Udbudsbetingelser vedrørende Slots- og Kulturstyrelsens udbud af vedligehold af elevatorer.

Transkript

1 vedrørende Slots- og Kulturstyrelsens udbud af vedligehold af elevatorer. (Begrænset udbud) 1 Den Ordregivende myndighed Udbudsprocedure/udbudsform Udbudsmaterialets bestanddele Beskrivelse af tjenesteydelsen Baggrund og formål Kravspecifikation Kontraktgrundlag Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Egnethed og udvælgelse Personlige forhold Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Økonomisk kapacitet Teknisk kapacitet Udvælgelse Underleverandørerklæring Evaluering Tildeling af ordren/kontrakten Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgiver... 10

2 6 Afgivelse og aflevering af tilbud Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Orienteringsmøde og besigtigelse Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Vedståelsesfrist Åbning af tilbud Sprog Øvrige vilkår Aflysning Ændringer i udbudsmaterialet Omkostninger ved deltagelse Ejendomsret til udbudsmaterialet og fortrolighed

3 1 Den Ordregivende myndighed Slots- og Kulturstyrelsen udbyder hermed i egenskab af ordregiver tjenesteydelsen vedligehold af elevatorer på institutioner under Kulturministeriet og Slots- og Kulturstyrelsen. Den ordregivende myndighed er: Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V. Kontaktoplysninger på kontaktperson hos den ordregivende myndighed er: Bente Nørregård, mail: kult@slks.dk 1.1 Udbudsprocedure/udbudsform Ordregiver gennemfører dette EU-udbud i henhold til den i De Europæiske Fællesskabers tidende offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Opgaven udbydes som et begrænset EU-udbud i henhold til bestemmelserne i Udbudsloven, Lov nr af 15/12/2015 og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 ( udbudsdirektivet ). Tilbudsgivere skal indsende en prækvalifikationsanmodning i henhold til bestemmelserne i den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse og nærværende dokument. Prækvalifikationsoplysninger skal indgives ved korrekt at besvare og udfylde det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, der er vedlagt som bilag A til udbudsbetingelserne, jf. nedenfor under afsnit Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser med bilag o o o Bilag A: ESPD skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med prækvalifikationsanmodningen. Bilag B: Underleverandørerklæring Bilag C: Konsortieerklæring Udkast til kontrakt med bilag Det samlede udbudsmateriale kan downloades via linket: 3

4 Det er ligeledes via dette link, at tilbudsgiver skal holde sig ajour med eventuelle svar på spørgsmål og rettelser til materialet. Efter prækvalifikationen er gennemført og meddelt, vil information blive sendt direkte til de prækvalificerede. 2 Beskrivelse af tjenesteydelsen 2.1 Baggrund og formål Fremgår af vedlagte kravspecifikation. 2.2 Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med kravspecifikationen. 2.3 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget imellem vinderen af dette udbud og Ordregiver er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller ændre i kontraktudkastet. I Kontraktudkastet samt i kravspecifikationen er der stillet minimumskrav. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor minimumskrav, er ordregiver forpligtiget til at afvise tilbuddet. Følgende bestemmelser er mindstekrav: Kravspecifikation. Afsnit 5 Døgnberedskab Afsnit 9 Dokumentation for udført arbejde Udkast til kontrakt Afsnit 3 Kontraktperiode og opsigelse Afsnit 20.3 Bod Afsnit 22 Erstatningspligt Generelt Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige ydelser i tilbudslisten Bemærk, at forbehold overfor grundlæggende elementer ligeledes vil betyde afvisning af tilbuddet, afsnit 5. Grundlæggende elementer er ikke markeret i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 4

