Referat af Stormøde fredag den 11. september 2015

Transkript

1 Referat af Stormøde fredag den 11. september Stormødet åbnes af formanden, der leder valg af dirigent, referenter og stemmetællere Dirigent: Leif Ebsen foreslået og valgt. Referenter: Lene M. Pedersen og Mette H. Madsen foreslået og valgt. Stemmetællere: Kenneth Underbjerg og Agnethe Lassen foreslået og valgt. 2. Beretning, evaluering og fremtidsplaner for arbejdet i distriktet fra alle udvalg Distriktsbestyrelsen v. Bodil Møller: Efter Stormødet i 2014 konstituerede vi os således at Mette er sekretær, Anders næstformand og Bodil formand. Forud for vores første møde var der kommet tilbud fra Landskontoret om at musikkonsulent Dorte Salling Poulsen ville stå for et musikarrangement for børn. Det besluttede vi at takke ja til og arrangementet "vi fylder verden med lyd" blev afholdt i Haderslev lørdag d. 7. marts med deltagelse af ca. 15 børn og knap så mange forældre. Der havde været plads til lidt flere børn, men det var en rigtig god eftermiddag med nogle glade og aktive børn. Som besluttet på sidste stormøde holdt vi i foråret et fælles møde for alle udvalg i distriktet. Til forskel fra de andre gange havde vi denne gang inviteret bestyrelserne fra de forskellige foreninger med. Fra DBs side oplevede vi en god aften med en rigtig god dialog om såvel de gode oplevelser, og de udfordringer der er rundt omkring. Der var deltagelse fra bl.a. Vestegnens KFUM og KFUK, fra Bolderslev, Toftlund, Sønderborg og Haderslev. Så vi fik alle lidt større kendskab til de forskellige klubber rundt omkring. De seneste møder har handlet om Stormødet og planlægning heraf. Børne./teenudvalget v. Signe Lassen: Vi er én mindre i udvalget, fordi Mogens Hoff har valgt at stoppe. Vi siger tak til Mogens for de kræfter, han har lagt i udvalget. Der har for første gang været afholdt Teensommerlejr på Tonneshøj, det var en succes. Vi forventer, at der igen i 2017 bliver afholdt Teensommerlejr der. Der var 110 personer i alt, heraf 27 ledere. Dejligt med en masse deltagere igen. Der er 54 tilmeldte til Teenweekend i næste weekend, som bliver afholdt på Philipsborg. Den 29. august blev et nyt arrangement afholdt, Efterskole-reunion. Vi har i udvalget snakket om, at det er vigtigt, at teenagere, der vender hjem fra efterskolen, oplever at KFUM og KFUK stadig er et sted de kan være i, - og

2 at vi stadig vil dem. Der var 20 deltagere, som havde en dag på Houens Odde med masser af sjove aktiviteter. Sidste var der Teentræf i Vojens. Vi planlægger igen i år et Teentræf i eller omkring Vojens. Det bliver den 7. november, hvor teenagerne skal ud og prøve kræfter med street tema. Til sommer er der Wonderful Days, og vi planlægger en WD opvarmningsdag den 30. april På børnefronten har der været flere lejre i sommer med mere eller mindre tilslutning, men alle lejre blev afholdt. Der har i alt været 237 børn på lejre. Der er Børnefestival i 2016, hvor vi håber at kunne sende et par busser af sted med nogle forventningsfulde børn. LederFokusUdvalget v. Henrik: LederFokusUdvalget er et udvalg, der har fokus på, at det skal være godt at være frivillig i distrikt syd og trekanten. Vi sidder 5 personer i udvalget; Lonnie Hindbo, Brian Hummelshøj, Katja Christensen, Maja Hørlyck og Henrik Videbæk. Vi har tidligere arbejdet med bestyrelser, og det arbejde sluttede vi af, med at give de lokale bestyrelser i de to distrikter en nytårshilsen. Vi gav en lille kurv og en hilsen, hvor vi takkede for det arbejde, der bliver lavet i de enkelte foreninger. Vi arrangerede desuden en skøjtehalstur d. 22. november Der mødte ca. 115 medlemmer op og omkring 15 ikke-medlemmer. Vi havde bestilt sandwich fra Kirstens Køkken til alle. Vi havde en dejlig dag og fik mange gode tilbagemeldinger. Familiedagen på Løgballe Camping Kristi Himmelfartsdag var også godt besøgt. Søndag d. 23. august 2015 afholdte vi en sansegudstjeneste ved Philipsborg. Jakob Knudsen var præst, og gudstjenesten indeholdt workshops, hvor vi inddragede de forskellige sanser. Solen skinnede, og der var stor opbakning til arrangementet. Der kom ca. 100 børn og voksne. Fremtiden for LederFokusUdvalget er usikker. Brian Hummelshøj, Maja Hørlyck og Lonnie Hindbo vælger at træde ud af udvalget. Vi lægger op til, at der dannes et nyt udvalg et aktivitetsudvalg, som favner den slags aktiviteter, som vi har haft stor succes med, nemlig de arrangementer som rammer alle medlemmerne og ikke kun ledere og udvalgsmedlemmer. Altså arrangementer som fx skøjtehalstur, friluftsgudstjeneste, Store lederdag kunne arrangeres af dette udvalg.

