Administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bethina Lorentzen

Transkript

1 Vejen Byggeselskab Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Tirsdag den kl Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Falkevej 6, Vejen Leif Nielsen Randi Fait Grete Noes Marcelo Mendoza Tage Øhlenschlæger LN RF GN MM TØ Administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bethina Lorentzen PN DOR NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. november Årsregnskab for Vejen Byggeselskab for Budget for hovedforeningen for Bestyrelseshonorar for Repræsentantskabsmøde den 29. maj Indkomne forslag 6. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet den 29. maj Fællesmødet den 8. marts 2018 GB, BF og VB 8. Renoveringsprojekter og nybyggeri ( Lukket punkt ) 9. Ændring af vaskerierne i afd. 25 til betalingsfrie vaskerier 10. Nyt fra formandskabet 11. Nyt fra administrationen 12. Nyt fra afdelingerne 13. Landsbyggefonden orienterer 14. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. november 2017 Referatet fra bestyrelsesmøde den 20. november 2017 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Årsregnskaber for Vejen Byggeselskab for året 2017 a. Regnskaber for hovedforeningen og afdelingerne b. Revisionsprotokollat til årsregnskabet for Vejen Byggeselskab På mødet vil årsregnskabet blive gennemgået i hovedtal. Revisoren deltager i mødet, i forbindelse med behandlingen af dette pkt. og gennemgår revisionsprotokollatet. Årsregnskabet godkendes og revisionsprotokollat tages til efterretning og underskrives. Årsregnskabet blev godkendt og underskrevet. Revisionsprotokollatet taget til efterretning og underskrevet. Der er Møde med revisionen den 29. maj 2018 kl. 17:00 3. Budget for hovedforeningen 2019 Budget for 2019 for boligorganisationen vil blive gennemgået i hovedtal på bestyrelsesmødet. Generel information: Organisationsbestyrelsen godkender budgettet for hovedforeningen (boligorganisationen), hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder, hvorefter huslejeregulering foreligges til organisationsbestyrelsens endelige godkendelse. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således:

3 Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligorganisationen ønsker, at Boligorganisationens og afdelingernes driftsbudgetter er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er målet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligorganisationens og afdelingernes budgetter, hvor afdelingsbestyrelsernes og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter sikres. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver Budget for 2019 for Vejen Byggeselskab vil blive gennemgået i hovedtal på bestyrelsesmødet. Evt. bilag: Budget 2019 På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det At budget for hovedforeningen 2019 godkendes At administrationsbidraget for 2019 godkendes Budget for hovedforeningen 2019 blev godkendt. Administrationsbidraget for 2019 blev godkendt.

4 4. Bestyrelseshonorar for 2018 Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelsen om drift af almene boliger. Honoraret fastsættes en gang årligt og reguleres med beregnet lønindeks. BL udsender nye satser via BL-informerer. Bestyrelsen fastsætter selv fordelingen mellem bestyrelsesmedlemmerne. Bilag: Oversigt over honorarer og forslag til fordeling. Det indstilles at fordeling af og det beregnede vederlag og tilskud for 2018 godkendes. Indstillingen blev godkendt. 5. Repræsentantskabsmøde den 29. maj Indkomne forslag I henhold til vedtægternes 8, stk. 2 står der: Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for den ordinære generalforsamling, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingen. Forslag skal gøres tilgængelige for alle organisationens lejere senest 1 uge før generalforsamlingen. For nærværende har administrationen ikke modtaget forslag fra beboere. Nye vedtægter: Der er nye normalvedtægter, som boligforeningen skal efterleve. Derfor har Anni Pedersen fra BL udarbejdet et forslag til nye vedtægter for Vejen Byggeselskab. Administrationen anbefaler at de nye vedtægter forelægges på det kommende repræsentantskabsmøde. Bilag vedr. vedtægtsændringer: Bemærkninger fra Anni Pedersen, BL Nye vedtægter Nye byggeprojekter: St. Darum bilag vedlagt Peugeot grunden, Vejen

