Kultur- og forsamlingshuset Græse gl. Skole

Transkript

1 Kultur- og forsamlingshuset Græse gl. Skole Brugerrådets beretning perioden marts 2012 til februar 2013

2 Denne beretning er udarbejdet for at informere brugere af Græse gl. Skole, Kultur- og fritidsudvalget samt Kultur og Fritid i Frederikssund kommune om Brugerrådets virksomhed i perioden marts 2012 til februar Hvad er Græse gl. Skole? Græse gl. Skole er det lokale kulturhus og samlingssted for landsbyerne Græse og Sigerslevvester samt Græse Bakkeby. Bygningerne ejes af Frederikssund kommune. Græse gl. Skole har til formål: - at stå til rådighed for lokale foreninger og klubber til afvikling af aktiviteter og møder. - at danne ramme for afvikling af såvel forenings- og klubfester som private fester for borgere med bopæl i Frederikssund kommune. Hvem er brugerrådet? Brugerrådet består af fire medlemmer samt to suppleanter, som er valgt blandt de tilknyttede foreninger og klubber. Enkeltpersoner med særlig tilknytning til skolen fra Græse og Sigerslevvester kan også vælges til brugerrådet. Frederikssund kommunes kultur-, fritids- og idrætssekretariat er repræsenteret i brugerrådet med observatørstatus. Brugerrådet varetager i samarbejde med kultur-, fritids- og idrætssekretariatet i Frederikssund kommune den daglige drift af skolekomplekset for så vidt angår forenings- og forsamlingshusdelen jfr. aftale af mellem Frederikssund kommune og Brugerrådet, Græse gl. Skole. Brugerrådets opgaver Opgaverne for brugerrådet er: - at tilse, at skolen drives efter sit formål. - at fungere som bindeled mellem brugerne og de tilknyttede tilsynsrengørings- og vedligeholdelsesfunktioner samt Frederikssund kommune. 2

3 - at indhente samt fremkomme med forslag vedr. rengøring og vedligeholdelse af skolen. - at indhente samt fremkomme med forslag til indkøb af inventar og materiel. - i samarbejde med Frederikssund kommune at anvise plads og tid til klubber og foreninger, der ønsker at benytte skolen. Brugerrådets arbejde Brugerrådet har i perioden afholdt fire møder samt haft nogle arbejdsdage, hvor praktiske opgaver og vedligeholdelsesopgaver er udført af brugerrådsmedlemmer og nogle enkelte, entusiastiske frivillige beboere fra Græse og Sigerslevvester. Vedligeholdelsesopgaver i den gamle skole præger i nogen grad arbejdet i brugerrådet. Skolens driftsbudget rækker ikke til alle vore ønsker for forbedring af faciliteterne, men ved brugerrådsmedlemmernes frivillige arbejdstimer i skolen, så lykkes det alligevel at skabe overskud til nyanskaffelser, som skolens brugere kan få glæde af. Vedligeholdelse af skolen Vedligeholdelsesopgaverne i beretningsperioden har været følgende: - Kalkning af hele forsamlingshuset - Bord/bænksæt behandlet m. træbeskyttelse - Forbedring af akustikken i salen - Nyt linoleumsgulv i caféen - Caféen malet - Nye gardiner i caféen - Lakering af gulv i salen - Fliser lagt ved østgavlen Nyanskaffelser til skolen - To nye trådløse mikrofoner (p.g.a. EU-bestemte frekvensændringer!) - En mikrofon på stativ - Nyt vægur til salen - Flipover - Hækkeklipper - Stander til flagstang 3