3 I dette udvalg vil Henrik Videbæk og Katja Christensen sidde, vi mangler to repræsentanter fra distrikt trekanten og et medlem fra Distrikt syd. Kom gerne med forslag til hvem vi kan kontakte. Informationsudvalget v. Inger Juhl: Vi har 2 opgaver i Informationsudvalget: Årsskriftet til alle medlemmer m.fl. samt hjemmesiden for Distrikt Syd Peter er ansvarlig for hjemmesiden samt udsendelse af nyhedsmail. Der efterlyses flere indlæg og billeder fra gode arrangementer i distriktet. Husk at sende en mail til webmaster, hvis der sker ændringer, f.eks. nye medlemmer i et udvalg, ny mailadresse, tlf.nr. og lign. Distrikt Syd har sammen med Distrikt Trekanten en Facebook side. Årsskriftet er udsendt til alle medlemmer over 13 år, givere til projekt konsulent, til Y-mensklubberne, skoler som har indrykket annoncer, foreninger, nogle konfirmander og kirker. Derudover er de delt ud til forskellige arrangementer. Vi har fået trykt 700 blade, som er udsendt lige før påske. Vi har et forslag om at droppe årsskriftet. 5 Grunde: - Vi fortæller gamle historier fra sidste år - Vi tror at langt størsteparten har en PC, hvor de kan læse historierne, hvis de lægges på hjemmesiden eller facebook - sammen med flere billeder - Vi bruger ca. kr på bladet - Det er et stort arbejdspres først på året med indsamling af fortællingerne, korrekturlæsning, pakning og udsendelse. - Hvor mange vil savne årsskriftet hvis vi i stedet opfordrer flere til at modtage nyhedsmail og hele tiden være opdateret derigennem? Istedet skal vi holde et møde 3-4 gange om året, hvor vi holder fokus på hjemmesiden og sørge for at få mest muligt med på hjemmesiden få fat i materialet osv. Dvs. Siden skal være opdateret - og fortælle historierne meget hurtigere efter det er foregået. Og så skal vi gøre en indsats for at flere får nyhedsmailen. Drøftelse: Hvad med giverne, det skal stadig være synligt for dem, hvad de giver til Mange er medlemmer, - men hvad med dem der ikke er de er også vigtige. Evt. lave nyhedsbrev i papirform med hilsen og fortælling om sommerlejre, - hvornår på året skal det sendes evt. i efteråret

4 Det blev vedtaget, at årsskriftet bliver droppet, men til gengæld skal hjemmesiden være hurtig opdateret med de arrangementer, der har været. Der blev også vedtaget, at der skal sendes en hilsen til givere 1-2 gange årligt. Udvalget skal snakke sammen med Kommunikationsudvalget og Fundraisingudvalget om det videre arbejde. Kommunikationsudvalget v. Henrik V: (Anna Hørlyck, Anna Engrob) Udvalget har til formål at sørge for god PR samt fortælle om arrangementer, - både på FB og hjemmesiden. Der mangler medlemmer til udvalget. F.eks. brug for engageret helt ung person, som er opdateret med sociale medier. Kunne godt se et samarbejde med informationsudvalget. Mødes 3-4 gange årligt. Udvalget forsøger at dække både på tværs af distrikterne og hver for sig. Kommunikationsudvalget og informationsudvalget kan snakke sammen for at finde ud af, hvad hver især laver. Arbejdsgiverudvalget v. H.C. Lund: For AGU har det været et meget spændende år. Henrik har været i gang ét år, og der er sket en masse ting! - Henrik er kommet i gang med alle opgaverne - Vi tror, han trives godt med arbejdet i distrikterne - Vi hører rigtig mange positive ord og kommentarer fra mennesker rundt omkring Vi har afholdt: - 6 AGU møder - 1 MUS samtale - 1 møde med distriktsbestyrelserne - Team Building dag i Aarhus - Kursus for ansatte og arbejdsgiverudvalg den 10. januar i Fredericia v/ Connie Jantzan o Hovedtemaet for kurset var Selvledelse o Rammer og mål for opgaver og ansættelse o Uddelegering af opgaver o Og ikke mindst værdier (herunder værdi ledelse) - I AGU har vi i løbet af det sidste år arbejdet på et kommissorium, der definerer arbejdsgiverudvalgets struktur, rammer og beføjelser o Det er blevet mere og mere klart for os, at det var nødvendigt at definere disse ting. o Kommissoriet skal godkendes på næste møde mellem distriktsudvalgene og arbejdsgiverudvalget - Endelig har vi fået lavet en opdatering til hjemmesiderne Vi har også tænkt lidt fremad. På vores møder har vi løbende fulgt op på og diskuteret Henriks arbejdsplan og opgaver. Det har været et fast punkt på dagsordenen at gennemgå Henriks ugeplan. Vi har brainstormet lidt (AGU

