Indhold. WorkZone Client 2.0

Transkript

1 2.0 Onlinehjælp

2 WorkZone Client 2.0 Indhold Onlinehjælp til WorkZone Client Kom godt i gang med WorkZone Client 4 Nyt i WorkZone Client 6 Arbejde med brugergrænsefladen 8 Naviger i brugergrænsefladen 9 Tilpas dashboardet 15 Tilpas dashboardet 16 Tilpas faner, kolonner og paneler 19 Arbejde med sager 22 Om sager og sagstyper 23 Administrer sager 24 Om felter på sagsdetaljesiden 27 Rediger metadata på en sag 29 Arbejde med dokumenter 38 Om dokumenter og dokumenttyper 39 Administrer dokumenter 40 Om felter på dokumentdetaljesiden 44 Rediger metadata på et dokument 46 Handlinger på dokumenter 52 Arbejde med kontakter 55 Om kontakter 56 Administrer kontakter 57 Om felter på kontaktdetaljesiden 58 Rediger metadata på kontakt 61 Arbejde med lister 64 Om adgangsrettigheder 66 Arbejde med søgninger 68 Foretag en søgning 69 Søgeoperatorer 72 Gem og genbrug søgninger 75 Vilkår og betingelser 77 2

3 Onlinehjælp Onlinehjælp til WorkZone Client 2.0 Brug onlinehjælpen til at lære mere om hvad du kan gøre i WorkZone Client. Kom godt i gang Nyt i WorkZone Client LINKS ScanJour websted Support portal ScanJour på YouTube Administrator's Guide to WorkZone Client Developer's Guide to WorkZone Client Online help for WorkZone for Office (English) Onlinehjælp til WorkZone for Office (Dansk) 3

4 WorkZone Client 2.0 Kom godt i gang med WorkZone Client Nedenfor finder du links til information om grundlæggende funktionalitet i WorkZone Client. LÆR BRUGERGRÆNSEFLADEN AT KENDE Naviger i brugergrænsefladen o Om dashboardet o Om navigationspanelet o Om detaljesider o Om bånd o Om knapper på båndet Tilpas dashboardet Tilpas faner, kolonner og paneler SØG OG BRUG SØGERESULTATER Lær hvordan du søger Filtrer dine søgeresultater SAGER, DOKUMENTER OG KONTAKTER Om sager og sagstyper Om dokumenter og dokumenttyper Om kontakter ARBEJDE MED LISTER Åbn lister på ny fane Åbn søgeresultater på en ny fane Åbn detaljeside for sager, dokumenter eller kontakter fra en liste Udfør handlinger for flere valgte elementer Rediger et element fra en liste Vis listeelement i visningsruden AVANCERET HJÆLP Gem og genbrug søgning Flyt dokument til en anden sag 4

5 Onlinehjælp Opret en påmindelse på en sag Om adgangsrettigheder 5

6 WorkZone Client 2.0 Nyt i WorkZone Client NYT I WORKZONE CLIENT 2.0 WorkZone Client er nu uafhængig af Captia Web Client og frigives og installeres separat. Performanceforbedringer: WorkZone Client er blevet opgraderet med en ny konfiguration, der forbedrer performance. Bemærk: Noget funktionalitet er stadig under udvikling og vil blive frigivet i version 2.1: Tilføj oplysninger på sag/dokument, Tilføj datoer på sag/dokument, Tilføj påmindelser på sag/dokument, Tilføj emneord på sag/dokument, Tastaturgenveje. Du kan nu udføre flere handlinger på valgte elementer i en liste, og på knapperne i båndet kan du se antal valgte elementer på listen, som knappernes funktion kan udføres på. Se Udfør handlinger på flere valgte elementer for yderligere oplysninger Du skal nu bruge færre museklik, når du vil redigere oplysningsfelter på detaljesider. Du kan nu redigere et hvilket som helst oplysningsfelt på detailsiden kun ved at klikke i er fjernet fra båndet på detailsider (men er stadig til- det enkelte felt. Knappen gængelig på detailbåndet). Knappen - Ny søgning med Sag, Dokument, Kontakt er tilføjet på hovedbåndet. Du kan nu udføre en ny søgning på sager, dokumenter eller kontakter med færre klik. For yderligere oplysninger, se Lav en ny søgning. Aktuel bruger vises. Når du arbejder i WorkZone Client, kan du se navnet på den bruger der er logget ind. Der er tilføjet flere knapper for hurtig adgang til relevante dialogbokse i metadata felter. Filtrering af sags-, dokument- eller kontakthenvisninger er tilføjet. Når du søger efter sags-, dokument- eller kontakthenvisninger, kan du nu definere Søg i område, hvor din søgning bliver udført (for eksempel, i alle lister eller i en specifik liste). Dit sidst anvendte filter huskes og bliver automatisk valgt i din næste søgning efter samme henvisningstype. Du kan nu vælge en eller flere facetter, og de kan tilpasses. Du kan nu vælge facetter fra relevante felter og dialogbokse. Facet foreslås automatisk. Når du indtaster tegn i facetfelter, vil der automatisk blive foreslået værdier. For yderligere oplysninger, se Opret en ny sag, trin 2. Antal lister, der kan vises på faner på detaljesider, er opdateret. For yderligere oplysninger, se Vis faner på detaljesider. Ny - Stifinder knap på hovedbåndet på detaljesider og sagslister. Du kan nu åbne en sag med WorkZone Explorer og se alle dokumenter på sagen. For yderligere oplysninger, se Åben en sag med Stifinder. Bemærk: I alle sagslister er knappen kun tilgængelig, når en enkelt sag er valgt. Midlertidig sagsgruppe er tilføjet. Du kan nu registrere sager ved at bruge sagsgruppen sj-temp og senere vælge en anden sagsgruppe. Bemærk: Den midlertidige sagsgruppe er slået fra, når sj-temp sagsgruppen er 6

7 Onlinehjælp markeret som som lukket for sagsoprettelse (en standardindstilling) i WorkZone Configuration Management. Det var nyt i WorkZone Client 1.1 Du kan nu åbne et dokument, en sag og adressatliste på en ny fane. Man kan nu åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i den applikation, der blev brugt til at oprettet dokumentet. Værktøjslinjen sprog er tilføjet. Du kan nu ændre sprog i brugergrænsefladen fra en hvilket som helst side i WorkZone Client. Se Skift sprog for yderligere oplysninger. Knappen - Åbn på ny fane er tilføjet på hovedbåndet. Du kan nu åbne et hvilket som helst dokument, sag, eller adressat på en ny fane. Se Åbn liste på ny fane for yderligere oplysninger. Knappen - Åbn resultater på ny fane er tilføjet. Du kan nu åbne søgeresultater på en ny fane med hovedbånd og hovedbåndets funktionalitet. Se Åbn søgeresultater på en ny fane for yderligere oplysninger. Knappen - Opdater er tilføjet på detailsiden for dokumenter, sager og kontakter. Knappen - Besvar er tilføjet for dokumenter. Du kan nu besvare et dokument og få sagsoplysninger indsat automatisk i dit svardokument. Se Besvar dokument for yderligere oplysninger. Du kan nu oprette direkte links til at hente og åbne fysiske filer direkte fra Microsoft Outlook. Se Send dokument i en - som link for yderligere oplysninger. Knappen - Vis PDF er tilføjet på detailsiden. Du kan nu se indholdet af et PDF-dokument i visningsruden. Se Vis PDF-version for yderlige oplysninger. Tastaturnavigation er implementeret: Globale tastaturgenveje Tastaturnavigation mellem områder Tastaturnavigation i lister Tastaturnavigation i dialogboksen Tilføj parter/kontakthenvisninger 7

8 WorkZone Client 2.0 Arbejde med brugergrænsefladen Naviger i brugergrænsefladen Tilpas dashboard Tilpas faner, kolonner og paneler 8

9 Onlinehjælp Naviger i brugergrænsefladen Her beskrives hvordan du navigerer i brugergrænsefladen i WorkZone Client. OM BRUGERGRÆNSEFLADEN Når du åbner WorkZone Client, vises fanen Hjem med dashboardet. Her kan du se, hvad de forskellige dele af brugergrænsefladen kaldes (klik på billedet for at forstørre det): Om faner Uanset hvor du er i WorkZone Client, ser du altid fanen Hjem øverst i skærmbilledet. Fanen Hjem viser navigationspanelet. Når du starter WorkZone Client, er dashboardet åbent som standard. OM DETALJESIDER Når du for eksempel åbner en sag, et dokument, en kontakt eller en gemt søgning, åbnes de på en ny fane. Du kan have flere faner åbne samtidig, og du kan arbejde på flere sager og dokumenter på én gang. 9

10 WorkZone Client 2.0 Metadatapanel Metadatapanelet på detaljesiden viser metadatafelter relateret til sagen, dokumentet eller kontakten. Brug opdeleren til at se flere eller færre felter på metadatapanelet. Detaljefaner på detaljesiden Nederst på detaljesider for sager, dokumenter eller kontakter er der detaljefaner, som hver indeholder et lille bånd med relevante funktioner. Hvis du for eksempel har en sagsdetaljeside åben, viser detaljefanerne lister med dokumenter og kontakter, der er knyttet til denne sag. For søgninger vises listen over søgeresultater. Du kan bestemme hvilke detaljesider, du vil se. For yderligere oplysninger, se Vis faner på detaljesider. OM BÅND Hver fane og detaljefane har et bånd, som indeholder knapper til de funktioner, du kan udføre. Det vil sige, at når du åbner en sag på en fane, vises kun funktioner relevante for sager, og når du åbner et dokument på en fane, vises kun funktioner relevante for dokumenter. Du kan få vist et dokument eller en kontakt i en visningsrude ved at klikke bånd (dvs. detaljebåndet). på detaljefanens Tips: Du kan minimere hovedbåndet, så du kun ser ikonerne. Dette giver mere plads til at vise indholdet på fanen. Dobbeltklik på fanens titel for at minimere den. Hvis du ikke kan se alle ikoner på båndet, kan du udføre et af disse trin: o Klikke med musen og rulle for at se de skjulte ikoner. -Ellero Ændre din skærmopløsning for få plads til alle ikoner. OM KNAPPER PÅ BÅNDET Følgende knapper findes på både hovedbåndet og detaljebåndet: - Sag: Åbner fanen Ny sag. - Kontakt: Åbner fanen Ny kontakt. - Word: Åbner nyt Word-dokument. - Dokument: Åbner en liste med følgende muligheder: o Nye oplysninger: Åbner fanen Nyt dokument. o Importer dokument: Åbner fanen Importer dokument. o Excel: Åbner et nyt Excel-regneark. o PowerPoint: Åbner en ny PowerPoint-præsentation. - Tilpas: Åbner dialogboksen Tilpas dashboard. - Rediger: Åbner redigeringstilstand for det valgte element. 10

