Referat af bestyrelsesmøde i bestyrelsen for FGU Vendsyssel

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i bestyrelsen for FGU Vendsyssel Mødedato: 29. oktober 2018 Mødet påbegyndt: kl Mødet afsluttet: kl Mødested: Brønderslev Produktionsskole, Søndergade 23-25, 9700 Brønderslev Fraværende: Claus Mørkbak Højrup Forstander Leif Bach fra Brønderslev Produktionsskole indledte mødet med kort at fortælle om produktionsskolens opbygning og elevgrundlag. 1) Godkendelse af mødedagsorden. Bestyrelsen godkender dagsordenen Dagsordenen blev godkendt. 2) Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmødet den 10. oktober Bestyrelsen godkender referatet Referatet blev godkendt. 3) Godkendelse af forretningsorden På den første møde i bestyrelsen blev det besluttet at der skulle udarbejdes forslag til en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Udkast til denne er vedlagt som bilag 1. Bestyrelsen godkender forslaget til forretningsordenen Forslaget til forretningsorden blev godkendt. Der var i forbindelse med drøftelsen af punktet enighed om at der skal udarbejdes en informationsstrategi. Formandskabet udarbejder oplæg hertil og forelægger forslaget på et af de kommende møder. 4) Beslutning om vederlag Jf. 8 i den midlertidige vedtægt (bilag 1) afholdes bestyrelsesmedlemmernes rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med hvervet af institutionen efter reglerne om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i staten. Reglerne for vederlag fremgår af BEK nr 1094 af 30/08/2018: Bekendtgørelse om visse midlertidige regler for institutioner for forberedende grunduddannelse (bilag 2). 1

2 5. Institutionen kan yde vederlag til den første bestyrelses formand og en eventuel næstformand som anført i stk. 2. Stk. 2. Der ydes vederlag inden for følgende rammer: 1) Til formanden og en eventuel næstformand for den første bestyrelse kan ydes op til kr., henholdsvis kr. pr. kalenderår. 2) Til formanden yder institutionen for den periode, hvor formanden varetager funktionen som institutionens leder, jf. lovens 60, stk. 2, 2. pkt., efter periodens udløb, formanden et særskilt vederlag herfor. 7. Til den første bestyrelses øvrige medlemmer, bortset fra medarbejderrepræsentanter og elevtilforordnede, jf. lovens 60, stk. 1, kan institutionen yde et vederlag på kr. pr. kalenderår. Stk. 2. Der kan ikke ydes vederlag efter stk. 1 til følgende medlemmer: 1) Medlemmer, hvis deltagelse i bestyrelsesvirksomheden indgår som led i deres tjenstlige opgaver i hovedstillingen. 2) Medlemmer, der er udpeget af interesseorganisationer. 3) Medlemmer, der er udpeget af en kommunalbestyrelse, og som tillige er medlem af denne. 4) Medlemmer, der er udpeget af en kommunalbestyrelse, og som uden at være medlem af denne modtager diæter for varetagelsen af hvervet som medlem af institutionens bestyrelse, jf. 16 a i lov om kommunernes styrelse. 8. Vederlag efter reglerne i 5 7 reduceres forholdsmæssigt i tilfælde, hvor vederlaget ikke ydes for et helt år. 9. Beslutningen om at yde vederlag træffes af den første bestyrelse. Bestyrelsen drøfter, hvorvidt der skal ydes vederlag til formanden og fastsætter den eventuelle størrelse af dette Bestyrelsen drøfter, hvorvidt der skal ydes vederlag til næstformændene og fastsætter den eventuelle størrelse af dette Bestyrelsen drøfter, hvorvidt der skal ydes vederlag til øvrige bestyrelsesmedlemmer i de tilfælde, hvor dette jf. 7. stk. 2 er hjemmel hertil. Det blev besluttet, at fordele vederlaget således, at det samlede maksimale beløb fra bekendtgørelsen på op til i alt (sum af maksimalt vederlag til formand og næstformand) fordeles med halvdelen (50 pct.) til formanden (= kr.) og 25 pct. til hver af næstformændene (hver kr.). Der ydes ikke yderligere vederlag. 5) Drøftelse af stillingsopslag, stillingsprofil og ansættelsesproces med henblik på ansættelse af institutionsleder På forrige bestyrelsesmøde blev det besluttet af formandskabet til næste møde kommer med oplæg til ansættelsesproces, stillingsprofil samt ansættelsesudvalg. 2

