Sankt Hans Aften på Damhusengen juni 2017 kl til Freddy Christiansen og Finn Nesgaard. Mikkel

Transkript

1 Projektskema Vanløse Lokaludvalg 2017 Før projektet påbegyndes: Titel: Dato: Ansvarspersoner i lokaludvalget: Ansvarlig i sekretariatet: Formål: * Hvorfor skal lokaludvalget lave projektet? Hvad vil vi opnå? Hvordan hænger projektet sammen med lokaludvalgets overordnede målsætninger i? Sankt Hans Aften på Damhusengen juni 2017 kl til Freddy Christiansen og Finn Nesgaard Mikkel Sankt Hans Aften på Damhusengen er en mangeårig tradition, der gennem tiderne har været afholdt af skiftende aktører i Vanløse. I flere år var arrangementet afviklet af FDF K-19 Vanløse, men i de seneste år har Vanløse Lokaludvalg overtaget rollen som arrangør. Dette skyldes, at lokaludvalget har ønsket at give arrangementet et kvalitetsmæssigt løft med bedre forhold for publikum, kunstnere og øvrige aktører. De økonomiske aspekter for afholdelse af et sådant arrangement kan være en vanskelig opgave for en enkelt forening at leve op til. Formålet med arrangementet er at bringe borgerne sammen om en fælles kulturel og traditionsmæssig oplevelse. Sankt Hans Aften er en gammel dansk tradition, som er vigtig at bevare og videreføre og det er vigtigt, at den også fremover finder sted i Vanløse. En målsætning for arrangementet er ligeledes at inddrage og engagere lokale borgere i plan- og programlægning samt ved den praktiske afvikling af et større arrangement. Målgruppe: Hvem henvender projektet sig til? Hvorfor ønsker vi at henvende os til dem? Laves projektet i samarbejde med nogen? Fokusområder og/eller KK politikker Har projektet en børn og unge vinkel og/eller en lokal miljøvinkel? Målgruppen er alle borgere i Vanløse, der vil være med til at fastholde en gammel dansk tradition og gennem båltaler og fællessange bidrage til at skabe et sammenhold og en fællesskabsoplevelse, der styrker tilknytningsforholdet til Vanløse. Projektet laves i samarbejde med FDF K-19. Arrangementet har en børn- og ungevinkel, da arrangementet byder på en masse aktiviteter for denne målgruppe.

2 Hvis ja, hvilken? Spiller projektet sammen med en eller flere af Københavns Kommunes politikker og strategier Hvis ja, hvordan spiller de sammen? Arrangementet har ikke nogen egentlig miljøvinkel, men det kan være med til at vise, hvordan Vanløses grønne områder kan bruges til folkelige aktiviteter, der ikke altid lige har et rekreativt formål. Vi vil naturligvis gennem en total oprydning efter arrangementet på pladsen samt ved oplysning og synlige tiltag sørge for, at hele området fremstår i en tilstand, der fuldt ud opfylder kommunens krav. Hvordan skal det laves: Hvad skal der til for at projektet kan gennemføres? Hvem er ansvarlig for hvilke aktiviteter? Tidsplanen for de forskellige opgaver/ansvarlig: Fra Lokaludvalget deltager Finn Nesgaard og Freddy Christiansen og som eksterne ansvarlige er fire personer fra FDF K-19. For at arrangementet kan gennemføres kræves det, at der etableres en række tekniske faciliteter, såsom en scene, lyd- og lysanlæg samt en generator. Der opstilles bål samt en lang række fysiske børne- og voksen-aktiviteter, som FDF K-19 vil iværksætte. FDF K-19 Vanløse står for børneaktiviteter i forbindelse med arrangementet og står for salg af mad og drikke. Desuden inviteres andre foreninger til at deltage med informationsbod. Vanløse lokaludvalg er ansvarlig for alle tilladelser for afholdelsen af projektet bortset fra tilladelser, der udelukkende vedrører FDFs aktiviteter. I forbindelse med FDFs aktivitet i form af hoppeborg står FDF for at indsende certifikat på hoppepuder til Københavns Kommune. Lokaludvalget står for valg af talere og orkester. I år er det aftalt, at hovedtalen holdes af vanløseborgeren Søren Kjær Bruun, medarbejder ved Søren Kierkegaard Instituttet. Søren vil tage udgangspunkt i 500-året for Luthers teser med vægt på hekse og trolde. Der vil derfor i år - og fremover både blive afbrændt hekse og trolde på bålet på Damhusengen. Lokaludvalget vil desuden stå for udarbejdelse af sanghæfter og plakater. Desuden vil der traditionen tro være ungdomstalere og i år fra idrætslivet i Vanløse. TjaTjaTja spiller til Midsommervisen, og vil desuden underholde med populærmusik. Kommunikationsplan: Hvordan kommer vi i kontakt med målgruppen? Da arrangementet er en årligt tilbagevendende begivenhed, der altid finder sted samme aften og samme sted, finder udvalget det tilstrækkeligt med