11 Onlinehjælp - Slet: Sletter valgte elementer. - Opret widget: Tilføjer det valgte element som widget. - Fjern widget: Fjerner en widget med det valgte element. - Tilføj foretrukken (kun for søgninger): Tilføjer den valgte søgning til foretrukne søgninger. - Fjern foretrukken (kun for søgninger): Fjerner den valgte søgning fra foretrukne søgninger. - Opdater: Opdaterer oplysninger på den aktuelle side. - Åbn på ny fane (kun lister) - Åbner den valgte liste på en ny fane. - Vis: Åbner relevante oplysninger (for eksempel dokumenter, parter, sagstekst) for det valgte element i en visningsrude. - Stifinder (kun sagsdetaljesiderde og sagslister): Åbner den valgte sags indholdsmappe med WorkZone Explorer. - Link: Sender det valgte element i en som et link. - Instillinger: Åbner en liste med følgende valgmuligheder: o Nulstil konfiguration. o Benyt som standardklient. - Hjælp: Åbner onlinehjælpen tilworkzone Client. - Ny søgning: Åbner en liste med følgende valgmuligheder: - Gem: Sag: Åbner siden Sagssøgning på en ny fane. Dokument: Åbner siden Dokumentsøgning på en ny fane. Kontakt: Åbner siden Kontaktsøgning på en ny fane. o Gemmer ændringer; o på en søgeside - gemmer søgeresultat. - Søg (kun søgesider): Udfører en søgning ud fra søgekriterier. - Ryd (kun søgesider): Sletter søgekriterier. - Annuller: Annullerer ændringer og lukker redigeringstilstand. - Kopier (kun dokumenter): Kopierer det valgte dokument. - Afslut (kun sager): Afslutter valgte sag. - Noter: Åbner ruden Noter. - Genåbn (kun sager): Genåbner den valgte afsluttede sag. 11

12 WorkZone Client Skift (kun dokumenter): Åbner en liste med følgende valgmuligheder: o Gør til åbent udkast. o Lås. - Svar (kun dokumenter): Besvarer det valgte dokument i et nyt Word-dokument. - Arkiver (kun dokumenter): Ændrer dokumenttilstanden til Arkiveret. - Åbn (kun dokumenter): Åbner det valgte dokument i det program der blev brugt til at oprette det. - Vis PDF (kun dokumenter): Viser PDF-versionen af dokumentet i visningsruden. Bemærk: PDF-dokumenter eller dokumenter med en PDF-version vises i Adobe Reader. Hvis der ikke findes en PDF-version, vises dokumenet ikke. - Til sag (kun dokumenter): Åbner den sag det valgte dokument er tilknyttet. - Til hoveddokument (kun dokumenter): Åbner hoveddokumentet for det valgte dokument. - Flyt til sag (kun dokumenter): Flytter det valgte dokument til en anden sag (dvs. åbner dialogboksen Flyt dokument). - Opret PDF (kun dokumenter): Opretter en PDF-version af det valgte dokument. - Slå til (kun lister): Slår filtrering til, dvs. viser filtreringsfelter. - Slå fra (kun lister): Slår filtrering fra, dvs. skjuler filtreringsfelter. - Anvend (kun lister): Anvender værdierne i filtreringsfelterne. - Vedhæft (kun dokumenter): Sender det valgte dokument i en som vedhæftet fil. - Vedhæft PDF (kun PDF-dokumenter): Sender det valgte PDF-dokument i en e- mail som vedhæftet fil. Knapper på detaljebåndet Følgende knapper findes kun på detaljebåndet: - Åbn søgeresultater på ny fane: Åbner søgeresultater på en ny fane. - Tilføj ny: Tilføjer nye henvisninger (dvs. åbner den tilsvarende henvisninger dialogboks). - Fjern: Fjerner den valgte henvisning. Tip: Når du vælger elementer i en liste, kan knapperne på båndet bruges på flere elementer i en liste. For eksempel har,, osv. en rød markering. Den røde markering på knapperne på båndet viser antal valgte elementer, som en specifik knaps funktion kan udføres på. Se Udfør handlinger for flere valgte elementer for yderligere oplysninger. OM NAVIGATIONSPANELET 12

13 Onlinehjælp Fra navigationspanelen kan du nemt navigere rundt i WorkZone Client. Som standard vises navigationspanelet, men du kan skjule det - se tilpas navigationspanelet. Ruderne i navigationspanelet indeholder nogle af de mest anvendte lister og dine egne gemte søgninger. Som standard viser navigationspanelet følgende ruder: Tips: Dashboard Sager Mine dokumenter Søg Mine opgaver Workflows Postlister Du kan nemt åbne en liste på en ny fane ved at klikke i navigationspanelet. Du kan ændre rækkefølgen af ruder i navigationspanelet. Foruddefinerede søgninger i navigationspanelet Navigationspanelet indeholder standardsøgninger, der viser: Mine åbne sager Mine udkast (dvs. dokumenter med tilstanden Udkast) Mine foretrukne søgninger Åbne postlister for i dag Når du klikker på en af standardsøgningerne, udføres søgningen automatisk og søgeresultatet vises på dashboardet. Du kan anvende knapperne på båndet til at udføre forskellige handlinger på søgeresultaterne. Du kan for eksempel Foretage ændringer i søgeresultatfelterne (klik ). Opdatere ændringer i søgeresultatfelterne (klik ). Filtrere søgeresultater (se Tilføj filter til søgeresultater). Vise et søgeresultat i visningsruden (klik ). OM DASHBOARDET Dashboardet er startsiden i WorkZone Client. Det giver dig et overblik og nem adgang til lister. Listene vises i ruder på dashboardet i form af widgets. Hvis du vil se andre widgets eller gemme deres placering, kan du tilpasse dashboardet. 13

14 WorkZone Client 2.0 OM VISNINGSRUDEN Når en sag, et dokument eller en kontakt vises på en liste, kan du hurtigt se en del af indholdet og dets henvisninger i visningsruden. Visningsruden indeholder forskellige oplysninger, alt efter om du åbner en en sag, et dokument eller en kontakt. For en sag vises følgende: Sagsteksten. Lister med sagens dokumenter og parter. For et dokument vises følgende: Liste over parter og bilag. Indholdet af dokumentet (hvis der er en PDF-version). For en kontakt vises følgende: Lister med adresser, kontakthenvisninger, sagshenvisninger og dokumenter. Tip: Se også Tilpas visningsruden og Vis listeelementet i visningsruden. 14

15 Onlinehjælp Tilpas dashboardet Her beskrives, hvordan du tilpasser brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behov. OPRET WIDGETS PÅ DASHBOARDET Forudsætning: Før du kan oprette en widget, skal du først have foretaget en søgning og gemt søgningen. 1. Åbn Søg > Mine gemte søgninger i navigationsruden. 2. Klik på søgningen i listen. 3. Klik Opret widget i gruppen Søg. Den nye widget gemmes. 4. Åbn Dashboard. 5. Klik i gruppen Dashboard. 6. Træk den gemte søgning til dashboardet. 7. Klik Gem. Den gemte søgning vises nu på dashboardet. Eksempel Du vil se en liste over dine sager oprettet inden for den sidste uge på dashboardet. 1. Udfør en søgning efter sager med dig som sagsbehandler og med en oprettelsesdato inden for den sidste uge (tast -7 i feltet). 2. Gem søgningen. 3. Åbn Mine gemte søgninger i navigationsruden. 4. Klik på søgningen i listen. 5. Klik. 6. Åbn Dashboard. 7. Klik i gruppen Dashboard. 8. Træk den gemte søgning til dashboardet. 9. Klik Gem. På dashboardet kan du nu se søgningen, der viser de sager, du har oprettet inden for den sidste uge. FLYT WIDGETS Du kan flytte widgets, så de vises i den rækkefølge, der passer dig bedst. 1. Åbn Dashboardet fra navigationsruden. 2. Klik i gruppen Dashboard. Vinduet Tilpas dashboard vises. 3. Klik VÆLG PLACERING AF WIDGETS. Du kan nu flytte dine widgets. 15

16 WorkZone Client 2.0 Første kolonne viser med røde rammer widgets, du kan vælge at få vist. De næste kolonner viser med grønne rammer de widgets, der allerede vises i dashboardet. 4. Træk og slip widgets til de ønskede positioner. 5. Klik Gem. TILPAS KOLONNER PÅ DASHBOARDET Du kan ændre konfigurationen af dashboardet, dvs. 1. Åbn Dashboardet fra navigationsruden. 2. Klik i gruppen Dashboard. Vinduet Tilpas dashboard vises. 3. Klik VÆLG KOLONNELAYOUT. 4. Vælg et nyt layout. 5. Klik Gem. SKIFT SPROG Klik i gruppen Dashboard. 1. Klik på ikonet for sprog i nederste højre hjørne af dashboardet. Sprogmenuen med tilgængelige sprog vises. 2. Vælg et sprog WorkZone Client genindlæses. Indstillinger og tekster i brugergrænsefladen vises nu på det valgte sprog. Tilpas dashboardet Her beskrives, hvordan du tilpasser brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behov. OPRET WIDGETS PÅ DASHBOARDET Forudsætning: Før du kan oprette en widget, skal du først have foretaget en søgning og gemt søgningen. 1. Åbn Søg > Mine gemte søgninger i navigationsruden. 2. Klik på søgningen i listen. 3. Klik Opret widget i gruppen Søg. Den nye widget gemmes. 4. Åbn Dashboard. 5. Klik i gruppen Dashboard. 6. Træk den gemte søgning til dashboardet. 7. Klik Gem. Den gemte søgning vises nu på dashboardet. 16

