Referat - Stefansgårdens afdelingsbestyrelsesmøde, d. 30. oktober 2018, kl i beboerlokalet

Transkript

1 Referat - Stefansgårdens afdelingsbestyrelsesmøde, d. 30. oktober 2018, kl i beboerlokalet Tilstede: Siri, Allan, Martin, Claus, Claes, Mikkel, Jette Afbud/Fraværende: Susan, Erik Dirigent: Siri Referent: Martin 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Dagsordenen godkendes af alle. 2. Godkendelse af referat Beslutning: Alle godkender referatet; der skal blot ændres i overskriften. 3. Info fra kontaktpersonerne Sagsfremstilling: Siri og Claes kommer med et hurtigt overblik over kontaktpersonsarbejdet den sidste måned. Beslutning: Siri beretter, at der ikke er kommet noget nyt ind af relevans. 4. Orientering fra driften Diskussion og beslutning: o Der foretages prøvemaling af en opgang sker i uge 45, hvor ding-dongen slibes og der males ovenpå. o Driften tjekker op på listerne i vinduer og ser, hvordan tilstanden er. Der kommer opslag op det til beboerne. o Der laves en beboerundersøgelse for at se, om vinduerne lukker ordentligt. o Driften har indhentet tilbud af rensning af faldstammer i Stefansgadeblokken. Tilbuddet skal præciseres og så kan rensningen blive foretaget. Der er dog ikke de store problemer med faldstammerne. o Der er blevet bedt om tilbud på opsætning af lys ved miljøstationen. o Der spørges til, om kameraet ved parkeringspladsen virker og det gør det. 5. Status på beslutninger 1

2 Sagsfremstilling og beslutninger: Der er flere punkter, der er blevet besluttet og som skal følges op på: - Opfølgning på beslutninger i tidligere referater. (Driften) Driften nævner, at der er taget hånd om de driftsrelaterede ting. Der kan ligge noget, der er relevant for bestyrelsen at kigge på. Punktet udgår, hvis det ikke specifikt ønskes på dagsordenen. Der indvendes fra Claus; at det var ukorrekt at driften har taget hånd om alle de drift-relaterede sager. Claus vil tage listen op på senere bestyrelsesmøde. - Gårdgruppens arbejde. (Susan, Siri, Martin, driften) Der er møde i gårdgruppen i midten af november, hvor der fra KAB s side bliver fremlagt et forslag til gårdlukning, der kan stilles som forslag til afdelingsmødet d. 29. november. - Opstart af parkeringsvagter. (Susan, Siri, Martin, driften) Driften har ikke hørt fra Scan Park, så de tager kontakt hertil. - Evaluering af opsætning af nye køkkener. (Claes) - Der bliver hængt evaluering op i vaskeriet og den bliver samtidig overleveret til driften. 5 ud af 29, der har fået lavet køkkener, har svaret. - Opsigelse af IT-pakker, rekvirering af nye computer med Open Office og nedlæggelse af bestyrelsens fastnettelefon. (Allan) Telefonen skal være etableret for, at bestyrelsen har internet. Der er afleveret én PC til KAB og bestyrelsen har nu én pc med abonnement, som Claus sørger for bliver repareret. Bestyrelsen køber en printer. Punktet udgår. - Udarbejdelse af forretningsorden for bestyrelsen. (Kontaktpersonerne) Det tages op af bestyrelsen efter afdelingsmødet. - Undersøgelse og evt. opsigelse af ubrugt kælderrum. (Driften) - Der er sendt brev afsted til lejer, der skal opsige kælderrum. - Løsning på glemt tøj i vaskekælderen. (Martin) - Martin aftaler nærmere med driften. - Eventuel etablering af fibernet. (Allan og driften) - Der kommer et møde i midten af november, der skal føre til et forslag til afdelingsmødet. - Indhentning af dokumentation af nuværende p-plads lejere (Driften) - P-plads oversigt er kommet, så driften går i gang med at opdaterer den, og lejerne skal sende dokumentation for ret til at leje p- plads ved registreringsattest. - Ekstra rengøring i vaskeri. (Driften) - Der bliver gjort rent en gang om ugen og hovedrengøring to gange om året. Punktet udgår. - Evaluering af lejlighedssammenlægninger. (Claus) - Claus arbejder videre. 6. Afvikling af møder og dirigentens rolle/ansvar. Sagsfremstilling: Siri kom med et kort oplæg til hvilke "regler" vi kunne have, så møderne kommer op på et niveau, som alle arbejder ud fra, så vi dermed kan nå noget mere og få sorteret ud i alt det der ikke har betydning for den nuværende bestyrelse. Forslaget lyder: Oplæg/indlæg max varighed på 3 minutter - disse oplæg skal være fyldestgørende. I den efterfølgende debat afsættes alt efter hvor stort emnet er en max tid i fællesskab. Hver enkelt i bestyrelsen har mulighed for at kommentere 2 - max 3 gange i løbet af debatten med en max tid på 2 minutter pr. kommentar. Alle opfordres derfor til igennem debatten at samle deres individuelle spørgsmål/opklarelser sammen, så de kommer i en samlet kommentar eller 2. (måske er man heldig at ens spørgsmål bliver besvaret så vær opmærksom, og vent ikke blot på at det bliver din tur). Det er dirigentens opgave, at styre disse debatter, og slå ned på for mange gentagelser, og irrelevante 2

