Den selvejende institution Nordisk Teaterlaboratorium Revisionsprotokollat til årsregnskabet

Transkript

1 Den selvejende institution Nordisk Teaterlaboratorium Revisionsprotokollat til årsregnskabet for 2017 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr Hjaltesvej 16, Postboks 1443, 7500 Holstebro T: , F: , pwc.dk

2 Den selvejende institution Nordisk Teaterlaboratorium Revisionsprotokollat til årsregnskabet for 2017 Indhold Indledning 1-2 Resultat af den udførte revision 3-5 Rapportering om andre betydelige forhold 9-15 Andre forhold Juridisk-kritisk revision Forvaltningsrevision Afslutning Indledning 1 Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet ( regnskabet ) for regnskabsåret Regnskabet udviser et resultat af institutionens aktiviteter på DKK og en egenkapital på DKK Vi henviser til vores redegørelse om ansvar for regnskabsaflæggelsen m.v. samt revisionens udførelse og omfang i vores protokollat af 21. april 2017, siderne Revisionen er udført i overensstemmelse med de der beskrevne principper. Resultat af den udførte revision 3 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vores revisionspåtegning på regnskabet. 4 Såfremt årsrapporten vedtages i den foreliggende form, og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsrapporten fremkommer yderligere, væsentlige oplysninger, vil vi forsyne årsregnskabet for 2017 med en påtegning uden forbehold, men med fremhævelse af forhold vedrørende revisionen. I tilknytning til vores revisionspåtegning på årsregnskabet vil vi afgive en blank udtalelse om den udførte juridisk-kritiske revision og forvaltningsrevision. Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henlede opmærksomheden på, at institutionen som sammenligningstal i resultatopgørelsen for regnskabsåret 2017 har medtaget det af bestyrelsen godkendte resultatbudget for Disse sammenligningstal har, som det også fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. 239

3 5 Foreningen har medtaget budgettal i resultatopgørelsen. Eftersom budgettallene i regnskabet ikke er revideret, fremhæver vi dette i vores revisionspåtegning. Rapportering om andre betydelige forhold Manglende funktionsadskillelse 6 Teaterledelsen har oplyst, at det som følge af organisationens begrænsede størrelse ikke er praktisk muligt fuldt ud at implementere funktionsadskillelse i institutionens regnskabsfunktion. Den manglende funktionsadskillelse forøger risikoen for tilstedeværelse af fejl, herunder fejl som følge af besvigelser, samt at sådanne eventuelle fejl forbliver uopdagede. 7 Ledelsen skal være særlig opmærksom på denne risiko, der især har betydning inden for håndteringen af likvide midler, herunder elektroniske bankoverførsler og poståbning, fuldstændigheden i registreringen af indbetalinger samt gyldigheden af udbetalinger, herunder gager og lønninger. Det er ledelsens opfattelse, at der trods de begrænsede kontrolmuligheder er etableret en forsvarlig organisation. 8 Vi har henholdt os til bestyrelsesformandens og administrators vurdering, og vi har ikke i forbindelse med udførelsen af vores revision konstateret forhold, som indikerer tilstedeværelsen af hverken utilsigtede fejl eller besvigelser. Risiko for væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser 9 Revisor skal i henhold til revisionsstandarderne forespørge institutionens bestyrelse om, hvordan den øver tilsyn med de aktiviteter og procedurer, teaterledelsen har iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for væsentlige besvigelser i institutionen, samt hvilke interne kontroller teaterledelsen har implementeret for at forebygge sådanne risici. 10 Vi skal desuden forespørge bestyrelsen om, hvorvidt de har kendskab til faktiske besvigelser, der påvirker institutionen, eller om mistanker og beskyldninger herom. 11 Vi har som led heri med teaterledelsen og formanden for bestyrelsen drøftet de ledelses- og styringsprocesser, som institutionen har etableret med henblik på at opdage og forebygge besvigelser og fejl. Teaterledelsen og formanden for bestyrelsen har i denne forbindelse oplyst, at de ikke er bekendt med besvigelser eller mistanker og beskyldninger om besvigelser, som kunne have en væsentlig indflydelse på institutionen. EU-projekt, lead partner 12 Institutionen er lead partner på et større EU-projekt, Caravan Next. Ifølge det oplyste forløber projektet i det væsentligste planmæssigt. 13 Vi gør opmærksom på, at institutionen som lead partner har det fulde ansvar over for EU, herunder at projektet lever op til gældende regler m.v. 240

