A/B Gudenå Dagsorden udsendt den 2. marts 2017 Referat udsendt den 20. marts 2017 BMR

Transkript

1 A/B Gudenå Dagsorden udsendt den 2. marts Referat udsendt den 20. marts BMR Dagsorden til konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde Torsdag den 9. marts Mødested: Tronborg, Grenåvej 2, 8960 Randers SØ Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 1

2 Mødedeltagere: Bestyrelsen Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars Karlson Ingrid Birkeskov (KS) (LJ) (LS) (LK) (IB) Administrationen Kenneth T. Hansen (KTH) Berit M. Rudbeck - referent (BMR) Dagsorden 215. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar og godtgørelser Boligforeningens eksterne interesser Fremtidig mødeoversigt Eventuelt... 7 Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 2

3 215. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for A/B Gudenå så før repræsentantskabsmødet den 9. marts således ud: Bestyrelsesmedlem Valgt af Valgt til Knud Spangsø (formand) repræsentantskabet marts 2018 Lone Jakobsen (næstformand) repræsentantskabet marts 2018 Lillian Strangholt repræsentantskabet marts 2018 Lars Karlson repræsentantskabet marts Ingrid Birkeskov repræsentantskabet marts Med RandersBolig som administrator. Næstformand Som en del af bestyrelsens konstituering skal bestyrelsen vælge næstformanden for bestyrelsen imellem bestyrelsens medlemmer. Forretningsudvalg Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et forretningsudvalg til varetagelse af bestyrelsens interesser i forbindelse med større økonomiske sager i boligorganisationen. Byggeudvalg Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et byggeudvalg til varetagelse af bestyrelsens interesser i forbindelse med større byggesager i boligorganisationen. På det konstituerende møde sidste år blev KS, LJ og LS valgt som byggeudvalg. Habilitetserklæring Eventuelt nye indtrådte bestyrelsesmedlemmer anbefales at udfylde en habilitetserklæring. Administrationen vil medbringe habilitetserklæringer på mødet. Det indstilles at: Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand Bestyrelsen konstituerer sig med byggeudvalg Nye indtrådte medlemmer i bestyrelsen udfylder en habilitetserklæring Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 3

4 LJ blev genvalgt som næstformand. Bestyrelsen ønskede ikke at etablere et forretningsudvalg, og byggeudvalget består forsat af KS, LJ og LS Bestyrelseshonorar og godtgørelser Det er muligt for bestyrelsens medlemmer at få udbetalt godtgørelse og honorar i forbindelse med deres arbejde i organisationsbestyrelsen. Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr af 15. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Beløbene kan hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede lønindeks for den private sektor. Ved regulering i overensstemmelse hermed bliver beløbene henholdsvis 78,29 kr. og 46,97 kr. Rådigt bestyrelseshonorar i A/B Gudenå, marts Antal lejemål 1010 satser Pris for de første 100 lejemål kr. 78, ,00 Pris for de øvrige lejemål kr. 46, ,70 Alt Bestyrelsesvederlag Pr. år ,70 Pr. kvartal ,92 Hvis organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke modtager honorar for bestyrelsesarbejdet, er det muligt, at modtage skattefri godtgørelse for nogle udgifter indtil en fastsat bagatelgrænse på: kr. for udgifter til kontorhold kr. for udgifter til telefon kr. Total Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 4