3 kommentarer som ikke omhandler det nuværende bestyrelsesarbejde. Det er medlemmernes opgave at respektere dirigentens beslutninger. (og ikke tage dem personligt). Beslutning: Forslaget bliver godkendt og bestyrelsen forsøger sig med det fremover. 7. Dialog om servicerammen, herunder ønsker til forbedringer Sagsfremstilling: KAB arbejder ud fra en serviceramme, der er et dialogværktøj til at skabe overblik den grundlæggende service, som ejendomskontoret yder. Diskussion: Der bliver lavet en række tilføjelser: o Der skal være særskilt velkomstbrev fra bestyrelsen om beboerdemokratiet ved tema 1. o Der skal tilføjes noget om ejendomskontorets boligsociale virke ved tema 4. o Der skal tilføjes at ejendomskontoret gør opmærksom på de digitale muligheder, som beboerne har. Beslutning: Allan laver velkomstbrev til servicetema 1. Driftschefen opdaterer serviceaftalen med de aftalte tilføjelser. 8. Årshjul tilrettes, målrettet beboerne til ophæng i vaskeri Sagsfremstilling: På sidste afdelingsmøde blev det vedtaget, at der skulle udarbejdes et årshjul, så beboerne kan ses, hvornår hvad sker i ejendommen. Diskussion: Driften har udarbejdet et udkast til årshjul, men bestyrelsen vil gerne have det store årshjul tilsendt, så evt. vigtige punkter heri også kan blive informeret videre til beboerne. Vi skal huske, at der også skal hyggelige tiltag i årshjulet, såsom fx plantning af blomster eller juletræstænding. Beslutning: Punktet udsættes til næste møde. Driften sender det store årshjul rundt og bestyrelsen klargør evt. tilføjelser til årshjulet hjemmefra. 9. Kriterier for lejlighedssammenlægninger Sagsfremstilling: Der er blevet sagt nej til en lejlighedssammenlægning, der skulle have været på tværs af to opgange, som ikke kunne lade sig gøre. Det er uhensigtsmæssigt at sammenlægge over to opgange. Spørgsmålet er om det skal til genafstemning på afdelingsmøde eller om det er nok at bestyrelsen orienterer beboerne om ændringen. Punktet tages op med Jette, der kan sige om der skal stemmes om det og hvad problemerne ved sådanne sammenlægninger er. Diskussion: Jette forklarer, at rådgiver ikke anbefaler at sammenlægge lejligheder på tværs af opgange, da det medfører en lavere pladsudnyttelse og kommunen sandsynligvis ikke vil godkende det. Hun mener ligeledes ikke, at der behøves at stemmes om det. Der er uenighed herom, hvor nogle påpeger, at det er en reel beslutning, som beboere skal tage stilling til, samt at rådgiveren måske har overset muligheder i lejlighedssammenlægning på tværs af opgange. Der bliver påpeget, at rådgiveren nok ved bedst og at det 3

4 jo ikke er bydende nødvendig at sammenlægge på tværs af opgange, da vi allerede har en del sammenlægningen inden for opgangene. Beslutning: Jette finder referat fra afdelingsmøde, hvorefter bestyrelsen tager det op igen. 10. Afdelingsmøde i november Sagsfremstilling: Der er afdelingsmøde i november, hvor der skal vendes forskellige ting: Dirigent, bestyrelsens beretning, regnskabet, lokaler, dato, forslag Beslutning: Der er styr på afdelingsmødet og det praktiske tages på de kommende ordinære og ekstraordinære bestyrelsesmøder i november. 11. Arbejde for at få flere aktive i beboerdemokratiet Sagsfremstilling: Der kan med fordel gøres en indsats for at få flere aktive beboere i bestyrelsen eller arbejdsgrupper. Der kan fx nedsættes et mindre udvalg, der skal tage sig af det op mod afdelingsmødet. Martin kommer med et kort oplæg. Beslutning: I bestyrelsens beretning til afdelingsmødet må det gerne betones, at vi ønsker flere aktive beboere i fx flere arbejdsgrupper. Der omdeles flyer med opfordring til at deltage i afdelingsmødet. Bestyrelsen kan med fordel hente inspiration udefra. 12. Julen og udsmykning Sagsfremstilling: Erfaringen fra sidste år var at vi skal behandle punktet i god tid dvs. nu. 3 underpunkter 1. Julebelysningen 2. Juletræet der kan spares nogle penge. 3. Andet i forbindelse med julen? Beslutning: Lyskæder bliver sat op, som de plejer. Driften køber i år selv et juletræ og sætter det op. Der kan ikke plantes et juletræ, da det vil bredde sig og være et stort projekt. Bestyrelsen ser gerne at der kommer en lille juletræsfest, men der er ikke nedsat en gruppe til at gøre det. Hvis der er beboere, der melder sig til at arrangere en sådan fest, vil bestyrelsen bevilge penge til arrangementet. 13. Eventuelt Sagsfremstilling og diskussion: o Blomsterløg i plænen: Jette spørger om, driften skal lægge blomsterløg i plænen. Der var ingen, der mødte op sidst for at gøre det, så der bliver ikke gjort mere ved det nu.. 4

5 5