STANDARD SYSTEMINDSTILLINGER

Transkript

1 STANDARD SYSTEMINDSTILLINGER Åbn CM og vælg funktioner, indstillinger Fanebladet: generelt Fanebladet: søgning Fanebladet: filer Fanebladet: notificer Fanebladet: visning Fanebladet: påmindelse Fanebladet: Låsning FANEBLADET GENERELT Vis antal sager pr. enhed Her kan du angive, hvor mange sager, der skal vises i Acadre CMs træstruktur. Hvis der ligger mere end 10 sager i enheden, vises de 10, der er oprettet eller redigeret sidst. Du kan max. indstille Acadre til at vise 30 sager pr. enhed.

2 Bemærk at jo højere tal du skriver her, jo længere tid vil systemet være om at hente træstrukturen. Hvis du skriver 0, vises alle sager, men det kan ikke anbefales, da det vil tage lang tid. Et passende tal vil være 10. Det antal sager, du angiver, gælder kun for organisationsvisningen. Husk seneste antal sager Under Husk seneste antal sager kan du angive, hvor mange sager der skal vises, når du vælger menuen Filer - Seneste sager. Som standard vises de fire sager, du sidst har arbejdet med (dvs. sager, du har åbnet). Husk seneste antal dokumenter Husk seneste antal dokumenter fungerer på samme måde som Husk seneste antal sager. Her er det blot dokumenter, det drejer sig om. Du angiver, hvor mange dokumenter, der skal vises, når du vælger menuen Filer - Seneste dokumenter. Husk seneste antal autoprofiler Husk seneste antal autoprofiler fungerer på samme måde som Husk seneste antal sager. Her er det blot autoprofiler, det drejer sig om. Du angiver, hvor mange autoprofiler, der skal vises i mappen Senest anvendte autoprofiler i autoprofiladministrationen. Husk seneste antal lynsøgninger Husk seneste antal lynsøgninger fungerer på samme måde som Husk seneste antal sager. Her er det blot lynsøgninger, det drejer sig om. Du angiver, hvor mange lynsøgninger, der skal vises i mappen Senest anvendte lynsøgninger under panelet lynsøgninger. Check Dagens post hvert... Her kan du angive, hvor ofte mappen Dagens post i træet skal opdateres med de senest indskannede dokumenter. Du kan angive, med hvilket tidsinterval, opdateringen skal udføres. Du bør være opmærksom på, at hastigheden i Acadre nedsættes, hvis systemet hele tiden skal stå og tjekke, om der er kommet ny post. Derfor anbefales det, at fluebenet fjernes ud for Check Dagens post. Hvis du fjerner fluebenet, vil systemet i stedet opdatere de indskannede dokumenter, når du klikker på Dagens post i træstrukturen. Anvend autoprofiler ved registrering af sager og dokumenter i Acadre Her vælger du, om du vil benytte autoprofiler som standard, når du registrerer en ny sag eller et nyt dokument.... slået til Når funktionen er slået til, vil funktionen [Ny] i værktøjslinjen som standard foreslå [Ny sag (autoprofil)] eller [Nyt dokument (autoprofil)]. Når du klikker her for at oprette en ny sag eller et nyt dokument åbner hhv. dialogen sagsoprettelse eller dokumentoprettelse, hvorfra du kan vælge en autoprofil, eller en autoprofil kan være sat til at åbne som standard.... slået fra

3 Hvis funktionen slås fra, er funktionen Ny sag eller Nyt dokument sat som standard ud for [Ny]-knappen i værktøjslinjen, og brugeren opretter en ny sag eller et nyt dokument fra bunden på sags- eller dokumentprofilen. Funktionen kan slås til og fra, uden at programmet skal genstartes. Anvend standardregistreringssted anvendes kun, hvis du skal oprette sager for en anden enhed, end din primære (derved undgår du at skulle ændre afdeling hver gang på sagsprofil). FANEBLADET SØGNING Antal af sager, der ønskes vist Hvis du sætter antallet til O, og flueben i vis samlede antal sager, vil du få en listevisning over samtlige sager og antallet af sager vil fremgår i bundlinjen. BEMÆRK: Det er muligt selv at bestemme, om det samlede antal hits, en søgning har fundet, skal vises. Ved at fjerne afkrydsningen af 'Vis samlet antal...' får du mulighed for at lave en hurtigere søgning, da man sparer den tid, det tager systemet at beregne antal hits i alt. Dermed kommer der heller ikke nogen meddelelse, og antal fremsøgte vises ikke i statuslinjen.

