RANDERS KOMMUNE. Beretning nr. 9. (side ) Løbende revision udført indtil december Delberetning for regnskabsåret 2009

Transkript

1 Provstegade 10, Randers C Tlf.: , Fax: RANDERS KOMMUNE Beretning nr. 9 (side ) BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60 % af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet KMD Opus Økonomi og interne kontroller Bilagsbehandling Kassevirksomhed Tilsyn med decentral administration Formål og omfang Udførelse GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Åbningsbalance i KMD Opus Økonomi Likvide beholdninger Øvrige balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag til politikere INDTÆGTER Forretningsgangsbeskrivelser Service- og huslejebetalinger Formål og omfang Udførelse IT-SIKKERHEDSREVISION FORVALTNINGSREVISION OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER Revisionsberetning nr. 7 (side 140), Afstemning af takstindtægter REVISIONENS BEMÆRKNINGER Regnskabsføring og interne kontroller

3 Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende udført indtil december. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 204

4 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, hvordan regulativet er implementeret i organisationen. Randers Byråd har på sit møde den 8. december 2008 godkendt et nyt kasse- og regnskabsregulativ (principper for økonomistyring) med en række tilhørende bilag. I revisionsberetning nr. 6 om den løbende revision i 2008 anførte vi, at vi ville foretage opfølgning på regulativets implementering og anvendelse i. Vi har konstateret, at der på følgende områder ikke er udarbejdet/implementeret de i regulativet forudsatte instrukser: Kontrolmiljø og arbejdsgange med henblik på at undgå fejl Vejledning vedrørende økonomisk ledelsestilsyn Forretningsgang for genudbetaling af afviste betalinger Forretningsgang for indbetaling til automater Interne kontroller ved anvendelse af it-systemer. Vi har haft en dialog med Økonomi om plan for færdiggørelse og implementering af de nævnte instrukser. Vi har fået oplyst, at Økonomi som følge af implementering af nyt økonomisystem fra og med regnskabsåret af ressourcemæssige årsager har valgt at nedprioritere arbejdet med ovennævnte instrukser. Det er imidlertid vores vurdering, at flere af de ovenfor omtalte instrukser må anses for at være centrale i tilrettelæggelsen af kommunens forretningsgange og interne kontroller og vi skal anbefale, at arbejdet hermed afsluttes snarest muligt. Økonomi har oplyst, at der vil blive taget yderligere initiativer til implementering af kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser overfor brugerne. Der henvises i øvrigt til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. Det er herudover fortsat vores opfattelse, at kommunens kasse- og regnskabsregulativ i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for interne kontroller og ledelsestilsyn. I de følgende afsnit har vi efterprøvet om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 205

5 2.2 KMD Opus Økonomi og interne kontroller Da fra og med regnskabsåret anvender nyt økonomisystem i form af KMD Opus Økonomi har vi haft særligt fokus på implementering og anvendelse heraf. Vi har således gennemgået en række områder med det formål at undersøge hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt regulativets bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har konstateret, at der udarbejdes en del manuelle bilag, som ikke sendes i Workflow. Dette medfører, at den person som udarbejder bilaget også kan foretage udbetaling til sig selv. Vi har haft en dialog med Økonomi om behovet for anvendelse af manuelle bilag samt særlig intern kontrol som følge af mulighederne for misbrug. Økonomi har oplyst, at der er iværksat et arbejde med vurdering af behovet for anvendelse af manuelle bilag, som ikke sendes i Workflow at det er besluttet at gennemføre en intern kontrol med tilbagevirkende kraft, men der har endnu ikke været ressourcer til denne opgave (dog er der i foretaget stikprøvevis gennemgang af manuelle bilag over kr. og denne gennemgang har ikke afdækket misbrug). Herudover har vi konstateret, at personer med bogføringsadgang har mulighed for at ændre betalingsstrømmen, således at betaling af f.eks. elektronisk modtagne fakturaer ikke sker til leverandøren. Dette giver mulighed for misbrug og vi har haft en dialog med Økonomi om behovet og mulighederne for indførelse af intern kontrol med ændringer i betalingsstrømmen. Økonomi har oplyst, at de er enige i behovet for intern kontrol med ændringer i betalingsstrømmen at der arbejdes på at etablere hensigtsmæssige dataudtræk til brug for kontrollen. Endelig fremgår det af bilag 5 til kasse- og regnskabsregulativet, at Økonomi skal foretage løbende stikprøvekontrol af alle bogførte bilag i KMD Opus Økonomi, der medfører udbetaling. Vi har konstateret, at denne kontrol ikke er iværksat. Økonomi har oplyst, at kontrollen iværksættes hurtigst muligt. Sammenfattende er det vores vurdering, at Økonomi har identificeret behovet for interne kontroller mod misbrug ved anvendelse af KMD Opus Økonomi. 206