4 14 Vi henstiller, at der hurtigst muligt foretages udbud af revisionsopgaven for projektet med henblik på en revision i løbet af projektperioden, herunder til sikring af overholdelse af procedurer m.v. 15 Desuden anbefaler vi, at eventuelle forskud fra EU ikke videreudbetales til partnerne med mindre der foreligger godkendte projektafrapporteringerne fra partnerne, ligesom vi anbefaler, at der tilbageholdes en del af tilskudsbeløbet, indtil der foreligger en endelig projektgodkendelse fra EU. Andre forhold Ledelsesberetningen 16 Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har i henhold til god skik gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af regnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med regnskabet. Resultatopgørelsen 17 Resultatopgørelsen er gennemgået og analyseret på grundlag af specifikationer, bilag og andet afstemningsmateriale. Der er desuden foretaget en række stikprøver, analyser og afstemninger til bogholderiet og bilagsmaterialet. Indtægter 18 Vi har kontrolleret, at modtagne tilskud er i overensstemmelse med foreliggende tilsagnsskrivelser eller lignende, ligesom vi har gennemgået institutionens periodisering af igangværende projekter og forudmodtagne tilskud. Dette har ikke givet anledning til bemærkninger. 19 Enkelte af de indregnede tilskud er endnu ikke modtaget fra tilskudsyder, hvorfor der kan opstå forskel mellem de indregnede tilskudsbeløb og de endelige udbetalte/godkendte tilskudsbeløb. Ledelsen vurderer dog, at de indregnede tilskud opnås. Vi anbefaler, at projektregnskaber løbende afrapporteres til tilskudsyder i henhold til gældende regelsæt fra tilskudsyder. 20 Honorar for opførelse og salg af forestillinger og honorarer for pædagogisk virksomhed er sammenholdt med foreliggende kontrakter i det omfang, det har været muligt. Herudover er der foretaget en analyse af udviklingen. 21 Der er en særlig aktivitetsform gældende for udenlandske turnéer og projekter. En rimelig korrekt opgørelse af disse aktiviteters indtægter og omkostninger beror derfor i væsentlig grad på det løbende tilsyn fra institutionens administration og bestyrelse. Vi har vedrørende disse aktiviteter foretaget en stikprøvevis gennemgang af foreliggende bilagsmateriale, hvoraf nogle er internt udarbejdede bilag, og har ikke i forbindelse hermed konstateret forhold, som afsvækker vores opfattelse af, at de foretagne registreringer i al væsentlighed er korrekte. Herudover er der etableret 241

