Mødedeltagere: Jørgen Bjerg Sørensen Tonny Bodilssøn Villy Gasbjerg Eigil Kristoffersen. Afbud: Eva Kristensen EK

Transkript

1 Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den 1. februar 2018 kl. 15:00 Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Tonny Bodilssøn Villy Gasbjerg Eigil Kristoffersen JBS TB VG EIK Afbud: Eva Kristensen EK Administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bente Slaikjær Nielsen PN DOR NKL BSN Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 12. september Bestyrelseshonorar for Billund Boligforenings bestyrelsesmedlemmer i BOVIA 4. Forholdsregler omkring generalforsamling 17. maj Råderetskatalog for afdeling 28 Ankelbo. 6. Principbeslutning i forhold til Godkendelse af afdelingernes råderetskataloger 7. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter ( Lukket punkt ) 8. Banedanmark 9. AUB praktikpladser. 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer

2 Dagsorden Godkendelse af referat fra mødet den 12. september Referatet fra bestyrelsesmøde den 12. september 2017 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Bestyrelseshonorar for 2018 Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelsen om drift af almene boliger. Honoraret fastsættes en gang årligt og reguleres med beregnet lønindeks. BL udsender nye satser via BL-informerer. Bestyrelsen fastsætter selv fordelingen mellem bestyrelsesmedlemmerne. Evt. bilag: 1. Oversigt over honorarer og forslag til fordeling. Det indstilles at fordeling af og det beregnede vederlag og tilskud for 2018 godkendes. Indstilling blev godkendt. 3. Billund Boligforenings bestyrelsesmedlemmer i BOVIA I forbindelse med afholdelse af repræsentantskabsmøde i Bovia er der valg af formand og bestyrelsesmedlemmer. For BB sidder Jørgen Bjerg Sørensen som næstformand ( valgt i 2017 ) og er på valg i Eva Kristensen er valgt som bestyrelsesmedlem ( valgt i 2017 ) og er på valg i På repræsentantskabsmøde i Bovia 12. januar 2017 var følgende på valg fra BB: Jørgen Bjerg Sørensen som bestyrelsesmedlem blev valgt for 2 år Eva Kristensen som bestyrelsesmedlem blev valgt for 1 år Tonny Bodilssøn blev valgt som 1. suppleant og Villy Gasbjerg blev valgt som 2. suppleant.

3 På det kommende repræsentantskabsmøde er følgende på valg fra BB: Formanden indstiller Eva Kristensen til genvalg, som bestyrelsesmedlem. Eva Kristensen er villig til genvalg Som suppleant foreslår Formanden Tonny Bodilssøn som 1. suppleant og Villy Gasbjerg som 2. suppleant. Indstillingen blev godkendt. Eva Kristensen indstilles som bestyrelsesmedlem til genvalg. Tonny Bodilssøn indstilles som 1. suppleant og Villy Gasbjerg indstilles som 2. suppleant. 4. Forholdsregler omkring generalforsamling 17. maj Beretning for Billund Boligforening - generalforsamling I forbindelse med den kommende generalforsamling skal bestyrelsen aflægge beretning. I lighed med tidligere udarbejder administrationen i samarbejde med formanden et udkast til beretning. I den forbindelse vil administrationen gerne have input til emner der skal omtales. Følgende emner kan inddrages: Personaleforhold ( Vorbasse ) Året der er gået i boligforeningen o Herunder de økonomiske forhold o Borgermøde i Billund o Tomgang o E-syn o Effektiviseringsstrategi Målsætninger og visioner - status Organisationen og samarbejde med Bovia o Udvidelse af ejerkredsen i Bovia - status Nybyggeri og renoveringsprojekter o I Billund og Vorbasse o Område beskrivelser o Film, Grindstedvej ( fremvises på generalforsamlingen ) Vorbasse ( Evt. emner? ) Parkeringsforhold Fællesopnotering status ( Film om den nye hjemmeside ) De gode historier Fagpris driftsprojekt

