18. august Dagsorden. 1) Opfølgning på referat fra sidste møde. 2) Input fra udvalg og aktiviteter. 3) Medlemmer og økonomi

Transkript

1 18. august 2015 Bestyrelsesmøder Lars Hansen Jens Pedersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen 10. marts 2015 / R 14. april 2015 (udvalgsdag) 19. maj 2015 (Rock n Roll Banko) 16. juni 2015 (festival) Ikke afholdt 18. august 2015 (sommerfest) / R 22. september 20. oktober 5. januar (forberedelse GF) 16. februar (forberedelse GF) 24. februar (GF) (R = Referent) Referat kommenteres på mail umiddelbart efter Bestyrelsesmødet, og uploades til en offentlig del af hjemmesiden senest 24 timer efter de indkommende ændringer. Referat markedsføres ligeledes på Facebook. Dagsorden 1) Opfølgning på referat fra sidste møde 2) Input fra udvalg og aktiviteter 3) Medlemmer og økonomi 4) Administration og forretningsgange Herunder evt. opdatering af beskrivelsen på hjemmesiden 5) Kommunikation og markedsføring Herunder vedligeholdelse af årsplan og kommunikationsplan 6) Eventuelt 7) Handlingsplan Side 1

2 Punkt 1 - Opfølgning på referat fra sidst møde Der findes ikke referat fra møderne den 19. maj og 16. juni Punkt 2 - Input til og fra udvalgene Badminton senior Klaus Mikkelsen Badminton ungdom Klaus Mikkelsen Fodbold senior Søren Petersen Jens Pedersen Gymnastik senior Ann Knudsen Gymnastik ungdom Ann Knudsen Hockey Jens Pedersen Petanque Finn Bruun Rugby senior Kenneth Nielsen Rugby ungdom Kristoffer Colding Festival Jette Krebs Hokus Krokus Arthin Laursen Der har været opslag vedr. ledige banetider Generelt ønskes en bedre udnyttelse af Sognegaarden, for at undgå ledige tider Ønske om nyt billardbord til klubhuset Ros til Kassereren for at sikre en bedre dialog til og fra udvalget Orientering omkring personsag Forbrug i Klubhus skal være på plads 1/9 inkl. indbetaling til kasserer eller bank Mark og Allan starter træningen op for årgang 2008 til 2011 Træning hver onsdag 15:30 Træning fortsætter evt. indendørs til efteråret Træningen for årgang 2006 til 2007 træner ligeledes onsdage fra 16:30 Nyt spillertøj er under overvejelse Afdelingens program er lagt på Facebook (desværre på For os der bor i Vor Frue) Aktiviteterne er Zumba (senior) og Cirkeltræning (senior) Det nye udvalg ser ud til at være godt kørende Afdelingens program er lagt på Facebook (desværre på For os der bor i Vor Frue) Aktiviteterne er Blefræserne (1½ til 3 år), Troldeungerne (3 til 5 år) og Springlopperne (fra 5 år) Starter onsdag den 3. september Udviklingen går stille og roligt den rigtig vej med flere medlemmer Salget af 5 års Poloerne er startet Rugby har forslået at ændre et mødelokale i Sognegaarden (til venstre for indgangen) til et mindre vægttræning / fitness lokale. Behovet undersøges af Martyn ligesom det praktiske adgangsforhold og lignende skal undersøges. Et mere fyldestgørende oplæg udarbejdes inden bestyrelsen beslutter hvad der skal ske Aktiviteter sammen med Garbos Sportsbar planlægges under det kommende VW. Der kommer også VW arrangementer i klubhuset Sammen med DRU starter træningen op igen mandag den 24. august kl. 17:00 God afvikling uden udeblivelser. Investeringer i nyt telt og grill. Hvem er udvalget næste år? Kan Nemvagt anvendes som værktøj? Side 2