4 Bygningssyn Hvert år skal der udføres bygningssyn i h.t. driftsaftalen med Frederikssund kommune med deltagelse af en bygningsssagkyndig fra teknisk forvaltning og repræsentant fra kultur-, fritids- og idrætssekretariatet. Der er imidlertid ikke udført tilsyn i Rengøring i skolen og pasning af udendørsarealer En timelønnet rengøringsassistent (samme på 14. år) varetager den daglige rengøring af skolen efter udlån til foreninger og private lejere Rengøringen foregår efter en af brugerrådet udarbejdet plan for almindelig daglig rengøring og en særlig plan for den årlige hovedrengøring, som finder sted i juli/august måned, når skolen er ferielukket i 3-4 uger. Rengøringsassistenten varetager fortsat sin opgave meget ansvarsfuldt og sørger for en fin standard i skolen. Pasning af udendørsarealer herunder også vintervedligeholdelse med glatførebekæmpelse af fortove og indgangsarealer varetages ligeledes af rengøringsassistenten - og alt fremstår altid pænt og renholdt. Snerydning på den store p-plads har været påkrævet de sidste par år. Der er indgået aftale med lokal entreprenør, som sørger for denne opgave, når der skal være arrangementer i skolen. Frederikssund kommune bidrager også til glatførebekæmpelsen, når der køres med saltbil eller sneplov på Græse Skolevej. Opgaven er udliciteret, og det har i den forgangne vinter knebet noget med betjeningen at den store p-plads ved forsamlingshuset. Til gengæld er der udført meget fin glatførebekæmpelse og rydning udenfor de tomme lejligheder i den røde skolebygning! Kommunikationen har været svær, men i februar måned faldt tingene langt om længe på plads. Klipning af hæk to gange i sæsonen varetages af frivillig hjælper. Tilsyn Efter udlån til private fester og større foreningsarrangementer tjekkes inventar i skolen, ligesom der tælles op i køkkenet. Opgaven klares af en timelønsansat servicemedarbejder, der varetager opgaven på en omhyggelig måde. Det er vigtigt for brugerrådet, at tilsynsfunktionen fungerer godt, og at inventaret i skolen altid bliver tjekket grundigt - specielt i køkkenet er optælling påkrævet, så der til stadighed er et ensartet antal og en god standard. Skolens servicemedarbejder varetager i øvrigt fremvisning af lokalerne, når aftale om udlån er indgået. 4

5 Skolens benyttelse Nedenstående foreninger m.fl. har benyttet skolen i kalenderåret 2012: Folkedanserne Foredragsforeningen Silverstar Linedancers Gymnastikforeningen Fjordvennerne Naverne Græse Petanqueklub Græse Vandværk Græse Landsby Grundejerforening Sigerslevvester Vandværk Strandvængets Grundejerforening Juletræsforeningen Slangerup Moto Cross Viking Autosport Venstre Frederikssund kommunes familieafdeling Brugerrådet Skolen har været benyttet 108 hverdage af foreninger og klubber m.fl. I vintersæsonen er flere foreninger brugere af huset på samme dage. Skolen har desuden været benyttet til foreningsarrangementer i weekender fordelt på 7 endagsarrangementer, 1 arrangement á 2 dage og 1 arrangement á 3 dage. Udlejning til private formål (fester) blev igen en mulighed fra medio oktober 2012, og i dec. måned har der således været en privat udlejning á 2 dg. Skolen har således været benyttet i alt 122 dage, hvilket er en tilbagegang på 14 dage i forhold til Tilbagegangen har direkte sammenhæng med, at Frederikssund kommune i juni 2010 besluttede, at Græse gl. Skole ikke kunne lejes af private borgere bosat i kommunen. Det kan i øvrigt oplyses, at skolen herudover benyttes et ukendt antal aftener og weekender, idet de tilknyttede foreninger og klubber har fri adgang til den gamle skolestue for afholdelse af bestyrelsesmøder og øvrige klubaktiviteter. Booking af skolestuen foregår på simpel facon, idet den enkelte forening blot skriver sig på en stor kalender for reservation af lokalet. Alle brugere af skolen behandler heldigvis lokalerne i skolen pænt, og kun sjældent er inventar beskadiget. 5

