Afbud: Mogens Hinrichsen MOH. Administrationen: Per Nielsen Niels Klausen Dorte Radik Bethina J. Lorentzen Bente Slaikjær Nielsen

Transkript

1 AAB Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den 03. maj 2018 kl. 16:00 Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding Karl-Jørn Petersen Anni Damgaard Hans Andersen Helle Thrane Pagh Børge Brink Hans Holmer KJP AD HA HTP BBR HHO Afbud: Mogens Hinrichsen MOH Administrationen: Per Nielsen Niels Klausen Dorte Radik Bethina J. Lorentzen Bente Slaikjær Nielsen PN NKL DOR BJL BSN Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 22. februar Årsregnskab Budget for hovedforeningen Repræsentantskabsmødet maj indkomne forslag 5. Alternativ el. supplerende afstemningsmetoder for afdelingsbestyrelser v/børge Brink 6. Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 7. Nyt fra administrationen 8. Nyt fra afdelingerne 9. Landsbyggefonden orienterer 10. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 22. februar 2018 Referatet fra bestyrelsesmøde den 06. november 2017 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Årsregnskab 2017 a. Regnskaber for hovedforeningen og afdelingerne b. Revisionsprotokollat til årsregnskabet for AAB På mødet vil årsregnskabet blive gennemgået i hovedtal. Økonomichef Bethina J. Lorentzen deltager i mødet og vil foreligge tallene. Revisoren deltager i mødet, i forbindelse med behandlingen af dette pkt. og gennemgår revisionsprotokollatet. Evt. bilag: Samlet regnskab 2017 for hovedforeningen AAB (eftersendes eller udleveres på mødet) Oversigt resultat 2017 afdelinger i AAB (eftersendes eller udleveres på mødet) Revisionsprotokollat 2017 AAB (eftersendes) Årsregnskabet godkendes og revisionsprotokollat tages til efterretning og underskrives. Regnskabet for 2017 blev gennemgået i hovedtræk. Årsregnskabet blev godkendt og underskrevet. Revisionsprotokollatet 2017 blev gennemgået af revisionen. Protokollatet blev taget til efterretning og underskrevet.

3 3. Budget for hovedforeningen 2019 Det fastsatte forretningsførerbidrag er godkendt i Bovias bestyrelse. Generel information: I forbindelse med udarbejdelse af budget for hovedforeningen samt budgetter for afdelingerne arbejder administrationen på at fastlægge forretningsgange på området. Bestyrelsen skal efterfølgende godkende budgettet for hovedforeningen, hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligforeningen ønsker, at Boligforeningens og afdelingernes driftsbudgetter er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er formålet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligforeningens og afdelingernes budgetter, hvor afdelingsbestyrelsernes og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter skal sikres. Det er endvidere formålet at sikre en struktureret regnskabsprocedure med definerede tidsfrister og krav mellem de forskellige parter, som er involveret i regnskabsproceduren. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse. - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver. Evt. bilag: Budget 2019 hovedforeningen AAB eftersendes el. udleveres på mødet. På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det at budget for hovedforeningen 2019 godkendes at administrationsbidraget 2019 godkendes at bidrag til dispositionsfonden 2019 godkendes

4 Budget for hovedforeningen 2019, samt administrationsbidraget for 2019 blev godkendt. Bidrag til dispositionsfonden 2019 blev godkendt. 4. Repræsentantskabsmødet 24. maj indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag fra beboerne for nærværende. Bestyrelsen har nedenstående forslag til behandling. Nye vedtægter: Der er nye normalvedtægter, som boligforeningen skal efterleve. Derfor har Anni Pedersen fra BL udarbejdet et forslag til nye vedtægter for Vejen Byggeselskab. Administrationen anbefaler at de nye vedtægter forelægges på det kommende repræsentantskabsmøde. Bilag vedr. vedtægtsændringer: Bemærkninger fra Anni Pedersen, Jurist hos BL Nye vedtægter Dagsorden pkt. 5 behandles evt. samtidig. Bemyndigelse til salg af Engstien: Bestyrelsen for Bovia har meddelt at den arbejder på nye kontorfaciliteter, hvilket betyder at lejemålet på Engstien opsiges på et tidspunkt. I den forbindelse skal bestyrelsen for AAB tage stilling til et evt. salg af Engstien. Der forslås, at bestyrelsen stiller forslag om bemyndigelse til et salg. Repræsentantskabet orienteres som status for Engstien på det kommende repræsentantskabsmøde herunder evt. forslag om bemyndigelse til salg af Engstien. Bilag vedr. bemyndigelse til salg af Engstien Orientering på mødet - Bilag eftersendes Tages til efterretning, idet bestyrelsen behandler evt. forslag der måtte komme fra beboere. ( Der er ikke fremkommet forslag fra beboerne på nuværende tidspunkt ). Forslag til nye vedtægter godkendes Forslag til bemyndigelse til salg af Engstien godkendes

