Udbudsbetingelser vedrørende Slots- og Kulturstyrelsens udbud af teknisk vedligehold.

Transkript

1 vedrørende Slots- og Kulturstyrelsens udbud af teknisk vedligehold. (Begrænset udbud) 1 Den Ordregivende myndighed Udbudsprocedure/udbudsform Udbudsmaterialets bestanddele Beskrivelse af tjenesteydelsen Baggrund og formål Delaftaler Kravspecifikation Kontraktgrundlag Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Tidsplan for gennemførelse af udbudsforretningen Egnethed og udvælgelse Personlige forhold Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Økonomisk kapacitet Teknisk kapacitet Udvælgelse Underleverandørerklæring Afgivelse og aflevering af tilbud Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger... 13

2 4.2 Orienteringsmøde Besigtigelse Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Vedståelsesfrist Åbning af tilbud Sprog Evaluering Tildeling af delaftaler Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgiver Øvrige vilkår Aflysning Ændringer i udbudsmaterialet Omkostninger ved deltagelse Ejendomsret til udbudsmaterialet og fortrolighed

3 1 Den Ordregivende myndighed Slots- og Kulturstyrelsen (SLKS) udbyder hermed i egenskab af ordregiver tjenesteydelsen teknisk vedligehold på anlæg i ejendomme hørende under SLKS. Den ordregivende myndighed er: Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V. Kontaktoplysninger på kontaktperson hos den ordregivende myndighed er: Jens Borsholt, mail: ks@slks.dk 1.1 Udbudsprocedure/udbudsform Ordregiver gennemfører dette EU-udbud i henhold til den i De Europæiske Fællesskabers tidende offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Opgaven er opdelt i delaftaler, der udbydes samlet som et begrænset EU-udbud i henhold til bestemmelserne i Udbudsloven, Lov nr af 15/12/2015 og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 ( udbudsdirektivet ). Tilbudsgivere skal indsende en prækvalifikationsanmodning i henhold til bestemmelserne i den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse og nærværende dokument. Prækvalifikationsoplysninger skal indgives ved korrekt at besvare og udfylde det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD. Der er vedlagt et ESPD til hver delaftale i bilag A til udbudsbetingelserne, jf. nedenfor under afsnit 3. ESPD kan indsendes som elektronisk formular eller som pdf-fil. 1.2 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser med bilag o o o o Bilag A: ESPD Der er forberedt et særskilt ESPD til hver delaftale. ESPD skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med prækvalifikationsanmodningen. Bilag B: Tilbudsliste Bilag C: Underleverandørerklæring Bilag D: Konsortieerklæring Kravspecifikation med bilag Udkast til kontrakt med bilag (Bilag B bliver til bilag 3 til kontrakten ved kontraktindgåelsen) 3

4 Det samlede udbudsmateriale kan downloades via linket: Det er ligeledes via dette link, at tilbudsgiver skal holde sig ajour med eventuelle svar på spørgsmål og rettelser til materialet. Efter prækvalifikationen er gennemført og meddelt, vil information dog blive sendt direkte til de prækvalificerede. 2 Beskrivelse af tjenesteydelsen 2.1 Baggrund og formål Den udbudte ydelse er en kontrakt, der omfatter teknisk vedligehold på pt. 34 ejendomme med i alt ca m2 bygninger og ca. 1.6 mio. m2 haver. Ejendommene omfatter nogle af Danmarks kulturhistorisk vigtigste bygninger og haveanlæg og består bl.a. af en række slotte, som er stillet til rådighed for Kongehuset, Folketinget og Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg. Mange af ejendommene er beskyttet af fredninger, og skal derfor behandles i overensstemmelse hermed. Ordregivers formål med kontrakten er, at få leveret en effektiv og professionel vedligeholdelse af ejendommes tekniske anlæg, for derigennem at opnå en sikker og stabil drift med mindst mulig gene for ejendommenes brugere. Kontrakten har desuden til formål at få etableret en solid dokumentation af vedligeholdelsen på de enkelte tekniske anlæg, som grundlag for fremtidige prioriteringer af vedligeholdelsen og overvejelser om udskiftninger og ændringer. Endelig er det et mål med kontrakten, at Ordregivers liste over ejendommenes tekniske anlæg fortløbende opdateres og suppleres, hvor der mangler data om anlæggene. Opgaven omfatter forebyggende vedligehold, afhjælpende vedligehold, øvrige opgaver samt døgnberedskab. Opgaverne er beskrevet i kravspecifikationen. 2.2 Delaftaler Den udbudte ydelse er opdelt i delaftaler basereret på fag, således at en delaftale dækker alle ejendomme i forhold til det pågældende fag. Geografisk er delaftalerne afgrænset til at dække sjællandske ejendomme. Disse ejendomme er hovedsageligt placeret i Nordsjælland og København. Antal delaftaler: Delaftale 1: EL Delaftale 2: VVS Delaftale 3: Ventilation 4