5 Tages til efterretning, idet bestyrelsen behandler evt. forslag der måtte komme fra beboere. ( Der er ikke fremkommet forslag fra beboerne på nuværende tidspunkt ). Forslag til nye vedtægter godkendes Forslag til nye byggeprojekter godkendes Administrationen anbefaler at de nye vedtægter, samt nye byggeprojekter forelægges på det kommende repræsentantskabsmøde. Forslag til nye vedtægter blev godkendt og forelægges på kommende repræsentantskabsmøde. Forslag om nybyggeri blev godkendt og forelægges på kommende repræsentantskabsmøde. 6. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet den 29. maj 2018 Repræsentantskabsmødet afholdes den 29. maj 2018 kl. 18:00 Følgende forhold drøftes og besluttes på mødet: 1. Beretning: Formanden udarbejder mundtlig beretning i tæt dialog med administrationen. 2. Valg til bestyrelsen: Grete Noes og Marcelo Mendoza er på valg og modtager genvalg. 3. Valg af suppleanter: På sidste års repræsentantskabsmøde blev følgende suppleanter valgt: 1. suppleant Finn Jensen, Skrænten 28, Vejen 2. Suppleant Ruth Gammelgaard, Kirsebærvej 15A, Vejen Emnet drøftes på mødet. 4. Indkomne forslag: Administrationen har ikke modtaget forslag der skal behandles på repræsentantskabsmødet fra beboerne. Bestyrelsen har følgende forslag: Forslag til vedtægtsændringer Forslag til nybyggeri

6 5. Valg af revisor: Formanden foreslår genvalg af revisor 6. Dirigent: I lighed med tidligere år foreslår administrationen, Advokat Mogens Broe Andersen fra Buck & Baruah, som dirigent. 7. Øvrige forhold: I lighed med tidligere år serveres et lettere traktement. Vedtægtsændringer kan medføre at der skal afholdes ekstraordinær repræsentantskabsmøde forholdsregler drøftes ( evt. indkaldelse samme dag som ordinær repræsentantskabsmøde ) Emnerne drøftes på mødet og beslutninger føres til referat. 1. Beretning: Evt. emner til beretning: Økonomi Ghetto debat Nybyggeri Effektivdrift 2. Valg til bestyrelsen: Grete Noes og Marcelo Mendoza er på valg begge indstilles til genvalg. 3. Valg af suppleanter: Valg af suppleanter blev drøftet og foreslås på repræsentantskabsmødet. 4. Indkomne forslag: Forslag til nye vedtægter og forslag til nybyggeri blev godkendt og forelægges repræsentantskabet på kommende repræsentantskabsmøde. 5. Valg af revisor: Revisionen indstilles til genvalg. 6. Dirigent: Advokat Mogens Broe Andersen fra Buck & Barauh, foreslås som dirigent. 7. Øvrige forhold: Der bestilles smørrebrød fra Askov Der indkaldes til ekstraordinær repræsentantskabsmøde samme dag kl. 19:30

7 7. Fællesmødet den 8. marts 2018 GB, BF og VB Punkter der blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 8. marts 2018 til endelig godkendelse. 1) Ind- og fraflytningsprocedure Proceduren blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 8. marts Bilag fra mødet er vedlagt: Retningslinjer for opsigelse fraflytning og udlejning. BL ind og fraflytning. Procedure for ind- og fraflytning godkendes og følges fremover af Vejen Byggeselskab. 2). Afmelding af el, vand og varme ved fraflytning Proceduren blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 8. marts Bilag fra mødet er vedlagt: Forretningsgang for tilmelding og afmelding af el, vand og varme i forbindelse med ind og fraflytning. Proceduren tages til efterretning 3). Forslag til effektiviseringsstrategi Forslag til effektiviseringsstrategi blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 8. marts Bilag fra mødet er vedlagt: Forslag til effektiviseringsstrategi Administrationen indstiller forslag til effektiviseringsstrategi til endelig godkendelse. 4). AUB praktikpladser Regeringens krav til AUB praktikpladser blev gennemgået og drøftet på fællesmødet den 8. marts 2018.

