Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde Mødetid: Tirsdag den 25. november 2014 kl Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Kontoret, Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Klaus Nielsen Eva Kristensen Tonny Bodilssøn Villy Gasbjerg JBS KN EK TB VG Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen PN DOR NKL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 17. september Bestyrelseshonorar for Byggeregnskaber for afd. 11 og Indstilling til beboerklagenævnet i Varde og Billund kommuner 5. Møde med kommunen rundtur i afdelingerne 6. Mødekalender for bestyrelsesmøder i Billund Boligforening for Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (lukket punkt) 8. Ombygning af 4 familieboliger (Hyblerne) i afdeling 14 Kærvej. 9. Stemmeret til generalforsamlingen i Billund Varmeværk. 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 17. september 2014 Referatet fra bestyrelsesmøde den 17. september 2014 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet 2. Bestyrelseshonorar for 2015 Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelsen om drift af almene boliger. Honoraret fastsættes i gang årligt og reguleres med beregnet lønindeks. Bestyrelsen fastsætter selv fordelingen mellem bestyrelsesmedlemmerne. Fordeling af honorar er 2/6 % til formanden og resten af bestyrelsen med 1/6 til hver. For nybyggerier er fordelingen 1/5 til hvert bestyrelsesmedlem såfremt der udbetales et sådant honorar. Arbejdstab, mødeudgifter m.v. dækkes af honorar for nybyggerier ellers af afdelinger i drift. Der er vedlagt oversigt over bestyrelsesvederlag for afdelinger i drift 2015, hvortil der henvises. Honoraret samt tilskud udbetales med et fast beløb pr. måned. 2

3 Det indstilles at fordeling af og det beregnede vederlag og tilskud for 2015 godkendes. Indstillingen godkendt. Revisionen er i gang med at kigge på de skattemæssige regler og der kan således ske reguleringer i satser m.v. ift tilskud. 3. Byggeregnskaber for afd. 11 og 27 Byggeregnskaberne for de 2 projekter skal godkendes i bestyrelsen. Afd. 11 renoveringsprojekt Afd. 27 nybyggeri Administrationen arbejder med at få det sidste på plads i byggeregnskaberne så de er klar til bestyrelsesmødet. Såfremt dette ikke nås vil godkendelsen ske via mailkorrespondance med bestyrelsen, idet der er deadline for indsendelse og indberetning til kommune og Landsbyggefond medio dec. måned. Revisionen skal efterfølgende have foretaget revision af byggeregnskaberne. Byggeregnskaberne for de 2 afdelinger godkendes. Evt. hængepartier godkendes via mailkorrespondance med bestyrelsen. Byggeregnskab godkendt for afd. 27. Byggeregnskab for afd. 11 eftersendes pr. mail og godkendes ligeledes pr. mailkorrespondance. 3

4 4. Indstilling til beboerklagenævnet i Varde og Billund kommuner Tonny Bodilssøn har meddelt at han gerne stiller op til beboerklagenævnet. Efter aftale med formanden har administrationen pr. mail den 30. sep. 2014, meddelt Varde kommune, at Tonny gerne stiller op. For at formalia er overholdt tages dette punkt med til efterfølgende godkendelse i den samlede bestyrelsen. Den samlede bestyrelse er orienteret pr. mail om indstillingen den 30. sep Tonny Bodilssøn indstilles til beboerklagenævnet Indstillingen godkendt. Der er ikke pt. nogen tilbagemelding fra Beboerklagenævnet. 5. Møde med kommunen rundtur i afdelingerne I forlængelse af beslutning på styringsdialogsmødet med kommunen havde administrationen arrangeret rundtur i boligforeningens afdelinger. Administrationen vil på mødet orientere om evalueringen af rundturen. Bem. fra mødet: Der var tale om en god rundtur til enkelte udvalgte afdelinger. Fra kommunen deltog kommunaldirektør, planchef samt personale fra tilsynet. Kommunen har stadig fokus på at boligforeningen til stadighed henlægger til planlagt vedligeholdelse (konto 116) så vedligeholdelsen øges og samtidig sikrer det fornødne huslejeniveau hertil. Enkelte afdelinger kunne forbedres i den henseende. Stor tilfredshed med kvaliteten i nybyggeriet på Vejlevej. Orienteringen tages til efterretning 4

