Referat, styringsdialogmøde 2017 med Bedsted Andelsboligforening

Transkript

1 Referat, styringsdialogmøde 2017 med Bedsted Andelsboligforening Emne: Samarbejdet mellem Thisted Kommune og kommunens almene boligorganisationer Formål med mødet: Dialog om status på boligorganisationen mv. Referent: Robert Langeland Dato: 14. december 2017 Varighed: 1 time og 45 min. Tilstedeværende: Fra Bedsted Andelsboligforening: Formand Inger Marie Jensen, næstformand Anne Grethe Hove og revisor fra Revision Limfjord Henrik Ifversen. Fra Thisted Kommune: Børge Nygaard og Robert Langeland Dagsordenspunkt: Konklusion: 1. Gennemgang af regnskab 2015 v/landsbyggefonden og status på regnskab 2016 Landsbyggefonden har gennemgået regnskab 2015 for Bedsted Andelsboligforening og har noteret sig en række forhold. For flere af forholdenes vedkommende svarede boligforeningen Landsbyggefonden, at den ville korrigere for forholdene, således at regnskab 2016 og budget 2017 vil være korrekt. Kommunen har efterfølgende gennemgået regnskab 2016 og budget 2017 og kan konstatere, at flere af forholdene stadig ikke er bragt i orden. Hertil svarede revisor, at forholdene var bragt i orden i papirregnskabet for 2016, men pga. en intern misforståelse er der ikke rettet op på fejlene i det officielle regnskab for Kommunen godtager denne forklaring, og revisor har tilkendegivet, at forholdene bringes i orden i regnskab Effektiviseringskrav Almene boligorganisationer skal i henhold til almenboliglovens 6a sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger, herunder udøve god økonomstyring og egenkontrol og løbende fremme kvalitet og effektivitet. Thisted Kommune oplyste, at der i juni 2016 er indgået aftale mellem regeringen, BL Danmarks Almene Boliger og KL om et nationalt måltal for effektiviseringer i den almene sektor. Effektiviseringen skal danne grundlag for en afdæmpet huslejeudvikling for beboerne. Effektiviseringstemaet betyder bl.a. at styringsrapporten udfyldt efter d. 15. september 2017, som dialogmødet mellem boligforening og kommunen holdes med afsæt i, har et lidt andet indhold end hidtil og har større fokus på effektivisering end tidligere. Potentialet for besparelser på diverse driftskonti, som ministeriet måler effektivisering ud fra, blev drøftet af Bedsted Andelsboligforening og kommunen. Ifølge boligforeningen gav licitation på forsikringer i 2014 gav en årlig besparelse på 500 kr. pr. bolig. Bedsted Andelsboligforening 1

2 oplyste også, at den har sparet kr. pr. bolig pr. år, når regnskab 2016 sammenholdes med budget Budget 2016 ligger tæt op af det tidligere realiserede forbrug. Kommunens tilkendegav også, at boligforeningens effektiviseringstal er højt (97,4%) er højt, dvs. driftsudgifterne er i forvejen lave, så besparelsespotentialet virker ret begrænset. 3. Status på boligorganisationen og dens afdelinger Udlejning og vedligeholdelse Pt. står 7 boliger tomme i boligforeningen, hvilket er meget højt, når boligforeningens størrelse på 64 boliger tages i betragtning. Der er 1 tom bolig i afsnit 4 og 6 på Thylandsgade (dvs. i Hareparken). Der er folk på venteliste til boligerne på Gartnervænget og Morup Møllevej samt Stormgade, dvs. til boligerne i afsnit 4 og 5. Fraflytning i boligforeningen var 23% i 2016 og langt over benchmark. Boligforeningens udlejningsvanskeligheder på Thylandsgade er forværret yderligere i år, fra 3 til 6 tomme boliger. Boligforeningen har tidligere forgæves forsøgt sig med differentieret husleje i boligerne på Thylandsgade, og senest har man malebehandlet facademurene således, at de igen fremstår flotte og som ny istandsatte. Man oplyser i øvrigt om den indvendige vedligeholdelse, at der male istandsættes ved lejeskift, herunder også gulvafslibning, når der er behov for det. I det hele taget bestræber boligforeningen sig på at gøre sine boliger attraktive, og den annoncerer på Facebook og boligforeningens hjemmeside efter nye beboere. Kommunen gjorde Bedsted Andelsboligforening opmærksom på, at boligforeningen på side tre i styringsrapporten for boligorganisationen skal svare på status på aftaledokumentet. Som kommunen også har gjort opmærksom på de senere år skal boligforeningens kommentarer i styringsrapporterne desuden opdateres hvert år. Status på pkt. 1 i aftaledokumentet fra 2016 om, at boligforeningen skal øge opsparingen til planlagt og periodisk vedligeholdelse er, at årets henlæggelse til denne vedligeholdelse i 2016 på kr. svarer til 89 kr. pr. m2, hvilket er lidt under benchmark på 106 kr. pr. m2. Det årlige henlæggelsesniveau vurderes af kommunen at være på et rimeligt niveau, idet der pt. ikke er økonomisk råderum til at henlægge yderligere midler. Boligforeningens opsparing til planlagt vedligeholdelse udgør 138 kr. pr. m2 ultimo 2016, hvilket langt overstiges af benchmark på 419 kr. pr. m2. Status på pkt. 2 i aftaledokumentet fra 2016 om, at boligforeningen fremsender en vedligeholdelsesplan, hvori almindelig vedligeholdelse ikke fremgår, til Thisted Kommune senest 31. marts Status er, at den nye vedligeholdelsesplan er korrekt udarbejdet for så vidt angår de poster, der er medtaget. Desuden er planen overskuelig og virker som et godt styringsværktøj. De fremtidige henlæggelser skal ifølge driftsbekendtgørelsen baseres på de i vedligeholdelsesplanen årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Kommunen gjorde opmærksom på, at de årlige 2

