Introduktion til projekter

Transkript

1 Introduktion til projekter v

2 Introduktion I dette materiale ser vi overordnet på, hvad projekter egentlig er, hvordan de er skruet sammen og hvilke begreber, som relaterer sig til projekter. Vi starter med at se på, hvad et projekt er. Definition af et projekt Et projekt er en unik opgave med et starttidspunkt og et mål. Et projekt er midlertidigt og vil have et sluttidspunkt. Projektets mål kan være mere eller mindre specifikke, men har til formål at skabe noget nyt. Projektledelse er derimod kunsten at styre og koordinere projektet mod opnåelsen af projektets mål. Med en definition af projekter og projektledelse på plads, så lad os se på projektledelsesmodeller. Projektledelsesmodeller Der findes et utal af modeller for at sikre succesfulde projekter. Typisk kan man groft inddele dem i to kategorier. Frameworks Konkrete metoder Frameworks er typisk metabeskrivelse af ønsket resultater fra processer. Et eksempel på dette er CMMI (Capability Maturity Model Integration - som ikke stiller direkte krav til, hvordan et ønsket resultat opnås, men kun til selve resultatet. For at komme med et eksempel fra CMMI, så siger modellen, at man skal estimere et projekt med mere end én metode for at sikre kvaliteten. Det giver også god mening, men det giver ingen konkrete instruktioner til hvordan, og hvilke metoder der er bedst. Tilsvarende er den velkendte PRINCE2 model også et framework, som beskriver de ønskede resultater og overordnet struktur. Men det er også formålet med framework. Framework, såsom CMMI og PRINCE2, er nemlig rigtig gode som inspiration til, hvordan man ønsker, projektets overordnet processer skal være og til fælles organisatoriske procesmodeller. F.eks. giver det god mening at se på frameworks, hvis man ønsker et fælles sæt af rammer, for hvordan projekter skal køres. 2 Introduktion SuccesProjekter.dk

3 Men udover at se på frameworks, skal man også se på det mere operationelle. Altså på et niveau, hvor det bliver operationelt for projektledere. Men samtidig på tilpas højt niveau, så det kan anvendes på flere projektet. Hvis det bliver for specifikt, er det nemlig svært at anvende på forskellige projekter, da omstændighederne ofte vil være forskellige. Ingen har sagt, det er nemt. Det kræver derfor en stor ihærdighed at få en solid og brugbar fælles proces for at gennemføre projekter. Men en fælles proces er vigtig for at kunne gentage tidligere succeser, da det bliver mindre personafhængigt. Som et eksempel på en konkret metode kan Scrum 1 nævnes, som er beskrevet ret detaljeret og operationelt. Scrum er også en god metode, og den der for alvor kickstartede den agile bølge inden for projekter. Scrum kigger vi også på senere i kurset. Så hvad er dette kursus? Dette kursus har fokus på at sikre både rammen for projekter, men også med udvalgte konkrete metoder. Tanken er, at det skal kunne bringes i direkte praktisk anvendelse og dermed også give værdi med det samme. Hvorfor en ny model i stedet for de andre på markedet? Det er ikke en ny model i den forstand. Det er en samling af det bedste fra de øvrige metoder. Tilsvarende tilstræber dette kursus at begrænse ekstra-informationer og dermed gøre det lettere at bringe i anvendelse, fordi kursusdeltagerne ikke skal forholde sig til alle tilgængelige værktøjer, men kun de udvalgte. 1 Scrum: Udviklingsmetode, som tilhører de agile metoder. Dækker kun korttidsplanlægningen. 3 Projektledelsesmodeller SuccesProjekter.dk