4 2. Valg til bestyrelsen - generalforsamling På den kommende generalforsamling er følgende på valg: Bestyrelsesmedlemmerne Eva Kristensen og Eigil Kristoffersen. Formanden foreslår genvalg af de 2 bestyrelsesmedlemmer. Valget gælder for en 2 årig periode. 3. Tidspunkt for generalforsamlingen Administrationen ønsker en drøftelse af mødetidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen og foreslår at generalforsamlingen starter kl. 18:00, da mødet i lighed med tidligere år afsluttes med en let anretning. 1. På mødet tager bestyrelsen en drøftelse af mulige emner der kan omtales i beretningen. 2. Formanden indstiller genvalg af de 2 bestyrelsesmedlemmer. 3. På mødet drøftes evt. nyt mødetidspunkt for generalforsamlingen. 1. Emner til beretning blev drøftet. 2. Indstilling af de 2 bestyrelsesmedlemmer blev godkendt. 3. Bestyrelsen bakker op om nyt mødetidspunkt for generalforsamlingen, tidspunktet blev fastsat til kl. 18: Råderetskatalog for afdeling 28 Ankelbo. Reglerne om råderet og installationsret er beskrevet i: Lov om leje af almene boliger, Kapitel 8 Bekendtgørelse om drift af almene boliger, Kapitel 18 Lovgivningen giver lejeren ret til at udføre forbedringer af boligen og ved fraflytning få økonomisk godtgørelse for de afholdte udgifter. Retten omfatter dog ikke hårde hvidevarer. Ud over at udføre forbedringer har lejeren ret til uden godtgørelse at flytte og fjerne ikke-bærende skillevægge og at opsætte skillevægge. Afdelingsmødet kan ved almindelig stemmeflerhed beslutte, at der kan gennemføres andre arbejder end de ovenfor nævnte. Arbejderne skal dog vedrøre den del af det lejede, som ligger uden for selve boligen.

5 Afdelingsmødet kan, for så vidt angår arbejder, der ikke er forbedringsarbejder, beslutte, om lejeren skal foretage reetablering ved fraflytning. Administrationen skal for hver afdeling udarbejde en fortegnelse (råderetskatalog) over de arbejder der ifølge afdelingsmødet kan udføres og sørge for at beboerne for denne fortegnelse udleveret i forbindelse med lejeaftalens indgåelse. Afdelingsmødets beslutninger skal godkendes af Billund Boligforenings hovedbestyrelse. Afdelingsmødet i afdeling 28 har udarbejdet et råderetskatalog som primært omhandler individuelle forbedringer og forandringer udenfor boligen. Bilag: Råderetskataloget er vedlagt som bilag. Administrationen indstiller at afdeling 28`s råderetskatalog godkendes. Afdelings 28 s råderetskatalog blev godkendt. I forbindelse med ibrugtagning af nye afdelinger, hvor der udarbejdes råderetskatalog, vil bestyrelsen gerne orienteres. 6. Principbeslutning i forhold til Godkendelse af afdelingernes råderetskataloger Reglerne om råderet og installationsret er beskrevet i: Lov om leje af almene boliger, Kapitel 8 Bekendtgørelse om drift af almene boliger, Kapitel 18 Jfr. Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. (nr af 16/12/2013) 82 stk. 3 Skal Billund Boligforening`s hovedbestyrelse godkende afdelingernes råderetskataloger inden at disse er endegyldige. Administrationen indstiller at den bemyndiges til på vegne af hovedbestyrelsen endeligt at godkende afdelingernes råderetskatalog hvorefter de forelægges hovedbestyrelsen til efterretning. Indstilling blev godkendt.