17 Onlinehjælp Eksempel Du vil se en liste over dine sager oprettet inden for den sidste uge på dashboardet. 1. Udfør en søgning efter sager med dig som sagsbehandler og med en oprettelsesdato inden for den sidste uge (tast -7 i feltet). 2. Gem søgningen. 3. Åbn Mine gemte søgninger i navigationsruden. 4. Klik på søgningen i listen. 5. Klik. 6. Åbn Dashboard. 7. Klik i gruppen Dashboard. 8. Træk den gemte søgning til dashboardet. 9. Klik Gem. På dashboardet kan du nu se søgningen, der viser de sager, du har oprettet inden for den sidste uge. FLYT WIDGETS Du kan flytte widgets, så de vises i den rækkefølge, der passer dig bedst. 1. Åbn Dashboardet fra navigationsruden. 2. Klik i gruppen Dashboard. Vinduet Tilpas dashboard vises. 3. Klik VÆLG PLACERING AF WIDGETS. Du kan nu flytte dine widgets. Første kolonne viser med røde rammer widgets, du kan vælge at få vist. De næste kolonner viser med grønne rammer de widgets, der allerede vises i dashboardet. 4. Træk og slip widgets til de ønskede positioner. 5. Klik Gem. TILPAS KOLONNER PÅ DASHBOARDET Du kan ændre konfigurationen af dashboardet, dvs. 1. Åbn Dashboardet fra navigationsruden. 2. Klik i gruppen Dashboard. Vinduet Tilpas dashboard vises. 3. Klik VÆLG KOLONNELAYOUT. 4. Vælg et nyt layout. 5. Klik Gem. 17

18 WorkZone Client 2.0 SKIFT SPROG Klik i gruppen Dashboard. 1. Klik på ikonet for sprog i nederste højre hjørne af dashboardet. Sprogmenuen med tilgængelige sprog vises. 2. Vælg et sprog WorkZone Client genindlæses. Indstillinger og tekster i brugergrænsefladen vises nu på det valgte sprog. 18

19 Onlinehjælp Tilpas faner, kolonner og paneler Det følgende beskriver hvordan du kan tilpasse brugergrænsefladen, så den passer til dine daglige behov. TILPAS NAVIGATIONSPANELET Du kan bestemme rækkefølgen af ruder i navigationspanelet. Du kan for eksempel flytte de ruder, du anvender oftest, øverst i navigationspanelet. 1. Peg med musen øverst i navigationspanelet. 2. Klik. Navigationspanelet skifter nu til redigeringstilstand. 3. Træk og slip ruderne til de ønskede positioner. 4. Klik Gem for at gemme tilpasningen. Tip: Du kan skjule navigationspanelet ved at klikke på pilen i øverste højre hjørne. VIS FLERE ELLER FÆRRE FELTER PÅ FANERNE Du kan bestemme hvor mange felter, du vil se på en fane. Generelt vises de mest anvendte felter. Du kan trække i rullepanelet for at se de andre felter. Du kan bruge delelinjen på denne måde: Træk delelinjen op eller ned og placer den der, hvor du vil have den. Peg med musen på delelinjen og klik på pil op eller ned for at se flere eller færre felter. Bemærk: WorkZone Client husker delelinjens placering indtil du logger af. Det betyder, at hvis du ændrer delelinjens placering, huskes placeringen indtil næste gang du åbnerworkzone Client. VIS ELLER SKJUL KOLONNER PÅ LISTER Du kan bestemme, hvilke kolonner du vil se på lister, og ændre rækkefølgen. Du kan for eksempel flytte de kolonner, du anvender oftest, længst til venstre og fjerne de kolonner du ikke behøver. VÆLG ELLER FJERN KOLONNER 1. Åbn listen. 2. Højreklik på linjen med kolonnenavne. Kolonnevælgeren vises. 3. Tilføj kolonner ved at markere afkrydsningsfelterne. -Eller- Fjern kolonner ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne. Tip: Du kan flytte kolonner i lister ved at trække og slippe dem der, hvor du vil have dem vist. Du kan også ændre størrelse på kolonnerne ved at trække i pilen langs kolonnens højre kant. TILPAS VISNINGSRUDEN 19

20 WorkZone Client 2.0 Visningsruden giver mulighed for at vise et element fra en liste. Når du for eksempel har valgt en sag på en liste og klikker, vises sagen i visningsruden. Du kan bestemme hvilke ruder, du vil se i visningsruden og den rækkefølge, de vises i. 1. Åbn en liste, for eksempel Mine åbne sager. 2. Klik på en sag. 3. Klik på båndet. Sagen vises i visningsruden. 4. Peg med musen i øverst hjørne af visningsruden. 5. Klik. I et nyt vindue vises tilgængelige ruder til venstre med rødt og anvendte ruder til højre med grønt. 6. Træk og slip ruderne til de ønskede positioner. 7. Klik på Gem for at gemme tilpasningen. VIS LISTER PÅ DETALJESIDEN Du kan vælge at vise en eller flere af følgende lister på detaljesidernes faner: Sagsdetaljesiden: o Alle hoveddokumenter og bilag o Sagshenvisninger o Undersager o Historik for kontakthenvisninger o Datoer o Dokumenter o Historik for dokumenthenvisninger o Dokumenthenvisninger o Oplysninger o Emneord o Livscyklus o Historik for hoveddokumenter o Oversager o Parter o Påmindelser Dokumentdetaljesiden: o Forfattere o Historik for sagshenvisninger o Sagshenvisninger 20

21 Onlinehjælp o Historik for kontakthenvisninger o Datoer o Dokumenthenvisninger o Oplysninger o Emneord o Livscyklus o Bilags dokumenter o Parter o Påmindelser Kontaktdetaljesiden: o Historik for sagshenvisninger o Sagshenvisninger o Historik for kontakthenvisninger o Kontakthenvisninger o Datoer o Dokumenter o Historik for dokumenthenvisninger o Oplysninger o Emneord o Livscyklus Du kan også ændre rækkefølgen af kolonner i disse lister. 1. Åben en detaljeside, for eksempel sagsdetaljesiden. 2. Peg med musen på en detaljefane og klik. Fanevælgeren vises. Tilgængelige faner vises til venstre med rødt. Det valgte faner vises til højre med grønt. 3. Træk og slip fanerne til den ønskede position. 4. Klik Gem. 21

22 WorkZone Client 2.0 Arbejde med sager Om sager og sagstyper Administration af sager Om felter på en sagsdetaljeside Rediger metadata på sag 22

23 Onlinehjælp Om sager og sagstyper En sag i WorkZone Client svarer til en fysisk sag eller til en sagsmappe. Formålet med en sag er at samle alle informationer vedrørende en sag på ét sted. Generelle karakteristika: En sag er unik og har et unikt sagsnummer. En sag kan referere til andre sager. For eksempel sager vedrørende præcedens eller projekter, hvor en sag kan have forskellige undersager. Lukkede sager er inaktive. De kan dog genåbnes. Se Genåbn en lukket sag for yderligere oplysninger. SKRIVEBORDSSAG Hver bruger har en såkaldt skrivebordssag. Hvis du opretter dokumenter uden med det samme at tilknytte dem til en sag, knyttes de automatisk til skrivebordssagen. Skrivebordssagens sagsnummer har følgende format: SJ-STD-<USERNAME>. For eksempel: SJ- STD-LOF, hvis brugerens initialer er LOF. Skrivebordssagens titel er "Desktop - <USERNAME>". For eksempel "Skrivebord - LOF". Du kan arkivere dokumenter direkte på skrivebordssagen. De får ikke et "rigtigt" aktnummer, men får aktnummer 0. Når du flytter disse dokumenter til en rigtig sag, får de et rigtigt aktnummer. Skrivebordsagen har den restriktion, at du ikke kan lukke den. 23

24 WorkZone Client 2.0 Administrer sager OPRET EN NY SAG 1. Klik i gruppen Opret ny. Den nye sag åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Bemærk: Hvis der er installeret facetter i ScanJour WorkZone Content Server, tilføjes relevante facetfelter. Du kan vælge facetter på en af følgende måder: 3. Klik. Klik i facetfeltet og vælg derefter en værdi fra listen. Begynd at skrive og vælg derefter et forslag fra listen. Klik på navigationsikonet i højre hjørne af facetfeltet for at åbne dialogboksen Vælg %facetnavn%, og vælg derefter de nødvendige facetter. REDIGER EN SAG Du kan redigere metadata på en eksisterende sag, indtil sagen lukkes. Hvis du har behov for at redigere en afsluttet sag, må du genåbne sagen. 1. Find den sag, du vil redigere og åbn den. 2. Klik i feltet, du vil redigere. 3. Foretag dine ændringer. Se også Om felter på sagsdetaljesiden. 4. Klik. Tips: Du kan også redigere nogle af felterne, når de er vist på en liste. Se også Rediger element fra en liste. Når du har en sag åben for redigering, kan du også tilføje og fjerne dens henvisninger. For yderligere oplysninger, se Rediger oplysninger på en sag. AFSLUT EN SAG Bemærk: 1. Find den sag, du vil afslutte, og åbn den. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen afsluttes fra i dag og dags dato indsættes automatisk i feltet Afsluttet dato. 24