5 2.4 Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Kontrakten er gyldig fra underskrift af begge parter. Herefter starter implementeringsfasen, der leder op til overtagelsesdagen/kontraktstart den 1. november Kontrakten har en varighed på 60 måneder (5 år) fra overtagelsesdagen. Herudover har Ordregiver ret til en forlængelse af kontraktperioden med to gange 12 måneder. 2.5 Tidsplan for gennemførelse af udbudsforretningen Orienteringsmøde Husk tilmelding via mail: Onsdag den 24. maj 2017 kl Anmodning om prækvalifikation Tirsdag den 6. juni 2017 kl Dokumentationsindhentning Medio til ultimo juni 2017 Underretning om prækvalifikation samt opfordring til tilbud Fredag den 30. juni 2017 Periode med mulighed for besigtigelse. Den august 2017 Svar på spørgsmål og eventuelle rettelser skal senest være udsendt. Mandag den 21. august 2017 Frist for tilbud Mandag den 28. august 2017 kl Underretning om resultat af udbudsforretning Fredag den 8. september 2017 Standstill 10 fulde dage Kontraktunderskrift Fra tirsdag den 19. september 2017 Implementeringsfase Fra kontraktunderskrift 5

6 til kontraktstart Kontraktstart Onsdag den 1. november 2017 Ordregiver har ovenfor angivet den forventede tidsplan. Der kan forekomme ændringer i datoer undervejs. 3 Egnethed og udvælgelse Inden tilbudsfasen indledes, jf. nedenfor, skal de virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, anmode om at blive prækvalificerede. Ansøgning om prækvalifikation sker ved at udfylde og indsende det af Ordregiver forberedte ESPD, jf. bilag A. Det er alene prækvalificerede virksomheder, der får mulighed for at afgive tilbud. En eventuel begrænsning af ansøgere sker ud fra, hvem der har dokumenteret de meste relevante erfaringer, jf. nedenfor under punkt 3.3. Når prækvalifikationsanmodningerne er behandlet, vil der blive indhentet dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens 159, stk. 2 fra de ansøgere, der står til at blive prækvalificeret. Dokumentationen vedrører de stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. Dette gøres inden prækvalifikationsunderretningen for at sikre, at alle prækvalificerede tilbudsgiver opfylder de stillede betingelser inden tilbud afgives. Herefter vil der blive udsendt en samtidig underretning til alle ansøgere. Underretningen vil samtidig være en opfordring til at afgive tilbud i henhold til udbudsmaterialet for de prækvalificerede ansøgere. Udbudsbekendtgørelsen sætter rammen for prækvalifikationen, men i det følgende er uddybet de betingelser, der gælder for egnethedsvurderingen. Vejledning til udfyldelsen af ESPD kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger på Personlige forhold Oplysninger om den økonomiske aktørs/tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om den økonomiske aktør, oplyses i ESPD del ll, Punkt A. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, oplyses i ESPD del ll, Punkt B Oplysninger om den økonomiske aktør baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, oplyses i ESPD del ll, Punkt C (Bemærk, at 6

7 selvstændig ESPD er i givet fald skal udfyldes pr. aktør, ligesom der skal underskrives en underleverandørerklæring for hver virksomhed, som Tilbudsgiver baserer sig på, jf. bilag C). Oplysninger om hvorvidt den økonomiske aktør anvender underleverandører, oplyses i ESPD del II, punkt D Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, oplyses i ESPD del III, punkt A. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 135, stk. 3 eller den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 7, oplyses i ESPD del III, punkt B Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde, som nationalt er gjort obligatoriske i udbudslovens 136, oplyses i ESPD del III, punkt C. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling eller tvangsakkord i udbudslovens 137. stk. 1, nr. 2, oplyses i ESPD del III, punkt C. Såfremt en Tilbudsgiver er omfattet af én eller begge af de anvendte frivillige udelukkelsesgrunde i 137 stk. 1 nr. 2 og nr. 7 vil det betyde udelukkelse fra udbudsforretningen. Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når Ordregiver anmoder herom: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i udbudslovens 135, stk. 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde. Udsteder det pågældende land ikke de ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor ansøgeren eller Tilbudsgiveren er etableret. En serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen anses som udgangspunkt for tilstrækkelig dokumentation for danske virksomheder. Det skal bemærkes, at serviceattester udstedt af Erhvervsstyrelsen før den 1. januar 2016 ikke er fyldestgørende i henhold til Udbudsloven. Såfremt Tilbudsgiver har udenlandsk repræsentation i direktion/bestyrelse vil disse personer kun være dækket af serviceattester udstedt efter 30. januar Det skal bemærkes, at Ordregiver ikke vil acceptere serviceattester, der er ældre end 6 måneder. 7

