HUSKER DU SOM EN GULDFISK?

Transkript

1 HUSKER DU SOM EN GULDFISK? FÅ MED DATAVISUALISERING

2 Indhold Bedre Brug af data. Bedre overblik Skab en effektiv datavisualisering: Guide #1 Tal det samme sprog som dine modtagere #2 Skab én version af sandheden med: Data Storytelling #3 Vælg den graf, der bedst underbygger dit formål #4 Undgå information overload i dit Dashboard #5 Skab det rigtige fokus i dit Dashboard #6 Brug farver med omhu fra påklædt til nøgen data Design-tjekliste 2

3 Den datadrevne virksomhed forstår at lære af sin fortid, den kan diagnosticere sin nutid samt forudsige sin fremtid. Undersøgelser viser, at datadrevne virksomheder klarer sig 6% bedre målt på indtjening og er 5% mere produktive end andre typer af virksomheder. Bedre brug af data giver derfor en bedre performance. Men hvorfor giver en datadrevet strategi en bedre performance? Strategisk Tak sk Opera onelt Tænk på den almindelige strategipyramide, der deler en virksomhed op i tre niveauer; det operationelle, det taktiske og det strategiske. I pyramiden er strategi placeret øverst, det taktiske niveau i midten, og det operationelle niveau nederst. Dette viser, at have en strategi alene ikke kan skabe resultater, eftersom at strategien både skal understøttes af et taktisk niveau samt virkeliggøres af et operationelt niveau. For at en virksomhed kan skabe størst mulig værdi er det essentielt, at de tre niveauer taler samme sprog og at der er en alignment. På den måde kan det strategiske fokus, der skabes øverst i trekanten, blive kommunikeret effektivt ud til resten af organisationen, så de underlæggende niveauer har de optimale forudsætninger for at udføre og prioritere deres handlinger. Samtidig skal de nederste niveauer kunne kommunikere effektivt tilbage op i trekanten, så ledelsen har den indsigt, der er nødvendig for at kunne tage de mest værdiskabende og strategiske valg. En måde, hvorpå en virksomhed kan realisere denne kommunikation og forståelse på tværs af niveauer er ved at implementere en datadrevet strategi, da strategisk brug af data sætter en virksomhed i stand til at træffe faktuelle og kvalificerede beslutninger på tværs af niveauer. Men ligesom med andre virksomhedsstrategier, så kan en datadrevet strategi alene ikke skabe resultater. En implementering af et BI-system med en dertilhørende strategi er kun det første skridt mod at blive en datadrevet virksomhed. Hvorvidt en virksomhed kan blive rigtig datadrevet afhænger af virksomhedens strategiske såvel som taktiske og operationelle tilgang til data. 3

4 Hvis man som virksomhed kun fokuserer på selve strategien uden at tænke over, hvordan data bliver brugt af og præsenteret til de ledere og medarbejdere, som reelt bruger den, så har man i princippet kun ramt toppen af isbjerget af, hvad der kan opnås. Datavisualisering Visuel kommunika on med det formål at skabe en forståelse af et budskab med udgangspunkt i data. Regnearks-Syndromet 1. Problem 2. Løsning: Regneark 3. Større problem 4. Løsning: Et større regneark 5. Gå l 1. Du kan, ikke desto mindre, spare din virksomhed for både tid og penge samt muliggøre at medarbejdere såvel som ledere træffer de bedst tænkelige beslutninger, ved at bruge datavisualiseringsteknikker. En datadrevet strategi skal derfor operationaliseres og dette gøres bedst ved hjælp af datavisualiseringsteknikker. Alligevel er værdien af datavisualisering ofte overset i virksomheder. Vi oplever generelt, at virksomheder bruger data fra tabeller og regneark som deres primære beslutningsgrundlag. Faktisk er det så almindeligt (eller måske i virkeligheden skræmmende), at der er stillet en diagnose på tendensen: Regnearks- Syndromet. Derfor kræver det mod at bryde fri af gamle rutiner og tænke anderledes på virksomhedens operationelle tilgang til data. Bedre brug af data er lig med datavisualisering Først og fremmest er datavisualisering en effektiv form for kommunikation på grund af den måde, som den menneskelige hjerne bearbejder information på. Forskning viser, at den menneskelige hjerne behandler visuel information gange hurtigere end tekst og at 90% af den information som hjernen optager er visuelt. Derudover lærer 65% af alle mennesker bedst visuelt. Dermed vil der være en større sandsynlighed for, at modtageren, uafhængig af niveau, forstår budskabet både korrekt og hurtigt, når virksomheden kommunikerer visuelt fremfor via regneark og tabeller. 4