3 Hvad er hovedbudskabet? Hvordan skal det formidles o Hvilken vinkel/fokus? o Hvilke kanaler(møder, web, plakat etc.)? Hvem er ansvarlig for udarbejdelse af kommunikationsmateriale? Skal der afviges fra kommunikationsskabeloner, KK-design og kommunikationspolitikker? * omtale i de lokale aviser og ophængning af plakater i bydelen. Informationskanalerne vil være lokalaviser VanløseBasen samt Lokaludvalgets og FDFs hjemmeside. Note: Det skal være synligt, at lokaludvalget er arrangør af projektet, da det tidligere har støttet projektet økonomisk som eksternt projekt. Der vil blive afveget fra lokaludvalgets kommunikationsskabelon ved udarbejdelse af plakater og sanghæfter. Budget: * Alle budgetposter i projektet. Leje af scene, lys og lyd kr Leje af generator kr Band kr Trykning af sangblade kr KODA publikummer kr Bål kr Gaver til talere kr I alt kr Det forventes, at lokaludvalgsmedlemmer bruger omkr. 50 timer på planlægning og dagen. Det forventes at sekretariatet bruger 20 timer på økonomi, tilladelser, kontrakter m.v. FDF vil arrangere aktiviteter for børn og voksne, stille med frivilligt mandskab til aftenens øvrige aktiviteter samt står for oprydning på området. Mandskabstimer: Opsætning/oprydning: 30 timer Børneaktiviteter: 32,5 timer Tambourkorps: 15 timer Planlægningsmøder: 15 timer I alt: 92,5 timer + Salgsbod, indkøb m.v.: 40 timer Hvad er projektets succeskriterier? Kriterierne skal kunne måles/kontrolleres efter projektet er afholdt, og være meningsfulde i forhold til projektets formål. Projektets succeskriterier bør måles på antal publikummer, FDFs mange aktive medvirkende samt øvrige frivilligt medvirkende. Lokaludvalget forventer at der kommer omkring 2000 Vanløseborgere.

4 Hvilke forventninger er der til sekretariatet? Sekretariatet udarbejder kontrakter, bestiller scene og bål, kontakter trykkeri, indhenter tilladelser, står for økonomi og omtale på lokaludvalgets hjemmeside. Efter projektet er afsluttet: Titel på projekt der evalueres: Sankt Hans Aften på Damhusengen 2017 Levede projektet op til projektets formål? Hvordan eller hvorfor ikke? Det lykkedes at samle omkring 2500 mennesker til en hyggelig aften på Damhusengen. Selvom regnbygerne havde meldt sig nogle steder i København, holdte det tørt på Damhusengen. Vanløse Lokaludvalg var også synligt til stede med en pavillon, hvor fra information om lokaludvalgets virke og projekter blev. Arrangementet begyndte klokken med børneaktiviteter. Flere familier brugte anledningen til at slå sig ned med venner og naboer på den grønne eng med et tæppe og en picnickurv dog ikke så mange, som vi havde håbet på, hvilket kan skyldes en regnvåd Damhusengen. Klokken lidt over 20 blev de traditionsrige båltaler holdt. Anna Katrine Sand fra håndboldklubben VHC/Vidar talte om sportens betydning herunder vigtigheden ved idrætsforeningers sammenhold sportsligt såvel socialt. Herefter holdt vanløseborger og studenterpræst Søren Kjær Bruun aftenens hovedtale, som i anledningen af 500-års fejringen af reformationen omhandlede, hvad vi danskere har lært af Martin Luther og reformationen. Begge taler blev gennemført med stor ros. Vanløsebandet The What sluttede en hyggelig Sankt Hans Aften af med et brag. Publikum dansede og sang med på kendte sange, som bevægede sig imellem rock, blues, swing og soul. Blev målgruppen nået? Hvis nej, hvorfor ikke? Hvis ja, hvordan? Ja. Der kom rigtig mange Vanløseborgere fra området omkring Damhusengen. Hvor mange af publikum, som kom fra Vanløse, har vi ikke målt. En del af publikum kom også fra Rødovre og resten af København, men det er