5 og Henrik) på, hvad vi synes skal være i fokus i den næste periode. Derfor vil vi gerne fremlægge følgende som det kommende års fokuspunkter: - Foreningsudvikling og opstart af nye klubber - Sætte skub i og lave optakts-arrangementer til Wonderful Days 2016 sammen med Teenudvalget - Få mange deltagere med til Talentfabrikken ved Børenfestival Fra deltager til leder (når man kommer hjem fra efterskole). Hvordan skaber vi næste hold/kuld af unge ledere. Raptus v. Mathias Hansen (4 pers. i udvalget ialt ): Aldersgruppe: år. Laver arrangementer med forskellige aktiviteter både for hjerte og hjerne. Bl.a. flyverskjul, skal gemme sig for nogle biler, som kører rundt. Arrangement den 17. nov. Islam og kristendom. Er mellem personer til arrangementerne. 3. Indkomne forslag Forslag til vedtægtsændringer. Gennemgang af forslag til vedtægtsændringer. Ændringer i 5, 8 og 9. Vedtægtsændringer enstemmigt vedtaget. 4. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for - Distriktskassen Fremlæggelse af regnskabet v. Anders Christensen: Indtægter: ,92 Udgifter: ,43 Overskud: ,49 - Projekt konsulent Fremlæggelse af regnskabet for Projekt Konsulent v. Christian Christensen: Indtægter: ,00 Udgifter: ,88 Overskud: ,12 Begge regnskaber godkendt. 5. Debat om og inspiration til fremtidens sommerlejre Dette punkt blev taget til sidst efter de øvrige punkter. Det blev en inspirationsrunde med nye ideer til lejre. Distriktsbestyrelsen arbejder videre.

6 6. Godkendelse af det samlede budget og fastsættelse af distriktskontingent Budget for Distrikt Syd v. Anders: Budgettet blev godkendt med et underskud på ,- Der blev besluttet der skal være gratis bus til Børnefestival og Wonderful Days for både deltagere og frivillige I forbindelse med Wonderful Days får alle frivillige et tilskud på 125,- kr. Kontingent vedtaget uændret, børn: 10,- kr år: 35,- kr. Over 20 år: 60,- kr. 7. Nedsættelse af distriktsudvalg, samt valg af udvalgsmedlemmer Børne-/teenudvalget: Brian og Mathias fortsætter. Mogens Hoff træder ud. Finder selv sidste person som er på valg Informationsudvalg: Inger Juhl vil fortsætte 1 år mere. Katja Christensen træder ind i udvalget. Peter fortsætter. Lederfokus: Hedder nu aktivitetsudvalg. Katja S. Christensen fortsætter. Kommunikation: Anna Engrob+Anne Hørlyck. Ingen fra Distrikt Syd. Raptus: Maren og Sofie træder ud af udvalget. Selvsupplerende. Ungweekend: Selvsupplerende. 8. Valg til distriktsbestyrelse Rasmus Lassen Lauenstein og Bodil Møller er valgt. 9. Valg af repræsentanter til skoler m.m. Vedr. Dybbøl Efterskole: Bettina Stricker, Sønderborg og Dorthe Kaad, Aabenraa på valg i Desuden er Mona Asmussen, Aabenraa trådt ind, da vi manglede én repræsentant tilbage i 2013 på valg i Oplæg til vedtægtsændringer Flyttet til punkt Fastsættelse af dato for næste stormøde 23. september Eventuelt