5 Lad os illustrere dette med et eksempel: Kig godt på nedenstående tabel. Hvad fortæller disse data dig? Country US Non-US Jan Feb Mar Apr May Efter et halvt minuts tid, ser du, at der er en stigende trend i US Sales. Lad os nu se hvad der sker, hvis vi laver en datavisualisering i stedet for. Her kan du tydeligt se den stigende trend i US Sales, men på blot få sekunder. Du bemærker nok tilmed også, at der er sæsonbestemte variationer. 0vervej nu den tid, som du måtte bruge på at aflæse tabellen og sammenlign det med tiden, som du brugte på at aflæse visualiseringen. Forskellen i tid burde fremgå tydeligt. Men hvorfor er tiden vigtig? Lad os introducere dig for guldfisk-effekten: Forskning viser, at menneskers gennemsnitlige koncentrationsevne er lavere end guldfisks. Og ja, hvor besynderligt det end lyder, så er det rigtigt. Menneskers koncentrationsevne er på bare 8 sekunder sammenlignet med en guldfisks, som er på 9 sekunder 1. 1 The National Center for Biotechnology Information 5

6 Så nu da vi ved, at vores hjerne ikke er bedre end guldfisks og at vi kun har 8 sekunder til at opnå den indsigt, der kommer til at udgøre vores beslutningsgrundlag, så bliver det afgørende hvor mange sekunder, vi skal bruge på at forstå et budskab. Datavisualisering bliver derved en værdiskabende form for kommunikation fordi modtageren hurtigt kan opnå en indsigt. Guldfisk-effekten Hvordan din korte koncentra onsevne ødelægger din produk vitet. Er du stadig ikke helt overbevist? Lad os sætte det på en prøve med en lille udregning. I gennemsnit er differencen mellem aflæsningen af tabellen og datavisualiseringen på sekunder. Hvis du har en virksomhed med 50 ansatte, der hver skal træffe 10 lignende beslutninger per dag, så viser en hurtig udregning, at du spilder 600 timer per år, som du kunne have brugt på langt mere værdiskabende opgaver 2. Pludselig virker brugen af visualisering mere tiltrækkende, ikke? Nogle vil måske endda kalde det for en game-changer. Skab en effektiv datavisualisering: Guide Du ved nu, at datavisualisering er vigtig for realiseringen af en datadrevet strategi, og at datavisualisering kan blive en game-changer for dem, som er vant til at basere deres beslutninger ud fra regneark. Det er dog væsentligt at pointere, at datavisualisering også kan indeholde nogle faldgruber og at du derfor bør tænke over, hvordan du opbygger din visualisering. En forkert visualisering kan nemt skabe en kløft mellem den tilgængelige information og den værdifulde indsigt. Tænk på datavisualisering som et sprog; i sprog er nogle kommunikationsformer mere effektive end andre til at skabe forståelse. Datavisualisering gjort rigtigt guider modtagerens opmærksomhed hen imod det vigtigste og hjælper modtageren med at se mønstre og trends i dataen. Men hvordan ved du, når datavisualisering er gjort rigtigt? 2 Targit : 6