25 Onlinehjælp Du kan ikke tilføje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag. Bortset fra Påmindelser kan du ikke redigere sagsoplysninger, medmindre du genåbner sagen. GENÅBN EN AFSLUTTET SAG 1. Find den sag, du vil genåbne, og åbn den. 2. Klik i gruppen Administrer. Sagen er nu genåbnet, og feltet Afsluttet dato er tomt. Bemærk: Du kan redigere Påmindelser og Emneord. Du kan ikke redigere metadata medmindre du genåbner sagen. SEND EN SAG I EN Du kan sende et link til en sag i en . Forudsætninger: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se sagen. 1. Find sagen, som du vil sende et link til, og åben den på en fane. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. en indeholder et link til sagen. 3. Tilføj en modtager og klik Send. ÅBN EN SAG MED STIFINDER Du kan åbne en sag i Stifinder og se dens indhold. Forudsætninger: Du skal have WorkZone Explorer installeret og konfigureret. 1. Gør et af følgende: Åbn detaljesiden for den sag, du vil åbne i Stifinder. -Eller- Vælg den sag, du vil åbne i Stifinder, fra en liste. 2. Klik i gruppen Vis. En mappe svarende til den valgte sag åbner i Stifinder. OPRET EN PÅMINDELSE PÅ EN SAG 25

26 WorkZone Client 2.0 Du kan oprette påmindelser på sager. 1. Find den sag, som du vil oprette en påmindelse på, og åbn den. 2. På en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Vinduet Tilføj påmindelser åbner. 4. I feltet Fritekst, søg efter medarbejdere, der skal modtage påmindelsen. 5. Dobbeltklik for vælge medarbejdere i listen. I det højre felt kan du for eksempel ændre datoen for påmindelsen og teksten, der skal vises i påmindelsen. 6. Gentag trin 4 og 5 for at vælge flere medarbejdere. 7. Klik Gem. Alle sagens påmindelser vises på fanen Påmindelser på detaljesiden. Her kan du for eksempel tilføje type, hvem der er modtager og hvilken tekst, der skal vises i påmindelsen. REDIGER EN PÅMINDELSE 1. Find og åbn sagen, der er tilknyttet påmindelsen. 2. Fra en detaljefane, åbn fanen Påmindelser. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik på i detaljebåndet. Felterne kan nu redigeres. 4. Foretag dine ændringer. 5. Klik. 26

27 Onlinehjælp Om felter på sagsdetaljesiden Sagsdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Titel Sagsgruppe Undersagsgruppe Sagsbehandler Ansvarlig enhed Sagstype Tilstand Sagstekst Oprettelsesdato Planlagt afslutningsdato Afsluttet dato Oprettet af Beskrivelse Indtast en sagstitel. Vælg en sag fra listen. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Vælg en undersagsgruppe fra listen. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Navnet på den bruger, som oprettede sagen, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Den aktuelle brugers organisatoriske enhed indsættes automatisk. Du kan ændre enheden ved at vælge en anden enhed fra listen. Vægl en sagstype fra listen. Indholdet af feltet er defineret af din organisation. Tilgængelig sagstilstande er defineret af din organisation. Du kan for eksempel, skrive en beskrivelse af sagen eller kommentarer til sagens forløb. Oprettelsesdato for sagen indsættes automatisk. Feltet kan ikke redigeres. Den dato, som sagen forventes at afsluttes. Angiv den dato, hvor sagen afsluttes. Navnet på den bruger, der har oprettet 27

28 WorkZone Client 2.0 Sagsnummer Tidligere sagsnummer Påmindelse Nøgleord Læseadgang sagen, indsættes automatisk. Sagen får automatisk tilknyttet et nummer. Nummereringssystemet er konfigureret i ScanJour WorkZone Configuration Management. Sager, der løber over flere periodeskift, skal oprettes i en ny periode. Angiv sagsnummer fra den tidligere periode i dette felt. Dette felt viser den aktuelle påmindelse. Du kan skrive emneord fra din organisations ordbog på sager, dokumenter og kontakter. Ved at tilføje begrænsninger af læseadgang, kan du styre hvem der kan se sagen. Bemærk: Læseadgang blev kaldt "Indblik" i Captia Web Client. Skriveadgang Ved at tilføje begrænsninger af skriveadgang til en sag kan du styre, hvem der kan redigere sagen. Bemærk: Skriveadgang blev kaldt "Redigeringsindblik" i Captia Web Client. Udførende enhed Den udførende enhed er den organisatoriske enhed, der er ansvarlig for udføre sagsbehandlingen (i modsætning til den ansvarlige enhed, som er ansvarlig for sagsbehandlingen). Bemærk: Hvis der er installeret facetter i WorkZone Content Server vises relevante facetfelter på sagsdetaljesiden. Se Opret ny sag, trin 2 for yderligere oplysninger. 28

29 Onlinehjælp Rediger metadata på en sag Her beskrives de grundlæggende opgaver i forbindelse med sagsbehandling. TILFØJ ELLER FJERN SAGSPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter på en sag, dvs. sagsparter. Tilføj en part på sagen: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisning åbner. 4. Angiv søgekriterier på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge i, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på den kontakt, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle i feltet Rolle. 8. Klik på Gem. De tilføjede kontakter vises nu i listen Parter. Fjern en part på sagen: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kontakten eller kontakterne, du vil fjerne. 4. Klik. Den eller de valgte kontakter fjernes fra listen. TILFØJ ET NYT DOKUMENT PÅ SAGEN Du kan tilføje forskellige typer dokumenter på en sag. Når du opretter dokumenter fra en sagsdetaljeside, bliver de automatisk sagsdokumenter på den sag, du har åben. 29

30 WorkZone Client Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje et dokument. 2. Opret et nyt dokument. Tip: Du kan oprette adskillige typer dokumenter. For yderligere oplysninger, se: Opret et nyt Word-dokument Opret et nyt Excel-dokument Opret et nyt PowerPoint-dokument Opret dokumentoplysninger Importér dokument 3. Klik. Dokumentet er nu gemt på sagen og vises på fanen Dokumenter på sagsdetaljesiden. Tip: Klik på, hvis dokumentet ikke vises med det samme. FJERN SAGSDOKUMENT FRA SAG Et dokument skal altid placeres på en sag. Du kan flytte et dokument til en anden sag. Dette gælder ikke kun for sagsdokumenter men også for hoveddokumenter og bilag. Du kan se alle hoveddokumenter og bilag på fanen Dokumenter på sagsdetaljesiden. TILFØJ OVER- ELLER UNDERSAG Du kan tilføje en eller flere sager på en sag som over- eller undersager. 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil tilføje en over- eller undersag. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Undersager. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj henvisninger til undersager åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge i, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på den eller de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. 7. Klik Gem. Den tilføjede undersag vises nu i listen Undersager. 30

31 Onlinehjælp Bemærk: I dette eksempel er der tilføjet en undersag. Den samme procedure anvendes for oversager. FJERN OVER- ELLER UNDERSAG 1. Åbn detaljesiden for en sag, hvor du vil fjerne en over- eller undersag. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Undersager eller Oversager. 3. Vælg den eller de sager, du vil fjerne, fra listen. 4. Klik. Den eller de valgte sager fjernes fra listen. TILFØJ ELLER FJERN EN SAGSHENVISNING Du kan tilføje eller fjerne sagshenvisninger. En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for sagsbehandlingen af den aktuelle sag. Det kan være sager, der har dannet præcedens eller principielle beslutninger. Tilføj en sagshenvisning 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge i, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik på Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. 7. Klik på Gem. De tilføjede sager vises på listen Sagshenvisninger. Fjern en sagshenvisning: 1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil fjerne en sagshenvisning fra. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 31

32 WorkZone Client Vælg den eller de sagshenvisninger, du vil fjerne, på listen. 4. Klik. Den valgte sagshenvisning fjernes fra listen. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Vigtigt: Denne funktionalitet er under udvikling og vil blive frigivet i version 2.1. Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter sager. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme. Hvis din organisation ikke anvender en ordbog, kan du frit vælge emneord. Du kan lægge emneord på en sag, selv efter den er afsluttet. Hvis der er flere emneord, skal de adskilles et komma og mellemrum. For eksempel økonomi, finans. Tilføj emneord: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje emneord til. 2. Tilføj emneord på en af følgende måder: Indtast et emneord direkte i feltet Emneord. På en detaljefane; 1. Åbn fanen Emneord. 2. Klik. 3. Indtast mindst et bogstav i søgefeltet og vælg et emneord fra listen eller indtast et nyt emneord. 4. Klik Gem. 3. Klik. Fjern emneord: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne emneord fra. 2. Fjern emneord på en af følgende måder: Slet et emneord direkte i feltet Emneord. -Eller- -Eller- 32

33 Onlinehjælp På detaljefanerne: 1. Åbn fanen Emneord. 2. Vælg det emneord, du vil fjerne. 3. Klik. 3. Klik. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNING En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dokumenthenvisning: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje en dokumenthenvisning til. 2. Fra en detaljefane, åbn fanen Dokumenthenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på en eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. De valgte dokumenter vises i højre kolonne. 7. Klik Gem. Det tilføjede dokument vises nu i listen Dokumenthenvisninger. Fjern en dokumenthenvisning: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af den dokumenthenvisning, du vil fjerne. 4. Klik. 33

34 WorkZone Client 2.0 TILLFØJ ELLER FJERN OPLYSNINGER Vigtigt: Denne funktionalitet er under udvikling og vil blive frigivet i version 2.1. De oplysninger, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En oplysning består af to dele: En ledetekst - oplysningens navn eller type, for eksempel Fejl. Et oplysningsfelt, der for eksempel kan bruges til at registrere forskellige typer af fejl. Inputfeltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning. Tilføj oplysninger: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje oplysninger til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. En ny række tilføjes på listen med oplysninger. 4. Vælg en ledetekst og udfyld feltet Oplysninger. 5. Klik. Fjern oplysninger: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne oplysninger fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Oplysninger. 3. Vælg den eller de oplysninger, du vil fjerne, på listen. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN DATOER Vigtigt: Denne funktionalitet er under udvikling og vil blive frigivet i version 2.1. De datoer, du kan tilføje på sagen, bestemmes af din organisation. En dato består af to dele: En ledetekst - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået. Et datofelt. Tilføj datoer: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje datoer til. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 34