5 Delaftale 4: Køl Delaftale 5: Kloak Tilbudsgiver skal prækvalificeres til hver enkelt delaftale, tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Der vil blive prækvalificeret 5 tilbudsgivere til hver delaftale. Tilbudsgiver kan anmode om prækvalifikation på en eller flere delaftaler. Tilbudsgiver kan også anmode om prækvalifikation på alle delaftalerne. Der skal anmodes særskilt i forhold til hver delaftale. Tilbudsgiver kan afgive bud på alle delaftaler, som tilbudsgiver er prækvalificeret til. Der skal afgives særskilt bud på hver enkelt delaftale, Tilbudsgiver vælger at byde på. Der vil ske særskilt evaluering af hver delaftale i henhold til evalueringskriterierne og evalueringsmodellen angivet nedenfor i afsnit 5. Det skal være muligt at acceptere alle tilbud fra Tilbudsgiver enkeltvis. 2.3 Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med kravspecifikationen. 2.4 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget imellem vinderen af hver delaftale og Ordregiver er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller ændre i kontraktudkastet. Det vil være det vedlagte kontraktudkast, der vil danne kontraktgrundlaget for hver delaftale. I Kontraktudkastet samt i kravspecifikationen fremgår bestemmelser, som Ordregiver har bestemt er minimumskrav. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor minimumskrav, er ordregiver forpligtiget til at afvise tilbuddet. Minimumskrav er ikke særskilt markeret i materialet, men oplistes nedenfor. Følgende bestemmelser er minimumskrav: Afsnit Afsnit Afsnit Krav til omsætning Krav til positivt resultat de sidste 3 regnskabsår. Krav til autorisationer Kravspecifikation. Afsnit 5 Døgnberedskab og responstid 5

6 Afsnit 7 Dokumentation for udført arbejde Udkast til kontrakt Afsnit 2 Afsnit 19.3 Afsnit 21 Afsnit 28 Kontraktperiode og opsigelse Bod Erstatningspligt Sikkerhedsgodkendelse Generelt Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige ydelser i tilbudslisten Bemærk, at forbehold overfor grundlæggende elementer ligeledes vil betyde afvisning af tilbuddet, jf. afsnit 6. Grundlæggende elementer er ikke markeret i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 2.5 Kontraktperiode og tidsplan for udførelse af opgaven Kontrakten er gyldig fra underskrift af begge parter. Herefter starter implementeringsfasen, der leder op til overtagelsesdagen/kontraktstart den 1. maj Kontrakten har en varighed på 60 måneder (5 år) fra overtagelsesdagen. Herudover har Ordregiver ret til en forlængelse af kontraktperioden med to gange 12 måneder. 2.6 Tidsplan for gennemførelse af udbudsforretningen Orienteringsmøde Husk tilmelding via mail: ks@slks.dk senest den 7. december december 2017 kl Henvendelse til receptionen H.C. Andersens Boulevard 2. Anmodning om prækvalifikation 21. december 2017 Underretning om prækvalifikation samt opfordring til tilbud 12. januar

7 Dage med mulighed for besigtigelse. Husk tilmelding via mail: 22. og 23. januar 2018 fra kl til ca. kl begge dage. Program udsendes til prækvalificerede. Svar på spørgsmål og eventuelle rettelser skal senest være udsendt til tilbudsgivere 6 dage inden tilbudsfristen. Spørgsmål skal være stillet i god tid inden, såfremt de ønskes besvaret. Frist for tilbud 20. februar 2018 kl Dokumentationsindhentning Medio marts til primo april 2018 Underretning om resultat af udbudsforretning 12. april 2018 Standstill 10 fulde dage Kontraktunderskrift Fra 24. april 2018 Implementeringsfase Fra kontraktunderskrift til kontraktstart Kontraktstart 1. juni 2018 Ordregiver har ovenfor angivet den forventede tidsplan. Der kan forekomme ændringer i datoer undervejs. 3 Egnethed og udvælgelse Inden tilbudsfasen indledes, jf. nedenfor, skal de virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, anmode om at blive prækvalificerede. Ansøgning om prækvalifikation sker ved at udfylde og indsende det af Ordregiver forberedte ESPD, jf. bilag A. Der er forberedt et ESPD til hver delaftale. Der skal udfyldes et ESPD for hver delaftale, som virksomheden ønsker at anmode om prækvalifikation i forhold til. 7

