Referat til møde i bestyrelsen for FGU Vendsyssel

Transkript

1 Referat til møde i bestyrelsen for FGU Vendsyssel Mødedato: 20. maj 2019 Mødet påbegyndt: kl Mødet afsluttet: kl Mødested: Dronningensgade 32, Hjørring Fraværende: Rasmus Brohus, Claus Mørkbak Højrup og Rikke Haugaard Belcher 1) Godkendelse af mødedagsorden Bestyrelsen godkender dagsordenen Beslutning: Med den tilføjelse, at punkterne, som Jacob Rask og Anders Olesen Sigh skulle deltage i, blev gennemgået først, blev dagsordenen godkendt. 2) Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmødet den 2. april Referatet er udsendt den 2. maj. Bestyrelsen godkender referatet Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3) Vedtagelse af vedtægt for FGU Vendsyssel Resume: Der skal udformes og vedtages en ny vedtægt for FGU Vendsyssel som kan være gældende for den bestyrelse der overtager fra d. 1. august STUK udsendte en skabelon til udfyldelse, som er tilpasset FGU Vendsyssel. Den tilpassede vedtægt følger som bilag (Bilag 1). Bestyrelsen godkender og underskriver den vedtægt, som skal gælde for den fremtidige bestyrelse for FGU Vendsyssel Beslutning: Bestyrelsen drøftede vedtægtens udformning. Der blev givet udtryk for følgende synspunkter: Et bestyrelsesmedlem foretrækker simpelt flertal Flere ønskede vedtægtens 2, stk. 3 om en ligelig fordeling af kvinder og mænd fjernet Det blev besluttet, at det skal undersøges, hvad konsekvensen vil være af, ikke at følge 2, stk. 3. Der gøres opmærksom på at disse bestemmelser ikke kan fraviges. Bestyrelsen besluttede, at man ønsker at fastholde konstitueringen med to næstformænd. Sekretariatet gør opmærksom på, at STUK ikke vil godkende en ordning med to næstformænd. Bestyrelsen fastholder sin beslutning. 1

2 Ved standardvedtægtens 11 om tegningsret besluttede bestyrelsen, at institutionen tegnes af bestyrelsens formand og institutionens leder {eller af en af disse i forening med én af bestyrelsens næstformænd}. Ved standardvedtægtens 3, stk. 2 beslutter bestyrelsen, at der skal stå Genudpegning kan finde sted. Ved punktet om selvsupplering besluttede bestyrelsen, at der ikke skal stå noget, da dette ikke skal være muligt. Med disse ændringer blev vedtægten vedtaget. 4) Drøftelse af regnskabsinstruks Resume: For at vedtægten kan være endelig gyldig skal der vedtages en regnskabsinstruks for FGU Vendsyssel. Direktionen, sekretariatet og Jacob Rask fra BDO Revision har udarbejdet et oplæg til en regnskabsinstruks for FGU Vendsyssel. Regnskabsinstruksen eftersendes som bilag. Bestyrelsen drøfter regnskabsinstruksen Beslutning: Jacob Rask introducerede til arbejdet med regnskabsinstruksen. Herefter blev en række punkter i regnskabsinstruksen diskuteret. Under punkt 1.4 foreslås det, at der i stedet for bestyrelsen godkender skolens budget, skrives bestyrelsen godkender institutionens budget. Der rejses yderligere den bekymring, at man ved at lave budgetter for de enkelte skoler risikerer at bringe skolerne i en indbyrdes konkurrencesituation. Under punkt blev det besluttet, at bestyrelsen skal godkende lejemål med en uopsigelighedsvarsel på over 5 år. Under punkt rejses spørgsmålet, om bestyrelsen vil være med til at ansætte ledere. Det blev besluttet, at der nedsættes et ansættelsesudvalg, med repræsentation fra bestyrelse og medarbejderside, der træffer den endelige beslutning. Ansættelsesprocessen ledes af direktøren. Ansættelsesudvalget præsenterer valget for bestyrelsen. Der var enighed om, at passus om værdipapirer skal fjernes. Nødvendigheden af kontantkasser blev diskuteret. Der var enighed om, at det vil være godt at undvære kontantkasserne, men det er et spørgsmål, om de kan undværes. Det blev foreslået, at MobilePay kan anvendes som alternativ. Det blev ligeledes foreslået at inddrage værkstederne, for at høre om kontantkasserne kan undværes. Følgende formuleringer blev foreslået som alternativ: : Skolen har som udgangspunkt ikke kontantkasser og: Skolen har ikke kontantkasser over x beløb Det blev bekræftet, at alle skoler skal optælle varer pr. 1/8. 5) Godkendelse af aftale med VUC Resume: Formandskabet har sammen med Jacob Rask fra BDO Revision afholdt forhandlinger med HF og VUC Nord angående udspaltningen. Der kom et nyt resultat ud af forhandlingerne som vil blive præsenteret på mødet. Aftaleteksten følger som bilag (Bilag 2). Bestyrelsen godkender og underskriver aftalen med HF og VUC Nord 2