3 Punkt 2 - Input fra aktiviteterne Sommerfest 22. august Oktoberfest 26. september Halloween 31. oktober Juletræsfesten Nov/dec Udvidelse af boldrum Festivalparkering Bengnaverfest De praktiske ting er på plads. Konceptet omkring mad er ændret således at der mad til de første 50 personer (pattegris) Resten er velkommen til at grille selv. En større lokal opbakning ville være at foretrække, da det giver en større grad af lyst til at forestå sådanne aktiviteter P.t. usikkert om der afholdes Oktoberfest i år. Afhænger af hvilken opbakning der tilkendegives inden arrangementet. Under planlægning Er i øvrigt samme dag som finale i Rugby Under planlægning Ligger p.t. hos Roskilde Kommune, som har svært ved at finde ejeren på Klubhuset Jeannie er i gang med at finde den rette vinkel ind hos kommunen. Ros fra Lars for at samle nogle nemme penge på 124 solgte billetter med et resultat på 5.731,- Primært med deltagere fra fodbold plus nogle enkelte eksterne Umiddelbart et overskud på 714,- som dog ikke er afregnet Tidspunktet ændres til foråret (og i forhold til andre aktiviteter) Punkt 3 - Medlemmer og økonomi Medlemmer Resultat Kommentar Badminton senior Pga. boldkøb Badminton ungdom Lønninger Fodbold senior Fint resultat baseret på medlemsfremgang Underskud pga. deltagelse i stævner Kontingent i august Gymnastik senior Investering i kursus på ,- Gymnastik ungdom Lønninger Hockey Hockeymål Petanque Intet at bemærke Rugby senior Beskedent overskud fra Banko. Gode landskampe. Rugby ungdom Festival Indtægt fra RF er ikke kommet endnu Hokus Krokus Indkøb af div. maskiner Klubhus, drift Primært rengøringsløn Vor Frue IF (Tallene er pr. 17. august) Samlet er der et underskud på ,07 Side 3

4 Punkt 4 - Administration og forretningsgange Børneattester skal fortsat udfyldes, og afdelingerne som har medlemmer under 15 år skal have styr på disse attester. Kontakt Jens Pedersen på jep@vorfrueif.dk hvis der er behov for hjælp. Mailadresser skal indhentes for alle medlemmer, da bestyrelsen ønsker at indgå i en mere direkte dialog. Kontakt Kenneth Nielsen for en status på hvor mange der mangler. Girokortene er blevet udstyret med en opfordring til at sikre korrekt og fødselsdato. Mobilepay er næsten på plads. Nummeret bliver og alle andre Mobilepay numre forventes nedlagt pr. 22. august dvs. ved Sommerfesten. Mht. aktivitetstilskud skal ungdomsafdelingerne have udsendt girokort senest 1/11. Punkt 5 - Kommunikation og markedsføring Diskussion omkring anvendelsen af Facebook. Opfordringen er at bruge Facebook/Vor Frue IF i stedet for Facebook/For os der bor i Vor Frue. For os der bor i Vor Frue er en lukket side, og bør ikke anvendes som primær kommunikationskanal. De enkelte udvalg forventes at have mindst én administrator som kan lave de flotte opslag. Kenneth Nielsen kontakter udvalgsformændene. Hjemmesiden virker fortsat, samtidig med at en ny hjemmeside udvikles. Den nye første hjemmeside forventes at være oppe at kører inden 1. oktober. Punkt 6 - Eventuelt Side 4

5 Udvalgsfordeling Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Badminton senior Badminton ungdom Fodbold senior Gymnastik senior Gymnastik ungdom Hockey Petanque Rugby senior Rugby ungdom Hokus krokus Klubhus, drift Festival Sommerfest Oktoberfest Opgavefordeling Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Børneattester Hjemmeside Facebook BM banen Interbook Udvalgsdage Boldrum Relationer Lars Hansen Jens Petersen Henrik Stisen Kenneth Nielsen Vor Frue Skole Lokalrådet Roskilde Grej Roskilde Hallen Side 5