DL-møde 23.09 2013 DL-møde 23.09 2013... 1 1. Bordet rundt og status på aktiviteter... 3 2. Status på økonomi... 3 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte.... 3 4. Status på LF... 4 6. Status, input og opdatering af årshjul.... 5 7. Status på udvalgsarbejde... 6 8. Nyt fra international... 6 9. Akutte problemer og andre beslutninger... 6
Mandag d. 23. september kl. 18.00 Tilstede DL: Mette Liebst-Olsen, Natascha Wermuth Iermiin, Emilie Hellesøe, Nanna Beiter, Jesper Lykking Kontor: Stefan Wachmann Referent: Line Bloch Kretzschmar.
1. Bordet rundt og status på aktiviteter Emilie og Natascha fremlægger deres status på hhv. ÅJBT og ÅJBM. Hvad angår ÅJBT er der ingen problemer, og alt går efter planen indtil videre. ÅJBM går ligeledes fint, men der er også en række hængepartier: Der mangler opdatering af valgprocedurer, det er et helt nyt udvalg, og der mangler stadig at sendes en invitation ud om valget. Nanna vægter, at DUF s kursus Refleks giver gode værktøjer, der passer godt til de frivillige i CISV s behov. Hun vægter, at det er vigtigt, at give de frivillige kompetencer til at facilitere kreative processer. Nanna oplevede det desuden som konstruktivt at være i en DUF-sammenhæng, der gav mulighed for at spare med frivillige fra andre organisationer. Hun argumenterede desuden for, at niveauet er højt og at man får meget for pengene. Nanna går videre med at udarbejde et dokument, der giver overblik over de muligheder for ekstern træning, der kan tilbydes de frivillige i CISV. Mette fortsætter ikke som Trustee, så alle, der har interesse, opfordres til at stille op. Udarbejdelsen af AIM-rapporten gik godt, og den grafiske hjælp fra kommunikationsmedarbejder Stefan Wachmann værdsættes. 2. Status på økonomi Da Kasserer Claus Warmdahl er fraværende, udskydes de fleste punkter til næste møde, men det slås fast, at udgiftstoppet varer ved. Jesper fortæller, at Claus og bogholder Margit Lausten har holdt et møde med en ekstern konsulent, hvilket har sat tempoet på afklaring af budgettet op. I relation til DL s visions-dag bemærkes det, at omkostningsstoppet betyder, at alle udgifter minimeres til et absolut minimum. Omkostningsstoppet har betydet, at årsskriftet ikke kan udkomme på tryk i år, og i stedet udkommer elektronisk jf. Hovedbestyrelsesmødet i september. KomUd har accepteret dette, og arbejder frem mod at udarbejde et optimalt årsskrift elektronisk. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte Vi holder det antal vi skal være for at få den DUF-støtte, vi plejer.
4. Status på LF Der siges et stort tak til Claus og Bitten Warmdahl for deres store bidrag som buddy-lokalforening til Fyns lokalforening. Der har været en henvendelse fra Mette Godsk, der er bestyrelsesmedlem fra Aarhus lokalforening. Hun har haft svært ved at komme i kontakt med Daglig Ledelse i forbindelse med en Børneby, og hun giver udtryk for at have manglet svar og pro-aktiv kommunikation fra DL. Der er ikke nogen, der kan mindes at have modtaget mails fra Mette, så Natascha tjekker op på, om Mette bruger den rigtige mailadresse, fordi der muligvis er nogen mails, der ikke er kommet frem. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt Informationsmøder for næste års aktiviteter skal ske nu her, så Stefan skriver ud til lokalforeningerne, at de tilbydes, at få lagt deres møde-datoer op på hjemmesiden. Der er blevet klippet en række videoer, hvor CISV Danmark ikke har rettigheder til den musik, der er lagt ind over. Det betyder, at videoerne ikke kan deles, så alle opfordres til ikke at benytte ophavsretsbeskyttet musik til videoerne. Størmødets udvalgsmøder har i år været en succes, og Formandsmødet er blevet rost af mange for at være givtigt. Kasserer-mødet gik ligeledes rigtig godt, og selvom et par af program-møderne havde en kaotisk proces, så er der tilfredshed med resultatet. Jesper foreslår, at Stormødet evalueres, så konceptet kan optimeres til næste år ved hjælp af at kunne trække på erfaringer. Jesper foreslår, at der oprettes en online-evaluering, der er nem at dele, udfylde og indsende. På den måde får man også svar på, hvorfor medlemmer kommer/ikke kommer til Stormødet. Det besluttes, at evalueringen ikke deles over mail for ikke at spamme medlemmerne. I stedet deles den i Updaten og på hjemmesiden. Stefan er desuden i gang med at udarbejde et nyhedsbrev, hvor han inkluderer et indlæg om Stormødet og et link til evaluering af mødet. Alle opfordres til at udfylde evalueringen hvad enten man har været til stormødet eller ej. Sekretær opretter et google.doc. med forslag til spørgsmål til den online evaluering. Jesper opretter spørgsmål snarest muligt. Stefan ridser op, at han arbejder med at udsende et nyhedsbrev og et årsskrift, og med at indhente filer fra Sverige hvor www.cisv.dk har været hosted indtil nu, fordi at hjemmesiden skal hostes internationalt i fremtiden. Stefan får ros for gennemarbejdede projekter og professionalisme. Det diskuteres kort, om CISVdebatten skal nedlægges, da den blev oprettet som reaktion på et behov der var tidligere, men som ikke længere eksisterer. Det besluttes, at den gøres inaktiv/lukkes.