5 Orienteringen taget til efterretning. 6. Mødekalender for bestyrelsesmøder i Billund Boligforening for 2015 Der er udarbejdet en samlet oversigt over bestyrelsesmøder for Datoerne er eller bliver afstemt med tilsvarende møder i Bovia og AAB samt Lunderskov Boligforening og Boligorganisationen Grønnevangen, Vonsild. Der er forsøgt at tage så mange hensyn til individuelle ønsker men der kan være mødedag og datoer hvor det ikke er opfyldt. For Billund Boligforening er mødedatoerne således: 5. februar, 15. april, 25, juni, 16. september og 24. november. Generalforsamling planlagt til 29. april. Det indstilles at mødekalenderen godkendes. Indstillingen godkendt. 7. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (lukket punkt) 8. Ombygning af 4 familieboliger (Hyblerne) i afdeling 14 Kærvej Genoptagelse af sagen fra mødet den 24. juni 2014, hvor bestyrelsen besluttede at ombygge 4 familieboliger (Hyblerne) i forbindelse med Billund kommunes godkendelse om fleksibel udlejning af alle 8 familieboliger. Bestyrelsen blev på mødet oplyst om, at det ville koste kr. incl. moms pr. bolig i håndværkerudgifter bordplade vask afløb og maling samt istandsættelse af boligerne til udlejning. Det betød at dispositionsfonden skulle betale kr. incl. 5

6 moms for istandsættelsen. Efter nærmere gennemgang af boligerne er der fremsat yderligere krav om brandsikring, så ombygningen nu koster incl. moms. Det kan i samme forbindelse oplyses at aftale vedr. leje af lokaliteterne på adr. Kærvej 120 (Børnehaven) er forlænget til og med april måned Bestyrelsen anmodes om at tage stilling til om ombygningen skal foretages på baggrund af de nye økonomiske forudsætninger. Bestyrelsen godkendte at projektet gennemføres og dispositionsfonden dækker de samlede udgifter. 9 Stemmeret til generalforsamlingen i Billund Varmeværk. På foranledning af bestyrelsesformanden er der fremkommet et ønske om at at vender bestyrelsens holdning til fjernvarmeværkets generalforsamling. Hvordan er reglerne, hvem stemmer for Billund Boligforening og hvor mange stemmer har Billund Boligforening. Uddrag af Billund varmeværks vedtægterne omkring stemmeret på generalforsamlingen er vedlagt sammen med en liste over stemmeberettiget pr. 24. november Bestyrelsen anmodes om at tage stilling til, om stemmeretten ønskes delegeres ud til andelshavere som har direkte tilslutning til Billund Varmeværk. Bestyrelsen er enige om at stemmeretten ønskes delegeret ud til andelshavere som har direkte tilslutning til Billund Varmeværk. Der ønskes tillige et eftersyn af vedtægterne for Billund Varmeværk om disse er i overensstemmelse med lovgivningen ift. indflydelse fra brugerne. BL kan evt. 6

7 inddrages i arbejdet. Orienteringssager ( ) 10. Nyt fra administrationen Kollektiv råderet status afd. 1 nedsatte udvalg Der er for nærværende kun en der har meldt sig til arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen suppleres med repræsentanter fra administration og repræsentant fra BL der har råderetten som område, dette for at sikre den fornødne ekspertviden på området. Når der foreligger udkast til forslag indkaldes afdelingen til møde herom for at gennemgå forslagene og få en endelig godkendelse. Også her deltager repræsentanten fra BL. Afd. 1 vandregnskab status for udfordringer i afdelingen Efter møder og mailkorrespondance med beboer har administrationen besluttet at få eksternt professionelt firma til at gennemgå og udarbejde vandregnskabet for 2013 også 2014 når der nås dertil. Samtidig vil administrationen udarbejde relevante spørgsmål til beboerklagenævnet bl.a. om forudsætningerne der ligger til grund. Disse spørgsmål forelægges beboeren til udtalelse og redigering inden det indsendes til beboerklagenævnet. Bestyrelsen er enig i tilgangen for at få belyst og afsluttet sagen. Revisor administrationen har haft møde med afløseren for Søren Bonde Per Jansen. Boligforhandlinger Folketinget og finansloven status Forhandlingerne er endnu ikke afsluttet forventes i løbet af et par dage. Der er stadig håb for at investeringsrammen løftes for de kommende år. Åbent hus arrangement i Vorbasse afholdt 9. nov. evaluering Begrænset med besøgende men tilfredshed med boligerne. Oprettelse af faglig klub Billund Boligforening Taget til efterretning idet det er iht. overenskomsten på ESL området. 7

8 11. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. 12. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 648 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 649 Domme i den almene boligsektor 2004 og Indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober Indberetning af ledige boliger pr. 1. november Fraflytninger i den almene boligsektor samt statistikken 13. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 3814 Regulering af maksimumhuslejen RETTELSE til BL - Informerer nr Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4014 Opdateret vejledning vedrørende trappemodel for spildevandsbetaling 4114 Dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen 4214 Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift 4314 Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? Referat godkendt den 5. februar

9 Jørgen Bjerg Sørensen Tonny Gustav Bodilssøn Klaus Nielsen Eva Kristensen Villy Gasbjerg 9