3 Beslutning: Formanden præsenterede resultatet af forhandlingen, og fortalte at FGU Vendsyssel får kr. plus de overdragede medarbejderes feriepenge som stadig skal udbetales. Det berettes, at VUC skal betale for istandsættelsen af det overdragede lejemål. Overtagelsesdatoen er d. 1/ Det præciseres, at forhandlingen bygger på et gæt på, hvordan VUCs egenkapital vil se ud pr. 31/ Det faktiske tal kan vise sig at være bedre eller dårligere end det, der er taget som udgangspunkt. Det beløb, der er taget udgangspunkt i, er kr. I en kommentar anføres det, at én mente det var besluttet at vi skulle vente. Der rejses dog tvivl om, hvorvidt det vil være muligt at vente, og at det desuden vil indebære de samme usikkerhedsmomenter, som ovenfor anført. Med disse kommentarer blev aftalen godkendt. 6) Bekræftelse af valget af faglige temaer Resume: På baggrund af den medsendte plan (Bilag 3 og 4) over udbuddet af faglige temaer, det aktuelle udbud af værksteder, og det tilgængelige udstyr og inventar bedes bestyrelsen tage stilling til valget af faglige temaer på de enkelte skoler og adresser. Bestyrelsen bekræfter valget af de 12 temaer Beslutning: Der blev ytret undren over, at hverken motor eller Jordbrug, skovbrug, fiskeri skulle være mulige i Frederikshavn. Direktøren gør opmærksom på, at der mangler udstyr. Det foreslåes at indgå samarbejde med andre skoler. Der rejses ligeledes undren over at kommunikation og medier ikke skulle være muligt i Frederikshavn. Det anføres, at det vil være et fag som også mennesker med fysiske begrænsninger vil kunne deltage i. Der henvises til, at der for nærværende ikke er de nødvendige kompetencer i huset. Det vil dog være muligt på sigt. Der bliver gjort opmærksom på, at faget ikke er kompetencegivende, og at mange vil kunne undervise i det. Valget af faglige temaer blev med disse bemærkninger bekræftet. 7) Drøftelse af opstart, annoncering og dato Resume: Direktøren vil informere om de foreløbige planer for opstarten i august. Der rejser sig i den forbindelse et spørgsmål angående hvilken rolle bestyrelsen indtager i den forbindelse. Direktøren vil bringe et forslag. Bestyrelsen drøfter deres rolle i forbindelse med opstarten Beslutning: Direktøren introducerede til de foreløbige planer for opstarten. Hun fortalte desuden om det forestående internat, arbejdet med at opstarte teamsamarbejde og samarbejde med Lis Holm (læringskonsulent fra Undervisningsministeriet) og Toke Agerschou der skal hjælpe med udarbejdelsen af kernefortællingen. Det blev besluttet, at der vil være opstart på hver af de tre skoler, og ikke en stor fælles opstart. Formanden bekræftede, at han gerne vil møde op et af stederne. Ole Andersen bekræftede lige- 3