6 Vi skal imidlertid anbefale, at de ovenfor omtalte kontrolforanstaltninger etableres snarest muligt og i fornødent omfang med tilbagevirkende kraft til tidspunktet for ibrugtagning af KMD Opus Økonomi. Der henvises i øvrigt til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 2.3 Bilagsbehandling Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativet. Vores gennemgang har omfattet stikprøvevis bilagsrevision samt rettidig behandling af bilag herunder specielt elektronisk modtagne fakturaer. Vi har haft en særlig dialog med Økonomi om styring og opfølgning af forfaldne fakturaer. Vi har i den forbindelse erfaret, at Økonomi fører statistikker, hvor udviklingen følges og eventuelle store udsving observeres og behandles. Det er således vores vurdering, at Økonomi har etableret en god intern kontrol, der medvirker til at leverandører modtager rettidig betaling og løbende bogføring sker af hensyn til økonomistyringen. Det er sammenfattende vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. 2.4 Kassevirksomhed Efter indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af NemKonto er aktiviteterne ved kassefunktionen efterhånden ret begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til følgende: Decentrale forskudskasser Midlertidige forskud Personlige forskud Kasser der kan modtage indbetalinger fra borgere (automater m.v.) Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af likvide beholdninger i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 22. oktober. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 207

7 2.5 Tilsyn med decentral administration Formål og omfang Efter aftale med har vi foretaget en række besøg på steder med decentral administration. Formålet med besøgene var at vurdere en række administrative forretningsgange. I det omfang det var aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Statusafstemninger Decentral indtægtsadministration Moms- og afgiftsmæssige forhold Administration af beboermidler Decentral lønadministration Udførelse Vi har i november og december foretaget besøg på følgende institutioner: Ældreområdet - Områdecenter Gudenå - Områdecenter Dronningborg Skoleområdet - Østervangsskolen - Søndermarksskolen - Hornbæk skole Øvrige - GAIA Museum for outsider art - Kulturhistorisk Museum - Perron 4 - Fontænen - Kærsmindebadet. Vurderingen af forretningsgangene blev foretaget ved interview med områdeansvarlige medarbejdere, samt ved gennemgang af diverse materiale. 208

8 2.5.3 Ved vores aftalte besøg på Perron 4 i november konstaterede vi en lang række forhold vedrørende manglende forretningsgange og interne kontroller, som øgede risikoen for, at der kunne være sket misbrug. Ved vores besøg konstaterede vi dog ikke sådanne forhold eller fik særlig mistanke herom. Vi tog omgående kontakt til Økonomi, der i samarbejde med Social og arbejdsmarked iværksatte en række initiativer til at rette op på forholdene, ligesom der på vores anbefaling blev iværksat en bagudrettet gennemgang af regnskabsføringen med fokus på fornøden dokumentation for de afholdte udgifter og sikkerhed for at alle især kontante indtægter var afregnet og bogført. Vi har ikke kendskab til det endelige resultat af denne gennemgang. Vi skal anbefale, at der i løbet af 2010 foretages et nyt besøg på Perron 4 med det formål at påse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange herunder fornøden opfølgning på de konstaterede forhold. Herudover har vores gennemgang sammenfattende givet anledning til følgende: På ældreområdet har vi (i lighed med tidligere besøg) anbefalet, at der udarbejdes en beskrivelse af, hvorledes administration af beboermidler foretages og at dette sker i et samarbejde med centraladministrationen På skoleområdet har vi (i lighed med tidligere besøg) anbefalet, at der nedskrives procedurer for håndtering af forholdene omkring skoleboder og madordninger, herunder ledelsesmæssig kontrol og at dette sker i et samarbejde med centraladministrationen På nogle af de besøgte steder har vi anbefalet, at der nedskrives procedure for administration og intern kontrol for indtægter/kontante beholdninger (f.eks. cafe- og værkstedskasser på ældreområdet samt automatsalg på Kærsmindebadet) På 2 skoler har vi anbefalet at stramme op på forretningsgangen for løbende godkendelse og betaling af bilag På nogle steder har vi anbefalet at overveje, hvorvidt man kan undlade print af elektroniske fakturaer/bilag For områder med delvis momsregistrering har vi anbefalet Økonomi, at det tages op til principiel overvejelse, hvorvidt vil beregne delvis fradragsret for fællesomkostninger af hensyn til at aflaste den kommunale momsrefusionsordning og dermed kommunernes udgifter hertil. Jfr. afsnit 2.1 har vi konstateret, at der ikke er implementeret den i regulativet forudsatte vejledning vedrørende økonomisk ledelsestilsyn. Ingen af de besøgte steder har således udarbejdet beskrivelser af ledelsestilsyn m.v. og har heller ikke kendskab til kravet herom. 209