35 Onlinehjælp 3. Klik. En ny række, der kan redigeres, tilføjes. 4. Vælg en ledetekst og en dato i felterne. 5. Klik. Fjern datoer: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne datoer fra. 2. Fra detaljesiderne, åbn fanen Datoer. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den eller de datoer, du vil fjerne. 4. Klik. VIS EN SAGS LIVSCYKLUS Livscyklus viser en sags forløb siden dens oprettelse, dvs: Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Hvornår der er skiftet Sagsbehandler. Hvornår sagen blev afsluttet. Hvornår sagen blev genåbnet. Vis en sags livscyklus 1. Åbn detaljesiden for den sag du vil se. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Livscyklus. Se også Vis faner på detaljesiden. Sagens livscyklus vises. TILFØJ ELLER REDIGER SAGSTILSTAND Sagstilstanden viser for eksempel om en sag er ny, afventende eller arkiveret. 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil ændre tilstanden på. 2. Klik i feltet Tilstand og vælg en tilstand fra listen, for eksempel Uafsluttet. 3. Klik for at gemme sagen. Når du gemmer sagen, opdateres sagens livscyklus. Se også Vis en sags livscyklus. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL SAG Du kan tilføje eller fjerne læseadgang for medarbejdere og grupper til sager, dokumenter, og kontakter. 35

36 WorkZone Client 2.0 Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder at kun brugere, som er medlem af en grupperne med læseadgang, har adgang til sagen, dokumentet, eller kontakten og til dens dokumenter eller kontakter. Tilføj læseadgang 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil tilføje læseadgang til. 2. Klik Læseadgang. En dialogboks til redigering af læseadgang åbnes. 3. Søg efter ansatte eller grupper under teksten Adgang... og vælg fra listen. Gentag denne procedure indtil du har valgt alle de ansatte eller grupper, der skal have læseadgang til sagen. 4. Klik evt. på Opret ny adgangsgruppe og gentag trin 3. Når du tilføjer nye grupper, vises de under teksten Adgang... Se også adgangsgrupper. 5. Klik Vælg. På sagsdetaljesiden kan du nu se hvilke læserettigheder, der gælder for sagen. Fjern læseadgang: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne læseadgang fra. 2. Klik Læseadgang. En dialogboks til redigering af læseadgang åbnes. 3. Klik på X ud for de ansatte eller den gruppe, soma du vil fjerne læseadgang fra. 4. Klik Vælg. Bemærk: Hvis du fjerner alle ansatte og grupper i dialogboksen, fjerne du begrænsningen af læseadgang. Det betyder, at alle har læseadgang. TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL SAG Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til sager, dokumenter og kontakter for ansatte og grupper. Når du sætter adgangsbegrænsninger på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Kun brugere, som er medlem af en af de grupper med skriveadgang, kan redigere den pågældende sag, dokument eller kontakt samt dens dokumenter eller kontakter. Bemærk: Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. Tildel skriveadgang Det følgende beskriver, hvordan man giver medarbejdere og grupper skriveadgang til en sag. Samme procedure gælder for dokumenter og kontakter. 36

37 Onlinehjælp 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil give skriveadgang til. 2. Klik Skriveadgang. En dialogboks til redigering af skriveadgang åbnes. 3. Søg efter ansatte eller grupper under teksten Adgang... og vælg fra listen. Gentag denne procedure indtil du har valgt alle de ansatte eller grupper, der skal have skriveadgang til sagen. Klik evt. på Opret ny adgangsgruppe og gentag trin 3. Når du tilføjer nye grupper, vises den under teksten Adgang... Se også Om adgangsrettigheder. 4. Klik Vælg. På sagsdetaljesiden kan du nu se, hvem der har skriverettigheder til sagen. Fjern skriveadgang: Det følgende beskriver, hvordan du kan fratage medarbejdere eller grupper skriveadgang til en sag. Samme procedure gælder for dokumenter og kontakter. 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fratage nogen skriveadgang til. 2. Klik Skriveadgang. En dialogboks til redigering af skriveadgang åbnes. 3. Klik på X ud for de medarbejdere eller den gruppe, som du vil fratage skriveadgang. 4. Klik Vælg. Bemærk: Hvis du fjerner alle ansatte og grupper i dialogboksen, fjerner du begrænsningen af skriveadgang. Det medfører, at alle har skriveadgang. 37

38 WorkZone Client 2.0 Arbejde med dokumenter Om dokumenter og dokumenttyper Administration af dokumenter Om felter på en dokumentdetaljeside Rediger metadata på et dokument Handlinger på dokumenter 38

39 Onlinehjælp Om dokumenter og dokumenttyper WorkZone Client skelner mellem forskellige typer af dokumenter. Et dokument kan være knyttet til én sag som hoveddokument. Et hoveddokument kan have flere bilag. Bilag er dokumenter, der indgår i sagsbehandlingen, og som kan uddybe aspekter af hoveddokumentet. Samtidig kan mange sager godt henvise til samme dokument. Relationen mellem sag og dokument kaldes en dokumenthenvisning. HOVEDDOKUMENTER Et hoveddokument er et dokumentet, der har et eller flere bilag tilknyttet. Et dokument bliver et hoveddokument, når feltet Hoveddokument er tomt. BILAG Bilag indeholder information, som er væsentlig for en sags forløb, og som kan illustrere forskellige aspekter af hoveddokumentet. Et dokument kan kun være bilag til ét andet dokument, nemlig dets hoveddokument. ID-nummeret og titlen på hoveddokumentet vises i feltet Hoveddokument på bilagets detaljeside. Mange andre dokumenter kan henvise til et dokument, som fungerer som bilag. OPRET BILAG Når du opretter et Word-, Excel- eller PowerPoint- dokument, angiver du, at dokumentet er et bilag ved at vælge nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering i Microsoft Office-programmet. Når du opretter et dokument ved at importere det eller oprette dokumentoplysninger, angiver du at det er et bilag ved at angive nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument på dokumentets detaljeside. Se også Opret et nyt dokument. FLYT BILAG Du kan flytte bilag til en ny sag som beskrevet i Flyt dokument til en anden sag. Bilagene bliver derefter til hoveddokumenter. Bemærk: Du kan ikke gøre et eksisterende dokument til et bilag, og du kan ikke flytte ét bilag fra et hoveddokument til et andet. DOKUMENTHENVISNINGER Dokumenthenvisningerne er relateret til en sag og kan bidrage med yderligere oplysninger i forhold til sagen, men de indgår ikke i selve sagsbehandlingen. Se også Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. 39

40 WorkZone Client 2.0 Administrer dokumenter OPRET ET NYT DOKUMENT Du kan oprette foreskellige typer dokumenter i gruppen Opret ny på båndet. Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside bliver dokumentet automatisk gemt på sagen. Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag. OPRET WORD-DOKUMENT 1. Klik i gruppen Opret ny. Microsoft Word åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. 4. Skriv dit dokument. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. For hjælp til dokumentregistrering, se hjælpen i ruden Dokumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. OPET ET EXCEL-DOKUMENT 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Excel. Microsoft Excel åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. Et nyt Microsoft Excel-regneark åbnes. 4. Udfyld dit regneark. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. For hjælp til dokumentregistrering, se hjælpen i ruden Dokumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. OPRET ET POWERPOINT-DOKUMENT 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg PowerPoint. Microsoft PowerPoint åbner og vinduet Ny vises. 2. Vælg eventuelt en skabelon. 3. Klik OK. En ny Microsoft PowerPoint-præsentation åbnes. 40

41 Onlinehjælp 4. Lav din præsentation. 5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering. For hjælp til dokumentregistrering, se hjælpen i ruden Dokumentregistrering. 6. Klik Gem på sag. OPRET DOKUMENTOPLYSNINGER (NYE OPLYSNINGER) Du kan oprette dokumentoplysninger uden det tilknyttede dokument. 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Nye oplysninger. Det nye dokument åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. 3. Klik i gruppen Rediger. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationspanelet. IMPORTÉR ET DOKUMENT Du kan tilføje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et indskannet dokument. 1. Klik i gruppen Opret ny og vælg Importer dokument. Fanen Importer dokument åbnes. 2. Klik Gennemse under Importer dokument og vælg dokumentet. 3. Udfyld felterne. 4. Klik i grupppen Rediger. REDIGER DOKUMENT Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres. Forudsætninger: Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint. Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast. REDIGER ET EKSISTERENDE DOKUMENT 1. Vælg det dokument, du vil redigere, enten fra en liste eller fra detaljesiden. 2. Klik i gruppen Vis. Dokumentet åbnes i det program, det blev skrevet i, eksempelvis Microsoft Word. 3. Foretag dine ændringer. 41

42 WorkZone Client 2.0 Foretag eventuelt ændringer i registreringspanelet. 4. Klik Gem på sag. BESVAR DOKUMENT Du kan nu besvare et dokument enten fra en liste eller fra dokumentdetaljesiden og få sagsoplysninger indsat automatisk i dit svardokument. 1. Find det dokument, du vil besvare. 2. Klik. Et nyt Microsoft Word-dokument åbnes. Relevante oplysninger fra dit oprindelige dokument indsættes automatisk (og kan ses i ruden Dokumentregistrering): Svardokumentet sættes til Udgående. Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:. Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere. Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Tip: Se onlinehjælpen til WorkZone for Office for yderligere oplysninger. 3. Udfør ændringer i svardokumentet. 4. Klik Gem på sag. KOPIÉR ET DOKUMENT Du kan kopiere et eksisterende dokument. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument. Det kopierede dokument gemmes automatisk på din skrivebordssag. Du kan efterfølgende flytte det til en anden sag. Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til: Dokumenter Bilag Kontakter Sager Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument. Kopiér et eksisterende dokument: 1. Find det dokument, du vil kopiere, og åbn det. 2. Klik i gruppen Administrer. En kopi af det oprindelige dokument åbnes på en ny fane. 42