7 Vender vi tilbage til guldfisk-effekten, er dette den perfekte grundregel og det første vigtige trin til at måle effektiviteten af din datavisualisering. Kan visualiseringen ikke blive forstået på 8 sekunder eller mindre, er den ikke effektiv. Derudover kan viden om de generelle visualiseringsteknikker samt kommunikative virkemidler hjælpe dig til at lave en effektiv visualisering. I det følgende vil vi guide dig til, hvordan du skaber en effektiv visualisering ud fra 6 enkle principper. # 1 Tal det samme sprog som dine modtagere Formålet med visualiseringen er, at modtageren skal bruge så lidt energi og tid som muligt på at bearbejde, forstå og huske budskabet. Den effektive visualisering handler, ligesom effektiv kommunikation, om at bringe et budskab fra afsender til modtageren. Tænk på, at dit output er modtagerens input, og deres output er deres handlinger. Er en vejledning nødvendig for at forstå budskabet, så er din visualisering ikke effek v. Du skal derfor sørge for, at dit output er det samme som modtagerens input, så alle taler samme sprog. Dette kræver, at du kender de modtagere, som skal læse og forstå dit budskab. For eksempel, hvad de bekymrer de sig om og i hvilken detaljegrad. Din datavisualisering skal nemt kunne skabe overblik samt forståelse hos modtageren. Med andre ord; er en vejledning nødvendig for at forstå budskabet, så er din visualisering ikke effektiv. Hvordan: 1. Identificér dine modtagere 2. Identificér hvad dine modtagere har behov for at vide 3. Identificér den detaljegrad, som dine modtagere har behov for. # 2 Skab én version af sandheden med: Data Storytelling En almindelig fejl er at tro, at enhver datavisualisering fortæller en tydelig historie og at enhver graf kommunikerer et klart, entydigt budskab. Med mindre, du bevidst tænker over, hvordan du vil drive dine modtageres opmærksomhed hen imod en specifik indsigt eller handling, så vil din visualisering ikke understøtte dit budskab. 7

8 Har du ikke en klar slutdestination for dine modtagere, så giver du dine modtagere mulighed for at drage deres egne konklusioner samt deres egne versioner af sandheden som ikke nødvendigvis er den samme som din. Vidste du at... E er en præsenta on husker 63% historierne Kun 5% husker sta s kkerne. For at sikre, at du og dine modtagere arbejder med den samme version af sandheden er Storytelling et effektivt værktøj, da fortællinger på en simpel måde kan levere de sammenhænge, der gør dine data meningsfulde og relevante for modtageren. Ved at fokusere på storytelling i din datavisualisering, kan du derfor effektivt kommunikere dit budskab og skabe én version af sandheden på tværs af dine modtagere og de organisatoriske niveauer. Hvordan: 1. Definér dit budskab 2. Start din data story med at give de nødvendige og relevante baggrundsinformationer 3. Highlight de interessante data og findings 4. Understøt din historie med relevante grafer og charts indtil du har nået climax (budskabet) 5. Afslut med anbefalinger baseret på historien. Findings Introduk on = Baggrundsinforma on Climax = Budskab Understø ende data # 3 Vælg den graf, der bedst underbygger dit formål Anbefalinger Konklusion = Handling/ak on Du har mange forskellige muligheder, når du skal visualisere data og det kan være en jungle at identificere, hvilke grafer, der fungerer bedst til lige præcis dit formål, din historie og dine modtagere. Lad os illustrere dette med et eksempel: Du vil lave en graf, der sammenligner din omsætning for 2015 med 2016, men du er tvivl om hvilken graf, der bedst kan vise dette. Du vil derfor typisk eksperimentere med forskellige typer af grafer indtil du finder den der imødekommer jeres behov bedst. Alternativt, hvis du er tidspresset, vil du typisk vælge den første og bedste. Men dette kan resultere i, at du bruger en graf, som ikke kan aflæses nemt af dine modtagere. Men hvordan kan du så nemt og hurtigt udvælge den mest effektive graf? 8

9 Et godt værktøj at bruge er en Chart Suggestor, som viser hvilke typer af visualiseringer, der passer bedst til bestemte formål. Her bliver du guidet til den rette type graf med udgangspunkt i dit formål. Dermed kan du hurtigt få en idé om hvilken type visualisering, der er mest effektiv i en given sammenhæng. Hvordan: 1. Definér hvad din graf skal vise: Sammenligning, kausalitet/relation, fordeling eller sammensætning 2. Brug en Chart Suggestor til at bestemme den rigtige graf. Hvad er den rigtige graf for min situation? Den der er nemmest for dine modtagere at læse. Cole NussBaumer Knaflic 9

10 # 4 Undgå information overload i dit Dashboard Efter du har identificeret dine modtagere og lavet en story-line, der understøttes af effektive visualiseringer, er det gavnligt at samle det hele i et Dashboard for at give både modtageren og dig selv et overblik. Generelt oplever vi dog, at der sker mange fejl i design af Dashboards. Helt klassisk, så er der en tendens til, at både medarbejdere og ledere, i god mening, fylder deres Dashboards med alt for mange grafer for at sikre, at deres modtagere har al den nødvendige information. Dashboard 1 Men ved at fylde et Dashboard med en masse grafer, skaber det ikke forståelighed og overblik, tværtimod skaber det støj, da alle de forskellige elementer vil konkurrere om modtagernes opmærksomhed. 10