8 Bilag fra mødet er vedlagt: Praktikplads-AUB Eksempel på beregning Administrationen indstiller at regeringens krav tages til efterretning og at administrationen bemyndiges til at vurdere mulighederne for ansættelse af elever for at undgå strafbetaling. 1. Ind og fraflytning: Procedure for ind- og fraflytning blev godkendt. 2. Afmelding af el, vand og varme ved fraflytning: Proceduren blev taget til efterretning. 3. Forslag til effektiviseringsstrategi: Forslag til effektiviseringsstrategi blev godkendt 4. AUB praktikpladser: Indstilling blev taget til efterretning. 8. Renoveringsprojekter og nybyggeri ( Lukket punkt ) 9. Ændring af vaskerierne i afd. 25 til betalingsfrie vaskerier På organisationsbestyrelsesmødet den 20. november 2017 under punktet Eventuelt, blev anvendelsen af poletter til vaskerimaskinerne i afd. 25 drøftet. Afdelingen har dags dato 2 fællesvaskerier i henholdsvis Vestergade og på Skovstien, hvor der i begge vaskerier er installeret betalingsmodul til modtagelse af poletter for aktivering af maskinerne. Poletterne sælges fra administrationens kontor på Falkevej 6 og repræsenterer en værdi af kr. 10 pr. polet. Samlet sælges der for ca. kr om året, og indtægten herfor bogføres under indtægter i afd. 25. I forbindelse med ønsket om at kontoret på Falkevej 6 fremadrettet skal være pengeløst, og at betalingsmodulerne på sigt er utidssvarende og reservedele ikke vil kunne skaffes, anbefales brugen af vaskerierne gjort betalingsfri. Omsætningen i vaskerierne står ikke mål med

9 investeringen i nye betalingsmoduler, hvor prisen pr. vaskeri vil andrage ca. kr for betalingsmodulet, ca. kr til installation samt årlige driftsudgifter på ca. kr ,-. Omkring risiko for misbrug fra udefrakommende anses denne for minimal, da kun aktuelle boligtagere har adgang til vaskerierne, idet adgangsdørene er forsynet med Salto adgangskontrol. Det indstilles, at brugen af vaskerierne beliggende hhv. Vestergade samt Skovstien fremadrettet gøres betalingsfri og vaskeriudgifterne bliver en del af afdelingernes samlede driftsudgifter. Indstilling godkendt. Orienteringssager ( ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 10. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Der var intet nyt fra formanden. 11. Nyt fra administrationen 1. Danske Capital pr bilag vedlagt 2. Referat fra samarbejdsmødet mellem Boligforeningerne og Esbjerg Kommune bilag vedlagt 3. Referat styringsdialogmøde Vejen kommune og VB bilag vedlagt 4. Digital kommunikation bilag vedlagt 5. Oversigt over tomgang bilag vedlagt 6. Firmaudflugter/arrangementer 7. Gaveregulativ for bestyrelsen i VB, samt for Bovia med tilhørende boligorganisationer bilag vedlagt. Ad. 6: Orientering om Bovia s strategi vedr. firmaudflugter og andre arrangementer. Ad. 7: Fælles gaveregulativ for Bovia med tilhørende boligorganisationer blev drøftet og godkendt. 12. Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Hjertestartere er monteret og tilmeldt på hjertestartere.dk Facebook profil oprettet ( afd. 7 ) 13. Landsbyggefonden orienterer

10 Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Landsbyggefondens jubilæum markeres ved Almene Boligdage 2017 i Aarhus 752 Beboere i den almene boligsektor Evaluering af boligsociale indsatser finansieret af midlerne 754 Projekt "Sociale Renoveringer" (indsats mod ensomhed) 755 Bog om bevaringsværdige almene bebyggelser - Rammer for udvikling 756 Renovering af almene boligområder 757 De almene boligafdelingers udgifter til vandafgifter Beboerklager i den almene boligsektor Udgiftsstatistik Indberetning af eksterne fraflytninger for Ledige boliger i den almene boligsektor De almene boligafdelingers udgifter til renovation Vejledninger om egenkontrol og styring af den almene boligsektor og ny bekendtgørelse om drift af almene boliger 764 Regnskabsindberetning BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Folkemøde Vejledning om lokalaftaler 3917 Ny ferielov 4017 Status på persondata

11 4117 Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold 4217 KOOP-BARSEL 4317 STATISTIKINDBERETNING OG MEDLEMSKONTINGENT VEJLEDNING OM OVERENSKOMSTER UDGAVE 0118 Oversigt og udsendte BL Informerer i Temadage om persondataregler 0318 Udlevering af ind- og fraflytningsrapporter som digitale dokumenter 0418 Udkast til AB 18 og ABR 18 sendt i høring 0518 Frit valg af TV-programmer/pakker 0618 Midlertidig adresseændring 0718 Regler om samlingsstedsforbud 0818 Ny ferielov 1018 Ensretning af regnskabsperiode til kalenderårsindberetning for varmevirksomheder 1118 Persondata Opdatering Status 1218 Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 1318 Moms på administration Referat godkendt den 04. okt Leif Nielsen Grete Noes Randi Fait Tage Øhlenschlæger Marcelo Mendoza