43 Onlinehjælp 3. Rediger eventuelt oplysninger på det nye dokument. 4. Klik i grupppen Rediger. Hvis du vil redigere dokumentindholdet, se også Rediger dokument. ARKIVÉR ET DOKUMENT Når du arkiverer et dokument, sker følgende: Dokumentet får et løbenummer (aktnummer) på den sag, det er tilknyttet. Dokumentet får tilstanden Arkiveret. Dokumentet låses og kan ikke længere slettes. Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste. Arkivér fra detaljesiden: 1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det. 2. Klik i gruppen Tilstand. Arkivér fra en dokumentlistede: 1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere. Eksempel 1 2. Vælg dokumentet, du vil arkivere. 3. Klik i detaljebåndet. SLET ET DOKUMENT Du kan slette et dokument når følgende forudsætninger er opfyldt: Du skal have de nødvendige rettigheder til at slette dokumenter. Dokumentet skal have tilstanden Personlig udkast, Udkast eller Låst dokument (ikke Arkiveret). Dokumentet må ikke have henvisninger til andre dokumenter. Slet et dokument: 1. Find det dokument, du vil slette og åbn det. 2. Klik i gruppen Administrer. Dokumentet er slettet. 1 : På fanen Hjem, åbn listen Dokumenter. 43

44 WorkZone Client 2.0 Om felter på dokumentdetaljesiden Dokumentdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Titel Sag Hoveddokument Sagsbehandler Ansvarlig enhed Dokumenttype Dokumentgruppe Tilstand Postliste Beskrivelse Skriv en kort titel til dokumentet. Her kan du se de sager, som dokumentet hører til. Hvis dokumentet er et bilag, er det tilknyttet et hoveddokument. Hoveddokumentets ID-nummer vises i feltet. Navnet på den bruger, som oprettede dokumentet, indsættes som standard. Du kan tilknytte en anden sagsbehandler. Når du gemmer et dokument, tilføjes ansvarlig enhed (ansvarlig afdeling) automatisk. Du kan ændre det senere. Dokumenttypen angiver, om dokumentet for eksempel er indgående, udgående eller internt. Viser den gruppe, dokumentet hører til. For eksempel Beslutning, Bekræftelse eller Rådgivning. Din organisation har defineret tilgængelige tilstande. Se også Rediger dokumenttilstand. Der er to postlister: Åben postliste for i dag Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til åben postliste. Intern postliste for i dag Brevdato Svardato Alle indgående breve, som har oprettelsesdato i dag, og som er sat til intern postliste. Alle brugere kan se både den åbne og den interne postliste. Angiv dags dato eller datoen angivet på det indgående brev. Angiv den dato, hvor dokumentet skal besvares. 44

45 Onlinehjælp Tekst Emneord Oprettet af Oprettelsesdato Versionsnummer Arkiveringsform Skriv en beskrivelse af dokumentets indhold i dette felt. Du kan redigere emneord på detaljefanerne eller direkte i feltet. Se også Tilføj eller fjern emneord. Navnet på den bruger, der har oprettet dokumentet, indsættes automatisk. Oprettelsesdatoen for dokumentet indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Dokumentet har som standard versionsnummer 1. Når du anvender versionering første gang, får den nye version af dokumentet versionsnummer 2. Definerer hvordan dokumentet skal arkiveres. Eksempel Delvist elektronisk - DE Anvendes for eksempel, hvis kun forsiden og indholdsfortegnelsen fra et langt dokument er indscannet. Elektronisk - E Scannede dokumenter, skrevet i en teksteditor, regneark eller lignende. Papir - P Læseadgang Skriveadgang Dokumentprogra m Dokumentnumme r Påmindelse Oprindelse Definerer hvem der har tilladelse til at se dokumentet. Se også Tilføj eller fjern læseadgang til et dokument. Definerer hvem der har adgang til at redigere dokumentet. Se også Tilføj eller fjern skriveadgang til et dokument. Viser hvilket program, du skal bruge til at åbne dokumentet. Systemet tildeler automatisk et identifikationsnummer til dokumentet. Dokumentnummeret kan ikke ændres. Påmindelsen angiver, at du skal gøre noget med dette dokument. Viser dokumentets oprindelse. For eksempel om dokumentet kommer fra filsystemet eller er blevet indscannet. 45

46 WorkZone Client 2.0 Rediger metadata på et dokument Du kan ændre metadata og henvisninger på dokumenter, så længe de ikke har tilstanden Låst eller Arkiveret. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje en eller flere kontakter, dvs. parter på et dokument. Dette gøres på dokumentdetaljesiden på fanen Parter. 1. Åbn detaljesiden for det dokument du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg område du vil søge indenfor i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på den kontakt du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. 7. Vælg en rolle for kontakten i feltet Rolle. 8. Klik Vælg. De tilføjede kontakter vises nu i listen Parter. Fjern en part på dokumentet: 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil redigere. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Parter. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakt, du vil fjerne. 4. Klik. REDIGER DOKUMENTTILSTAND Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus. Et dokument kan have følgende tilstande: 46

47 Onlinehjælp Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Arkiveret - ARK. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Bemærk: o Scannede dokumenter og indgående s registreres med tilstanden Arkiveret. o Låste dokumenter kan slettes, medmindre de har relationer/tilknytninger til andre dokumenter, sager, opgaver eller kontakter. o For at kunne arkivere et dokument skal det være tilknyttet en sag. Hvis du har arkiverer et dokument på en skrivebordssag, har dokumentet ikke noget aktnummer, og du kan flytte det til en anden sag. SKIFT DOKUMENTTILSTAND 1. Åben detaljesiden for det dokument, hvis tilstand du vil ændre. 2. Klik Skift i gruppen Tilstand. 3. Vælg en ny tilstand eller klik Arkivér. Den valgte tilstand vises i feltet Tilstand på dokumentdetaljesiden. SE ET DOKUMENTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel: Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen. Hvilken handling er udført på dokumentet. Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret. Se et dokuments livscyklus 1. Åbn detaljesiden for et dokument. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus. Se Vis faner på detaljesiden for at til at vise fanen. Dokumentets livscyklus vises på listen. Du kan tilføje flere kolonner for at se flere oplysninger. TILFØJ ELLER FJERN LÆSEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dokumenter for personer eller grupper. Kun de medarbejdere og grupper, du har givet læseadgang, kan læse dokumentet. 47

48 WorkZone Client 2.0 Et dokument nedarver som standard samme læserettigheder som den sag den hører til. Et bilag nedarver som standard samme læserettigheder som dets hoveddokument. Bemærk: Hvis der ikke er defineret læseadgang til et dokument, kan det læses af alle. Tilføj læseadgang 1. Åben detaljesiden for det dokument, du vil give læseadgang til. 2. Klik Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 3. Søg på medarbejdere eller grupper og vælg dem fra listen. Gentag denne procedure indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have læseadgang til dokumentet. For alle dokumenter: Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil fravælge nedarvning af rettigheder fra sagen. For bilag: Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil fravælge nedarvning af rettigheder fra hoveddokumentet. Klik eventuelt på Opret ny adgangsgruppe og gentag trin 3. Se adgangsgrupper for yderligere oplysninger. 4. Klik Vælg. På dokumentdetaljesiden kan du nu se hvilke læserettigheder, der gælder for dokumentet. Fjern læseadgang 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil fjerne læseadgang til. 2. Klik Læseadgang. Dialogboksen Rediger læseadgang åbner. 3. Klik på X ud for de medarbejdere eller den gruppe, du vil fratage læseadgang. 4. Klik Vælg. TILFØJ ELLER FJERN SKRIVEADGANG TIL DOKUMENT Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dokumenter for personer eller grupper. Kun de medarbejdere og grupper, du har givet skriveadgang, kan redigere dokumentet. Et dokument nedarver som standard samme skriverettigheder som den sag den hører til. Et bilag nedarver som standard samme skriverettigheder som dets hoveddokument. Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dokument, kan det læses af alle. Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes. 48

49 Onlinehjælp Tilføj skriveadgang 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil give nogen skriveadgang til. 2. Klik Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Søg på medarbejdere eller grupper og vælg dem fra listen. Gentag denne procedure indtil du har valgt alle de medarbejdere eller grupper, der skal have skriveadgang til dokumentet. For alle dokumenter: Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil fravælge nedarvning af rettigheder fra sagen. For bilag: Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil fravælge nedarvning af rettigheder fra hoveddokumentet. Klik eventuelt på Opret ny adgangsgruppe og gentag trin 3. Se adgangsgrupper for yderligere oplysninger. 4. Klik Vælg. På dokumentdetaljesiden kan du nu se, hvilke læserettigheder der gælder for dokumentet. Fjern skriveadgang: 1. Åbn detaljesiden for det dokument, hvorfra du vil fjerne skriveadgang. 2. Klik Skriveadgang. Dialogboksen Rediger skriveadgang åbner. 3. Klik på X ud for de medarbejdere eller den gruppe, som du vil fratage skriveadgang. 4. Klik Vælg. TILFØJ ELLER FJERN EMNEORD Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter dokumenter. Bemærk: Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra ordbogen. Hvis ikke, kan du anvende et hvilket som helst emneord. Flere emneord skal adskilles med komma eller mellemrum mellem dem, for eksempel economics, finance. Tilføj emneord: 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje emneord til. 2. Du kan tilføje emneord på to måder: 49

50 WorkZone Client 2.0 a. Indtast et emneord direkte i feltet Emneord. b. Klik. På detaljefanerne: a. Åbn fanen Emneord. b. Klik. c. Indtast mindst et bogstav i søgefeltet og vælg et emneord fra listen, eller indtast et nyt emneord. d. Klik Gem. Fjern emneord: 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil fjerne et emneord fra. 2. Du kan fjerne emneord på to måder: a. Slet et emneord direkte i feltet Emneord. b. Klik. -Eller- -Eller- På detaljefanerne: 1. Åbn fanen Emneord. 2. Vælg det emneord, du vil fjerne. 3. Klik. TILFØJ ELLER FJERN EN DOKUMENTHENVISNING En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. Tilføj en dokumenthenvisning: 1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil tilføje en henvisning til. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner. 50

