Generelle udbudsbetingelser. i forbindelse med offentligt udbud af Scanning og efterfølgende drift af Byggesagsarkiv for Guldborgsund Kommune

Transkript

1 Generelle udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt udbud af Scanning og efterfølgende drift af Byggesagsarkiv for Guldborgsund Kommune 1

2 Indledning Guldborgsund Kommune (herefter benævnt kommunen) har besluttet at få kommunens byggesager og byggesagsarkiv gjort tilgængelige i digital form, idet kommunen ønsker at blive en digital kommune til gavn for borgerne. Scanningen af det fysiske arkiv vil tillige være en styrkelse af byggesagsbehandlingen i kommunen og vil kunne styrke indsatsen med den digitale kommuneplan samt kommunens GIS-system. Indledningsvist bemærkes, at de definitioner, der er indeholdt i kontrakten, tilsvarende er anvendt i nærværende generelle udbudsbetingelser. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at gøre sig bekendt med de i kontrakten indeholdte definitioner. 1. Udbudsform og retsgrundlag Udbuddet gennemføres som offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv (Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31 marts om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontakter) samt bekendtgørelse nr. 712/2011 om fremgangs-måderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på etablering af det digitale arkiv (systemet) i overensstemmelse med tidsplanen i bilag Ordregiver og kontaktoplysninger Ordregiver er: Guldborgsund Kommune Center for Miljø og Plan Ansvarlig person: Ole Dittmer Andersen Projektleder: Charlotte Hare Jensen Adresse: Parkvej 37 Postnr By: 4800 Nykøbing F. CVR nr Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse den 16. december 2013 Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: o Bilag A Skema til leverandøroplysninger o Bilag B Skabelon, tro og love erklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld o Bilag C Skabelon, "Artikel 45- erklæring" o Bilag D Nøgletalsformular o Bilag E Referenceskema 2

3 Kontrakt med bilagene 1-10 Kravspecifikation ligger som bilag 1 4. Tidsplan for udbuddets gennemførelse Udbuddet forventes at blive gennemført efter nedenstående tidsplan: Aktivitet: Hvornår: Offentliggørelse Mandag d. 16. december 2013 Besigtigelse og opmåling af arkiv Uge ( januar) Spørgefrist 5. februar 2014 Frist for offentliggørelse af besvarelser 13. februar 2014 Tilbudsfrist 19. februar 2014 kl Tilbudsevaluering Uge ( februar) Offentliggørelse af Tildelingsbeslutning 3. marts 2014 Stand-still periode 4. marts marts 2014 Kontraktunderskrift Uge ( marts) Kontrakt- og implementeringsstart 24. marts 2014 Kommunen forbeholder sig dog ret til at ændre ovenstående tidsplan. Ved ståelses frist for tilbuddet. Tilbuddet skal være gældende et halvt år fra den 19. februar Besigtigelse Der er besigtigelse af det fysiske arkiv i uge på kommunens adresse. Tilmelding hertil skal ske Charlotte Hare Jensen chj@guldborgsund.dk Der vil ikke blive besvaret spørgsmål i forbindelse med besigtigelsen, jf. nedenfor. 6. Spørgsmål og frist for fremsættelse Al kommunikation med kommunen under udbudsprocessen skal foregå skriftligt enten via mail til projektleder Charlotte Hare Jensen, chj@guldborgsund.dk eller til kommunens adresse Guldborgsund kommune, Parkvej 37, 4800 Nykøbing F. att. Charlotte Hare Jensen. 3

4 Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser til kommunen. Tilbudsgiver opfordres til at få afklaret eventuelle uklarheder i tilbudsprocessen. Spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt for kommunen at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret, så hurtigt det er muligt. Spørgsmål og svar vil blive fremsendt til samtlige kendte, potentielle tilbudsgivere i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil tillige blive offentliggjort i anonymiseret form på kommunens hjemmeside. 7. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være skriftligt og skal være kommunen i hænde senest den 19. februar 2014 kl på kommunens adresse, att. Charlotte Hare Jensen. Tilbuddets emballering skal tydeligt være mærket med Udbud af scanning og efterfølgende drift af byggesagsarkiv for Guldborgsund Kommune. Samt påskriften Må ikke åbnes til scanning. Tilbuddet skal fremsendes/afleveres skriftligt i 3 eksemplarer samt i 1 eksemplar i elektronisk form på USB-stik. Den elektroniske udgave skal kunne læses i Microsoft Office 2007/Acrobat Reader 9.0, der kører på styresystemerne Windows XP og Windows 7. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud (papirudgaven). Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene. 8. Vurdering af de indkomne tilbud og underretning om tildelingsbeslutning Efter modtagelsen af tilbuddene vil kommunen følge nedenstående procedure: Indledningsvist foretager kommunen en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige, eksempelvis modtaget rettidigt i krævet form og antal. Dernæst foretager kommunen en vurdering af tilbudsgivers egnethed til at udføre den udbudte kontrakt. Denne vurdering vil blive foretaget på baggrund af de oplysninger/den dokumentation, som tilbudsgiver skal fremsende, jf. nedenfor. Endelig vil kommunen foretage en evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet "laveste pris". 4

