette tidspunkt kan du ikke længere annullere ordren online, men du kan ringe til TNTs kundeservice og få hjælp. Hvis du vil annullere en ordre via systemet, skal du: Vælg ordren i skærmbilledet Følg ordrer. Angiv årsagen til at du annullerer. Afsender får besked om annulleringen via . Kan afsender ændre den service, jeg har valg? Nej. Det er kun dig som modtager, der kan vælge service. Kan jeg følge min ordre? Ja. Du skal blot finde fragtbrevsnummeret på din forsendelse i skærmbilledet Følg ordrer og oplyse det i Track & Trace funktionen på tnt.com.

7 Systemsikkerhed Er mine TNT kontooplysninger sikre? Ja. Express Import systemet er sikkert, og din adgangskode krypteres. Som en ekstra sikkerhedsforanstaltning afbrydes systemet automatisk efter 15 minutter for at undgå uautoriseret brug. TNTs betingelser & vilkår samt ansvarsfraskrivelse indeholder yderligere oplysninger om vores onlinesikkerhed. Behøver jeg at give afsender adgang til min TNT-konto? Nej. Afsender har kun brug for invitationen for at håndtere en forsendelse. Dit kontonummer og dine login oplysninger er personlige og må kun bruges af dig. Brug for yderligere information? Du finder kontaktoplysninger på TNTs kundeservice på tnt.com, hvor du også kan downloade en kopi af Express Import systemets Vejledning til afsendere.