Bestyrelsesmøde i CCF København Dato: Mandag 13. juni 2016 kl. 18:30 21:00. Underpunkter til dagsordenen fremgår af dagsordenen sendt 13.Jun.2016.

Transkript

1 COLITIS-CROHN FORENINGEN Lokalafdeling København Referat Bestyrelsesmøde i CCF København Dato: Mandag 13. juni 2016 kl. 18:30 21:00 Deltagere: Søren Mortensen, Mette Maagaard, Kenneth Hoffmann, Pia Hougaard, Ida Simonsen, Henriette Vransø, Mette Maagaard Fraværende: Mikkel Kjelkvist Calum, Thies Wieczorek, Sara Ude Sørensen Sted: Hos Mette Maagaard Referent: Mette Maagaard Dato for referat: 19. maj 2016 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat ( ) + aktionsliste (Alle) 2. Siden sidst (Kenneth) 3. Siden sidst (Kenneth / Søren / Henriette) 4. Evaluering af stomimøde (Henriette) 5. Brug af universitetslokaliteter (Alle) 6. Kommende medlemsarrangmenter (Alle) 7. Ungegruppen og MEDVIND status (Henriette) 8. Årshjul (Kenneth) 9. PR-indsats (Henriette / Thies) 10. Facebookgruppe 11. Dialogmøde 12. Næste bestyrelsesmøde 13. Evt. Underpunkter til dagsordenen fremgår af dagsordenen sendt 13.Jun Punkt Beskrivelse 1. Generelt: Første og fast punkt på agendaen til fremtidige bestyrelsesmøder Godkendelse af referat + aktionsliste, hvilket betyder at aktionslisten fra sidst afholdte bestyrelsesmøde gennemgås. Agenda for dagens bestyrelsesmøde behøves derfor ikke at indeholde info herom. Aktionslisten findes sidst i de respektive referater. 1.a. Underskrivningen blev foretaget den 02.feb.2016 i forbindelse med GF på Herlev Hospital. Svarer til pkt. 1.a. på aktionslisten (25/4)

2 1.b. Afregningsskema er udsendt til gruppen af Kenneth og efterfølgende rettet. Den rettede version er ikke sendt til gruppen. Svarer til pkt. 1.b. på aktionslisten (25/4) Afregningsskemaet tilføjes følgende to oplysninger: Revisionsdato og Udarbejdet af. Aktion: Kenneth tilføjer de manglende information. Beslutningen om, hvor dokumentet arkiveres udsættes til næste bestyrelsesmøde (15/8). 1.c. Info er noteret. Svarer til punkt 4.c på aktionslisten 25/4. Generelt: Referatet fra 25.Apr.2016 blev godkendt og aktionslisten blev gennemgået. 2. Info vedr. udsendt materiale er noteret. Flere af emnerne gennemgås i de efterfølgende punkter på dagsordenen. Punktet afstedkom en generel snak om Dagsorden til bestyrelsesmøder og information på mail mellem to bestyrelsesmøder. Følgende blev vedtaget vedr. dagsorden til bestyrelsesmøder: - Input sendes senest 8 dag før bestyrelsesmødet til Kenneth. - Dagsorden til bestyrelsesmøde udsendes ca. 7 dage før bestyrelsesmødet af Kenneth Information mellem bestyrelsesmøder: - Ingen info-mails mellem bestyrelsesmøderne medmindre 1) opgaven haster eller 2) svar kræves af gruppen på vigtige spørgsmål Referat af foregående bestyrelsesmøde udsendes forholdsvis kort tid efter mødets afholdelse. 3.a. 3.b. Ændringsforslag om mere åbenhed i hovedbestyrelsens (HB) regnskab og budget blev ikke vedtaget. Skrivelse blev drøftet Kenneth overvejer. Info er noteret. Søren er desuden blevet medlem af tre udvalg i HB: - Vedtægtsudvalget - Økonomiudvalget - Stomigruppen Samarbejdsudvalgsmøde lørdag den 25.Jun.2016 i Odense. Søren og Kenneth deltager. Mette overvejer, at deltage. Note tilføjet 19/6: Mette deltager ikke i SU-mødet 25/6. 3.c. 3.d. Info er noteret Line Lønsbo (klinisk diætist), tidligere ansat på Hamlet - nu ansat hos VDOT Performance, har kontaktet Kenneth med henblik på VDOT-foredrag på CCF s medlemsmøde. Foredraget vil omfattet 1) Kost 2) Psykologi og 3) Motion. VDOT har ansat diætister, psykologer og trænere. VDOT er et nyere firma og tilbyder at afholde uden beregning. Forslag om afholdelse af ovenstående i efteråret f.eks. slut oktober / begyndelsen af november. Aktion: Kenneth kontakter Line. Side 2 af 5