5 På baggrund af denne samlede evaluering vil kommunen elektronisk underrette tilbudsgiverne om kommunens tildelingsbeslutning. 9. Kontraktindgåelse Kontrakten indgås mellem kommunen og den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstillperioden. Standstill-perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen elektronisk har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen. Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det kontraktudkast, som udgør en del af det samlede udbudsmateriale. Tilbuddet indgår som en integreret del af kontraktgrundlaget. 10. Egnethedsvurdering Med henblik på kommunens vurdering af tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave, skal tilbuddet indeholde de nedenfor anførte dokumenter og erklæringer. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium (sammenslutning af virksomheder) skal dokumenter og erklæringer afgives for hver deltager i konsortiet. Mindstekrav til indhold af tilbuddet: Leverandøroplysninger, bilag A. Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Tilbudsgiverne opfordres til at anvende den skabelon, der indgår i udbudsbetingelserne som bilag B. Erklæring om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45. Tilbudsgiver opfordres til at anvende skabelon for en "artikel 45- erklæring", som indgår i udbudsbetingelserne som bilag C. Tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet Mindstekrav til indhold af tilbuddet: Udfyldt nøgletalsformular, bilag D. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge ovennævnte oplysninger vedrørende sin finansielle og økonomiske kapacitet (f.eks. fordi tilbudsgiver er etableret inden for de seneste tre år), skal tilbudsgiver vedlægge revisorerklæring, der redegør for tilbudsgivers finansielle og økonomiske 5

6 kapacitet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, eksempelvis ved en skriftlig erklæring fra pågældende enhed med enhedens tilsagn om, at der stilles de nødvendige ressourcer til rådighed. Tilbudsgivers tekniske kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende: Liste over de betydeligste tilsvarende eller lignende tjenesteydelser, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af omtrentligt kontraktbeløb, tidspunkt for levering, navn på den offentlige eller private modtager samt eventuel kontaktperson, som kommunen har mulighed for at kontakte, bilag E. Mindstekrav til tilbudsgivers tekniske kapacitet: Tilbudsgiver skal have udført mindst tre tilsvarende eller lignende tjenesteydelser som Guldborgsund kommunes opmålte arkiv inden for de sidste tre år. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, eksempelvis ved en skriftlig erklæring fra pågældende enhed med enhedens tilsagn om, at der stilles de nødvendige ressourcer til rådighed. 11. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris, jf. tilbudsskemaet. Laveste pris er i nærværende udbud beregnet på baggrund af de i udbudsmaterialet efterspurgte priser. Reference Beskrivelse Faktor á kr. Kr. Bilag 2 afsnit Summen af leverancevederlag jf. Bilag 2 afsnit 2.2 Bilag 2 afsnit 2.3 Bilag 2 afsnit 2.3 Bilag 2 afsnit 2.4 Skema Vedligeholdelsesvederlag 60 Driftsvederlag 50 % scannet Driftsvederlag 100 % scannet 9 51 Konsulenttimepris 100 6

7 Bilag 2 afsnit 2.5 Option 1a Ophørsydelse timetal * konsulenttimepris Systemuafhængig Arkiveringsversion dannet ud fra efterfølgende konvertering fra de komprimerede PDF-filer til arkivformat (TIFF) 1 0 Option 1b Systemuafhængig Arkiveringsversion - direkte fra filer indscannet i tabsfrit arkiveringsformat (TIFF). 0 Option 2 Option 3 Returnering af udvalgte papirsager ( stk) Pakning og returnering af det samlede arkiv i arkivæsker model Rigsarkivet 1 Leverandør 0 Leverandør Sum Feltet Faktor angiver den vægt de forskellige beløb skønnes at have i den samlede kontraktperiode. 12. Krav til tilbuddets indhold Tilbuddet skal affattes på dansk. Dokumenter af teknisk, beskrivende karakter vil blive accepteret på engelsk, svensk eller norsk. Såfremt flere tildeles kontrakten i forening, hæfter disse solidarisk over for kommunen. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium (sammenslutning af virksomheder) skal der i tilbuddet anføres en fælles befuldmægtiget, som med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med kommunen. Tilbuddet skal således indeholde følgende: 1) Egnethedsoplysninger Tilbuddet skal indeholde de oplysninger, som kommunen har krævet, jf. ovenfor. Bemærk, at alle erklæringer (herunder de skabeloner, som indgår i udbudsbetingelserne, såfremt tilbudsgiver vælger at benytte disse) skal være underskrevet (digital signatur er ikke tilstrækkeligt). 2) Udfyldt tilbudsskema 7

8 Tilbudsgiver skal udfylde tilbudsskemaet i overensstemmelse med den vejledning i kursiv, der fremgår af dette bilag. Tilbudsgivers oplysninger i dette bilag vil danne grundlag for kommunens evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet laveste pris. 13. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 14. Forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 15. Vederlag Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. 16. Modtagne tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret, og vil efter udbudsforretningens afslutning blive arkiveret i overensstemmelse med reglerne herom. 17. Aktindsigt Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne - imødekommes. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den tilbudsgiver, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortrolig, og konkret har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer til tilbudsgivers tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette konkret samt beskrivende angive hvorfor i sit tilbud. Kommunen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen, hvorfor kommunen i sidste ende vil skulle vurdere, om de oplysninger/elementer i et tilbud, som en tilbudsgiver angiver som værende fortrolige, også er det i henhold til gældende lovgivning. 8

9 Der er således ingen garanti for, at pågældendes tilbud ikke vil være omfattet af aktindsigt alene fordi, at tilbudsgiver har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, der af tilbudsgiver opfattes som værende fortrolige. 9