8 En tilbudsgiver har mulighed for at anmode om prækvalifikation på alle delaftaler. Det er alene prækvalificerede virksomheder, der får mulighed for at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 5 prækvalifikationsegnede anmodninger pr. delaftale, vil der ske en begrænsning af ansøgere., jf. nedenfor under punkt 3.3. De prækvalificerede ansøgere vil samtidig modtage underretning om prækvalifikation. For de ansøgere, der er blevet prækvalificerede vil underretningen samtidig være en opfordring til at afgive tilbud. Den tilbudsgiver der står til at vinde den enkelte delaftale efter tilbuds- og evalueringsfasen, vil blive anmodet om at dokumentere de oplysninger, som tilbudsgiveren har angivet i sit ESPD Dokumentationen vedrører de stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. Herefter vil der blive udsendt en samtidig underretning til alle ansøgere omkring tildelingsbeslutningen. Udbudsbekendtgørelsen sætter rammen for prækvalifikationen, men i det følgende er uddybet de betingelser, der gælder for egnethedsvurderingen. Vejledning til udfyldelsen af ESPD kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger på Personlige forhold Oplysninger om den økonomiske aktørs/tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om den økonomiske aktør, oplyses i ESPD del ll, punkt A. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, oplyses i ESPD del ll, punkt B Oplysninger om den økonomiske aktør baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, oplyses i ESPD del ll, punkt C (Bemærk, at selvstændig ESPD er i givet fald skal udfyldes pr. aktør, ligesom der skal underskrives en underleverandørerklæring for hver virksomhed, som Tilbudsgiver baserer sig på, jf. bilag C). Oplysninger om hvorvidt den økonomiske aktør anvender underleverandører i vanlig forstand, dvs. underleverandører som den økonomiske aktør ikke baserer sig på for at blive prækvalificeret, oplyses i ESPD del II, punkt D Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, oplyses i ESPD del III, punkt A. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 135, stk. 3 eller den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende gæld til det offentlige i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 7, oplyses i ESPD del III, punkt B 8

9 Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde, som nationalt er gjort obligatoriske i udbudslovens 136, oplyses i ESPD del III, punkt C. Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør er omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling eller tvangsakkord i udbudslovens 137. stk. 1, nr. 2, oplyses i ESPD del III, punkt C. Såfremt en Tilbudsgiver er omfattet af én eller begge af de anvendte frivillige udelukkelsesgrunde i 137 stk. 1 nr. 2 og nr. 7 vil det betyde udelukkelse fra udbudsforretningen. Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når Ordregiver anmoder herom: Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i udbudslovens 135, stk. 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde. Udsteder det pågældende land ikke de ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor ansøgeren eller Tilbudsgiveren er etableret. En serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen anses som udgangspunkt for tilstrækkelig dokumentation for danske virksomheder. Det skal bemærkes, at serviceattester udstedt af Erhvervsstyrelsen før den 1. januar 2016 ikke er fyldestgørende i henhold til Udbudsloven. Såfremt Tilbudsgiver har udenlandsk repræsentation i direktion/bestyrelse vil disse personer kun kunne være dækket af serviceattester udstedt efter 30. januar Tilbudsgiverne kan derfor være nødt til at indhente nye serviceattester for at dokumentere personlige forhold. Det skal forventes, at det tager ca. to uger at indhente serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. 3.2 Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Økonomisk kapacitet Det gælder for alle oplysninger om virksomhedens økonomiske kapacitet, at de kan angives for en kortere periode end tre år, såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid. I givet fald indsendes oplysninger for virksomhedens levetid. Tilbudsgiver skal angive sin omsætning i de 3 seneste godkendte regnskabsår for hvert fagområde, der afgives tilbud på. 9