51 Onlinehjælp 4. Angiv søgekriterium på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik eventuelt på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning, slettes alle yderligere søgekriterier du har indtastet. 5. Klik på Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. De valgte dokumenter vises i højre kolonne. 7. Klik Gem. Det tilføjede dokument vises nu i listen Dokumenthenvisninger. Fjern en dokumenthenvisning: 1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Dokumenthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den dokumenthenvisning, du vil fjerne. 4. Klik. 51

52 WorkZone Client 2.0 Handlinger på dokumenter Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan foretage på dokumenter. ÅBN DOKUMENT I TILSVARENDE PROGRAM Man kan åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i det program, der blev brugt til at oprettet dokumentet. Bemærk: 1. Vælg det dokument, du vil åbne enten fra en liste eller fra detaljesiden. 2. Klik. Dokumentet åbner i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet (for eksempel Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint). Hvis du åbner et Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og har installeret WorkZone for Office, vises dokumenter med ruden Dokumentregistrering. Du kan redigere dokumentets metadata og gemme ændringer. Dokumenterne åbnes med de tilknyttede programmer på samme måde som i Microsoft Windows. Hvis filtypen ikke er knyttet til Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint, eller de ikke er installeret, vil du blive foreslået enten at hente dokumentet til din harddisk eller at åbne dokumentet med et andet program. SEND DOKUMENT I EN - SOM LINK Du kan sende et link til en detaljeside for et dokument i en . For dokumenter med fysiske filer (for eksempel.doc,.txt,.xls osv.), kan du også sende et direkte link til at hente filerne fra en . Vigtigt: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet. 1. Find dokumentet, du vil sende et link til, og udfør en af følgende handlinger: -Eller- Åbn dokumentet. Vælg dokumentet fra en liste, for eksempel fra Mine Dokumenter i navigationspanelet. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. For dokumenter uden fysiske filer, tilføjes et link til detaljesiden for et dokument i WorkZone Client eller i Captia Web Client. 52

53 Onlinehjælp For dokumenter, som har fysiske filer, tilføjes to links: a. Et link til detaljesiden for et dokument i WorkZone Client. b. Et direkte link Vis til at hente den fysiske fil for dokumentet. 3. Tilføj en modtager og klik Send. SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET FIL Vigtigt: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet. 1. Åbn detaljesiden for et dokument, du vil vedhæfte til en , eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. Dokumentet er vedhæftet til en . SEND DOKUMENT I EN - SOM VEDHÆFTET PDF Vigtigt: Der skal findes en PDF-version af dokumentet. Se Opret PDF-version. Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet. Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet. 1. Åbn detaljesiden for det dokument med PDF-version, som du vil sende et link til, eller vælg dokumentet fra en liste. 2. Klik i gruppen Mail. En ny åbner i Microsoft Outlook. PDF-dokumentet er vedhæftet til en. FLYT DOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et hoveddokument fra en sag til en anden. Bemærk: Hvis dokumentet har bilag, bliver de også flyttet. 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil flytte til en anden sag. 2. Klik. Vinduet Flyt dokument åbner. 3. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dokument til. For eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandler. 4. Vælg en sag fra listen. 53

54 WorkZone Client Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dokument på ny sag, hvis du vil arkivere dokumentet. 6. Klik Flyt til sag. Dokumentet er nu flyttet til den valgte sag. OPRET PDF-VERSION Du kan oprette PDF-versioner af dokumenter. 1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil oprette en PDF-version af. 2. Klik. PDF-versionen af dokumentet oprettes. VIS PDF-VERSION 1. Åbn detaljesiden for et dokument med PDF-version. 2. Klik. PDF-versionen vises i visningsruden. 54

55 Onlinehjælp Arbejde med kontakter Om kontakter Administrer kontakter Om felter på en kontaktdetaljeside Rediger metadata på kontakt 55

56 WorkZone Client 2.0 Om kontakter Følgende beskriver termerne kontakt, navn og part. OM KONTAKTER En kontakt er en betegnelse for de navne, som anvendes inden for sagsbehandling. En kontakt kan eksempelvis være en person, medarbejder, kommune, institution eller en virksomhed. En kontakt identificeres i WorkZone Client ved hjælp af både en kontakttype og et ID. Kontakttyper er for eksempel Personer (med CPR), Personer (uden CPR), Bygninger og Institutioner. Kontakt-ID kan være CPR-nummer og CVR-nummer. OM NAVNE Enhver kontakt har et eller flere navne, som indtastes på kontaktdetaljesiden. Felterne Navn 1 og Navn 2 kan bruges til henholdsvis for- og efternavn. OM PARTER Part er et andet ord for kontakt, som bruges i en bestemt kontekst. En part kan eksempelvis være en person, der har henvendt sig til en virksomhed med en klage, som kræver sagsbehandling. I dette tilfælde er personen og virksomheden begge parter i sagen. På dokumenter kan parterne tildeles roller, for eksempel Afsender, Modtager eller Forfatter. 56

57 Onlinehjælp Administrer kontakter Nedenfor beskrives grundlæggende opgaver forbundet med kontakter - se også Om kontakter. OPRET EN NY KONTAKT 1. Klik i gruppen Opret ny. Den nye kontaktdetaljeside åbner på en ny fane. 2. Udfyld obligatoriske felter. Hvis relevant, klik nederst på siden for aktivere de grå felter. Læs om felterne i Felter på kontaktdetaljelsiden. 3. Klik i gruppen Rediger. REDIGER EN KONTAKT Du kan ændre oplysninger på en eksisterende kontakt. For eksempel kan du tilføje og fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil redigere. 2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere. 3. Foretag ændringer. 4. Klik. LUK EN KONTAKT Normalt lukker man en kontakt, hvis kontakten er en virksomhed, der ikke eksisterer længere. En lukket kontakt bevares som part de steder, den er tilføjet som part. 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil lukke. 2. Indsæt en dato i feltet Kontakt slutdato. 3. Klik. Kontakten lukkes fra og med denne dato. 57

58 WorkZone Client 2.0 Om felter på kontaktdetaljesiden Kontaktdetaljesiden indeholder følgende felter: Felt Type og ID Kontakt startdato Kontakt slutdato Navn 1 og 2 Beskrivelse Felterne Type og ID består af to separate felter. Det første, kontakttype, er obligatorisk. Det andet felt, ID, afhænger af dit valg i det første felt. For eksempel 1 Startdato for kontakten. Når du opretter en kontakt, indsættes den aktuelle dato som startdato. Du kan ændre datoen. For eksempel 2 Slutdato for kontakten. Du kan lukke en kontakt ved at tilføje en slutdato og derved undgå, at kontakten bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Se også Luk en kontakt. I feltet Navn 1 kan du skrive kontaktens navn. Hvis der ikke er plads, kan du skrive den resterende del af navnet i feltet Navn 2. For personnavne kan du bruge feltet Navn 1 til fornavne og feltet Navn 2 til efternavne. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. 1 hvis du vælger Personer (med CPR), dvs. personnummer, i det første felt, skal du indtaste et CPR nummer i det andet felt. 2 kan du indsætte en senere dato, hvis kontakten ikke skal bruges før en senere dato. I dette eksempel vises kontaktet som Lukket indtil startdatoen nås. 58

59 Onlinehjælp Adresse 1, 2 og 3 Postnummer og land Telefon Der er tre adressefelter. Der er plads til 60 tegn i hvert felt. Som standard er Danmark indsat i feltet Land. Hvis du ikke ændrer landet, antager systemet, at det postnummer, du indtaster i det første felt, er et dansk postnummer eller postdistrikt. Kontaktens telefonnummer. Mobil Kontaktens mobiltelefonnummer. Kontaktens adresse. Webside Kontaktens webside. Fax Kontaktens faxnummer. Adressetype Gruppe Job Den adresse, du indtaster i adressefelterne, bliver automatisk til Hovedadresse i feltet Adressetype. Du kan ændre indholdet af feltet til for eksempel Filialadresse. De tilgængelige grupper er defineret af din organisation. Kontaktens jobtitel. Læseadgang Tilstand Oprettelsesdato Oprettet af Sidst opdateret Opdateret af Adresse startdato Definerer, hvem der har tilladelse til at vise kontakten. Du kan redigere læseadgang på samme måde som for dokumenter. Se også Tilføj/fjern læseadgang til et dokument. Vælg tilstand for kontakten fra en liste. Indholdet af feltet er afhængig af kunden. De tilgængelige muligheder i dette felt konfigureres i WorkZone Configuration Management. Oprettelsesdatoen for kontakten indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har oprettet kontakten, indsættes som standard. Opdateringsdatoen for kontakten indsættes som standard. Feltet kan ikke redigeres. Navnet på den bruger, der har opdateret kontakten, indsættes som standard. Startdato for adressen. Når du opretter en adresse, indsættes den 59

60 WorkZone Client 2.0 aktuelle dato som startdato. Du kan ændre datoen. For eksempel 1 Adresse slutdato Beskyttelse Slutdato for adressen. Du kan lukke en adresse ved at tilføje en slutdato og derved undgå at adressen bliver brugt for eksempel i forbindelse med nye sager og dokumenter. Du kan angive adressebeskyttelse på en adresse. Datoen viser, hvornår beskyttelsen træder i kraft. 1 kan du indsætte en senere dato, hvis adressen ikke skal bruges før en senere dato. I dette eksempel vises adressen som Lukket, indtil startdatoen nås. 60

61 Onlinehjælp Rediger metadata på kontakt TILFØJ ELLER FJERN KONTAKTHENVISNINGER Du kan tilføje en eller flere kontakthenvisninger på et dokument. Tilføj en kontakthenvisning: 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje kontakthenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Kontakthenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisning åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan eventuelt vælge en anden rolle til kontaktet i listen Rolle, for eksempel, Formand eller Udvalg. 7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu i listen Kontakthenvisninger. Fjern en kontakthenvisning: 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil fjerne. 2. Fra detaljefanen, åbn fanen Kontakthenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af kontakthenvisningen, du vil fjerne. 4. Klik. TILFØJ ELLER FJERN SAGSHENVISNING Du kan tilføje en eller flere sagshenvisninger. Tilføj en sagshenvisning til en kontakt: 61