3 henlæggelser mod forventning ikke fremgår af vedligeholdelsesplanen, og at de skal fremgå, når der udarbejdes en ny vedligeholdelsesplan. I styringsøjemed vil det ifølge kommunen være fordelagtigt for at anføre primoopsparingen til planlagt og periodisk vedligeholdelse, til- og afgang samt ultimoopsparingen for hvert år, der indgår i vedligeholdelsesplanen. Dermed kan boligforeningen nemt opdage, hvis de opsparede henlæggelser måtte være negative - og herefter kan boligforeningen reagere på forholdet og eventuelt øge henlæggelserne, hvis det er muligt Vedligeholdelsesplanen for afdelingen består af seks byggeafsnit. Kommunen vurderer umiddelbart, at der kan opstå en udfordring for de 3 ældste byggeafsnit, dvs. afsnit 1-3. Kommunen har ingen detailkendskab til boligernes indvendige vedligeholdelsesniveau, men når man ser på boligernes facadeudtryk og dermed også udearealerne, vil der set i et fremtidsperspektiv, blive behov for et generelt løft. Et løft som fordrer et solidt økonomisk grundlag. Boligforeningen fortalte, at der er skiftet vinduer og tag på nogle af boligerne. Boligforeningen og kommunen er dog enig i, at en af udfordringerne er, boligafdelingens økonomi vanskeliggør en forøgelse af de årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Styringsrapporten for både boligorganisation og afdeling indeholder som noget nyt i år et effektiviseringstal for Bedsted Andelsboligforenings afdeling. Bedste praksis (dvs. 100%) er det udgiftsniveau, den billigste, sammenlignelige afdeling har. Bedsted Andelsboligforeningens afdeling har en effektivitet på 97,4%, hvor benchmark er 83,6%, så boligforeningen er en af de mest effektive, dvs. billigste, i regionen. Økonomi Administrationsbidraget i 2017 på kr. pr. lejemål er lidt lavere end benchmark på kr. Den frie del af Bedsted Andelsboligforenings dispositionsfond udgjorde ultimo tkr. svarende til kr. pr. lejemålsenhed og er øget med 18 tkr. i Arbejdskapitalen pr. lejemålsenhed beløb sig til kr. og er lidt lavere end benchmark på kr. Samlet set er egenkapital øget med 118 tkr. i 2016 til tkr. Der er pt. ingen planer om at bruge af boligorganisationens trækningsret, der ultimo 2016 udgjorde 267 tkr. Afdelingens egenkapital i 2016 er øget med 293 tkr. til 928 tkr., hvilket er drevet er øget opsparing til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Huslejen i 2017 er øget med 350 kr. pr. måned pr. bolig, dog blev huslejen bibeholdt i de 18 boliger på Thylandsgade (Hareparken) pga. udlejningsvanskeligheder. Pr. 1. januar 2018 stiger huslejen i alle boligforeningens boliger med 60 kr. pr. måned. 4. Eventuelt Kommunen anser lejeledigheden i boligforeningen for meget høj, og boligforening og kommune anser det for meget vigtigt, at den nedbringes. Intet. 3

4 5. Aftaledokument og mødereferat 6. Næste møde Aftaledokument og mødereferat udarbejdes af Thisted Kommune og fremsendes til godkendelse hos Bedsted Andelsboligforening. Dialogmødet 2018 der afholdes i 4. kvartal. 4

5