3 4. Vanskeligt at få lokale på Rigshospitalet (RH). Deltagelse: 10 ud af 12 tilmeldte deltog. Det lave deltagerantal gjorde, at mødet havde karakter af dialogmøde, hvilket var meget positivt. Sygeplejersken Gerd var utrolig dygtig og vidende. Gruppen blev enige om at gentage arrangementet om nogle år. 5. Det blev besluttet, at undersøge nærmere, hvilke muligheder vi har for lån / leje af f.eks. universiteternes lokaler til vores medlemsarrangementer. Undersøg: mht. pris, P-pladser, forplejning og antal. Deadline: Januar Aktion: Ida kontakter Professionshøjskolen. Aktion: Mette kontakter Panum Instituttet. Note tilføjet 19/6: Panum Instituttet råder over en del auditorier af forskellig størrelse ( personer) samt mindre lokaler (12-68 personer). Det koster 925 kr per påbegyndt time at leje et auditorium af typen A eller B. Grundet den høje pris er de øvrige punkter (Ppladser og forplejning) ikke undersøgt. Info er delvist fra samt mailkorrespondance med Panum Instituttets kontaktmail. 6.a. Tarmfloraens betydning på Hvidovre hospital 05.Sep.2016: Deltager: Henriette, Pia, Søren, Ida, Kenneth og Mette 6.b. Gospel-arrangement i Vanløse Frikirke 10.Sep.2016: Deltager: evt. Henriette, evt. Ida begge vil gerne hjælpe til med det praktiske. Deltager ikke: Søren og Mette Bemærk dato er ændret fra 20/9 til lørdag 10/9 (tastefejl). Varighed: 2x2timer plus koncert med lokalt gospelkor. Pris på arrangement: 150 kr. betales af ikke-medlemmer. Det er gratis for bestyrelsesmedlemmer at deltage. 6.c. Børn med IBD på Hvidovre Hospital 29.Sep.2016: Deltager: Kenneth, Søren, Mette Deltager ikke: Ida, evt. Henriette, evt. Pia 6.d. Status på Invitationer til CCF Magasinet. Invitationerne omfatter vores arrangementer indtil 1/ : - 5/9 invitation er skrevet. Ansvarlig: Mikkel - 10/9 invitation er skrevet af Michel fra CCF-Nordsjælland - 29/9 Kenneth skriver Ungegruppens aktiviteter i efteråret 2016 frem til 1/11 Henriette sender oplæg til CCF Magasinet til Kenneth. Aktion: Kenneth tilpasser Mikkels, Michels og Henriettes oplæg plus udfærdiger oplæg vedr. 29/9. Deadline: 20/6. Side 3 af 5

