Informationsforvaltning i det offentlige

Transkript

1 Informationsforvaltning i det offentlige 1

2 Baggrund Den omfattende digitalisering af den offentlige sektor i Danmark er årsag til, at det offentlige i dag skal håndtere større og større mængder digital information i flere og flere sammenhænge. Tværgående samarbejde mellem myndigheder får stigende betydning, og information deles i større grad mellem relaterede myndigheder, statslige som kommunale og regionale, men også med leverandører, som udvikler offentlige it-systemer, og private virksomheder, der arbejder med offentlig information i deres egen forretning. I disse år inddrages tillige den enkelte borger og virksomhed via obligatorisk selvbetjening i stigende grad i den offentlige informationsskabelse med krav om langt større gennemsigtighed i informationsanvendelsen end nogensinde før. Det er derfor også af afgørende betydning, at de offentlige myndigheder løbende er i stand til at håndtere den stigende mængde af information og udnytte den på en effektiv og værdiskabende måde for hele samfundet. Denne forvaltning af offentlig information kræver en velkoordineret og sammenhængende indsats, der er prioriteret som en central og fælles opgave for alle myndigheder. Betegnelsen offentlig informationsforvaltning omfatter sammenhængende håndtering af information i alle dets trin fra skabelse, opbevaring og anvendelse For at få informationsforvaltning til at fungere optimalt på tværs og skabe maksimal værdi for det offentliges forretning, er det afgørende, at det tekniske og forretningsmæssige samspil mellem fagsystemer, analytiske systemer og den enkelte organisations strategiske, taktiske og operationelle forretningsmål afklares og styres via en målrettet og koordineret informationshåndtering lige fra information skabes til den anvendes operationelt i fagsystemerne eller analytisk til forbedring af forretningen. Figuren foroven giver et overblik over informationsforvaltningens vigtigste komponenter og arbejdsgange og illustrerer informationsfødekæden lige fra skabelse til anvendelse af information. Håndtering af alle forvaltningens led kræver en forretningsbevidst koordineret styring for at kunne fungere optimalt. I denne fødekæde er datavarehuset centralt placeret som omdrejningspunkt for opsamling, opbevaring og distribution af information. 2

3 Datavarehuset som omdrejningspunkt for information Da datavarehus-konceptet er en særdeles velegnet komponent til at koble forretningsområder sammen med, kan et netværk af sammenhængende datavarehuse i en vision for fremtidig offentlig informationsforvaltning naturligt skabe en fællesoffentligt tilgang til opbevaring og deling af information. Et datavarehus kan defineres og opbygges på flere forskellige måder afhængig af omfang og anvendelse. Detaljerne omkring dette er mindre relevant i dette overblik, men som udgangspunkt kan man overordnet betragte datavarehuset som et centralt sted, hvor man organiserer og opbevarer information med det formål at efterfølgende dele denne information til forskellige anvendelser, enten det er at understøtte de operationelle fagsystemer med f.eks. opslag i historisk information og/eller til specielle analytiske formål såsom prognoser, evalueringer m.m. Operationel og analytisk anvendelse Information opbevaret i et datavarehus kan som nævnt anvendes til forskellige formål, typisk en operationel anvendelse og en analytisk anvendelse. Den operationelle anvendelse af information har primært til formål at understøtte udførslen af konkrete transaktioner i fagsystemer f.eks. foretage udbetalinger, sende breve ud til borgere, oprette sager, journalisere, osv.; al det som man forventer et fagsystem skal kunne. Dvs. information, der oprindeligt kom fra et fagsystem, fødes nu tilbage til fagsystemet for at understøtte dets funktion. Den analytisk anvendelse af information (modsat den operationelle anvendelse) handler primært om at opnå indsigt i ens forretning gennem metodisk undersøgelse af ens nutidige og historiske informationer med henblik på f.eks. at forbedre og optimere forretningsprocesser, lave prognoser, sammenligne og evaluere på effekten af specifikke offentlige tiltag, i det hele taget at styrke beslutningsgrundlaget for at kunne foretage de bedst kvalificerede valg og dermed nemmere tilpasse sin forretning til fremtidige behov. En undersøgelse af information involverer typisk, at man leder efter hensigtsmæssige eller uhensigtsmæssige mønstre, som viser bestemte trends eller effekterne af tidligere tiltag/beslutninger i forretningen. Informationsskabelse En særdeles vigtig del af informationsforvaltningen er selve informationsskabelsen, dvs. det øjeblik hvor information oprettes enten via en sagsbehandlers registrering af information i et fagsystem eller via automatisk overvågning (monitorering) af en vigtig forretningsproces. Når information skabes, skabes også kvaliteten; den kvalitet man må leve med, når man efterfølgende skal anvende informationen. Dårlig informationskvalitet, dvs. upræcis, unøjagtig, forkert information, kan skabe særdeles store problemer senere hen i informationsanvendelsen, noget som mange it-systemer døjer med. Forvaltningens arbejdsområde Det offentliges arbejdsområde dækker mange fagemner, funktioner, roller, arbejdsopgaver og værktøjer; information anvendes i alle sammenhænge og er hjerteblodet i den offentlige forvaltning. Offentlig information skal varetages med samme forretningsmæssig stringens som lovgivningen og de offentlige forretningsmål kræver af en velfungerende og sammenhængende forvaltning. Skabelse, opbevaring og anvendelse af information kræver derfor styring og koordinering samt at denne information er velafklaret og konsolideret i de sammenhænge, den anvendes i. 3