3 Til inspiration for ansættelsesprocessen har Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK) udarbejdet forslag til stillingsopslag (bilag 4) og stillingsprofil (bilag 5). Jf. Følgebrev til sammenlægnings- og overdragelsesplan (bilag 3) vil STUK desuden snarest udsende en skabelon for ansættelseskontrakten og udstikke et forhandlingsmandat for rammerne for ansættelse af institutionslederen dvs. rammerne for løn og øvrige vilkår. Styrelsen understreger i brevet, at ansættelse af institutionslederen forudsætter særskilt godkendelse af ansættelseskontrakten inden endelig aftale om tiltrædelse kan indgås. Bestyrelsen drøfter indholdet i stillingsprofilen Bestyrelsen drøfter sammensætningen af ansættelsesudvalget Bestyrelsen drøfter om der skal indhentes tilbud fra to-tre rekrutteringsfirmaer med erfaring fra rekruttering til undervisningssektoren Bestyrelsen i givet fald bemyndiger formandskabet til at indhente og indgå aftale med et rekrutteringsfirma På baggrund af stillingsprofilen fra STUK blev der nævnt en række forhold, der skal fremhæves i rekrutteringsprocessen. Disse er: Ledelseserfaring forstået som ledelse af ledere Stærke relationskompetencer (vigtigt i forhold til medarbejdertrivsel) Læg vægt på sammenlægningsopgaven som selvstændig opgave Erfaring fra fusionsprocesser Bilaget fra STUK suppleres med de ovennævnte punkter. Det blev besluttet at nedsætte et ansættelsesudvalg bestående af formandskabet, Ole Andersen, Lykke Reffeldt og Rikke Belcher. Formandskabet indhenter tilbud fra tre rekrutteringsfirmaer og vælger blandt disse det mest fordelagtige tilbud ud fra pris og dokumenteret erfaring fra rekruttering til undervisningsområdet. Der sigtes mod at lederen kan tiltræde stillingen 1. februar ) Orientering om overdragelse af medarbejdere, aktiver og passiver fra produktionsskoler og VUC ere Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK) har 5. oktober udsendt en sammenlægnings- og overdragelsesplan til bestyrelsen (bilag 6). Jf. Følgebrev til sammenlægnings- og overdragelsesplan (bilag 3) gælder denne for bestyrelserne for: FGU-institutionerne, Produktionsskolerne VUC er, der skal overdrage aktiver, passiver, rettigheder og forpligtigelser til FGU institutionerne Sammenlægnings- og overdragelsesplanen skal fungere som rammen for de lokale aftaler, som bestyrelserne skal indgå med hinanden i forbindelse med overdragelsen. 3

4 Sammenlægnings- og overdragelsesplanen indeholder: En beskrivelse af det ansvar og de opgaver, som de respektive institutioner har ved overdragelse til FGU-institutionerne. En tidsplan for sammenlægnings- og overdragelsesprocessen med de vigtigste deadlines. Særskilte kapitler om overdragelse fra hhv. produktionsskoler og VUC er til FGU institutionerne samt et kapitel om FGU-institutionens opgaver ved udarbejdelse af åbningsbalancen. Et kapitel om de enkelte poster i åbningsbalancen, som er relevant for både FGU institutioner og VUC er. I medfør af lovens bestemmelser har produktionsskolerne og VUC erne initiativpligten til at kontakte FGU-bestyrelserne med henblik på at påbegynde og aftale overdragelsesprocessen. Oplysninger vedrørende bygninger skal være bestyrelsen for FGU Vendsyssel i hænde senest 9. november 2018, mens bestyrelsen senest 1. december 2018 skal have oplysninger om det personale, som overdrages. Senest 1. april 2019 indsendes en sammenlægnings- og overdragelsesplan til STUK. Planen skal vedtages af alle involverede institutioners bestyrelser. Bestyrelsen drøfter processen og særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med denne. Processen blev drøftet. Der var enighed om, at det vil være hensigtsmæssigt med en dialog med lederne fra de overdragende institutioner. Evt. stormøde med det personale, der overdrages når navnene er kendt primo december. På baggrund af information givet på bestyrelsesworkshoppen i Randers skal der endvidere være særlig opmærksomhed på aftale med revisionsfirma. Det blev besluttet at formandskabet indgår aftale med et revisionsfirma. 7) Kommende møder: Fastsættelse af tid og sted Der er aftalt tid og sted for yderligere et bestyrelsesmøde den 13. november. Formandskabet foreslår at der afholdes yderligere møder på følgende tidspunkter: Mandag den 26. november kl Fredag den 14. december kl (inkl. evt. ansættelsessamtaler med lederkandidater) Bestyrelsen fastlægger sin møderække frem til årsskiftet Mødetidspunkterne blev godkendt, dog kl den 14. december. Mødet den 26. november afholdes på Hjørring Produktionsskole og mødet den 14. december på Jobcenter Hjørring. Der udsendes elektroniske indkaldelser. 4

5 8) Evt. Thomas Klimek: Udgifterne til elevernes madordning er ikke medtaget i den centrale politiske aftale om FGU. Det anslås at være et beløb på cirka 70 mio. på landsplan, der således ikke er indarbejdet i den økonomiske ramme. Thomas opfordrer til at formandskaberne i de forskellige FGU-institutioner rejser spørgsmålet for ministeriet ligesom medlemmerne af bestyrelsen opfordres til at nævne problemstillingen for deres politiske kontakter på Christiansborg. Rikke Belcher: Der overdrages 22 ansatte fra VUC Nordjylland til FGU Vendsyssel. Dette er det højeste antal for VUC Nordjylland til ét dækningsområde. 5