INFORMATION & VILKÅR FOR MADBODER PÅ MUSIK I LEJET 2018

Transkript

1 INFORMATION & VILKÅR FOR MADBODER PÅ MUSIK I LEJET 2018

2 ANSØGNING Ansøgningsfrist for madboder er d. 1. februar 2018 (jo tidligere, desto bedre, da vi læser dem løbende). Ansøgningerne behandles og svar modtages senest 12. februar Ansøgning skal udfyldes direkte via ansøgnings-linket på hjemmesiden. ÅBNINGSTIDER FOR MUSIK I LEJET 2018 Torsdag den : Kl Fredag den : Kl Lørdag den : Kl OVERORDNEDE VILKÅR Drikkevarer: Al salg af drikkevarer er forbeholdt Musik i Lejet. Placering: Musik i Lejet forbeholder sig retten til placeringen af madboden på festivalpladsen. Engangsservice: Engangsservice skal købes af Musik i Lejets leverandør medmindre andet aftales. Åbningstider: Det forventes, at alle madboder holder åbent i hele åbningsperioden, medmindre andet er aftalt. Madbilletter: Der skal stilles 30 madbilletter (hvad der svarer til et måltid) til rådighed pr. madbod til intern brug for festivalen til 50% af rettens udsalgspris. Økologi: Madboden skal have en økologiprocent på minimum 40%. Betaling: Madboden betaler den samlede stadepladsafgift i tre rater. Prisen beregnes ud fra madbods-type (se side 2). 1. Rate: 50% af den samlede stadeplads-afgift (inkl. faste driftsafgifter) skal være indbetalt senest den Rate: De resterende 50% af den samlede stadeplads-afgift (inkl. faste driftsafgifter) indbetales til madgruppen fredag d under festivalen mellem kl og (madgruppen kommer rundt og tager imod betaling med en trådløs dankortterminal). Der kan betales med dankort eller Visa/dankort. Ugen efter festivalen afregnes 3. rate, der indeholder evt. merudgifter forbundet med driften af boden. OFFICIELLE HASHTAGS #madilejet #mil18 #musikilejet 1

3 PRISEN FOR MADBODER EKSKLUSIV MOMS (TRE DAGE) Prisen for en stadeplads er afhængig af madbodstype og størrelse. Musik i Lejet (herefter MiL) opererer med fire madbods-typer: - Lille mobil bod (Cykelbod eller lign.) - Foodtruck (max. 6 facademeter inkl. anhænger/førehus) - Træhytte (træhytte skal lejes af MiL) - Anden type bod (skal aftales f.eks. en foodtruck, der overstiger 6 m. eller større mobile boder) Alle priser i madbodsskemaet er angivet eksklusiv moms. MADBODS- TYPE STADEPLADS AFGIFT VVS AFGIFT (INKL. TOILET) EL AFGIFT (16 AMP.) KASSEAPPARAT INKL. NETVÆRKSFORBINDELSE OG TERMINAL** KØL (3 PALLER) SAMLET STADEPLADS AFGIFT Lille mobil bod kr kr. Beregnes efter behov Løsning på vej 700 kr. (1 palle) kr. Træhytte* kr kr kr. 3 Foodtruck kr kr. 3 Anden type bod Efter behov *Leje af træhytte inkl. overdækket bagområde (telt), gulv, facade, facadespots, lys i træhytte og i bagtelt: kr. ekskl. Moms lægges til den samlede stadepladsafgift. ** Det er et krav, at alle boder lejer og anvender det kontantløse kassesystem som MiL bruger. FESTIVALPLADSEN Strandporten 24 Stranden Backstage Indgang ishuset Klitporten Frivilligområde skoven Hovedgaden Ovenstående er et billede af festivalpladsen fra Der kan ske ændringer i strukturen og indretningen af festivalpladsen, men madboder vil være placeret inden for de to områder: STREET- FOOD (foodtrucks ol.) området tættest ved havet i midten og SKOVBRYNET (træboder) området tættest mod skoven i midten. Musik i Lejet beslutter den specifikke placering af alle madboder. 2