8 Tilbudsgiverne kan derfor være nødt til at indhente nye serviceattester for at dokumentere personlige forhold. Det skal forventes, at det tager ca. to uger at indhente serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. 3.2 Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Økonomisk kapacitet Tilbudsgiver skal angive sin omsætning i de 3 senest godkendte regnskabsår. Tallene oplyses i ESPD del IV, punkt B. Det er et mindstekrav til omsætningen, at den var på mindst DKK 20 mio. i hvert af de 3 seneste godkendte regnskabsår. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som Tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning pr år. Tilbudsgiver skal fremlægge sit resultat for de 3 seneste godkendte regnskabsår. Dette oplyses i ESPD del IV, punkt B under Finansielle nøgletal. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiveren har haft et positivt årsresultat efter skat i de 3 seneste godkendte regnskabsår. Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom: Fremlæggelse af godkendt regnskab fra de seneste 3 regnskabsår. Tilbudsgiver kan i øvrigt godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger Teknisk kapacitet Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at være certificeret i henhold til ISO 9001: 2008 eller tilsvarende og AT bek bilag 6 eller nyere regler for udførelse af lovpligtig kontrol på elevatorer m.m. i Danmark. Det er et ufravigeligt krav, at certificeringen som sagkyndig virksomhed opretholdes i hele kontraktperioden. Referencer Tilbudsgiver udarbejder en referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af opgaven samt relevansen af denne, omsætningen for opgaven (cirkatal), tidspunktet for opgavens udførelse samt modtageren af opgaven. Referencer oplyses i ESPD del IV, Punkt C. Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiveren kan fremvise mindst 3 sammenlignelige referencer, der opfylder kravene ovenfor. 8

9 Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom: Tilbudsgiver skal dokumentere sin certificering via dokumentation fra et uafhængigt organ. Det kan f.eks. ske ved at fremsende en kopi af certificering fra inspektionsorganet eller angive et link, hvorfra dokumentation kan tilgås. Der vil ikke blive krævet yderligere dokumentation for referencer. Det skal dog bemærkes, at Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af Tilbudsgiver angivne referencer med henblik på at få bekræftet oplysningerne. 3.3 Udvælgelse Som angivet i udbudsbekendtgørelsen vil Ordregiver maksimalt prækvalificere 5 virksomheder til at afgive tilbud. Såfremt det er nødvendigt, vil udvælgelsen ske på baggrund af de bedste og mest relevante referencer, vurderet ud fra de referencer, som Tilbudsgiver har angivet i ESPD, jf. ESPD del IV, Punkt C, nr. 1b. 3.4 Underleverandørerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den i bilag C vedlagte underleverandørerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som Tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Såfremt Tilbudsgiver vælger at danne et konsortium til kontraktens start, så skal deltagerne hæfte ubegrænset, direkte og solidarisk for kontraktens opfyldelse. Deltagerne skal desuden udpege en bemyndiget i forholdet til Ordregiver. Konsortier skal underskrive en særskilt konsortie-erklæring, jf. bilag D. Eventuelle underleverandør/konsortie-erklæringer vil blive bilag til kontrakten ved kontraktindgåelsen. 4 Evaluering Det valgte tildelingskriterium er laveste pris. Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten i bilag B. Vurderingen af den laveste pris sker på baggrund af udregningen af en evalueringsteknisk pris. Som det fremgår af tilbudslisten vil den evalueringstekniske pris blive udregnet som den samlede pris for forebyggende vedligehold tillagt de tilbudte priser for et på forhånd estimeret forbrug for afhjælpende vedligehold, øvrige opgaver samt døgntilkald. Hertil lægges engangsudgiften til tilstandsrapporter. Den evalueringstekniske pris udregnes på baggrund af en tidsperiode 9