4 Iterative og agile metoder Den iterative 2 tilgang til projektledelse har været fremme i en del år efterhånden, hvor de såkaldte agile metoder er et nyere begreb, som er ved at vinde indpas. Konceptet er egentlig det samme. Tidligere anskuede man et projekt som en lineær proces (samlebånd), hvor man konstant havde den komplette nødvendige viden til næste station på samlebåndet. Inden for projekter kunne det f.eks. resultere i, at projekter blev fuldstændig beskrevet, inden man gik i gang med at lave dem. Det gav en lang række skandaler, lige fra at systemet var gammeldags, når det blev færdigt, til at det aldrig blev færdigt. Det skyldes, at projekter ganske enkelt er for komplekse til at vide, både hvad man gerne vil have, samt hvordan det skal laves. Derfor kom de iterative og agile metoder til verdenen, som arbejder ud fra devisen om divide and conquer, hvor opgaven angribes som dele. Så i stedet for at forsøge at anskue hele systemet detaljeret, ser man i stedet på overordnet formål, og derfra løbende løser de enkelte dele. Det har vundet stor indpas de seneste år, men har til gengæld givet et nyt sæt af udfordringer. Nemlig hvordan man planlægger en opgave, man ikke kender det specifikke indhold af, samt hvordan man som kunde kan købe et projekt, uden egentlig at vide hvad man får oven på mange års skandaler. Men der findes en god løsning på problemet, som du vil lære igennem dette kursus. I kurset lærer du nemlig at anvende agile metoder kombineret med klassisk projektledelse. 2 Iterative: Betyder gentagelse. Inden for projekter, betyder det typisk at gøre noget af flere omgange om som modpart til vandfaldsmodellen, hvor man kun gør hvert element én gang. 4 Projektledelsesmodeller SuccesProjekter.dk

5 Niveauer af projektledelse Man kan tale om forskellige niveauer af projektledelse og dermed forskellige niveauer af planlægning. Når man har med et projekt at gøre, er det væsentligt at kunne dække de respektive niveauer og i hvert fald være bevidst om niveauerne. Figur 1: "Elefantfoden" - Flere niveauer af planlægning Figuren, kaldet elefantfoden, viser, at der findes planlægning på leveranceniveau/projektniveau, men også mange andre niveauer. De klassiske projektledelsesmetoder arbejder primært på leverancestyringsniveau, og de agile metoder har primært været fokuseret på månedlig og helt ned til daglig planlægning. Afhængig af hvor lang en tidsmæssig udstrækning ens projekt har, kan niveauerne være mere eller mindre relevante naturligvis. Det handler om at have niveauerne passende dækket. Hvor Scrum dækker ganske fint på daglig og ugentlig basis, skal man overveje, hvordan man griber f.eks. den månedlige planlægning an. Det behøver ikke være noget stort og fancy. Det vigtige er, at man forholder sig til en længere tidsudstrækning end Scrum gør, for at sikre at det samlede overblik ikke går tabt. Det væsentlige er, at man forholder sig til alle niveauerne i ens projekt, så man hverken fordyber sig i planlægningen af dagen efter eller langtidsplanlægningen. Præcis derfor er klassisk projektledelse og de nyere agile metoder perfekte sammen. Det er også, det vi gør i dette kursus, hvor vi arbejder med klassisk projektledelse på leveranceniveau og tilpasset Scrum/Kanban (agile metoder) på mere detaljeret niveau. 5 Niveauer af projektledelse SuccesProjekter.dk

6 Vigtigt tankesæt at have under kurset Ikke to projekter er ens. Det er projekternes bagvedliggende organisationer heller ikke. Eller for den sags skyld opgaven, som projektet skal løse. Det betyder, at man ikke kan have en mekanisk tilgang til projektledelse, men altid skal bruge sund fornuft. Det vil sige, at en væsentlig del af at være projektleder, udover at kende værktøjer, er, også at vide hvilke værktøjer, der skal anvendes og hvornår. Det findes også som princip inden for agile metoder: Nemlig inspicér og tilpas (Inspect and adapt). Formålet med dette princip er, at uanset hvilke metoder og processer du bruger, så skal du altid se, hvordan det virker i virkeligheden for dig i din kontekst. For at komme med et eksempel på anvendelsen af dette princip, kan vi tage brugen af Scrum (en metode som vi gennemgår senere i kurset), som er en metode, der anvendes til planlægning af udviklingsarbejdet for teams. Scrum er meget specifikt beskrevet af metodens skabere, og danner basis for de fleste implementeringer af metoden. Men noget af det problematiske med Scrum er, at metoden siger, at du skal bruge alle elementerne i metoden, som de beskriver dem, ellers kører du ikke rigtig Scrum. Lige præcis det har fået rigtig mange Scrum implementeringer til at fejle, fordi det bliver et mål i sig selv at gøre, som der står i bogen. Når man starter med Scrum, starter man typisk ud med klassisk Scrum efter bogen, hvilket er helt ok. Efter man er kommet i gang, finder man hurtigt ud af, hvad der fungerer og ikke fungerer. Derfra er der to veje: Faktisk at ændre den anvendte metode til det man har brug for, eller at tilpasse projektet til metoden. Metode bør altid ændres i forhold til projektet, da man ikke kan ændre de mennesker og omgivelser, der bruger metoderne. Men man kan ændre metoderne, så de passer til de mennesker og omgivelser der skal bruge dem. Men man skal altid observere hvor godt en given metode virker og vær ikke bange for at gøre det anderledes, hvis det passer bedre hos dig. 6 Vigtigt tankesæt at have under kurset SuccesProjekter.dk