4 Udvikling af fælles principper for offentlig informationsforvaltning Som tidligere nævnt er det vigtigt at koordinere information på tværs mellem de forskellige offentlige domæner, så de kan udveksle og dele information mellem hinanden; flere domæner såsom social-, sundheds- og beskæftigelsesområdet er tæt koblede i visse forretningsområder. Det er en meget stor opgave at orkestrere dette tværgående samarbejde, og der eksisterer i dag ingen fælles retningslinjer i det offentlige, hvorfra et sådant samarbejde kan tage udgangspunkt fra. Helt overordnet er der behov for fælles principper, som, ud over at have en vejledende funktion, også kan fungere som et fælles referencepunkt. Med et ønske om at skabe et fælles overordnet grundlag for den offentlige informationsforvaltning for at styrke samarbejdet mellem myndigheder, leverandører og private virksomheder, vil et sæt af fælles principper, beskrevet i et naturligt ikke-for-teknisk sprog, etablere vigtige retningslinjer og gøre det lettere for alle niveauer i en organisation at debattere, designe, udvikle og prioritere arbejdet med det offentliges information på tværs af de faglige domæner og organisatoriske grænser. Det er afgørende vigtigt, at topledelsen beslutter fælles principper for informationsforvaltning som fungerer for det strategiske, taktiske og operationelle niveau Anvendelse af sådanne principper vil således gavne ikke alene de offentlige myndigheder, men også leverandørerne, som udvikler både operationelle og analytiske løsninger, samt private virksomheder, der anvender offentlige informationer. Offentlige myndigheder vil med principperne kunne formulere strategier, målsætninger, visioner/missioner, krav, forretningsmål, måleparametre, kravspecifikationer, m.m. og sikre, at man taler samme sprog og kan referere tilbage til nogle centrale overvejelser og væsentlige problemstillinger. Leverandører får glæde af principperne til at danne bro mellem myndigheder og løsninger, når der skal opfyldes kravspecifikationer, udvikles og samarbejdes. Private virksomheder kan med principperne bedre navigere i myndighedernes information, så de kan koble eller hente information, de kan bruge i deres egen forretning. Det centrale formål med principperne er, at de medvirker til at fjerne forståelsesbarrierer og præciserer det offentliges arbejde med information. Kriterier for fælles principper for informationsforvaltning i det offentlige Udvikling af fælles principper for den offentlige informationsforvaltning er i sig selv en opgave, som kræver nogle styrende rammer. Hvert enkelt princip skal derfor overholde et sæt af kriterier, så der opstår størst mulig synergi og effekt mellem principperne og for at sikre, at de fælles principper er så dækkende og anvendelige som muligt. Kriterier for udvikling af principper: 1. Der skal være maksimum 5 principper 2. Hvert princip skal have en kort titel, en principformulering, et rationale og en implikation 3. Principperne skal være dækkende, komplementære og gensidigt understøtte hinanden 4. Principperne skal bidrage til et forståeligt ikke-teknisk sprog 5. Principperne skal kunne understøttes af en eller flere etablerede arbejdsmetoder 6. Principperne skal være målbare efter en modenhedsskala (CMMI) 4

