OBS!! Vi mødes kl. 14:00 i Tingparken ( Børnehaven ) til besigtigelse af stedet.

Transkript

1 Grindsted Boligforening Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Torsdag den 05. september 2019 kl Forventet afsluttet senest kl Der serveres kaffe og kage til mødet. Mødested: Tingparken derefter afholdes møde på kontoret, Nørregade 36, Grindsted Mødedeltagere: Ingeborg Svendsen INS Anny Andersen AA Helle Bach HB Ratch Johannes Nielsen JEJ JNN Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen Jan Bojsen Niels Klausen Bethina Lorentzen PN DOR BSN JAB NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 06. maj Konstituering 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 28. maj Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar Nybyggerier og renoveringsprojekter ( Lukket punkt ) 7. Formandsmøde ( Lukket punkt - FORTROLIGT ) 8. Visioner for Grindsted Boligforening Nyt fra formandskabet 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer OBS!! Vi mødes kl. 14:00 i Tingparken ( Børnehaven ) til besigtigelse af stedet.

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 6. maj 2019 Referatet fra bestyrelsesmøde den 6. maj 2019 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand m.v. Valg af næstformand Bestyrelsen træffer beslutning om valg af næstformand. Anny Andersen blev foreslået og genvalgt som næstformand. 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen har tidligere godkendt forretningsgang vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. (kopier af Bovia materiale er vedlagt) Såfremt man har lyst til at læse mere kan Uddrag af vejledning om drift af almene boliger og Medlem af organisationsbestyrelsen give inspiration til arbejdet i bestyrelsen Bilag: Skema vedr. inhabilitet

3 Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Der er ingen ændringer i forhold til tidligere udfyldte inhabilitetsskemaer. 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 28. maj 2019 På mødet foretages der en evaluering af det afholdte møde. Evalueringen indgår i planlægningen af de fremtidige møder for repræsentantskabet Ifb. med bemyndigelsen Iværksættelse af nybyggeri og andre bemyndigelser, undersøger og udarbejder administrationen til det kommende repræsentantskabsmøde, forslag til repræsentantskabet om, at delegere kompetencen for de omhandlende punkter til bestyrelsen, således at punktet ikke skal behandles hvert år på repræsentantskabsmødet. 5. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2020 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Evt. bilag: Oversigt over huslejeforhøjelser Bemærkninger: Til orientering oplyste administrationen, at budget for afd. 34, Bekkasinvej ikke blev godkendt på det første beboermøde. Det indstilles at huslejeforhøjelserne i afdelingerne godkendes. Administrationen forslår at der indkaldes til nyt møde for afd. 34, hvor budgettet endnu engang forelægges, evt. med supplerende materiale. Indstillingen blev godkendt under forudsætning af, at budgetterne bliver godkendt på beboermøderne, som pt. ikke alle er afholdte. Det præciseres at budgettet for afd. 34, ligeledes blev godkendt af bestyrelsen.

4 6. Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 7. Formandsmøde ( LUKKET PUNKT - FORTROLIGT ) 8. Visioner for Grindsted Boligforening Den 5. november 2018 præsenterede administrationen et oplæg til visionerne og værdierne for boligorganisationerne og for Bovia, hvorefter der var gruppearbejde i de respektive boligorganisationer. Tilbagemeldingerne fra boligorganisationerne og Bovia er nu indarbejdet i den nye folder, som skal præsentere Grindsted Boligforening`s og Bovia`s visioner og værdier for omverdenen. Administrationen arbejder nu med en implementeringsproces, som skal omsætte visioner og mål til hverdagsmål for bestyrelser, beboere og medarbejdere. Når den overordnede procesplan er drøftet med Bovias bestyrelse, vil den blive præsenteret for boligorganisationerne, hvorefter arbejdet med implementeringen kan igangsættes Bilag: Udkast - Visioner Grindsted Boligforening Udkast - Visioner Bovia Det indstilles at udkastet godkendes og at strategiperioden ændres til Indstilling blev godkendt. Orienteringssager ( 9-13 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 9. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Genhusning i Tingparken - begrænset hvad GB kan tilbyde. To former for genhusning, midlertidig og permanent genhusning. Udfordringen med genhusning drøftes med kommunen, en løsning kan være nybyggeri.

5 10. Nyt fra administrationen Ad. 1: 1. Status organisationen Bovia 2. Oversigt tomgang 1. aug bilag vedlagt 3. FN s verdensmål bilag vedlagt 4. Adgang til kælderen/aflåsning af eget kælderrum bilag vedlagt 5. Mødekalender for år 2020 vedlagt Økonomi afd. der skal ansættes 2 nye medarbejdere. Adm. bygning i dialog med kommunen om muligheder. Ad. 5. Mødekalender blev godkendt. OBS!!! - Almene boligdage fra den september Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres på mødet. Der var intet nyt under dette punkt. 12. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: : 792 Regnskabsindberetning Årsberetning Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 795 Digital tinglysning - ændring af tinglysningsafgift 796 Almenedata.dk og Fraflytninger i den almene boligsektor Ny IT-platform om beboerne i den almene sektor 798 Ny IT-platform om beboerne i den almene boligsektor

6 13. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Digital post i almene boligorganisationer 1619 Udlejning af helårsbolig til ferie- og fritidsformål 1719 BL s juridiske hotline 1819 Information om håndtering af tragisk ulykke på legeplads 1919 Ændring af bekendtgørelse om udlejning af almene boliger 2019 Anbefalinger om håndtering af sikkerhed på legepladser 2119 Brug tilbuddene fra Dansk Erhverv 2219 Almene Boligdage Tilbuddene fra Dansk Erhverv rådgivning om arbejds- og ansættelsesretlige spørgsmål 2419 Tilbuddene fra Dansk Erhverv arbejdsmiljø 2519 Tilbuddene fra Dansk Erhverv ledelse og uddannelse 2619 Tilbuddene fra Dansk Erhverv lønstatistik, kønsopdelt lønstatistik m.v Tilbuddene fra Dansk Erhverv erhvervsjuridisk rådgivning 2819 Indbydelse til Forvaltningskonferencen og Konferencen for organisationsbestyrelser Tilbuddene fra Dansk Erhverv netværk for medarbejdere 3019 Vores Bidrag I kan nu downloade jeres endelige rapport 3119 Ændring af udlejningsbekendtgørelsens regler vedrørende oprykningsventelisten 3219 Landsbyggefondens statistikker 3319 Nøgletal for boligområder Adgang til BoligJura.dk juridisk vidensportal for alle BL s medlemmer

7 3519 Erklæring om non-profit 3619 Netværkstilbud for nøglemedarbejdere i boligorganisationerne 3719 Krav om stærk kundeautentifikation ved betalinger Referat godkendt den 4. november 2019 Johannes Nielsen Ingeborg Svendsen Jeyarajah Rasiah (Ratch ) Anny Andersen Helle Bach