9 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Åbningsbalance i KMD Opus Økonomi Da fra og med regnskabsåret anvender nyt økonomisystem i form af KMD Opus Økonomi har vi kontrolleret, hvorvidt åbningsbalancen pr. 1. januar i KMD Opus Økonomi er i overensstemmelse med kommunens balance ultimo På revisionstidspunktet konstaterede vi, at åbningsbalancen pr. 1. januar ikke var i overensstemmelse med kommunens balance ultimo 2008, da enkelte områder ikke var optaget (balancekonti vedrørende materielle anlægsaktiver og ældreboliger). Vi har efterfølgende fået oplyst, at de resterende områder nu er optaget i åbningsbalancen. 3.2 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.4 har vi foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af likvide beholdninger i pengeinstitutter pr. 22. oktober. 3.3 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti overholdes. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Det fremgår således af bilag 10 til kasse- og regnskabsregulativet, at de enkelte forvaltninger skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemning af samtlige statuskonti. Som opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger og som forberedelse til den kommende regnskabsafslutning har Økonomi primo november anmodet de enkelte forvaltninger om fremsendelse af den seneste afstemning af en række udvalgte balancekonti. 210

10 Denne indkaldelse har afdækket, at Miljø og Teknik samt Social og arbejdsmarked ikke har udarbejdet løbende afstemninger i. For så vidt angår Miljø og teknik er der tale om et mindre antal afstemninger. Miljø og teknik har oplyst, at de fornødne afstemninger vil være udarbejdet til brug for afslutningen af kommunens regnskab for. For så vidt angår Social og arbejdsmarked har vi tidligere og sidst i beretning nr. 8 om den afsluttende revision af kommunens regnskab for 2008 afgivet revisionsbemærkninger om afstemning af kommunens balance. Social og arbejdsmarked har i deres besvarelse til revisionsbemærkningen i beretning nr. 8 anført, at de vil være ajour med afstemningerne for ved udgangen af året. Vi er vidende om, at Social og arbejdsmarked i øjeblikket arbejder intenst på at færdiggøre afstemningerne til brug for afslutningen af kommunens regnskab for. Vi skal i øvrigt fremhæve, at de tidligere problemer med afstemningerne under Personale og HR nu er løst. For så vidt angår Social og arbejdsmarked samt Miljø og teknik skal vi understrege, at afstemning af balancekonti i 2010 bør udføres løbende og i overensstemmelse med regulativets bestemmelser. Vi vil i forbindelse med den afsluttende revision af kommunens regnskab for foretage en generel opfølgning på de tidligere afgivne revisionsbemærkninger om afstemning af kommunens balance. Endelig har vi haft en dialog med Økonomi om bedre afstemningsmetoder m.v. på enkelte balancekonti affødt af kommunens anvendelse af nyt økonomisystem i. 211

11 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden marts september. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller (bl.a. kontrol af ind- og uddata fra lønsystemet), som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 56 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: w Børnepasning w Skoleområdet w Ældreområdet w Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer godt og betryggende, da vi har fundet meget få fejl i de 56 lønsager, som vi har revideret. Fejlene vedrører uoverensstemmelse mellem ansættelsesbreve og udbetalt løn. Personale og HR har rettet fejlene og taget initiativ til at forebygge, at fejl fremover kan opstå. Vi har i forbindelse med vores revision haft en god dialog om de etablerede forretningsgange og interne kontroller. 212