4 6.e Til CCF medlemmer, som ikke har mailadresse får invitationerne tilsendt med snail-mail. Ca. 200 breve skal pakkes og udsendes i august. Kuverter og label er trykt. Pakkemødet bliver afholdt samtidig med bestyrelsesmødet mandag den 15/8 (se også pkt. 12.) 6.f. Ansvarlig for julebanko blev ikke diskuteret på mødet. Forplejning: Æbleskiver afskaffes, da flere af deltagerne ikke kunne tåle det. Der serveres derfor kun glögg, øl og sodavand til arrangementet. Deltagergebyr: 40 kr. per person og 50 kr for ikke-medlemmer. Max. 70 deltagere. I 2015 deltog 27. Pris per bankoplade: 10 kr. som deltagerne selv betaler. Lokaleleje: 690 kr. excl. Moms. Præmier: Punktet flyttes til næste bestyrelsesmøde (15/8). Sidste år blev det foreslået, at finde sponsorer eller få firmagaver. Spørgsmålet er, om vi skal forsøge det i år? Note tilføjet 19/6: Mette har spurgt Ida, som har takket nej til at stå for Julebanko. Ida har tilbudt at stå for indkøb af præmier. 7. Henriette har udsendt mail (6/6) vedr. Ungegruppens aktiviteter. For detaljeret info se mailen. Henriette har udsendt mail (24/5) vedr. MEDVIND. Aktiviteter i relation hertil udskydes til august og er kun relevant for CCF s ungegruppe. 8. Generel begejstring for Årshjulet. Godt visuelt med farvekoder i forhold til de forskellige typer aktiviteter. Overskueligt. Årshjulet afprøvet og evalueres efter ca. et halvt år. Medbringes som eksempel til næste SU møde (25/6). Det ønskes, at Årshjulet udstyres med følgende to oplysninger: Revisionsdato og Udarbejdet af tilsvarende Afregningsskemaet pkt. 1. Aktion: Kenneth opdaterer Beslutningen om, hvor dokumentet arkiveres udsættes til næste bestyrelsesmøde (15/8) Generelt punkt til næste bestyrelsesmøde (15/8): Dokumenthåndtering. Henriette har udsendt mail (6/6) vedr. PR-aktiviteter. Status er, at der ikke er ske nogle tiltag. Henriette er ankerkvinde for PR-aktiviteterne fremadrettet. Af tidsnød udsættes punktet til næste bestyrelsesmøde (15/8). Facebook gruppe i CCF København? Af tidsnød udsættes punktet til næste bestyrelsesmøde (15/8). 11. Dialogmøde i Region H er flyttet fra 21/6 til 30/8. Sted: Adressen er uændret (se referat fra 25/4). Side 4 af 5

5 Varighed: 1 time Ida og evt. Kenneth deltager i mødet, hvor der også deltager politikere. Den officielle invitation fra Region H er dd. Ikke modtaget og SU dato kendes derfor ikke. 12. Næste bestyrelsesmøde: - Dato og tid: Mandag 15/8 kl Sted: Damsbo Vænge 4, 1.tv., 2500 Valby (Ida) - Mødet starter med spisning 13. Eventuelt: Aktionsliste - Kenneth har modtaget forespørgsel om køb af reklamebolcher. Mindste mængde: 2 kg / lokalafdeling. Fuldmagt til Kenneth om køb af op til 10 kg bolcher. PRpenge anvendes til indkøb af bolcherne. - Opfordring til at alle bestyrelsesmedlemmer til-/framelder deltagelse i medlemsmøder. Punkt Beskrivelse Aktion / Deadline Ad 1b. Ad 3d Ad 5 Ad 6d Ad 8 Afregningsskemaet - tilføjes følgende to oplysninger: Revisionsdato og Udarbejdet af. Hvor dokumentet arkiveres, tages op på mødet den 15/8. Kontakt VDOT Performance med henblik for medlemsarrangement slut oktober start november Muligt at leje lokaler af Professionshøjskolen til medlemsarrangementer: - pris, P-pladser, forplejning og antal Tekst til CCF Magasinet (august udgave). Tilpasning af Mikkels, Michels og Henriettes oplæg plus udfærdiger oplæg vedr. 29/9. Årshjulet - tilføjes følgende to oplysninger: Revisionsdato og Udarbejdet af. Hvor dokumentet arkiveres, tages op på mødet den 15/8. Ida / Januar 2017 Kenneth / 20.Jun.2016 OK Side 5 af 5