6 7. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 8. Banedanmark vedr. undersøgelse af en ny bane til Billund Banedanmark har fået til opgave at igangsætte undersøgelsen af en ny jernbaneforbindelse til Billund. Partierne bag aftalen om projektet (S, R, DF, SF og EL) blev den 13. maj 2014 enige om, at den ny baneforbindelse til Billund skal være en almindelig jernbane. Billund Lufthavn er Danmarks næststørste lufthavn. Lufthavnen havde tre mio. årlige flyrejser i 2016, og der er samlet omkring fire mio. årlige rejser relateret til lufthavnen. Billund Lufthavn ligger langt fra de nærmeste større byer, og størstedelen af den nuværende trafik til lufthavnen består i dag af privat biltrafik. En ny bane til Billund Lufthavn kan således give en alternativ forbindelse til de mange forretnings-, charter- og fritidsrejsende, såvel som til lufthavnens personale. Der vil desuden blive lavet en station i nærheden af Legoland og Billund by, så banen også betjener byen og forlystelsesparkerne. En ny station i Billund Lufthavn bliver placeret tæt på lufthavnsterminalen, således at skift mellem tog og fly sker med korte gangveje. Afhængigt af hvilken løsning der vælges, så skal der anlægges omkring kilometer ny, enkeltsporet bane. Der er tre mulige løsninger for projektet som er i høring. Disse forslag er vist på vedlagte bilag. Der kan læses mere om projektet på I høringsperioden bliver der afholdt to borgermøder langs strækningen, hvor det er muligt at høre om projektet og påvirkningerne langs strækningen. Den. 29 januar: Billund kl. 19 Billund Idrætscenter Kærvej 501, 7190 Billund Den. 30 januar: Jelling kl. 19 Hallen på Bredagerskolen Bredager Jelling Nedenstående adresser i Billund Boligforening kan blive berørt af projektet: Fasanvej 19,21,23 Lærkevej 10, 11, 12, 15, 20, 22, 5, 6, 7, 8, 9 Solsortevej 14, 16, 18, 24 Vibevej 5, 7 Bilag: Skrivelse fra Banedanmark er vedlagt Notat fra administrationen med kortbilag Administrationen indstiller at bestyrelsen drøfter skrivelse fra Banedanmark med henblik på en beslutning om hvordan man ønsker at informere beboerne.

7 Herunder at bestyrelsen benytter sig af den offentlige høringsfase som løber fra den 11. januar til den 11. marts 2018, borgermøderne og den kommende VVM redegørelse. Såfremt administrationen skal koordinere et høringssvar til Bane Danmark skal bemærkningerne være administrationen i hænde 1. marts Der er opbakning fra bestyrelsen til at administrationen koordinere de bemærkninger der måtte komme og sender høringssvar til Banedanmark. Renoveringsplan for afd. 1 fastholdes, næste etape er Lærkevej. Beboere der direkte berøres af forslaget, skal have informationsbrev. Afdelingsbestyrelsen inddrages i et evt. høringssvar. 9. AUB praktikpladser. Det danske arbejdsmarked mangler erhvervsuddannede inden for en lang række faggrupper, hvorfor det fremover kan blive svært, at ansætte de erhvervsuddannede medarbejdere der er brug for. Der er derfor behov for, at der skabes flere praktikpladser, så flere vælger at tage en erhvervsuddannelse. For at skabe flere praktikpladser har regeringen og arbejdsmarkedets parter indgået en aftale der træder i kraft 1. januar En del af aftalen kaldes praktikplads-aub. Praktikplads-AUB belønner arbejdsgivere der ansætter nok elever, og de som ikke ansætter nok elever skal betale et ekstra bidrag. Praktikplads AUB er obligatorisk for alle private og offentlige arbejdsgivere, men kun hvis man sidste år indberettede ATP bidrag for det der svarer til en fuldtidsansat erhvervsuddannet medarbejder. Billund Boligforening har indberettet ATP bidrag for 10 medarbejdere incl. erhvervsuddannede. Billund Boligforening hører først fra praktikplads AUB til april Her får man det årlige forskudsopgørelse, hvor Billund Boligforening kan se målet for hvor mange elever man skal have ansat inden året er gået. Målet er individuelt og varierer fra arbejdsgiver til arbejdsgiver. Alle uddannelsesaftaler i kalenderåret tæller med i beregningen selv om man først får målet til april Selvom vi nu er ovre 1. januar, og trådt ind i 2018, er det stadigvæk ikke muligt for virksomhederne at se, hvor mange lærlinge de skal have ansat, for at undgå ekstrabetaling til Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB). Andelen af lærlinge bliver regnet ud i pointtal, hvor der er forskellige elevpoint alt efter fag. For eksempel er der 1,33 point for én ejendomsservicetekniker, mens en bygningsmaler blot udløser 0,91 point. For hvert elevpoint der mangler når året er omme skal der betales kr. (niveau 2018).