10 Krav til minimumsomsætningen pr. fagområde pr. år i de seneste 3 godkendte regnskabsår er angivet nedenfor: Delaftale 1 EL: DKK Delaftale 2 VVS: DKK Delaftale 3 Ventilation: DKK Delaftale 4 Køl: DKK Delaftale 5 Kloak DKK Tilbudsgiver skal kunne efterleve kravet til minimumsomsætning på hver delaftale, der bydes på. Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen pr. fag som Tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning pr. fag. Tilbudsgiver skal fremlægge sit resultat efter skat for de seneste 3 godkendte regnskabsperioder. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiveren i sidste 3 disponible regnskabsår har haft et positivt resultat. Resultatet oplyses i ESPD del IV, punkt B, nr. 4. Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom: Fremlæggelse af revisorpåtegnet erklæring om omsætning pr. fag i de seneste 3 år. Årsregnskaber kan være tilstrækkelig dokumentation, såfremt omsætningstallene pr. fag tydeligt fremgår heraf. Årsregnskaber vil ligeledes kunne benyttes til at dokumentere årets resultat efter skat. Tilbudsgiver kan i øvrigt godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger Teknisk kapacitet Minimumskrav til Tilbudsgivers autorisationer, fagopdelt: Delaftale 1 EL Tilbudsgiverens virksomhed, skal være i besiddelse af: El autorisation jfr. Sikkerhedsstyrelsens regler og lovkrav på området. Certificering som termografivirksomhed gennem Dansk Brand- og sikringsteknisk institut. 10

11 Delaftale 2 VVS Tilbudsgiverens virksomhed, skal være i besiddelse af: VVS-autorisation jf. Sikkerhedsstyrelsens regler og lovkrav på området. Gas-autorisation jf. Sikkerhedsstyrelsens regler og lovkrav på området. Fornødne godkendelser til at arbejde på sprinkleranlæg jf. DBI retningslinje 251/4001 Delaftale 3 Ventilation Tilbudsgiverens virksomhed, skal kunne dokumentere: At der er ansat medarbejdere, som har kompetencegivende ventilationskursus/uddannelse indenfor ventilation og aircondition i kontor- og erhvervsbygninger At der er ansat medarbejdere, som har kompetencegivende ventilationskursus/uddannelse indenfor ventilation i industrivirksomheder og laboratorier Delaftale 4 Køl Tilbudsgiverens virksomhed, skal have et certificeret kvalitetssystem opbygget efter DS/EN ISO 9001 Kvalitetsstyringssystemer - Systemkrav for den pågældende beskrevne aktivitet. Certificeringen skal være foretaget af et certificeringsorgan, som er akkrediteret efter DS/EN 45012:1998 Generelle krav til organer, der foretager bedømmelse og certificering af kvalitetsstyringssystemer eller DS/EN ISO/IEC 17021:2006 Delaftale 5 Kloak Kloak-autorisation jf. Sikkerhedsstyrelsens regler og lovkrav på området. Oplysninger omkring indehavelse af nødvendig autorisation eller tilsvarende oplyses pr. delaftale ESPD del IV, punkt A. Generelt for minimumskrav til autorisationer gælder, at Tilbudsgiver kan opfylde minimumskravet ved at have tilsvarende autorisationer fra andre EU lande, så længe det er tilladt for virksomheden at udføre de udbudte aktiviteter i Danmark. Referencer Tilbudsgiveren udarbejder en referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år for hvert fagområde, der bydes på. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af opgaven samt relevansen af denne, 11

12 omsætningen for opgaven, tidspunktet for opgavens udførelse samt modtageren af opgaven. Oplyses i ESPD del IV, punkt C, nr. 1b. Der skal udarbejdes en referenceliste for hver delaftale, der bydes på. Følgende uddybende dokumentation skal forelægges, såfremt Ordregiver anmoder herom: Relevante autorisationer eller tilsvarende skal dokumenteres via uafhængigt organ, f.eks. via udskrift eller anden adgang til certifikat fra Sikkerhedsstyrelsen. Der vil ikke blive bedt om yderligere dokumentation for referencer. Det skal bemærkes, at Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af Tilbudsgiver angivne referencer med henblik på at få attesteret oplysningerne. 3.3 Udvælgelse Som angivet i udbudsbekendtgørelsen vil Ordregiver maksimalt prækvalificere 5 virksomheder til at afgive tilbud pr. delaftale. Såfremt det er nødvendigt at begrænse antallet af ansøgere, vil udvælgelsen ske på baggrund af de bedste og mest relevante referencer, vurderet ud fra de referencer, som Tilbudsgiver har angivet i ESPD, jf. ESPD del IV, punkt C, nr. 1b. 3.4 Underleverandørerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den i bilag C vedlagte underleverandørerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som Tilbudsgiver støtter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationsanmodningen, og kunne dokumentere oplysningerne heri på anmodning fra Ordregiver. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Såfremt Tilbudsgiver vælger at danne et konsortium til kontraktens start, så skal deltagerne hæfte ubegrænset, direkte og solidarisk for kontraktens opfyldelse. Deltagerne skal desuden udpege en bemyndiget i forholdet til Ordregiver. Konsortier skal underskrive en særskilt konsortie-erklæring, jf. bilag D. Konsortiedeltagere skal ligeledes udfylde særskilte ESPD`er, og kunne dokumentere oplysningerne heri på Ordregivers anmodning. Eventuelle underleverandør/konsortie-erklæringer foretrækkes indsendt med prækvalifikationsanmodningen, og vil senest blive afkrævet i forbindelse med dokumentationsindhentning hos den tilbudsgiver, der står til at vinde den enkelte delaftale. Erklæringer vil blive bilag til kontrakten ved kontraktindgåelsen. 12