4 PLANTEGNINGER Alle foodtrucks får en 6m x 5m stadeplads til rådighed. Træhytter får en hytte på 3m x 2,5m samt bagområde (overdækket telt) på 3m x 3m. Nedenstående er eksempler på plantegninger. En målfast plantegning med indretning af madbodens pågældende stadeplads skal indsendes sammen med ansøgningen (sendes til mad@musikilejet.dk). FOODTRUCK (eksempel) TRÆHYTTE + BAGOMRÅDE (eksempel) INFRASTRUKTURELLE FORHOLD VVS-afgift indeholder: Bidrag til etablering af VVS-infrastruktur på pladsen. Opsætning af lovpligtige vaske i nærheden af madboden. Opsætning af lovpligtige aflåste toiletter. Nøgle til toilet (madboden faktureres 400 kr. såfremt nøglen mistes). Service på vaske og toiletter under festivalen indgår i VVS-afgiften. EL-afgift indeholder: Bidrag til etablering af EL-infrastruktur på pladsen. Der stilles en 16A-tavle til rådighed for madboden (gælder ikke små mobile boder) under hele festivalen. Hvis behovet er større, skal kontaktperson oplyses om dette og der faktureres herefter dobbelt EL-afgift for en 32A-tavle. Vi ser gerne, at man supplerer strøm med gas, hvis det er muligt (eller endnu bedre, udelukkende anvender gas). 3

5 Service på hoved el-installationer indgår i EL-afgiften (andre reparationer ol. under festivalen, f.eks. inde i selve madboden eller på madbodens bagområde, faktureres efterfølgende, da det ikke indgår i EL-afgiften). Kontrakt og pengehåndtering: Menukort og priser skal godkendes af madbodens kontaktperson senest d Handelskontrakt skal være underskrevet og sendt til MiL senest d Madboden betaler den samlede stadepladsafgift i tre rater. Prisen beregnes ud fra madbods-type (se side 2). 1. rate: 50% af den samlede stadeplads-afgift (inkl. faste driftsudgifter) skal være indbetalt senest den rate: De resterende 50% af den samlede stadeplads-afgift (inkl. faste driftsudgifter) indbetales til madgruppen fredag d under festivalen mellem kl og (madgruppen kommer rundt og tager imod betaling med en trådløs dankortterminal. Der kan betales med dankort eller Visa/dankort. I ugerne efter festivalen afregnes 3. rate, der indeholder eventuelle øvrige udgifter forbundet med driften af boden, (eks. ekstra strøm, VVS, WiFi, arbejdsskadeforsikring, drikkebilletter, madbilletter eller andet). Kontantløs festival: For at sikre en god købsoplevelse for alle gæster, bliver MiL kontantløs i Det er et krav, at alle madboder i 2018 lejer og anvender MiLs kontantløse betalingssystem. Dette inkluderer: 1 POS-kasseapparat med integreret betalingsterminal, der kan tage imod alle kreditkort og MiLs kontantkort, 2 bonruller og lukket WIFI-netværk. Det koster kr og indtjening fra MiL Kontantkort faktureres til MiL efter festivalen og sendes til: mad@musikilejet.dk. Kasseapparatet sættes op til madbodens forretningsnummer (det er dermed et krav, at alle madboder har et forretningsnummer). MiL har via kassesystemet adgang til madbodens salgsstatistik, og dette vil blive anvendt til udviklingen af madområdet på MiL Salgsstatistikken anvendes udelukkende internt i MiL-regi. Markedsføring: Alle madboder, der bliver en del af MiL, vil blive markedsført på MiLs hjemmeside, app, Facebook og Instagram. Madboder, der udvælges til MiL, må ikke dele dette på sociale medier eller andre steder, før det er blevet offentliggjort af MiL. Fødevaresikkerhed: Der en række krav til håndteringen af fødevarer på markeder og festivaler, som alle madboder skal følge. Det forventes derfor, at alle madboder læser fødevaremyndighedernes guide på området grundigt igennem. Guiden kan findes her: Levnedsmiddelkontrol: Det er stadehaverens ansvar at leve op til gældende regler og lovgivning inden for levnedsmiddelsområdet. Det er et krav, at stadehaver foretager egenkontrol efter gældende lovgivning under hele festivalen. 4