11 Du kan nemt risikere at skabe en form for "information overload" hos modtagerne, som vil kæmpe med at forstå din story line og dit budskab, da store mængder af information kræver lang tid at bearbejde. Langt mere tid end de 8 sekunder som guldfisk-effekten lærte dig tidligere. For at undgå at skabe "information overload" i dit Dashboard, er en god teknik at påregne, at arbejdshukommelsen normalt kun omfatter ca. 7/+-2 objekter hos voksne. Dette indebærer, at Dashboards helst ikke bør indeholde flere end 7 rækker og kolonner med grafer, og helst gerne under 5. Perfek on er IKKE, når der ikke er mere at lføje l sit Dashboard, men når der ikke er mere at erne. Et godt eksempel er illustrationen Dashboard 1 (forrige side), som viser et Dashboard, der med bare 4 elementer undgår at give modtageren information overload, men stadig viser nok informationer for modtageren til at forstå omsætningstallene. Dertil kan brugeren klikke sig til yderlige informationer, hvis ønsket. Hvordan: 1. Skræddersy dit Dashboard til dine modtagere 2. Placer kun de KPI er og grafer i dit Dashboard, som kan hjælpe din modtager med at forstå dit budskab og til at guide de dertilhørende handlinger. Husk på at Less is more 3. Maks 7 kolonner og rækker og gerne under 5. # 5 Skab det rigtige fokus i dit Dashboard En ting er, at støj kan skabe information overload hos modtageren. En anden ting er, at for meget støj kan medføre, at der bliver taget de forkerte aktioner idet mange elementer også kan skabe forvirring om, hvilke handlinger der bør prioriteres. Du kender sikkert talemåden: Når alt er en prioritering, er ingenting en prioritering. Dette kan sammenlignes med Dashboards - hvis alt fremgår lige vigtigt, så bliver ingenting prioriteret. Et Dashboard fungerer ligesom en joke den er ikke god, hvis det er nødvendigt, at du forklarer den. 11

12 For at skabe det rigtige fokus i et Dashboard design, så er den gyldne trekant et godt koncept at bruge. Det øverste venstre hjørne er derfor dér, hvor modtageren har sin fulde opmærksomhed. Dér hvor den gyldne trekant er, er dér hvor modtagernes opmærksomhed bliver ledt hen, og derfor dér hvor den vigtigste KPI bør placeres. Dette koncept er illustreret i figuren, som viser, at din modtagers opmærksomhed først vil blive guidet mod punkt 1, derefter mod punkt 2, 3 og så 4. Din modtager vil dermed kigge mindre på punkterne 2, 3 og 4 end på punkt 1 i dit Dashboard. Da vi ved fra guldfisk-effekten, at vi har en begrænset koncentrationsevne, så er det vigtigt hvad der placeres i punkt 1. Eksempelvis består en klassisk fejl i at sætte virksomhedens logo i venstre hjørne og derved får logoet mere opmærksomhed end de vigtigste KPI er. De KPI er og grafer, der placeres efter punkt 1 bør derfor også være dem, som er mindre vigtige i din strategiske kommunikation. Hvordan: 1. Arbejd ud fra den gyldne trekant 2. Placer den vigtigste KPI øverst til venstre 3. Logoer bør placeres nederst i højre hjørne eller droppes helt. 12

13 # 6 Brug farver med omhu fra påklædt tilww nøgen data Både når du designer dit Dashboard og dine individuelle grafer, spiller din brug af farver en afgørende rolle. Der er en tendens til, at både medarbejdere og ledere beklæder deres enkelte visualiseringer såvel som deres Dashboard med mange farver. Men dette ender faktisk ofte med at skabe mere forvirring end overblik. Lad os illustrere dette med et eksempel. Se på de nedenstående to grafer og overvej, hvilken du bedst kan forstå og aflæse hurtigst. Graf A Graf B Når du ser på graf A, så har dine øje svært ved at gennemskue budskabet. Graf B er en helt anden oplevelse. Den mindre variation i farver gør det muligt for dig at fokusere på den rigtige information uden at blive distraheret. Dette skyldes, at vores øjne automatisk er tiltrukket af stærke farver, så er der mange stærke farver i en visualisering, kan det være svært at gennemskue, hvad grafens egentlige budskab er. Skab fokus og overblik med den re e brug af farver Det samme er gældende, hvis der er stærke farver overalt på et Dashboard, så kan det være svært for modtageren at prioritere vigtigheden af de forskellige informationer. Brugen af farvede elementer, som ikke understreger noget strategisk vil derved lede til flaskehalse i hjernen. Men du må ikke tro at brug af farver nødvendigvis kun er dårligt. Ved at benytte farver kan du kategorisere og gruppere data, der f.eks. har det samme formål eller er fra det samme geografiske område. 13