13 4 Afgivelse og aflevering af tilbud 4.1 Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodninger om supplerende oplysninger skal være Ordregiver i hænde, så de kan nå at blive besvaret senest den 13. februar Henvendelser, der modtages tæt på denne frist, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal sendes til ks@slks.dk Ordregiver offentliggør svar på spørgsmål på hjemmesiden, hvor udbudsmaterialet er hentet, indtil prækvalificerede Tilbudsgivere er opfordret til at afgive tilbud. Efter prækvalifikationen sendes svar på spørgsmål og eventuelle rettelsesblade direkte til alle de prækvalificerede. Senest den 13. februar 2018 udsender Ordregiver en besvarelse af spørgsmål og eventuelt supplerende materiale til Tilbudsgiverne på . Besvarelsen vil sikre spørgernes anonymitet. Det er Tilbudsgivernes ansvar at sørge for at holde sig ajour med spørgsmål/svar og indarbejde eventuelle rettelsesblade i relevant omfang i tilbuddet. 4.2 Orienteringsmøde Ordregiver inviterer alle prækvalificerede Tilbudsgivere til orienteringsmøde om udbuddet. Mødet vil blive afholdt på datoen 11. december 2017 og i tidsrummet fra kl , på følgende adresse: Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Henvendelse i receptionen På mødet vil Ordregiver forklare baggrunden for udbuddet. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan Tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet opfordres Tilbudsgiver, senest 4 dage inden mødet, det vil sige d. 7. december 2017, til at meddele, hvorvidt Tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Det henstilles, at der maksimalt deltager 2 personer fra hvert firma. Tilmelding sker via mailadressen ks@slks.dk. 13

14 Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. Tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter Ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos Ordregiver, kan Ordregiver dog henvise Tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som vil blive lagt på Ordregivers hjemmeside. 4.3 Besigtigelse Ordregiver inviterer alle Tilbudsgivere til besigtigelse af de væsentligste ejendomme omfattet af udbuddet. Besigtigelsen vil foregå den 22. og 23. januar 2018 fra kl til ca. kl på udvalgte slotte og ejendomme. Planen for besigtigelse vil blive udsendt efter underretning om prækvalifikation. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes Tilbudsgiver senest den 18. januar 2018 meddele til mail hvorvidt Tilbudsgiver agter at deltage i besigtigelsen med oplysning om forventet deltagerantal. Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal selv kunne fragte sig rundt mellem stederne for besigtigelse. Tilbudsgiver kan ikke stille spørgsmål under besigtigelserne. Såfremt Tilbudsgiver ønsker at stille spørgsmål, skal disse indsendes skriftligt til Ordregiver efter besigtigelsen, jf. punkt 4.1. Skriftlige svar på spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Der kan i enkelte tilfælde være mulighed for Tilbudsgiver til at besigtige enkelte ejendomme særskilt. Dette kan ske ved henvendelse til Ordregiver på mail ks@slks.dk. Henvendelse og besigtigelse skal ske i god tid inden tilbudsfristen. 4.4 Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal sendes til eller afleveres på adressen (reception 5. sal): Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Att.: Jens Borsholt Tilbud skal være Slots- og Kulturstyrelsen i hænde senest tirsdag den 20. februar

15 Tilbud bør mærkes Tilbud udbud af teknisk vedligehold, Delaftale (indsæt navn på delaftalen) må ikke åbnes før tilbudsfrist i emnefeltet. Såfremt mærkning undlades, kan tilbud utilsigtet blive åbnet før tilbudsfristens udløb. Det skal bemærkes, at der skal udarbejdes et særskilt tilbud på hver delaftale, som tilbudsgiver ønsker at byde på. Hvert tilbud skal indeholde 1 original, 3 kopier samt 1 usb nøgle med det fulde materiale. Originalen har forrang i tilfælde af uoverensstemmelser. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet maksimalt har et omfang på ca. 15 sider eksklusive tilbudsliste. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbud er automatisk gældende for accept i en periode på 120 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. 4.6 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 4.7 Sprog Tilbud skal være affattet på dansk. Arbejds- og kontraktsprog vil være dansk 5 Evaluering Det valgte tildelingskriterium er bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Pris 50 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: o Samlede pris på forebyggende vedligehold o Pris på afhjælpende vedligehold o Startgebyr for døgnudkald o Rabatsats ved køb af materialer og materiel 15