8 Eksempel på beregning er vedlagt, og umiddelbart er beregningen ikke den nemmeste at lave på forhånd for de 80 medarbejdere som er ansat i de enkelte boligorganisationer. Det åbenlyse problem er, at reglerne allerede trådte i kraft ved årsskiftet. Så som det ser ud nu, vil virksomhederne altså først få vished om årets krav, når mere end en fjerdedel af året allerede er gået. Bilag: Praktikplads-AUB Eksempel på Beregning Administrationen indstiller at regeringens krav tages til efterretning, og at administrationen bemyndiges til at vurdere muligheden for at ansætte elever for at udgå strafbetaling. Der gøres opmærk som på at ansættelse af elever skal give mening og værdi både for virksomheden og eleven, hvorfor medarbejderne skal være gearet til at modtage elever og være godkendt som uddannelses sted. Hvis dette mål ikke kan opfyldes kan det koste strafbetaling. Administrationen bemyndiges til at vurdere muligheder for ansættelse af elever. Bestyrelsen orienteres løbende. Orienteringen blev taget til efterretning. Orienteringssager (10-13 ) 10. Nyt fra administrationen 1. Vejændring Bakkevej 4, Vorbasse bilag vedlagt 2. Rapport Alm. Brand kapitalforvaltning 3. Status Bovia og boligorganisationerne ( nye lokaler ) 4. BL 7. kreds kredsvalg afholdes den 23. april 2018, på Hotel Legoland, Aastvej 10 i Billund kandidatopstilling bilag vedlagt. 5. Borgermøde Billund kommune den 9. januar Vedtægter Bilag : Ændring til vedtægter ( Bemærkninger fra Anni Pedersen, BL ) Nye vedtægter for BB 7. Oversigt over tomgang vedlagt 8. Digital kommunikation bilag vedlagt 9. Næste møde den 19. april 2018 afholdes på LegoHouse 10. El udbud Ad.1: Orientering om møde med kommunen, der arbejdes videre med processen. Ad.4:

9 Per Nielsen opstiller til genvalg, som Formand i Kreds 7. Børge Brink, AAB Kolding indstilles som suppleant. Ad. 6: Orientering om nye vedtægter, som skal godkendes på generalforsamlingen. Ad. 10: Der er nedsat en styregruppe til at udarbejde El-udbud i samarbejde med BL. 11. Nyt fra afdelingerne Ved nyt fra afdelingerne orienteres der på mødet. Generel drøftelse af status for parkeringsforhold i byen. 12. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: Erklæringssamtykke til Digital Post 747 Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreg 748 De almene boligafdelingers udgifter til særlige aktiviteter Ny arkivfunktion i regnskabsdatabase 750 Lukning af indberetning til Boligportal (huslejeregistret) via snitfladeversion V1 og V2 751 Landsbyggefondens jubilæum markeres ved Almene Boligdage 2017 i Aarhus 752 Beboere i den almene boligsektor Evaluering af boligsociale indsatser finansieret af midlerne 754 Projekt "Sociale Renoveringer" (indsats mod ensomhed) 755 Bog om bevaringsværdige almene bebyggelser - Rammer for udvikling 756 Renovering af almene boligområder 757 De almene boligafdelingers udgifter til vandafgifter 2016

10 758 Beboerklager i den almene boligsektor BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Fortolkning af bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v Indbetaling til Udviklingsfonden og Uddannelses- og Samarbejdsfonden Samtykke om at kunne anvende ny Digital Post-løsning 3017 Hvor mange lærlinge er ansat på jeres byggesager? 3117 LEI-kode bliver obligatorisk fra årsskiftet 3217 Kompetencefondene for ESL og 3F - selvvalgt uddannelse 3317 Opfordring til elevansættelse i boligorganisationerne 3417 Nye regler om mærkning af demensegnede plejeboliger 3517 En almen boligorganisation er ikke forbruger! 3617 Vejledning om overenskomster 3717 Folkemøde Vejledning om lokalaftaler 3917 Ny ferielov 4017 Status på persondata 4117 Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold 4217 KOOP-BARSEL 4317 STATISTIKINDBERETNING OG MEDLEMSKONTINGENT VEJLEDNING OM OVERENSKOMSTER UDGAVE 0118 Oversigt og udsendte BL Informerer i Temadage om persondataregler

11 0318 Udlevering af ind- og fraflytningsrapporter som digitale dokumenter Referat godkendt den 19. april 2018 Jørgen Bjerg Sørensen Eigil Kristoffersen Tonny Gustav Bodilssøn Villy Gasbjerg