5 en forretningsgang vedrørende turnéregnskaber, således at den ansvarlige leder for turnéen attesterer turnéregnskabet. 22 Indtægter ved forlags- og filmvirksomhed er stikprøvevis kontrolleret med udskrevne fakturaer. Husleje 23 Institutionens udgifter til husleje overstiger 15 % af de samlede offentlige driftstilskud, hvilket som udgangspunkt er imod reglerne i egnsteateraftalen. Grundet overgangsregler på området og en flerårig huslejeaftale skal institutionens huslejeniveau dog først være nedbragt til 15 % af de samlede offentlige driftstilskud pr. 1. januar Reglerne på området er derfor overholdt for Personaleomkostninger 24 Vi har som et led i revisionen undersøgt, om det udbetalte vederlag og pensionsindbetalinger til teaterledelsen er i overensstemmelse med indgået ansættelseskontrakt. Vi har bemærket, at teaterlederen har fået udbetalt mindre end det i kontrakten aftalte. Vi har af styrelsens formand fået bekræftet, at teaterlederen har givet afkald på forskellen mellem udbetalt løn og løn ifølge kontrakt. Balancen 25 Ved revisionen af institutionens balance er det stikprøvevist påset, at aktiverne ejes af institutionen, at de er til stede, og at de er værdiansat forsvarligt. Vi har påset, at de forpligtelser, der os bekendt påhviler institutionen, er rigtigt udtrykt i regnskabet. Immaterielle anlægsaktiver 26 Institutionen har udviklet en ny forestilling Træet, som havde premiere i efteråret Udviklingen af forestillingen blev påbegyndt i 2014 og er færdiggjort i Institutionen har samlet aktiveret udviklingsomkostninger til opsætningen af forestillingen, herunder lønomkostninger på i alt TDKK Udviklingsomkostningerne afskrives over 4 år. Institutionens ledelse forventer et større træk på aktivet i starten af forestillingens levetid. I år 1 afskrives aktivet derfor med 13 % for 4 måneder, år 2-4 med 25 % samt år 5 med 12 % for 8 måneder. Afskrivningen påbegyndes på ibrugtagningstidspunktet. Materielle anlægsaktiver 29 Odin Teatret modtog i 2006 et lån fra Ringkjøbing Amt (nu Kulturministeriet) på TDKK 400 til byggeriet ( CTLS ). Gældsbrevet er medtaget under egenkapitalen som følge af gældsbrevets vilkår. 242

6 30 Der har i regnskabsåret ikke været tilgang eller afgang på materielle anlægsaktiver. Medarbejderudlæg/gæld til medarbejdere 31 Under andre tilgodehavender er opført udbetalt forskud til personaleudlæg med DKK Under gæld er opført gæld til personale med DKK Nettobeløbet udgør DKK (gæld). Kasse- og beholdningseftersyn 32 Vi har den 20. november 2017 foretaget et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn på institutionens kontor. Eftersynet omfattede en kontrol af tilstedeværelsen af likvide beholdninger og gav ikke anledning til bemærkninger. Juridisk-kritisk revision Juridisk-kritisk revision, generelt 33 Vi har i forbindelse med den finansielle revision ikke konstateret indikationer på væsentlige regelbrud. 34 Gennemførelsen af juridisk-kritiske revision efter Standard for Offentlig Revision (SOR) 6 sker som et led i den samlede revision af årsregnskabet for institutionen. I henhold til SOR 6 skal vi som revisor gennemføre en række særlige handlinger, vurderinger og konklusioner i forbindelse med juridisk-kritiske revisioner, men som kan planlægges, dokumenteres og rapporteres som en integreret del af den samlede overordnede revisionsproces, med hensyn til den finansielle revision af årsregnskabet. 35 I overensstemmelse med SOR 6 skal vi som revisor - over en 5-års periode - gennemgå: Gennemførsel af indkøb og indgåelse af kontrakter Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner Gennemførelse af salg Myndigheders gebyropkrævning (ikke relevant for institutionen) Afgørelser om tildeling af tilskud m.v. (ikke relevant for institutionen) Rettighedsbestemte overførsler (ikke relevant for institutionen) Planlægning af juridisk-kritisk revision 36 Ved planlægningen af revisionen er der forholdt sig til juridisk-kritisk revision i sammenhæng med den finansielle revision, og således også enten gennemført som en del af eller led i den finansielle revision. 37 Det er ikke et krav, at der planlægges juridisk-kritisk for alle 5 år på én gang, men vi sikrer i vores planlægning, at alle relevante emner minimum afdækkes i en turnus inden for 5 år. 243