16 De tilbudte timepriser for afhjælpende vedligehold gælder ligeledes for øvrige opgaver samt for timeforbruget ved anvendelse af døgnberedskab. I tillæg til timeforbruget kan opkræves det tilbudte startgebyr pr. døgnudkald. 2) Kvalitet i udførelsen af teknisk vedligehold hos Ordregiver 50 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Ad 1 Pris o Beredskab o o Løsning for Døgnberedskab Backup håndtering o Medarbejdere og sammensætning af team o Implementering af opgaven i Tilbudsgivers organisation o Administration og kvalitetsstyring o o Samarbejde Herunder håndtering af løbende tilbudsafgivelse Tilbudsgiver skal udfylde bilag B, Tilbudsliste. Der udarbejdes en særskilt tilbudsliste for hver delaftale. Alle åbne felter skal udfyldes. I tilbudslisten er angivet de priselementer, som Ordregiver vil bedømme Tilbudsgiver på. Underkriteriet Pris bliver vurderet ud fra følgende delkriterier: Priselement Delkriterium for Pris Højst opnåelige point 1 Den laveste samlede tilbudspris på forebyggende vedligehold 20 2 Den laveste estimerede samlede tilbudspris på afhjælpende vedligehold 15 3 Den laveste estimerede samlede tilbudspris på døgnberedskab 5 4 Det laveste estimerede omkostning til materialer og materiel efter fratrækning af 10 16

17 rabatsats. Maksimalt antal point for pris 50 Prisevalueringerne bliver for alle delkriterier beregnet ved at give laveste tilbudspris de maksimale antal point for delkriteriet og øvrige tilbud et forholdsmæssigt pointtal, hvor tilbudsprisen sammenlignes med laveste tilbudspris. I den samlede evaluering kan der maksimalt opnås 50 point for pris. Formel: Antal point = Maks. point * laveste tilbudspris / tilbuddets pris Det estimerede forbrug anvendt i prisevalueringen er evalueringsteknisk og uden obligo for Ordregiver. Priselement 1 Pris for forebyggende vedligehold omfatter tilbudspriserne på serviceeftersyn både lovpligtige og alle andre eftersyn og ydelser, der er beskrevet i Opgavematrix. Den samlede pris for forebyggende vedligehold udregnes i Tilbudslisten, bilag B, og udgør summen af tilbudspriser på forebyggende vedligehold for alle ejendomme. Priselement 2 Pris for afhjælpende vedligehold omfatter timepriser på faglærte og lærlinge hhv. indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid. Den evalueringstekniske pris for afhjælpende vedligehold beregnes ud fra et estimeret timeforbrug pr. medarbejderkategori pr. år fordelt på hhv. timeforbrug indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid. I Tilbudslisten, bilag B, beregnes den evalueringstekniske pris pr. medarbejderkategori ved at gange den tilbudte timepris for ydelsen hhv. inden for normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid med det tilsvarende estimerede timeforbrug. Den estimerede samlede evalueringstekniske pris for afhjælpende vedligehold, udregnes i Tilbudslisten, bilag B, som summen af tilbudspriser pr. medarbejderkategori inden for normal arbejdstid + summen af tilbudspriser pr medarbejderkategori uden for normal arbejdstid. Forbruget af timer på øvrige opgaver er indlagt i estimatet for afhjælpende vedligehold. Priselement 3 Pris for døgnberedskab udgøres af et startgebyr, der omfatter tilkald til døgnbemandet vagtcentral og kørsel til og fra ejendommen for faglært medarbejder. Startgebyret skal 17