62 WorkZone Client Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje en sagshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. Se også Vis faner på detaljesiden. 3. Klik. Dialogboksen Tilføj sagshenvisninger åbner. 4. Angiv søgekriterier på eller flere måder: Skriv en tekst i feltet Fritekst. Vælg hvilket område, du vil søge indenfor, i feltet Søg i. Klik på Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Vigtigt: Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning, slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet. 5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. 6. Dobbeltklik på sagerne, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. Valgfrit: Du kan vælge en anden rolle til kontaktet i listen Rolle, for eksempel, Sagspart eller Rådgivningspart. 7. Klik Gem. De tilføjede sager vises på listen Sagshenvisninger. Fjern en sagshenvisning fra en kontakt: 1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil fjerne en sagshenvisning. 2. Fra detaljesiden, åbn fanen Sagshenvisninger. 3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakthenvisning, du vil fjerne. 4. Klik. REDIGER KONTAKTTILSTAND 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, du vil ændre sagstilstanden på. 2. Klik i gruppen Rediger. 3. I feltet Tilstand, vælg en tilstand fra listen. 4. Klik for at gemme kontakten. Kontaktens livscyklus er opdateret med den nye tilstand. VIS EN KONTAKTS LIVSCYKLUS Livscyklus viser en kontakts forløb siden dens oprettelse, dvs: 62

63 Onlinehjælp Hvornår feltet Tilstand er blevet ændret. Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret. Hvem har udført ændringen (kolonnen Udført af). Hvornår kontakten blev oprettet, lukket eller genåbnet (kolonnen Aktion). Se en kontakts livscyklus: 1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvis livscyklus du vil se. 2. Fra detaljefanerne, åbn fanen Livscyklus. Se også Vis faner på detaljesiden. Livscyklus for en kontakt vises. Tip: Du kan tilføje flere kolonner for at se flere oplysninger. 63

64 WorkZone Client 2.0 Arbejde med lister Her beskrives de grundlæggende opgaver i forbindelse med lister. ÅBN LISTE PÅ NY FANE 1. Find den liste, du vil åbne på en ny fane. 2. Klik. Listen og alle dens elementer åbner på en ny fane. Åbn søgeresultater på en ny fane På samme måde kan du åbne en ny fane med dine søgeresultater: 1. Foretag en søgning Dine søgeresultater vises som en liste. 2. På fanen Søgeresultater på detaljebåndet, klik. En ny fane åbnes med dine søgeresultater på en liste. Tip: For at opdatere dine søgeresultater, skal du redigere søgekriterierne på siden Søg og klikke Søg. Og derefter skal du klikke. ÅBN DETALJESIDE FRA EN LISTE For at gøre navigation nemmere og bevare de elementer synlige, som du har åbnet fra lister (for eksempel, sager, dokumenter eller kontakter), vises detaljesiden for hvert element på en ny fane. For yderligere oplysninger, se Om detaljesider. 1. Åbn en liste med sager eller dokumenter, hvis sags- eller dokumentdetaljeside du vil åbne. 2. Klik på sagen eller dokumentet, du vil åbne. Detaljesiden for den valgte sag eller det valgte dokument åbnes på en ny fane. Bemærk: Hvis du åbner mere end en sag, dokument eller kontakt fra listen, åbner hver af detaljesiderne for disse sager, dokumenter eller kontakter på en separat fane. Åbn en kontakt fra listen på en ny fane: 1. Søg på kontakten du vil åbne. Dit søgeresultat vises som en liste under fanen Søgeresultat på detaljebåndet. 2. Søg efter den kontakt, du vil åbne. Detaljesiden for den valgte kontakt åbner på en ny fane. UDFØR HANDLINGER FOR FLERE VALGTE ELEMENTER Når du arbejder med lister, kan du udføre nogle af funktionerne på båndet på flere valgte elementer i en liste. For yderligere oplysninger, se Om knapper på båndet. 64

65 Onlinehjælp Udfør handlinger for flere valgte elementer 1. Åbn en liste med sager eller dokumenter med flere elementer, som du vil udføre samme handling for. 2. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af det element, du vil vælge. Den røde markering på knapperne på båndet viser antal valgte elementer, som en specifik knaps funktion kan udføres på. 3. Klik på knappen på båndet med den relevante funktion. Den valgte funktion udføres på alle valgte elementer i listen. REDIGER ET ELEMENT FRA EN LISTE Du kan for eksempel redigere metadata på et element, der er vist i en liste. For eksempel 1 1. I en liste, klik. 2. Foretag dine ændringer ved at indtaste eller vælge fra en liste. 3. Klik. VIS LISTEELEMENTET I VISNINGSRUDEN Du kan se yderligere oplysninger om et element i en liste som for eksempel elementets parter, dokumenter osv. i en visningsrude. Se Om visningsruden. Eksempel 2 Vigtigt: PDF-dokumenter kan kun vises i visningsruden fra detaljesiden. 1. Åbn en liste, for eksempel Dokumenter. 2. Klik på et dokument. 3. Klik. Listen med parter og bilag vises i visningsruden. 1 kan du ændre sagsbehandler eller sagstitel direkte i listen Mine åbne sager i navigationspanelet. 2 Du kan få vist et dokument fra listen Dokumenter på detaljesiden i visningsruden. 65

66 WorkZone Client 2.0 Om adgangsrettigheder I WorkZone Client kan du definere, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. Læseadgang - du skal have læseadgang for at kunne se en sag, dokument eller kontakt. Skriveadgang - du skal have skriveadgang for at kunne redigere en sag eller et dokument. Du kan give læse- og skriveadgang til et element til personer og/eller grupper. En gruppe kan bestå af en eller flere medarbejdere. Dette konfigureres i WorkZone Configuration Management. LÆSEADGANG Som standard har alle læseadgang til nyoprettede sager, dokumenter og kontakter. Du kan begrænse læseadgangen til et element ved for eksempel at ændre læserettighederne til sagen. Bemærk: Du skal altid have læseadgang til de sager, dokumenter og kontakter, som du vil definere læseadgang til. SKRIVEADGANG Som standard har alle skriveadgang til nyoprettede sager og dokumenter. Du kan begrænse skriveadgang til en sag eller et dokument ved at ændre skriverettigheder. Bemærk: Du skal altid have skriveadgang til de sager og dokumenter, som du vil definere skriveadgang til. NEDARVNING AF ADGANGSRETTIGHEDER Ved at begrænse læseadgang til en sag, et dokument eller en kontakt, kan du begrænse hvem der kan se sagen, dokumentet eller kontakten og dets undersager eller sagsdokumenter. Dette kan for eksempel være medarbejdere eller hele afdelinger. Som standard nedarves læseadgang fra overordnede elementeter til underordnede elementer, for eksempel fra en sag til sagsdokument og fra oversag til undersag. Tips: Sager kan arve læseadgang fra deres sagsgruppe, hvis din organisation anvender denne funktionalitet. Du kan få et overblik over hvem der har læseadgang ved at tilføje kolonnen Effektivt indblik til dine dokumentlister. Effektivt indblik kan forklares således: [Sagens læseadgang] & [Hoveddokumentets/dokumentets læseadgang] & [Underelementets læseadgang] For eksempel, den gældende læseadgang på dokumentdetaljesiden [ ] & [ ] & [ ]: 66

67 Onlinehjælp [dokumentets egen læseadgang] & [hoveddokumentets læseadgang] & [sagens læseadgang] Sagens læseadgang nedarves af alle bilag, medmindre læseadgang specifikt er fjernet på nogle af dokumenterne. Eksempel på nedarvning Et sagsdokument er dækket af den læseadgang, der er defineret for sagen OG sagsdokumentet. Et underelement kan være dækket af den læseadgang, der er definere på sagen OG hoveddokumentet OG underelementet selv. Hvis der er givet læseadgang til gruppen "PERS" på et dokument, der er oprettet på en sag, men der er ikke defineret læserettigheder for dokumentet selv, har dokument det effektive indblik: [ ] & [ ] & [PERS] Du kan begrænse læseadgang til selve dokumentet. For eksempel kan du definere, at medarbejderne BB og AA kun skal have læseadgang til dokumentet, hvis de også er medlemmer af gruppen "PERS". Dette gør du ved at tilføje følgende til dokumentets læseadgang: [BB AA] & [ ] & [PERS] Hvis nedarvningen af sagens læseadgang er fjernet fra dokumentet, vil den gældende læseadgang være [BB AA]. FJERN NEDARVNING Du kan for eksempel fjerne nedarvning fra sagen til dokumentet. Dette gøres på dokumentdetaljesiden ved at klikke Læseadgang eller Skriveadgang. 67

68 WorkZone Client 2.0 Arbejde med søgninger Foretag en søgning Anvend søgeoperatorer Gem og genbrug søgning 68

69 Onlinehjælp Foretag en søgning Du kan enten anvende standardsøgninger til at finde de oplysninger, du søger, eller udføre dine egne søgninger på søgesiden. For yderligere oplysninger om standardsøgninger, se Foruddefinerede søgninger i navigationspanelet. OPRET EN NY SØGNING Du kan udføre søgning på sager, dokumenter eller kontakter på de relevante søgesider. 1. Klik Ny søgning. 2. Vælg Sag, Dokument eller Kontakt fra listen. En søgeside åbner på en ny fane, dvs. enten en side for Sagssøgning, Dokumentsøgning eller Kontaktsøgning. 3. Udfyld relevante felter. 4. Klik i gruppen Søg. Listen med søgeresultater vises nederst på siden. Se også Gem og genbrug søgning. TILFØJ FILTER TIL SØGERESULTATER Du kan filtrere søgeresultater fra standardsøgninger og lister, for eksempel Mine åbne sager i navigationspanelet eller listen Sagshenvisninger på en sagsdetaljeside. Slå filter til for søgeresultater: 1. Åbn for eksempel listen Mine åbne sager i navigationspanelet. 2. Klik i gruppen Filtrering for at slå filteret til. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere kolonner. 4. Klik Anvend. Se også Søg i fritekstfelter. Slå filter fra for søgeresultater: 69