7 38 For 2017 har vi kontrolleret løn- og ansættelsesmæssige dispositioner samt gennemførsel af indkøb og indgåelse af kontrakter, men har valgt at udskyde vores kontrol af gennemførelse af salg. Herudover har vi valgt at kontrollere enkelte andre områder. Gennemførsel af indkøb og indgåelse af kontrakter 39 Vi har forespurgt om institutionens indkøbspolitikker. Ved vores revision af institutionen er det vores opfattelse, at institutionen generelt søger at disponere økonomisk hensigtsmæssigt under hensyntagen til pris, kvalitet, kvantitet osv. 40 Vi anbefaler, at institutionen udarbejder skriftlige indkøbspolitikker, som fastsætter de mål og retningslinjer, som institutionen allerede udøver i dag. En skriftlig indkøbspolitik skal blandt andet bidrage til klarhed om organisatorisk ansvarsfordeling, effektive indkøbsprocesser, sikring af fordelagtige priser samt overholdelse af gældende lovgivning og udbudsprocesser. 41 Desuden anbefaler vi, at institutionen sikrer, at der altid foreligger dokumentation for indhentede tilbud, beslutninger forud for købet, beslutninger om valg af leverandør etc. i forbindelse med større investeringer. 42 Vi har foretaget en vurdering af, om punkterne i Egnsteateraftalen med Holstebro Kommune er overholdt, herunder fx kravene til huslejens størrelse, jf. afsnit Desuden har vi foretaget stikprøvevis gennemgang af øvrige omkostningsbilag til sikring af, at disse er afholdt inden for institutionens formål. Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner 44 Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af lønområdet for kontrol af korrekt udbetaling af løn til institutionens medarbejdere i henhold til indgåede ansættelseskontrakter. 45 Institutionen udbetaler løn med udgangspunkt i KL s overenskomster, og det er på den baggrund vores opfattelse, at institutionen holder sig inden for rammerne af, hvad der kan forventes af institutionen. 46 Vi har i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer revideret fleksjobordningerne på institutionen. Revisionen heraf har ikke givet anledning til bemærkninger. 47 Vi henviser til afsnit 6-8 om manglende funktionsadskillelse ved lønudbetalinger. Vi anbefaler, at der indføres kompenserende kontroller til sikring af korrekte lønudbetalinger. Vi har under vores revision dog ikke konstateret uregelmæssigheder. Øvrige områder 48 Vi har påset, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Vi har ligeledes påset, at revisionsprotokollen er underskrevet af bestyrelsen. 244

8 49 Desuden har vi stikprøvevis påset, at institutionens dispositioner er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, samt med de indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 50 Vi har ved vores revision således ikke konstateret forhold, der giver os anledning til at formode, at institutionens midler ikke anvendes i overensstemmelse med de givne vilkår og institutionens formål. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision, generelt 51 Vi har i forbindelse med den finansielle revision ikke konstateret indikationer på væsentlige forvaltningsmangler. 52 Gennemførelse af forvaltningsrevisioner efter SOR 7 sker som et led i den samlede opgave med revision af årsregnskabet. SOR 7 angiver en række særlige handlinger, vurderinger og konklusioner i forbindelse med forvaltningsrevisionen, men som kan planlægges, dokumenteres og rapporteres som en integreret del af den samlede overordnede revisionsproces, med hensyn til den finansielle revision af årsregnskabet. 53 I overensstemmelse med SOR 7 skal vi som revisor over en 5-års periode gennemgå: Aktivitets- og ressourcestyring Mål- og resultatstyring Styring af offentlige indkøb Budgetstyring af flerårige investeringsprojekter (ikke relevant for institutionen) Styring af offentlige tilskudsordninger (ikke relevant for institutionen) Planlægning af forvaltningsrevision 54 Ved planlægningen af revisionen er der forholdt sig til forvaltningsrevisionen i sammenhæng med den finansielle revision og således også enten gennemført som en del af eller led i den finansielle revision. 55 Det er ikke et krav, at der planlægges forvaltningsrevision for alle 5 år på én gang, men vi sikrer i vores planlægning, at alle relevante emner minimum afdækkes i en turnus inden for 5 år. Forvaltningsrevision udføres således på afgrænsede områder ud fra væsentlighed og risiko og ved forvaltningsrevisionen vurderes, om der ved forvaltningen af disse områder er taget skyldige økonomiske hensyn. 56 Vi har gennemgået institutionens regnskab og har vurderet, at institutionens dispositioner ligger inden for institutionens formål. 245