7 Vigtige koncepter at kende Inden for projektledelse findes der et hav af forkortelser og buzzwords. Der er dog et par centrale koncepter, som du skal kende til, da du vil møde dem mange gange senere. Styringstrekanten Klassikeren inden for projektledelse. Alle projekter har indhold, der skal leveres til en given tid og inden for rammerne af nogle omkostninger. Indhold Det interessante er det indbyrdes forhold parametrene imellem, da maksimalt to af disse kan være faste, og du kan ikke påvirke den ene uden at påvirke en anden. Det er f.eks. ikke helt unormalt at både omkostninger og tid er fastlåst. Hvis projektet så kommer i vanskeligheder på den ene eller anden måde, er der kun en parameter at justere på, nemlig indholdet der skal leveres. Mange personer, som ikke forstår projektledelse, vil ofte kræve alle tre parametre fastlåste, men det kan altså bare ikke lade sig gøre, medmindre intet går galt. Og der er altid noget, der går galt. Omkostninger Tid Indhold: Funktionalitet og kvaliteten af dette Omkostninger: Budget og ressourcer Tid: Tidsmæssige begrænsninger Man kan også vælge kun at have en paramter låst, f.eks. tiden. Det efterlader omkostninger og indhold som variable parametre. Hvis tiden er låst, så vil indhold og omkostninger følge hinanden. Hvis du øger indholdet, er du også nød til at øge omkostninger tilsvarende. Man kan ikke pludselig få mere for de samme penge og inden for samme tid, selvom det jævnligt forsøges. Det vigtige ved at kende denne trekant, er at blive bevidst om de låste parametre, du arbejder med i dine projekter og kunne kommunikere det til projekt- eller styregruppe 3. Mange af de nyere metoder inden for projektledelse er designet ud fra antagelsen om, at omkostninger og tid er fastlåste. Det vil sige, at det kun er indholdet, der kan variere. 3 Styregruppe: Projektets øverste ledelse, som sætter rammer for projektet og projektledelsen. Beskrives nærmere i guiden til projektorganisation. 7 Vigtige koncepter at kende SuccesProjekter.dk

8 Proaktiv og reaktiv projektledelse Hvis projektledelse skulle deles op i to grundlæggende discipliner, kunne det være en proaktiv og reaktion del. Den proaktive del handler om at være på forkant med udfordringerne og forsøge at undgå så mange problemer som muligt. Det kunne f.eks. være tidsplanlægning, risikostyring og lignende. Den reaktive del handler til gengæld om effektivt at håndtere problemer, når de så alligevel rammer projektet. Her handler det ikke så meget om metoder, men mere om personlige kompetencer. Ofte ses projektledere som enten er gode til det ene eller andet. F.eks. vil du kunne se dem, som er gode til at lave nye planer, hver gang der sker noget nyt. Til gengæld vil de ofte være knapt så gode til at løse problemer, der kræver handling her og nu. Omvendt ses også typisk reaktive projektledere, som er skarpe til at handle på udfordringer her og nu, men så i stedet har problemer med (eller gider ikke) de proaktive handlinger. De synes typisk ikke, at planlægning er det sjoveste og vil hellere bare løse problemer, når og hvis de kommer. Der findes ikke en projektleder, som er rigtig dygtig til begge områder, og det er helt i orden. Man kan sagtens få succes ved bare at bruge den ene slags, hvis man er rigtig dygtig til det. Men det er svært at skabe de rigtig gode resultater, og der skal en uforholdsmæssig stor indsats til. Den helstøbte projektleder er rigtig skarp på sit eget område (reaktive eller proaktive), men udfører også det andet på et nogenlunde niveau. I første omgang sker dette ved at blive bevidst omkring, hvilken type man er, og dernæst konkret handling for at forbedre det man er tynd i. Det vil sige, at hvis du er handlingens mand/kvinde (reaktive type), så skal du tvinge dig selv til at få lavet planlægning, risikostyring og de andre proaktive værktøjer. Kan du bedst lide at forberede (proaktive type), planlægge og tænke frem, vil du have mest gavn af at træne din handlingsevne. 8 Vigtige koncepter at kende SuccesProjekter.dk