Mødedeltagere: Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Anni Damgaard Eva Kristensen. Afbud: Dorte Radik DOR Svend Erik Jensen

Transkript

1 Bovia Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den 6. oktober 2016 kl Mødested: Mødedeltagere: Engstien 2A, Kolding Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Anni Damgaard Eva Kristensen KJP JBS AD EK Afbud: Dorte Radik DOR Svend Erik Jensen SEJ Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Bente Slaikjær Nielsen PN BSN Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 19. maj God almen ledelse bestyrelsesevaluering 3. Forretningsorden for bestyrelsen i Bovia 4. Samarbejde administrationen ( Lukket punkt ) 5. Tilbud på administration af Boligforening Fremad ( Lukket punkt ) 6. Nyt fra formandskabet 7. Nyt fra administrationen 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet 9. Landsbyggefonden orienterer 10. BL informere

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 19. maj 2016 Referatet fra bestyrelsesmøde den 19. maj 2016 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Beslutning: Referatet godkendt og underskrevet. 2. God almen ledelse bestyrelsesevaluering Bestyrelsen har tidligere behandlet emnet God almen ledelse og fik bl.a. udarbejdet Tjekliste for God almen Ledelse af almene boliger Resume: I regi af BL er der bl.a. udtalt følgende om God almen ledelse: Det er en stadig større udfordring at arbejde med moderne ledelse af virksomheder. Det kræver langt større dynamik end tidligere at løse opgaverne - i såvel den private som i den offentlige sektor. Ledelsesopgaven kompliceres ofte af, at mange aktører ofte har modsatrettede interesser. Samtidig undergår samfundet så hastige forandringer, at planlagte mål og strategier ofte næsten er forældede, inden blækket er tørt. Det stiller krav til alle involverede - men ikke mindst til ledelsen af den enkelte virksomhed. Hastige forandringer udfordrer lederes intuition, fantasi og omstillingsparathed på alle niveauer - og sætter gældende normer og værdier på prøve. God ledelse i den almene boligsektor En million mennesker bor i almene boliger. Den almene boligsektor omsætter for mia. kroner om året i bygningsvedligeholdelse, drift og nybyggeri. Mere end 700 selvstændige boligorganisationer med ca organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer fungerer som små og store virksomheder. Virksomheder der beskæftiger mere end 7000 ansatte. Der er en massiv offentlig interesse i driften af almene boliger. Mange forskellige aktører med hver deres interesser, kompetencer og ansvar opererer i sektoren.

3 Nye udfordringer De almene boligorganisationer står overfor mange nye udfordringer. Det er noget andet at lede en almen boligorganisation i dag, end det var for år siden. Der er et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet, fleksibilitet og udvikling. Boligorganisationernes ledelse sidder ofte i en situation, hvor de nære og individuelle ønsker ikke harmonerer med mere overordnede strategier på boligmarkedet. Samtidig skal boligorganisationerne agere indenfor de rammer, lovgivningen sætter. Denne virkelighed skaber dagligt mange dilemmaer. Derfor giver det mening at rejse diskussionen om god ledelse af de almene boliger. Status: Bestyrelsen har igangsat den løbende proces om emnet God ledelse af almene boliger bl. a. via den udfyldte og ajourførte Tjekliste for God ledelse af almene boliger. I tjeklisten er der bl.a. et emne der hedder: Sikring af evalueringer af bestyrelsens arbejde herunder internt samarbejde og samarbejde med den administrative ledelse. Bestyrelsen har tidligere tilkendegivet at dette emne løbende er relevant for en drøftelse uden dog at der skulle arbejdes ned i detaljer. Som et input har administrationen udarbejdet evalueringsskema med anførte hovedpunkter. Formanden bemærker at det udarbejdede evalueringsskema blot indgår som inspiration og ikke som sådan skal udfyldes. Tjeklisten er endnu ikke ført ajour med de tiltag der sker på det beboerdemokratiske områder, herunder introduktionskurser for nyvalgte afdelingsbestyrelser samt de tiltag der sker som opfølgning på evalueringen af beboermøderne. Evt. bilag: Tjekliste god ledelse af almene boliger Skema evaluering af bestyrelsens arbejde Godt bestyrelsesarbejde i Bovia Indstilling: Evalueringen af bestyrelsens arbejde samt tjeklisten for God ledelse af almene boliger ajourføres med input fra mødet.