14 Brug af farver kan også være effektivt til at understøtte din story -ine og dit påtænkte budskab, eftersom farver er rigtig gode til at skabe fokus. Vil du eksempelvis gerne have, at din modtager fokuserer på din performance i maj og august, så vil brug af en stærk farve automatisk guide din modtagers opmærksomhed hen imod disse to måneder, som er illustrereret i grafen til højre. Farver er således gode til at highlighte og skabe fokus. Nogle farver er bedre til bestemte formål end andre. Nedenstående farveskema giver dig et overblik over hvilke farver, der fungerer bedst til bestemte formål. Hvordan: 1. Brug farver til at understøtte dit budskab 2. Brug primært lyse farver 3. Brug en enkelt farve i forskellige gradings 4. Brug kun mørke og kraftige farver, hvis du vil highlighte noget. Dertil, bør nogle bestemte farver såsom rød og grøn helst altid undgås, da mange af os er farveblinde og derfor ikke skelne mellem disse farver. Faktisk er 1/12 mænd og 1/200 kvinder farveblinde. 14

15 Design-tjekliste Nu har du været igennem de 6 principper for en effektiv datavisualisering. For at hjælpe dig til at bruge disse 6 principper, når du designer dine visualiseringer, kan du stille disse 6 spørgsmål undervejs og bruge denne tjekliste. 1. Hvem er min modtager? 2. Hvad er mit budskab og hvordan vil jeg fortælle det? 3. Bruger jeg en graf, der underbygger mit formål? 4. Er der nok/for meget information på mit Dashboard til at understøtte mit budskab? 5. Har jeg den vigtigste information placeret i øverste venstre hjørne? 6. Er der for mange forskellige farver eller underbygger mit farvevalg mit budskab? Se den komplette guide på bagsiden og kom godt videre. Tak for læsningen. Få mere at vide via kontakt@accobat.com eller Forfattere: Amalie Kardel Mikael Iuel-Brockdorff Redaktion: Karin Aaes-Jørgensen Jan Lambæk Hansen Maria Irene Hald 15

16 Princip #1 Tal det samme sprog som dine modtagere #2 Skab den samme version af sandheden med Data Storytelling Hvordan 1. Identificér dine modtagere 2. Identificér hvad dine modtagere har behov for at vide 3. Identificér den detaljegrad, som dine modtagere har behov for. 1. Definér dit budskab 2. Start din data story med at give de nødvendige og relevante baggrundsinformationer 3. Highlight de interessante data og findings 4. Understøt din historie med relevante grafer og charts indtil du har nået klimakset (Budskabet) #3 Brug en graf, der bedst underbygger hvad du vil vise #4 Undgå "information overload" i dit Dashboard #5 Skab det rigtige fokus i dit Dashboard #6 Brug farver med omhu fra påklædt til nøgen data 5. Afslut med anbefalinger baseret på historien. 1. Definér hvad din graf skal vise: Sammenligning, kausalitet/ relation, fordeling eller sammensætning 2. Brug en Chart suggestor til at bestemme den rigtige graf. 1. Skræddersy dit Dashboard til dine modtagere 2. Placer kun de KPI er i dit Dashboard, som kan hjælpe din modtager med at forstå dit budskab og til at guide de dertilhørende handlinger. Husk på at Less is more 3. Brug maks 7 kolonner og rækker gerne under Arbejd ud fra den gyldne trekant 2. Placer den vigtigste KPI øverst til venstre 3. Logoer bør placeres nederst i højre hjørne eller droppes helt. 1. Brug optimale farver til at understøtte dit budskab 2. Brug primært lyse farver 3. Brug en enkelt farve i forskellige gradings 4. Brug kun mørke og kraftige farver, hvis du vil highlighte noget.