9 57 Under hensyntagen til institutionens aktivitets- og ressourcestyring samt styring af offentlige indkøb har vi gennemgået områderne nedenfor. Vi har valgt at udskyde mål- og resultatstyring. Aktivitets- og ressourcestyring Budgetudarbejdelse og budgetopfølgning 58 Vi har påset, at institutionen udarbejder et årligt budget, ligesom der foretages halvårlig budgetopfølgning, som gennemgås på et bestyrelsesmøde. 59 Vi anser det for positivt, at institutionen arbejder aktivt med budgetudarbejdelse og budgetopfølgning, så institutionen har et løbende overblik over institutionens økonomi. 60 Institutionen har udarbejdet et budget for 2018, som i det væsentligste viser et nulresultat. Sammenligning med budget 61 Vi har foretaget en sammenligning med det af bestyrelsen godkendte budget for 2017, som også fremgår af årsregnskabet (DKK): 2017 Budget 2017 (ej revideret) Ændring Nettoomsætning Forestillingsomkostninger Andre eksterne omkostninger Personaleomkostninger Af- og nedskrivninger af materielle og immaterielle anlægsaktiver Resultat før finansielle poster Finansielle indtægter Finansielle omkostninger Årets resultat Som det fremgår ovenfor, har institutionen realiseret TDKK mere i indtægter end budgetteret, hvilket kan henføres til opnåelse af flere projektmidler og salg af forestillinger. Merindtægterne har dog også medført flere forestillings- og turneomkostninger. 63 Opnåelsen af årets resultat skyldes derfor lidt færre personaleomkostninger end forventet samt færre afskrivninger, som delvist kan henføres til ændret skøn over levetiden på Træet. 246

10 64 Med baggrund i det opnåede resultat for 2017, som er bedre end forventet og på niveau med halvsårsopfølgningen for 2017, er det vores vurdering, at institutionen har opnået en tilfredsstillende produktivitet. Styring af offentlige indkøb 65 Ved større indkøb har institutionen oplyst, at prisniveauet hos flere leverandører undersøges. Institutionen køber ikke altid ydelsen ved den billigste leverandør, da institutionen kræver god kvalitet for de leverede ydelser. 66 Institutionen oplyser, at den løbende forsøger at begrænse transportomkostninger ved bl.a. at rejse på økonomiklasse ved flyrejser, ligesom institutionens medarbejdere i størst muligt omfang anvender offentlige transportmidler. 67 Endvidere har institutionen oplyst, at de altid anvender skuespillere m.v. med de rette kompetencer og viden til de enkelte aktiviteter, hvorved der opnås et effektivt aktivitetsforløb uden at dette går ud over kreativiteten i institutionens arbejder. 68 Det er vores opfattelse og vurdering, at institutionen generelt har fokus på udvisning af sparsommelighed. Samlet konklusion på forvaltningsrevision 69 Vi har ved vores revision af institutionen ikke konstateret nogen forvaltningsmæssige uregelmæssigheder. 70 Vi anbefaler dog, at institutionen udbygger sine processer omkring den offentlige forvaltning, herunder dokumenterer de foretagne dispositioner, som begrunder den gode offentlige forvaltning, herunder også produktiviteten og effektiviteten. Afslutning 71 I forbindelse med revisionens afslutning indhenter vi den daglige ledelses underskrift på en regnskabserklæring omhandlende regnskabsaflæggelsen og fuldstændigheden af såvel regnskabsmaterialet som øvrige informationer, der kan have indvirkning på regnskabet. 72 Bestyrelsens forhandlingsprotokol til og med referat af mødet den 14. september 2017 er gennemlæst med det formål at sikre, dels at de dispositioner, som er af usædvanlig art eller størrelse, er vedtaget af bestyrelsen, dels at beslutningerne har fundet rigtigt udtryk i regnskabet. 247

11 73 Det modtagne materiale har ikke afdækket forhold, som ikke er behørigt medtaget i regnskabet. Holstebro, den 5. april 2018 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret revisionspartnerselskab Kim Vorret statsautoriseret revisor Siderne er behandlet på bestyrelsesmødet den 5. april I bestyrelsen: Søren Kjems Ursula Andkjær Olsen Peter C. Teilmann Louise Ejgod Hansen Karoline H. Larsen Lene Dybdal PwC-Arkiv internal ID: v. 4 PP/pkp 248