6. Status, input og opdatering af årshjul Evaluering af stormøde Der var ikke nok tid. Paneldebatten fungerede rigtig, rigtig godt. Bertil Fruelund skal have tak for at facilitere den! Tak til lokalforeningerne for et godt arrangement. Jesper skulle skrive Diversity workshoppen ren, og det var en meget positiv oplevelse at være med til det. Emilie synes at det var demotiverende at planlægge en fest, når der ikke kom så mange deltagere. Nanna udtrykker, at det ikke har været uden problemer, at planlægge Stormøde i år. Næste års forberedelse skal forberedes bedre. Der er behov for, at det ikke nødvendigvis skal være DL der står for mødet, men også kan være et nyt Eventudvalg eksempelvis. Evaluering af HB-møde Det værdsættes, at lokalforeningerne byder mere ind. DL henstiller til, at al dokumentation til beslutningspunkter meldes ud på forhånd. Næste GF Det er blevet foreslået, at Jacob Holdt hyres til at holde sit foredrag Om at sige ja. DL ønsker at finde penge på budgettet til at tage nogen eksterne ind og komme med et indspark, men ikke nødvendigvis Jacob Holdt. Punktet skal tages med i oplæg til budgettet på Hovedbestyrelsesmødet i november. Det foreslås, at der nedsættes en tovholder for Generalforsamlingen 8. marts. Stefan sender indbydelsen ud med årsskriftet, der skal udkomme senest tre måneder forinden. Nanna tager orlov til foråret. Sekretær opretter google.doc, hvor alle i DL skal skrive deres opgaver ind, så det er muligt for Hovedbestyrelsen, at overskue hvad der kan uddelegeres. Optimering af administrative opgaver Da Nanna skal have orlov i foråret, har Hovedbestyrelsen bedt DL om at nedskrive hvilke arbejdsopgaver, der kan udliciteres. Sekretær opretter google.doc, hvor opgaver, der evt. kan udliciteres til Hovedbestyrelsen, skrives ind.
7. Status på udvalgsarbejde Helene Kristensen har sendt en ansøgning om midler fra idépuljen til afholdelse af uddannelsesforløb for en række Diversity Educators. CISV Danmark har udgiftstop, men da det netop er besluttet på Hovedbestyrelsesmødet d. 15. september, at lokalforeningerne gerne må kompensere, opfordres Helene til at kontakte dem. Nanna giver besked. Hvad angår de nye udvalgsformænd, er det vigtigt, at der bliver taget hånd om dem. Jesper sikrer en god overgang og sørger for at DL støtter op. Sekretær updaterer IO omkring hvem der er nye udvalgsformænd. Stefan sørger for at mailadresser passer. 8. Nyt fra international Kenneth Schou er nu Risk Manager. Mette taler med Kenneth om plan for RM-træning. De nye kommittéer træder i kraft fra 1. november, så der er stilstand pt.. Der findes stadig mulighed for at søge internationale stillinger i Governing Board. Stefan skriver ud om det i Updaten. Mette udarbejder en beskrivelse af den nye Trustee-rolle. Der er ikke længere krav om, at der er en enkelt ansvarlig, men i stedet kan man vælge at have flere forskellige. Mette kommer med et forslag 2 uger før HB-mødet i november. 9. Akutte problemer og andre beslutninger DL-visions-dag Afholdes d. 14/12 2013. Velkommen til ny NJR Hvordan arbejder vi sammen Natascha melder afbud pga. TTT Hvordan ser 2014 ud? Der er mangel på en godkendt strategi nationalt for CISV Danmark. Tidligere har der været en strategi, der lagde sig op af den internationale, men de senere år, har denne været uddateret. Der overvejes at søge ekstern hjælp til at udarbejde strategi. Det vil bidrage med
et fælles sprog og en fælles. Nanna undersøger andre organisationer, der har gennemgået noget lignende. Emilie inviterer DL og kontor til julefrokost efter visions-dagen. Status CISV butikken (Stefan). Stefan har kontaktet Jens Arne fra Tryk På Tøj. Han kan berette om, at det alm. tøj mv. går som planlagt, men at der er nogle varer, der ikke bliver solgt. Stefan har derfor købt et udvalg af produkter hjem, som han tager rundt til arrangementer og reklamerer med. Det besluttes, at Stefan kontakter Jens Arne igen og efterspørger købsliste. Microsoft Corporate Responsibility DUF har ingen rabatter på Microsoft-produkter længere, men til gengæld har Microsoft selv en kampagne, der muligvis kan give afkast. Sekretær går videre med det.