5 Administrationen anbefaler at de nye vedtægter, samt bemyndigelse vedr. salg af Engstien, forelægges på det kommende repræsentantskabsmøde. Drøftelse af IT systemer ift. beboermøder, udgiften skal ligge i afdelingen. Bestyrelsen skal sikre sig at afstemningen foregår korrekt. Forslag til nye vedtægter blev godkendt og fremlægges på repræsentantskabsmødet. Forslag til bemyndigelse til salg af Engstien blev godkendt. 5. Alternativ el. supplerende afstemningsmetoder for afdelingsbestyrelser v/børge Brink I forbindelse med at jeg fik fornøjelsen at deltage i et møde i Brændkærsparken omkring det store projekt som de er i gang med og som jeg synes er yderst interessant og noget vi skulle kunne tilbyde alle afdelinger, har jeg fundet ud af at ikke alle har muligheder for at stemme på den afgørende dag. Derfor vil jeg gerne have en drøftelse på et af vores møder om hvordan vi kan tackle dette problem. Bilag: Alternative eller supplerende afstemningsmetoder for afdelingsbestyrelser Punktet behandles evt. under dagsorden pkt. 4 forslag til nye vedtægter. Der indstilles til en drøftelse af alternative eller supplerende afstemningsmetoder for afdelingsbestyrelser. Forslaget blev drøftet, men bestyrelsen anbefaler af anvende de afstemnings muligheder der er ift. vedtægter og forretningsorden. F.eks. urafstemning blandt beboerne. 6. Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) Orienteringssager ( 7-12 ) 7. Nyt fra administrationen 1. Status lokaleforhold Engstien 2. Status organisationen Bovia 3. Oversigt over tomgang pr. april 2018 bilag vedlagt 4. Orientering om Gå mig glad projektet

6 5. Evaluering af besigtigelsesturen 14. april Udbetaling fra Praktikplads AUB bilag vedlagt 7. Proces for udmøntning af afsatte grundkapitalmidler, budget bilag vedlagt 8. Regnvands håndtering for bolig og grund, Kolding Kommune bilag vedlagt 9. Klage over overvågning og stadfæstelse bilag vedlagt 10. Sæt kryds i kalenderen den 11. juni 2018 evt. afholdelse af ekstraordinær repræsentantskabsmøde på KUC. Ad. 4: Gå mig glad projektet, har haft 3500 visninger på Facebook, der er gåture den 1. søndag i hver måned undtagen i jul måned. Ad.5: Inden for kort tid bookes dato for besigtigelsesturen i Ad. 10: Der afholdes temadag på KUC den 11. juni om kulturforståelse for hele repræsentantskabet. 8. Nyt fra afdelingerne Ved nyt fra afdelingerne orienteres der på mødet. Referat fra afd. møder vedlagt: Afd. 19, 21 og Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: Vejledninger om egenkontrol og styring af den almene boligsektor og ny bekendtgørelse om drift af almene boliger 764 Regnskabsindberetning Asbest 766 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 767 Årsberetning BL informerer

7 Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Frit valg af TV-programmer/pakker 0618 Midlertidig adresseændring 0718 Regler om samlingsstedsforbud 0818 Ny ferielov Ensretning af regnskabsperiode til kalenderårsindberetning for varmevirksomheder 1118 Persondata Opdatering Status 1218 Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 1318 Moms på administration Referat godkendt den 20. september 2018 Karl-Jørn Petersen Anni Damgaard Hans Andersen Børge Brink Helle T. Pagh Hans Holmer