4 Beslutning: Der blev besluttet, at der skal undersøges muligheden for at arkivere dokumenterne, så alle kan tilgå dokumenterne i systemet First Agenda og trække dem frem, hvis det ønskes. Administrationen skal undersøge muligheden for elektronisk signatur til bestyrelsen. Bestyrelsen vurdere at samarbejdet er yderst tilfredsstillende, både internt blandt bestyrelsesmedlemmerne og bestyrelsen / administrationen imellem. 3. Forretningsorden for bestyrelsen i Bovia I forlængelse af tidligere bestyrelsesmøde har administrationen i samarbejde med Anni Pedersen BL, revideret forretningsorden. Input fra bestyrelsen er indarbejdet. Bilag: Forslag til forretningsorden Opr. forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bovia med markerede ændringer Drøftelse af honorar til bestyrelsesmedlemmer, herunder den fremtidige honorar for bestyrelsen ifm. udvidelse af medlemmer i bestyrelsen. Indstilling: Forretningsorden indstilles til godkendelse. Drøftelse af honorar til bestyrelsesmedlemmer, evt. beslutninger føres til referat. Beslutning: Forretningsorden blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Honorar ændres, under forudsætning af optagelse af nye medlemmer fra BOSYD, pr. 1. januar 2017 til: Formand og næstformand kr , Øvrige medlemmer kr Ændring af honoraret hænger sammen med forøget ansvar og arbejdsbyrde for bestyrelsen. 4. Samarbejde administrationen (lukket punkt)

5 5. Tilbud på administration af Boligforening Fremad ( Lukket punkt ) Orienteringssager ( 6-8 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 6. Nyt fra formandskabet Der var ros til administrationen for måden tingene har forløbet på i forhold til BOSYD. 7. Nyt fra administrationen 1. IT samarbejde ansættelse af IT chef pr. 1. juli Bestyrelsesnet og Driftsnet, Advisory Board i regi af BL, medlemmer Karl Jørn Petersen og Per Nielsen 3. Status personale Bilag: Bestyrelsesnet BL Driftsnet BL 1. Formand og næstformand bliver indkaldt til fælles møde med de respektive formænd/næstformænd for Østerbo og Boligkontoret Fredericia. Administrationen deltager ligeledes i mødet. Dagsorden for mødet er den fremtidige IT-strategi. 3. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning omkring Driftschef, Inspektør, samt personalesituationen i Bovia. 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet AAB, orientering om nybyggeri i forhold til ungdomsboliger, familieboliger, boliger til evt. flygtninge. Boligerne opføres så fleksible, at der kan ske sammenlægning, hvis behovet opstår. BB, orientering om møde med ekstern developer, der gerne ser Billund Boligforening deltage i et udviklingsprojekt i midtbyen.

6 9. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte mv. 716 Selvbetjeningsløsningen Stamdata i forbedret version 717 DanmarkBolig/Huslejeregister 718 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Byggeriets begreber gør definitioner af IKT nemt tilgængelige 720 Udearealer i de almene boligafdelinger Statens Administration", visse opgaver overgår til "Udbetaling Danmark" 1. oktober BL informere Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer 4316 Ny lov om e-cigaretter 4416 Støtte til husstandsvindmøller og 1 MW-pulje 4516 Regulering af maksimumhuslejen 2017

7 Referat godkendt 8. december 2016 Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Anni Damgaard Svend Erik Jensen Eva Kristensen