5 Var der problemer med tidsplanen m.v.? Hvis ja, hvilke? Blev budgettet overholdt? Hvis nej, hvorfor ikke? arbejdsgruppen overbevisning, at størstedelen var vanløseborgere, da vi udelukkende har kørt presseomtalen i Vanløse. Planlægningen gik fint. Sekretariatet oplevede problemer med at et par leverandører til at indsende e-fakturaer. Dette har gjort, at regnskabet blev afsluttet senere end forventet. Sammen med tillægsansøgningen blev budgettet overholdt. Tillægsansøgningen kom på et lokaludvalgsmøde d. 18. maj, da arbejdsgruppen sammen med sekretariatet oplevede større og uforventet udgifter: Udgiften til leje af en generator blev mere end dobbelt så dyr, idet vi i år skulle betale for transporten af generatoren. Spejdergruppen FDF K-19 har de seneste år hentet og afleveret generatoren, men de var i år forhindret i dette på grund af en lejrtur. Etableringen af bålet blevdyrere, eftersom Sankt Hans Aften 2017 falder på en fredag. Dette betyder, at kommunens vej- og parkfolk skal inspicere pladsen en lørdag, hvorfor der kommer weekendtakst på. Herudover ønskede arbejdsgruppen at trykke 2000 sanghæfter frem for 1000 stk. som sidste år. Årsagen skyldes, at 1000 sanghæfter er blevet evalueret for at være for få (Det viste sig, at 2000 flyers alligevel var for mange). Opfyldte projektet succeskriterierne? Hvis ja, hvordan? Hvis nej, hvorfor ikke? Ja, der kom ca besøgende (hvor størstedelen formodes at være fra Vanløse). Herudover fik arbejdsgruppen etableret et godt samarbejde med FDF K-19, som arrangerede en række børnetilbud på aftenen. Lokaludvalgsmedlemmer deltog desuden på aftenen, og de var med til at skabe større synlighed for lokaludvalget virke og ambitioner. Skal lokaludvalget prioritere at lave projektet igen? Hvis nej, hvorfor ikke? Ja, Vanløse Lokaludvalg skal ifølge arbejdsgruppen prioritere at arrangere Sankt Hans Aften 2018 på Damhusengen.

6 Hvis ja, hvordan kan projektet så gøres endnu bedre? Arrangementet kan blive endnu bedre, hvis flere af lokaludvalgsmedlemmer deltager på dagen både i forbindelse med hjælp til praktiske opgaver og for at synliggøre lokaludvalget og lokaludvalgets arbejde til de mange publikummer. * Skal som minimum indgå i selve indstillingen til lokaludvalgets beslutning. i Vanløse Lokaludvalg - dit bindeled! Vanløse Lokaludvalg fungerer som bindeled mellem Borgerrepræsentationen og Vanløses borgere. Som bindeled vil lokaludvalget repræsentere borgerne bredt Som bindeled skal lokaludvalget kommunikere essensen af vanløseborgernes synspunkter til Borgerrepræsentationen, samt ændringsforslag baseret på lokal viden og indsigt. Som bindeled skal lokaludvalget formidle borgerrepræsentationens politikker, strategier og planer til Vanløses borgere. - med respekt for alle! Vanløse Lokaludvalg drøftede sin overordnede funktion/målsætning som bindeled på fremtidsseminaret i 2013, og dette blev efterfølgende drøftet og besluttet på lokaludvalgets ordinære møde 16. maj 2013.