12 Dette har i enkelte situationer ført til ændringer, således at kontrollerne i højere grad tilpasses risikoen for at fejl kan opstå eller gøres mere fleksible på følgende områder: Manuel kontrol med udbetalinger til personer med indberetningsadgang til lønsystemet afskaffes, da der systemmæssigt er etableret kontroller, der forhindrer indberetning på eget cpr. nr. Manuel kontrol med udbetalinger til alternativ modtager afskaffes og indgår fremover som en del af den almindelige kontrolprocedure Kontrolbesøg vedrørende decentral indberetning omlægges, således at kontrollen gøres mere fleksibel ved at kunne udføres over hele året i stedet for 5 kontrolbesøg pr. kvartal Kvalitetskontrol ved udsendelse af attestationslister til de decentrale enheder 2 gange om året afskaffes, da udbyttet heraf ikke står mål med indsatsen. Det er sammenfattende vores vurdering, at Personale og HR har tilrettelagt hensigtsmæssige forretningsgange og interne kontroller. 4.2 Vederlag til politikere Vi har foretaget en gennemgang af vederlag til politikere for at påse, at gældende regler er overholdt. Det er vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 213

13 5 Indtægter 5.1 Forretningsgangsbeskrivelser Kommunen har generelt ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser for væsentlige indtægtsområder ligesom der i kasse- og regnskabsregulativet ikke direkte er fastsat bestemmelser herom. Det fremgår dog af regulativets bilag 12, at For alle systemer skal der tages stilling til, hvilke interne kontroller, der skal udføres i forbindelse med databehandlingen, og hvem der er ansvarlig for udførelsen. Systemejerne skal sikre, at procedurerne iværksættes. Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser kan ske med det formål, at der ledelsesmæssigt tages fornøden stilling til arbejdets udførelse og de etablerede interne kontroller. Vi skal anbefale, at det overvejes, hvorvidt der bør fastsættes bestemmelser om udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser for væsentlige indtægtsområder. Vi anser det for naturligt, at det overlades til de enkelte områder at udarbejde de fornødne beskrivelser, men der bør fra centralt hold tages stilling til, hvorvidt der skal være krav herom (udover bestemmelserne i regulativets bilag 12 jfr. ovenfor). I vurderingen af behovet for forretningsgangsbeskrivelser bør det afdækkes, hvilke områder der anses for at være væsentlige. 5.2 Service- og huslejebetalinger Formål og omfang Vi har gennemgået administrationen af service- og huslejebetalinger for beboere på kommunens plejecentre og bofællesskaber. Formålet har været at undersøge, om der foretages korrekt beregning og opkrævning. Vi har fået oplyst, at det er overladt til de enkelte steder at varetage administrationen af området. Vores gennemgang er foretaget ved stikprøver følgende steder: Plejecentret Borupvænget (Sundhed og ældre) Bocenter Harridselv (Social og arbejdsmarked) Bostedet Tronholm (Social og arbejdsmarked) Bofællesskabet Niels Brocks Gade 5 (Social og arbejdsmarked). 214

14 5.2.2 Udførelse Gennemgangen er foretaget ved indhentning og vurdering af stedernes materiale samt interview Det er vores vurdering, at de gældende regler for servicebetalinger i nogle situationer ikke overholdes på følgende områder: Der er ikke er etableret rutiner, der sikrer, at indtægter over en periode på 4 år ikke overstiger de samlede udgifter til det pågældende tilbud I beregningen af betaling for af brug busser indgår der fejlagtigt omkostninger, der ikke kan medregnes, når busserne har afgiftsfritagelse. Vi har fået oplyst, at der vil blive taget initiativ til rette op på forholdene. Det er herudover vores vurdering, at der foretages korrekt beregning og opkrævning af service- og huslejebetalinger. Da administrationen af aktivitetspenge, kostkasser, fælleskasser m.v. varetages af personalet, er midlerne i princippet omfattet af bestemmelserne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ og bør optages i kommunens bogføring. Vi skal således anbefale, at der implementeres retningslinier for området med det formål at fastsætte bestemmelser for en hensigtsmæssig administration herunder beskyttelse af kommunens personale mod uberettiget mistanke om misbrug (fra brugere og pårørende). Vi har fået oplyst, at der vil blive taget initiativ hertil. 215