18 gælde for alle de af udbuddet omfattede ejendomme, og angives hhv. indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid. Den evalueringstekniske pris for døgnberedskab beregnes ud fra et estimeret antal vagttilkald i henhold til døgnberedskabet pr år. fordelt på hhv. tilkald indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid. I Tilbudslisten, bilag B, beregnes den evalueringstekniske pris ved at gange det tilbudte startgebyr for hhv. tilkald af døgnberedskab indenfor normal arbejdstid og udenfor normal arbejdstid med det tilsvarende estimerede antal tilkald i henhold til døgnberedskab.. Den estimerede samlede evalueringstekniske pris for døgnberedskab udregnes i Tilbudslisten, bilag B, som den evalueringstekniske pris for vagtudkald inden for normal arbejdstid + den evalueringstekniske pris for vagtudkald uden for normal arbejdstid. Priselement 4 Rabatsats er Tilbudsgivers procentvise fradrag i forhold til Tilbudsgivers indkøbspris på dels leje af materiel og dels køb af materialer. Rabatsatsen vil kunne finde anvendelse, når Tilbudsgiver udfører afhjælpende vedligehold uden forudgående tilbud. I Tilbudslisten, bilag B, er angivet estimerede udgifter til leje af materiel henholdsvis køb af materialer. Tilbudsgiver skal angive en rabatsats for hver. Den estimerede besparelse beregnes ud fra estimerede udgifter for henholdsvis materialer og materiel. I Tilbudslisten, bilag B, beregnes den evalueringstekniske pris ved at fratrække de estimerede udgifter for henholdsvis materialer og materiel med den angivne rabatsats. Den samlede estimerede evalueringstekniske rabatsats udregnes i Tilbudslisten, bilag B, som summen af priser efter rabatsats for henholdsvis materialer og materiel. Ad 2 Kvalitet I forhold til evalueringen af underkriteriet Kvalitet kan de enkelte delkriterier maksimalt tildeles et pointtal som vist nedenfor: Kvalitetselement Delkriterium for Kvalitet Højst opnåelige point 1 Døgnberedskab 12 2 Medarbejdere og sammensætning af teams 10 18

19 3 Implementering af opgaven i Tilbudsgivers organisation 8 4 Administration og kvalitetsstyring 12 5 Samarbejde 8 Maksimalt antal point for kvalitet 50 Til brug for bedømmelsen af kriteriet Kvalitet skal Tilbuddet vedlægges: En løsningsbeskrivelse, der redegør for, hvordan Tilbudsgiver planlægger at løse opgaven med udførelse af forebyggende og afhjælpende teknisk vedligehold inklusive døgnberedskab hos Ordregiver. Løsningsbeskrivelsen skal som minimum særskilt indeholde og adressere nedenstående delområder, så de enkelte delkriterier kan evalueres. Under det enkelte delområde, der ønskes adresseret i løsningsbeskrivelsen, er beskrevet, hvad der vægter positivt i bedømmelsen af kriteriet. Kvalitetselement 1 Der ønskes en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgiver vil organisere sit døgnberedskab, så det som minimum kan leve op til de krav og minimumskrav, der er stillet til døgnberedskabet i kravspecifikationen. Herunder ønskes en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgiver tilrettelægger sin backup-plan. Det vil vægte positivt: Såfremt Tilbudsgiver anvender de samme medarbejdere, som udfører forebyggende vedligehold på ejendomme, i sit beredskab. Dette for at sikre et udbredt ejendomskendskab. Såfremt Tilbudsgiver har allokeret tilstrækkelige ressourcer til at sikre den kapacitet og fleksibilitet, der sandsynliggør, at Tilbudsgiver kan efterleve Ordregivers frister og krav til døgnberedskab og backup plan. Kvalitetselement 2 Der ønskes en redegørelse for, hvilke kriterier, Tilbudsgiver lægger vægt på ved sammensætningen af de medarbejdere/ teams, der skal udføre vedligehold. 19