10 på 12 måneder fra overtagelsesdagen. Det anslåede forbrug til brug for udregningen af den evalueringstekniske pris er ikke forpligtigende for Ordregiver. 3.2 Tildeling af ordren/kontrakten Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet tilbuddet med den laveste pris. Tilbudsgiverne vil samtidigt blive underrettet om tildelingsbeslutningen, samt hvornår stand still perioden udløber. 5 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgiver Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller mindstekrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. En flerhed af forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer kan efter omstændighederne samlet set udgøre et forbehold overfor et grundlæggende element. Øvrige forbehold i Tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af Ordregiver på tidspunktet for tilbudsevalueringen. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af Tilbudsgivers skriftlige begrundelser. 6 Afgivelse og aflevering af tilbud 6.1 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodninger om supplerende oplysninger skal være Ordregiver i hænde, så de kan nå at blive besvaret senest den 21. august Henvendelser, der modtages tæt på denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til kult@slks.dk Ordregiver offentliggør svar på spørgsmål på hjemmesiden, hvor udbudsmaterialet er hentet, indtil prækvalificerede Tilbudsgivere er opfordret til at afgive tilbud. Efter prækvalifikationen sendes svar på spørgsmål og eventuelle rettelsesblade direkte til alle de prækvalificerede. Senest den 21. august 2017 udsender Ordregiver en besvarelse af spørgsmål og eventuelt supplerende materiale til Tilbudsgiverne på . Besvarelsen vil sikre spørgernes anonymitet. 10

11 Det er Tilbudsgivernes ansvar at sørge for at holde sig ajour med spørgsmål/svar og indarbejde eventuelle rettelsesblade i relevant omfang i tilbuddet. 6.2 Orienteringsmøde og besigtigelse Ordregiver inviterer alle Tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt på datoen den 24. maj 2017 og i tidsrummet fra kl , på følgende adresse: Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Henvendelse i receptionen På mødet vil Ordregiver forklare baggrunden for udbuddet. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan Tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet opfordres Tilbudsgiver, senest 5 dage inden mødet, det vil sige d. 18. maj 2017, til at meddele, hvorvidt Tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Det henstilles, at der maksimalt deltager 2 personer fra hvert firma. Tilmelding sker via mailadressen kult@slks.dk. Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. Tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter Ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos Ordregiver, kan Ordregiver dog henvise Tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som vil blive lagt på Ordregivers hjemmeside. Herudover har Tilbudsgiver mulighed for at ønske en besigtigelse af de mere specielle elevatorer. Besigtigelsen vil kunne ske efter prækvalifikationen i perioden fra den august Ønske om besigtigelse skal i god tid skriftligt rettes til kult@slks.dk. 6.3 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal afsendes elektronisk til mailadressen kult@slks.dk. Tilbud skal være Slots- og Kulturstyrelsen i hænde senest mandag den 28. august 2017 kl

12 Tilbud bør mærkes Tilbud udbud vedligehold af elevatorer må ikke åbnes i emnefeltet. Såfremt mærkning undlades, kan tilbud utilsigtet blive åbnet før tilbudsfristens udløb. 6.4 Vedståelsesfrist Tilbud er automatisk gældende for accept i en periode på 120 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. 6.5 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 6.6 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk. 7 Øvrige vilkår 7.1 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 7.2 Aflysning Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle Tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen. 7.3 Ændringer i udbudsmaterialet Ordregiver forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i udbudsmaterialet ved udsendelse eller offentliggørelse af et tillæg/rettelsesblad til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Ordregiver kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 7.4 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for Tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en Tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Ordregiver uvedkommende. 12

13 7.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet og fortrolighed Ordregiver har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives af Ordregiver i forbindelse med udbudsforretningen. Når Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør Tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, der skal behandles fortroligt. 13