4 ledes at han vil møde op ét af stederne. Han opfordrede til at få nogle medier med på dagen. Kanal Frederikshavn og Brønderslev Nærradio nævnes som muligheder. Det blev foreslået, at lave det sådan, at et medie følger processen, så man kan se hvordan tingene ændrer sig. John Karlsson, Thomas Klimek og Carsten Andersen er forhindrede i at deltage på dagen. Det blev meddelt, at der er lavet busreklamer i samarbejde med de andre nordjyske FGU er. 8) Orientering om bygningssituationen Resume: Direktøren informerer om bygningssituationen og planen for fortsættelsen af arbejdet med at etablere de nødvendige bygningsmæssige rammer for FGU Vendsyssel. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Direktøren fortalte, at der i Hjørring planlægges en lille udvidelse af et værksted, for at få plads til et større antal elever. I Brønderslev afventes resultatet af en undersøgelse der er foretaget på grunden. Formanden informerer om, at hvis skolen lukkes er der flere muligheder for omplacering. Der gøres opmærksom på, at det vil være dyrt at have to køkkenledere, men at det også er dyrt at transportere fødevarer. I Frederikshavn har direktøren haft møde med kommunen. Hun informerer om, der vil blive lavet en byggeansøgning, og at der sættes en pavillon op på den eksisterende grund. Det anføres at der mangles regulære undervisningslokaler, og det præciseres, at der er tale om én pavillon med to undervisningslokaler. Der vil blive afholdt møde med skohandleren om køb af nabogrunden. Formanden opfordrer til at finde ud af, om vi skal købe jorden eller ej. 9) Orientering om status på IT, telefoni, elevadministration og Statens administration Resume: Anders Olesen Sigh deltager i mødet og vil give en status på anskaffelsen af IT, telefoni, administrative systemer. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Anders Olesen Sigh gav status på IT-situationen. Han fortalte, at vi et par gange har haft besøg af Statens IT, der har undersøgt lokalerne. ATEA kommer og sætter udstyr op og vil desuden komme og udlevere pc er. Det administrative vil blive styret af Statens IT, imens vi selv skal stå for undervisningsnettet. Det er også en grund til, at vi skal udbyde kommunikation og medier, siger Anders Olesen Sigh. Det berettes, at det elevadministrative system vil blive UDData og at Karen er gået ind i styregruppen omkring det. Anders Olesen Sigh fortalte, at han i øjeblikket undersøger IMS som program til arkivering, og at det bliver Statens Administration til det administrative samt Navision Stat. Telenord vil levere mobilløsningerne. Alle får en mobil, så der bliver ingen omstilling. Det anbefales at føre en restriktiv pædagogisk linje omkring hvilke platforme, der benyttes til kommunikation med eleverne. Direktøren siger, at det vil blive skrevet i personalehåndbogen. 4

5 10) Orientering om status på budget Resume: Der pågår arbejde med udformningen af et budget. Dette sker i et samarbejde mellem direktøren, Anders Olesen Sigh og Jacob Rask fra BDO. Der vil på mødet blive informeret om arbejdet. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Anders Olesen Sigh informerede om, at arbejdet med budgettet for andet halvår af 2019 er påbegyndt. Der er dog endnu en række usikkerhedsmomenter, der søges klarlagt. Det er eksempelvis en række forskellige takster og en række forskellige lønudgifter. Jacob Rask fortalte, at han afventer en budgetmodel, der skal benyttes. Direktøren fortalte, at hendes 26 kolleger rundt om i landet alle knokler med denne opgave, samt at der er ,14 kr. tilbage af tilskuddet. 11) Skriftlig orientering a. Nyt bestyrelsesmedlem DI og LandboNord har sammen udpeget et nyt bestyrelsesmedlem til FGU Vendsyssel. Det er Rasmus Brohus der er direktør i Hirtshals Yard. b. Forberedelse af bestyrelsen fra august 2019 Fra august tiltræder formelt en ny bestyrelse for FGU. Det betyder, at de udpegningsberettigede skal (gen)udpege deres bestyrelsesmedlemmer og at der til august skal vælges formandskab igen. STUK vil i den nærmeste fremtid udsende information om processen. Dette betyder at bestyrelsens medlemmer skal tage stilling til om de vil fortsætte og om de har mulighed for det. c. Elevoptag Der er kommet opgørelser fra kommunerne angående det forventede antal af elever, samt en samlet opgørelse af antallet af elever fra STUK. Opgørelser er sendt med som bilag (Bilag 5 til 8). 12) Direktøren orienterer Kernefortælling - proces Kompetenceafdækning og medarbejdersituationen Kompetenceforløb for 2019 Status på frikøb Interim-samarbejdsudvalg 13) Orientering Carsten Andersen og formanden roste tiltaget med interim-samarbejdsudvalget. Lykke Reffeldt oplever at der bliver taget godt imod tiltaget. Der inviteres til deltagelsen i den stiftende generalforsamling for FGU-foreningen. Der er kommet invitation til Carsten Meldgaards reception. 14) Evt. 5

6 Næste møde bliver d. 19/6 kl. 12. Det bliver således ved det tidspunkt som Anders Bøgh tidligere har sendt invitation ud til. Der mangler info om bestyrelsen på hjemmesiden. Det vil blive tilføjet siden. Der gøres opmærksom på, at vi skal passe på med information fra produktionsskolerne på hjemmesiden. Direktøren gør opmærksom på, at det har været diskuteret. Der informeres om, at der er lavet busreklamer, både udenpå og inde i busserne. Det aftales at tage efterårets møder med som et punkt til næste møde. 6