20 Tilbudsgiver skal vedlægge CV for den kontraktansvarlige og på den eller de driftsansvarlig, der udpeges. CV er skal som minimum indeholde en angivelse af uddannelse(r), erfaring med lignende opgaver samt anciennitet på det pågældende fagområde Tilbudsgiver skal redegøre for, hvorvidt Tilbudsgiver har en fastholdelsesstrategi eller politik overfor nøglemedarbejdere, og kort redegøre for indholdet, såfremt en sådan politik/strategi haves. Tilbudsgiver skal beskrive de retningslinjer hos Tilbudsgiver, der anvendes ved vurderingen af, hvorvidt en opgave skal løses af Tilbudsgiver selv eller ved hjælp af en underleverandør. Det vil vægte positivt: Såfremt Tilbudsgiver danner team baseret på erfaring og faglighed og såfremt Tilbudsgiver har en plan for efteruddannelse. Såfremt Tilbudsgiver tilknytter teams fast til de enkelte ejendomme. Såfremt Tilbudsgiver har fastsat og tydeliggjort beslutningskompetencer og kommunikationsveje for sine medarbejdere. Såfremt Tilbudsgiver har udvalgt en kontraktansvarlig og driftschef(er) med en høj grad af erfaring indenfor lignende opgaver og med grundigt kendskab til Tilbudsgivers forretningsgange og procedurer. Såfremt Tilbudsgiver har interne retningslinjer for, hvornår der sker anvendelse af underleverandører, der er baseret på en realistisk tilgang til egne kompetencer og tilkøb af viden fremfor tilkøb ved mangel på personalemæssige ressourcer. Såfremt Tilbudsgiver har en politik/strategi for fastholdelse af nøglemedarbejdere, der vurderes som virkningsfuld. Kvalitetselement 3 Der ønskes en redegørelse for, hvordan Tilbudsgiver vil forberede sin organisation på de opgaver, der venter hos Ordregiver. Her tænkes både på forberedelse af hele organisationen til overtagelse af opgaven, men også på den løbende forberedelse af nye medarbejdere. I denne beskrivelse skal der også redegøres for, hvilke erfaringer Tilbudsgiver har med afrapporteringer i drift- og vedligeholdelsessystemer som f.eks. Dalux Det vil vægte positivt: Såfremt Tilbudsgiver har en plan for, hvorledes Tilbudsgivers medarbejdere instrueres i opgaven, således at de både kender opgaven og bliver bekendt med de særlige forhold på ejendommene hurtigst muligt efter kontraktens underskrift. Såfremt Tilbudsgiver har en plan for, hvordan nye medarbejdere løbende bedst muligt sættes ind i opgaven hos Ordregiver. 20

21 Såfremt Tilbudsgiver kan beskrive erfaringer med at indrapporterer i D&V systemer og anvende data i det fremtidige driftsarbejde. Kvalitetselement 4 Der ønskes en redegørelse for Tilbudsgivers interne administrative procedurer fra bestilt arbejde, til udført arbejde og frem til fremsendelse af faktura til SLKS. Herunder bedes det særskilt beskrevet, hvorledes tilbudsprocessen foregår hos Tilbudsgiver fra bestilling på afhjælpende vedligehold er modtaget til fremsendelse af tilbud til SLKS. Såfremt Tilbudsgiver har et kvalitetssikringssystem bedes dette inkluderet i beskrivelsen. Det vil vægte positivt: Såfremt Tilbudsgiver har indarbejdet standardiserede procedurer for sin opgavehåndtering, og at disse fremstår grundige og effektive i forhold til at kunne sikre egenkontrol og korrekt information fra de udførende medarbejdere som grundlag for korrekt fakturering. Såfremt Tilbudsgiver arbejder systematisk med dokumentation og kvalitetssikring. Såfremt Tilbudsgiver har faste procedurer for udarbejdelse og kvalitetssikring af tilbud. Kvalitetselement 5 Det ønskes, at Tilbudsgiver redegør for, hvad Tilbudsgiver lægger vægt på i samarbejdet med Ordregiver, og hvordan Tilbudsgiver kan bidrage til løbende udvikling og forbedring i opgaveløsningen. Det vægtes positivt: Såfremt Tilbudsgiver kan give konkrete eksempler på opgaver, hvor Tilbudsgiver har været proaktiv i sin tilgang til opgaveløsning, og dermed har medvirket til forbedringer og besparelser hos kunden. 5.1 Tildeling af delaftaler Den enkelte delaftale tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbudsgiverne vil samtidigt blive underrettet om tildelingsbeslutningen, samt hvornår standstill perioden udløber. 21

22 6 Grundlag for udelukkelse af Tilbudsgiver Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller mindstekrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. En flerhed af forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer kan efter omstændighederne samlet set udgøre et forbehold overfor et grundlæggende element. Øvrige forbehold i Tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af Ordregiver på tidspunktet for tilbudsevalueringen. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af Tilbudsgivers skriftlige begrundelser. 7 Øvrige vilkår 7.1 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 7.2 Aflysning Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle Tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen. 7.3 Ændringer i udbudsmaterialet Ordregiver forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i udbudsmaterialet ved udsendelse eller offentliggørelse af et tillæg/rettelsesblad til udbudsmaterialet inden tilbudsfristens udløb. Ordregiver kan forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. 7.4 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for Tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en Tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Ordregiver uvedkommende. 7.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet og fortrolighed Ordregiver har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives af Ordregiver i forbindelse med udbudsforretningen. 22

23 Når Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør Tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, der skal behandles fortroligt. 23