6 Frivillige medhjælpere i madboder: Musik i Lejet stiller et nødvendigt antal frivilligarmbånd til rådighed som en del af stadepladsaftalen. Hvor mange armbånd aftales med bodens kontaktperson. Alle frivillige skal arbejde minimum 12 timer for et festivalarmbånd. Armbåndet har en værdi af 995 kr. og anses som en værdigenstand. MiL erstatter ikke bortkomne festivalarmbånd. Madboden står selv for at rekruttere alle sine frivillige. Såfremt MiL skal hjælpe med at skaffe frivillige til madboden, betales der 995 kr. inkl. moms pr. frivilligarmbånd. Det er stadehavers ansvar at udarbejde vagtplan og oprette denne og de frivillige i MiLs online frivilligsystem. Vagtplanen skal godkendes af madbodens kontaktperson. Alle frivillige hos MiL skal være dækket af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Har madboden ikke selv en arbejdsskadeforsikring, der dækker, skal dette tilkøbes via. MiL for 30 kr. ex moms pr. frivillig. Stadehaver er selv ansvarlig for praksis omkring kost og logi for madbodens frivillige. Eventuelle madbilletter til sandwich kan bestilles hos madbodens kontaktperson. Adgang til camping (Sankt Helene) (teltplads, medbring selv telt) kan købes for 185 kr. inkl. moms pr. Frivillig og kan bestilles her: Stadehaver står for al kommunikation med madbodens frivillige før/under/efter festivalen. Evaluering og regnskab: Evaluering: Der skal udfyldes en mindre stadepladsevaluering efter festivalen (link til evalueringen vil blive tilsendt efter festivalen). Evalueringen, benyttes sammen med salgsstatistikken fra kasseapparatet, internt i festivalregi ift. statistik og som en del af grundlaget for planlægningen af madområdet til næste års festival. PRAKTISKE FORHOLD VEDR. MADBODEN Musik i Lejets ansvar: Spiseområde: Borde og bænkesæt opsættes i nærheden af madboden. Kontaktperson: Madboden får stillet en kontaktperson til rådighed før/under/efter festivalen (kontaktpersonen arbejder frivilligt og kan kun kontaktes på bestemte aftalte tidspunkter defineret af kontaktpersonen). Affaldshåndtering: Der er et festival Renhold-team, som står for løbende oprydning og afhentning af affald på og ved festivalpladsen. Skraldecontainere opsættes på madbodens bagområde. Tømning af 770L-containere i Streetfood-madbodernes bagområde. I Skovbrynet vil der blive placeret en større skraldecontainer tæt på madboderne, som madboderne skal benytte. Placering af papcontainere i madbodernes bagområde. Opsætning af eventuelle friture-containere ved madboder, der anvender friture i tilberedningen. Skraldespande i spiseområderne på festivalpladsen. VVS: VVS-infrastruktur på pladsen samt vaske og toiletter til boder. Markedsføring: Markedsføring af madboden inden og under festivalen på hjemmesiden og på festivalens Facebook-side. Belysning: MiL står for stemningsbelysning i spiseområdet omkring madboden dog ikke ved og på selve madboden (se udsmykning og skiltning på næste side). Stadehavers ansvar: Brandudstyr: At lovpligtigt og nødvendigt brandudstyr forefindes i madboden. Der er mulighed for at leje brandmateriel gennem MiL (aftales med kontaktperson). Der skal sendes en liste over evt. brandfarligt materiel (gas og kulgrille mm.) til madbodens kontaktperson. 5

7 Køl: Leje af kølefaciliteter skal ske gennem MiL (medmindre andet er aftalt). Gulv kan lejes gennem MiL, pris aftales efter behov. Gulv er inkl. ved leje af træhytte. Udsmykning/skiltning: Det er et krav til madboden, at der bliver lavet et flot, synligt og personligt skilt samt en stor tydelig skiltemenu med priser (belysning af skilt og menu om aftenen, skal tænkes ind). Alle udgifter forbundet med udsmykning og skiltning afholdes af madboden, og skiltning og udsmykning skal godkendes af madbodens kontaktperson. Eksempler: Skrald/rengøring/oprydning: Løbende rengøring af madbodens bagområde og gæsteområdet foran madboden (5 meter foran og bagved madboden). Alle madboder skal selv have minimum to store skraldespande med, som skal placeres foran madboden. Madboden står selv for løbende tømning af disse. Madboden skal sørge for, at alt pap løbende bliver bragt til festivalens hoved-skraldeområde. Etablering/nedlukning: Både ved ankomst og afgang skal stadehaver henvende sig til sin kontaktperson og få hhv. tildelt sit område ved ankomst og godkendt området af sin kontaktperson før afgang. Området omkring madboden (5 meter foran og bag ved bodens areal) skal efterlades pænt og rydeligt. Da hele streetfood-området skal være ryddet i løbet af søndagen, skal alle boder i Streetfood-området forlade området senest kl søndag morgen, og alt mad skal være fjernet fra køletrailere/containere. Mad, der ikke er fjernet kl , doneres til den madspildsorganisation, som MiL samarbejder med i Der sendes en efterregning til stadehaver på kr. inkl. moms, hvis dette ikke overholdes. Betingelser: Misligholdelse af indgåede aftaler vil kunne medføre udelukkelse fra festivalen og evt. lukning af madboden. Evt. særaftaler, der aftales løbende over mail eller telefonisk med den respektive kontaktperson hos Musik i Lejet, skal ligeledes overholdes. Såfremt festivalen aflyses, bortfalder alle aftaler og forudbetalt afgift tilbagebetales til stadehaver. MUSIK I LEJET TAGER FORBEHOLD FOR MINDRE ÆNDRINGER I DE GENERELLE KRAV OG VILKÅR. 6