15 6 It-sikkerhedsrevision Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen har vi foretaget en vurdering af, hvordan kommunen har reageret på disse risici. Vi har først kortlagt, hvordan kommunen selv har tilrettelagt styringen, dvs. vurderet kommunens strategier for it-anvendelse og it-sikkerhed. Dernæst har vi vurderet, om der er tilrettelagt interne kontrol- og rapporteringssystemer, som sikrer ledelsens overblik over it-sikkerheden i kommunen. Endeligt har vi udført en række revisionshandlinger, hvor vi har fokuseret på de områder af kommunens it-sikkerhed, som har størst betydning for os som revisorer. Vi har foretaget revisionshandlinger inden for følgende områder: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav. Hvor vi har vurderet det som relevant, har vi foretaget vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. Revisionen er udført som en opfølgning på it-sikkerhedsrevisionen som er afrapporteret i Gennemgangen har vist, at vi fortsat kan basere vores revision på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer og at kommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision. 216

16 7 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi har derfor valgt at redegøre nærmere herfor i de øvrige afsnit i denne beretning. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit hvor løbende forvaltningsrevision er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 2.3, God intern kontrol med rettidig betaling til leverandører og løbende bogføring Afsnit 2.5, Vurdering af en række decentrale administrative forretningsgange og anbefalinger om forbedringer m.v. Afsnit 3.3, Bedre afstemningsmetoder m.v. på enkelte balancekonti affødt af kommunens anvendelse af nyt økonomisystem Afsnit 4.1, De interne kontroller på lønområdet tilpasses i højere grad risikoen for at fejl kan opstå eller gøres mere fleksible Afsnit 5.1, Anbefaling om afdækning af behovet for forretningsgangsbeskrivelser på væsentlige indtægtsområder Afsnit 5.2, Anbefaling om forbedret administration m.v. af servicebetalinger. 217

17 8 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Vi har foretaget opfølgning på revisionsbemærkninger afgivet i tidligere revisionsberetninger. Vi har nedenfor redegjort for vores opfølgning herunder de tiltag m.v. der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne Revisionsberetning nr. 7 (side 140), Afstemning af takstindtægter Vi har afgivet følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision 2008: Vi har efterlyst dokumentation for, hvorvidt der er foretaget en totalafstemning af takstindtægterne for 2007 til belægningsdage m.v. Vi har ikke modtaget en sådan dokumentation. Vi skal anbefale, at der tilvejebringes dokumentation herfor snarest muligt, således der skabes fornøden sikkerhed for fuldstændig og korrekt opkrævning herunder periodisering på de enkelte regnskabsår. Vi skal gøre opmærksom på, at en totalafstemning af takstindtægterne bør være en nøglekontrol i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Byrådets besvarelse Randers byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 11. maj. Det fremgår af administrationens besvarelse, at der snarest vil blive tilvejebragt den fornødne dokumentation. Efter klarmelding fra Social og arbejdsmarked har vi i december indhentet afstemninger som opfølgning på vores revisionsbemærkning. Vi har gennemgået afstemningerne (ved stikprøver), og det er vores vurdering, at der nu foreligger de fornødne afstemninger og der herved er skabt sikkerhed for korrekt opkrævning. Vi anser herefter bemærkningen som afsluttet. 218

18 9 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 9.1 Regnskabsføring og interne kontroller Vi har pligt til at løbende at vurderer, om der skal afgives revisionsbemærkning, hvis der ved gennemgangen af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet vi samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Vi har i afsnit 2.1 om kasse- og regnskabsregulativet og i afsnit 2.2 om KMD Opus Økonomi og interne kontroller anført en række forhold som samlet set giver anledning til en revisionsbemærkning. Det drejer sig i det væsentligste om: En række instrukser er ikke udarbejdet/implementeret i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herom (afsnit 2.1) En række interne kontroller er ikke udført (afsnit 2.2) For det nærmere indhold skal vi henvise til de enkelte afsnit. Vi skal anbefale, at arbejdet med udarbejdelse/implementering af de manglende instrukser afsluttes snarest muligt at de interne kontroller etableres snarest muligt og i fornødent omfang med tilbagevirkende kraft. Randers, den 10. marts 2010 BDO Kommunernes Revision, (Fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Niels J. Buhl / Ole Nielsen Registreret revisor Registreret revisor 219