5 1. Der skal være maksimum 5 principper Der må ikke være flere principper end, at man kan huske dem i hovedet. 2. Hvert princip skal have en kort titel, en principformulering, et rationale og en implikation Et princip skal kunne kommunikeres med: en kort meningsfuld titel, evt. værdiord/tillægsord + navneord, som nemt kan huskes og kan skabe hurtige associationer en principformulering, der kort og præcist beskriver princippet et rationale, der forklarer hvorfor princippet er nødvendigt en implikation, der beskriver hvilken indvirkning princippet har på forretning og teknisk implementering (betydning og konsekvens af princippet) Se i øvrigt også OIO EA-arkitekturguidens retningslinjer for udvikling af principper. 3. Principperne skal være dækkende, komplementære og gensidigt understøtte hinanden Principperne skal samlet være helt dækkende for informationsforvaltningens arbejdsområde, og de skal supplere hinanden, så der opstår en synergi, som skaber maksimal værdi, når man arbejder med og overholder ALLE principperne. Hvis bare et princip ikke overholdes, så vil resultatet blive tydeligt forringet af det. Principperne skal således vælges, så det er indlysende at forstå, at de alle skal fungere samtidigt for et optimalt resultat. Selvom det i en efterfølgende proces vil være naturligt at underinddele et princip for at tydeliggøre specifikke aspekter eller arbejdsopgaver, så skal hvert princip stadig kunne stå for sig selv. 4. Principperne skal bidrage til et forståeligt ikke-teknisk sprog Den sproglige barriere med de specielle tekniske termer inden for informationsforvaltningens arbejdsområde bidrager ofte til misforståelser og gør det svært at kommunikere og debattere emnet mellem alle organisatoriske niveauer. Så vidt muligt skal principper medvirke til at danne et meningsfuldt sprog, som alle (topledelsen og nedefter) kan forstå og bruge til at udvikle ideer, debattere udfordringer og risici, implementere løsninger, strategier, målsætninger, etc. med. Termer som Master Data Management, Business Intelligence, Data Quality Management, Data Steward skal undgås. Disse termer kommer helt til deres naturlige ret, når man inddrager eksperter og fagfolk i konkrete projekter. 5. Principperne skal kunne understøttes af en eller flere etablerede arbejdsmetoder Principperne skal formuleres på en måde, så de nemt kan relateres til etablerede arbejdsmetoder, processer og roller i informationsforvaltningens tilknyttede discipliner. 6. Principperne skal være målbare efter en modenhedsskala (CMMI) Principperne skal være målbare, så det i forhold til hvert princip er muligt at vurdere modenheden af en organisation og dets informationsaktiviteter. Der skal anvendes de 5 CMMI-niveauer: 1. Ad hoc (en: Initial) 2. Gentagelig (en: Managed) 3. Defineret (en: Defined) 4. Styret (en: Quantitatively Managed) 5. Optimeret (Optimizing) Hvert princip skal formulere en enkel og differentieret måde at måle modenhedsniveauet med denne skala. Ved at gøre principperne målbare kan man hurtigt danne sig et overblik over, hvor en organisation eller lignende står stærkt, og hvor dens største udfordringer er. Målingen kan f.eks. hurtigt visuelt kommunikeres i et spiderweb-diagram. 5