5 Overskrides grænsen for de ovenfor nævnte beløb, er godtgørelsen skattepligtig. Herudover kan der godtgøres udgifter til transport i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordeling 2016 Fordelingen af honorar og godtgørelse blandt bestyrelsens medlemmer er besluttet som følger: Titel Navn Fordeling Formand Næstformand Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars Karlson Ingrid Birkeskov Jun Sep Dec Mar Formanden får udbetalt 60 % af det samlede honorar, som bestyrelsen i A/B Gudenå har til rådighed, og han har herudover Ipad samt fri telefon, der er betalt af boligorganisationen. Næstformanden fik sidste år, ligesom de resterende bestyrelsesmedlemmer, udbetalt godtgørelse for telefon- og kontorholdsudgifter. Herudover får hun godtgjort sine kørselsudgifter og har Ipad, der er betalt af boligorganisationen. De resterende bestyrelsesmedlemmer får udbetalt godtgørelse til telefon og kontorholdsudgifter. Fordelingen af bestyrelseshonorar og godtgørelser blev principbesluttet i organisationsbestyrelsen i maj Fordeling (Forudsat genvalg til opstillede kandidater) Lone Jakobsen har givet udtryk for, at hvis hun bliver genvalgt til næstformand, vil hun gerne overgå til den tidligere fordeling af honorar mellem næstformand og formand på 60% til formanden og 40% til næstformanden. Titel Navn Fordeling Formand Knud Spangsø Næstformand Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars Karlson Jun. Sep. Dec. Mar Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 5

6 Ingrid Birkeskov Det indstilles, at den fremtidige fordeling af udbetalinger til bestyrelsens medlemmer drøftes og besluttes. Bestyrelsen besluttede ved afstemning, at fastholde fordelingen på 60% til formanden og 40% til næstformanden Boligforeningens eksterne interesser Af det vedlagte bilag fremgår A/B Gudenås enkelte afdelingers nuværende eksterne interesser. Bilag: Boligorganisationens eksterne interesser Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der stemmes om afdeling 21s medlemsskab af FDA på det kommende afdelingsmøde i Fremtidig mødeoversigt Oversigt over kommende bestyrelsesmøder: Fastlagt dato Møde Noter Torsdag den 27. april Bestyrelsesmøde Torsdag den 31. august Bestyrelsesmøde Torsdag den 7. december Bestyrelsesmøde Torsdag den 8. februar 2018 Bestyrelsesmøde med Godkendt revisor Torsdag den 1. marts 2018 Formøde til rep.møde Godkendt Torsdag den 26. april 2018 Bestyrelsesmøde Godkendt Torsdag den 30. august 2018 Bestyrelsesmøde Godkendt Torsdag den 6. december 2018 Bestyrelsesmøde i Langå Godkendt Oversigt over andre kommende møder: Torsdag den 1. marts 2018 Repræsentantskabsmøde Godkendt Det indstilles at bestyrelsen godkender de ovenfornævnte mødedatoer. Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 6

7 Bestyrelsen tog de nye bestyrelsesmøde datoer til efterretning. Hvis der opstår udfordringer med datoerne fremadrettet, kan datoerne tilpasses til den tid. Afdelingsmøder Dato Afd. Lokale Adm. Bestyrelse Festsalen R. Hougårds Vej 27 A SAF IB/LJ/KS Ny dato Festsalen R. Hougårds Vej 27 A GBH LS/LK Centrumgården SAF LJ/KS/IB Centrumgården 1 SAF KS/IB/LJ Centrumgården 1 SAF KS/IB/LJ Mødelokalet R. Hougårds Vej 27 A GBH LS/LK/KS Ny dato Mødelokalet R. Hougårds Vej 5 2 MAA LS/KS Festsalen R. Hougårds Vej 27 A 2 MAA KS/IB Centrumgården GBH LJ Marsvej GBH IB/LJ Festsalen R. Hougårds Vej 5 BMR KS Festsalen Lodsejervej 9 SAF LK Ny dato Fælleshuset Møllevej 85 SAF KS/LK Mødelokalet R. Hougårds Vej 5 3 GBH LJ/IB Festsalen R. Hougårds Vej 27 A 3 GBH LJ/IB Fælleslokalet Falkevej BMR KS Ny dato Fælleslokalet Grenåvej 12 SAF IB/LJ Ny dato Fælleshuset på Møllevej 85 MAA LK Festsalen Fabersvej 40 GBH IB/LJ Centrumgården SAF KS/LJ Ny dato 220. Eventuelt Ingen sager behandlet under dette punkt Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå side 7