6 Økonomi Skolen havde i 2012 haft et korrigeret driftsbudget på kr I dette er indeholdt et overskud fra 2011 på kr Udover driftsbudgettet har skolen haft lejeindtægter på et enkelt lejemål i 2012 samt nogle kommende lejemål i 2013 på i alt kr Regnskabsresultatet for 2012 er negativt og udviser et lille underskud på kr Det skal i den forbindelse oplyses, at udgiften kr til udskiftning af gulv i caféen, der skete umiddelbart inden årsskiftet, var planlagt til betaling på 2013-budgettet. I betragtning af de forholdsvis store opgaver, der er blevet løst i det forgangne år, så finder vi regnskabsresultatet meget tilfredsstillende. Driftsbudgettet for 2013 er på kr Dertil kommer lejeindtægter fra private fester. Genåbning af Græse gl. Skole til private fester I juni 2012 kom der skred i udlejningssagen. Direktøren for Kultur og Fritid præsenterede foreløbige tanker og planer om, hvorledes udlejning evt. ville kunne ske fremover med en forenklet administration. Alle tanker om en forpagtningsaftale var skrinlagt, og derudover var der heller ikke planer om, at brugerrådets arbejdsbyrde skulle øges. Udgangspunktet var også, at brugerrådet havde en driftsaftale med Frederikssund kommune, og at denne stadig var gældende. I løbet af sommeren blev der arbejdet ihærdigt på et oplæg til netbooking af skolen, justering af priser, forenklede procedurer m.m. Se venligst bilag. Brugerrådet blev præsenteret for dette arbejde i slutningen af august et udkast, som var godt gennemarbejdet, og sammen med repræsentanter fra Kultur og Fritid fik vi sammen justeret de sidste ting til. Det endelig forslag blev godkendt af Kultur- og fritidsudvalget i oktober 2012 og umiddelbart efter kunne Græse gl. Skole igen lejes i weekender af borgere i Frederikssund kommune udelukkende netbooking på Frederikssund kommunes hjemmeside. Efter allerede halvanden måned var der indgået ni lejemål uden annoncering af, at skolen var genåbnet for udlejning. De gode rygter bredte sig hurtigt, og udlejningen er meget godt i gang i forhold til den overskudskapacitet, der er i skolen. Det er aftalt med Kultur- og Fritidssekretariatet, at den nye udlejningsprocedure evalueres efter halvandet år. I brugerrådet glæder vi os oprigtigt over, at skolen igen kan lejes til private formål, at huset bliver brugt i den rette ånd og at der blev lyttet 6

7 til os, da vi protesterede mod nedlukning for private fester. Gnisten i det frivillige arbejde i brugerrådet er vendt tilbage efter modvind i godt halvandet år. Fremtidig virksomhed - Enkelte vægge/gavle i forsamlingshuset bør kalkes i forsommeren Gulvet i salen lakeres i sommeren Maling af den gl. skolestue - Afstribning af p-pladser - Radiatorer i caféen males På brugerrådets ønskeseddel er i øvrigt: - Bordvogn eller andre og lettere borde - Flere stole til salen. Der er hidtil indkøbt 78, og målet er min Flere udendørslamper - Håndholdt mikrofon - Supplement af den ny glassamling, nu hvor der er genåbnet for udlejning til private I 2013 vil skolen være lukket i perioden m.h.p. vedligeholdelsesarbejde og hovedrengøring. Afsluttende kommentarer Brugerrådet har i beretningsperioden løst alle planlagte vedligeholdelsesopgaver. Siden sommeren 2012 er gejsten for det frivillige arbejde vendt tilbage med uformindsket styrke. Genåbningen til private fester har nærmest været en milepæl. Akustikken i salen er forbedret til stor glæde for såvel foreninger som private lejere. Caféen har fået et tiltrængt og forfriskende løft. Skolen er umiddelbart i en god vedligeholdelsestilstand, og vi vil fortsat arbejde på at opretholde niveauet om end bygningerne er gamle. 7

8 Arbejdet i brugerrådet i beretningsperioden har været konstruktivt. I fællesskab og af og til med god hjælp fra frivilliges hjælpere er der løst praktiske opgaver i skolen. Brugerrådet skal her benytte lejligheden til at sige stor tak til såvel ansatte som frivillige hjælpere for en rigtig god indsats i skolen. Brugerrådets sammensætning 2012/2013 Margit Juel, Foredragsforeningen formand Kirsten Ebbesen, Gymnastikforeningen sekretær Kurt Boeskov Rasmussen, Naverne Otto Pedersen, Foredragsforeningen Liva Hansen, Græse Petanqueklub suppleant Jeanette Johnsen, Silverstar Linedancers suppleant Græse gl. Skole, den 11. marts 2013 På brugerrådets vegne Margit Juel 8

9 9