4 Søgning efter sager og dokumenter Når du foretager en søgning efter sager, er det muligt at sætte et flueben, så du kun søger efter egne sager (dvs. sager, hvor du er sagsansvarlig). Det samme gælder for dokumenter, bilag og notater. Selv om du vælger denne standardindstilling, kan du altid ændre dette i de enkelte søgninger, så søgningen kommer til at omfatte alle brugere Markér ulæste resultater Når du foretager en søgning, er det muligt at få markeret alle resultaterne med fed skrift. Hvis du bladrer igennem resultaterne (ved at klikke på dem med enkeltklik), vil de læste resultater skifte til almindelig skrift. På den måde kan du få et overblik over, hvilke resultater du har set. Ønsker du at benytte denne funktionalitet, skal du sætte et flueben ud for Markér ulæste resultater. Vis søgekriterier i udskrift Når du udskriver en søgning vha. udskriv liste til... fra listevisningens højreklilksmenu og vælger enten Word eller Excel, er det muligt at få søgekriterierne med på udskriften. Dette sikrer du ved at markere i tjekboksen ud for 'Vis søgekriterier i udskrift'. Brugernavn til centralt registeropslag Hvis du ofte bruger opslag I KMD i forbindelse med dit arbejde, kan du med fordel indtaste dit brugernavn og password her. På den måde vil du slippe for at skulle indtaste det hver gang, du laver opslag til det centrale register. FANEBLADET FILER Dokumentplacering Her er det angivet, hvor i filsystemet Acadre CM placerer de filer, du checker ud eller redigerer. Der skal normalt ikke ændres i disse indstillinger, men kontrollér altid at mapperne er oprettet på den enkelte brugers maskine.

5 BEMÆRK fra opgradering til version 4.3 sættes det centralt, at filer der checkes ud eller redigeres, placeres på brugerens H-drev. DETTE MÅ IKKE ÆNDRES. Lokal cache Sæt et flueben ud for Benyt lokal cache, hvis du ønsker forskellige filer gemt på din egen pc. Dette vil hjælpe Acadre CM til at starte hurtigere op og generelt nedsætte svartider. Hvis du fjerner fluebenet, vil systemet kalde serveren, hver gang et nyt skærmbillede skal vises, og systemet vil derfor køre langsommere. Du kan få vist de filer, der ligger i cachen ved at klikke på [Vis filer] eller slette filerne i cachen ved at klikke på [Slet]. FANEBLADET NOTIFICER Hvis du aktiverer funktionerne på fanebladet Notificer, kan du automatisk få dannet en standard- , hver gang du opretter en sag eller journaliserer et dokument med en anden bruger som ansvarlig sagsbehandler. Den pågældende får på den måde automatisk tilsendt en , der fortæller, at der i systemet ligger en ny sag eller et nyt dokument, som han eller hun skal tage sig af. Du skal selv én gang for alle indtaste den standardtekst, som du ønsker at få afsendt ved notificering. Du skal skrive én standardmeddelelse, som afsendes ved oprettelse en ny sag. én standardmeddelelse, som afsendes ved oprettelse af et nyt dokument. Du kan altid deaktivere -notificeringen ved at fjerne de to flueben under Sagsnotifikation og Dokumentnotifikation. I feltet Emne angiver du den tekst, en skal have i titelfeltet. I feltet Meddelelse angiver du den tekst, der skal stå i selve meddelelsesfeltet. Systemet sætter her selv et aktivt link ind til den sag (og evt. dokument), meddelelsen omhandler.

6 Sagsnummeret og titlen på sagen indsættes automatisk med koden %1, og dokumentnummeret samt titlen på dokumentet indsættes automatisk vha. %2. FANEBLADET VISNING Du kan markere, hvordan dokumenter skal vises i oversigtsvinduet. Du kan vælge følgende indstillinger: Vis automatisk dokumentindhold Ønsker du at få vist dokumentet i oversigtsvinduet (og erstatte listevisningen), hver gang du får vist en dokumentprofil, skal du slå Vis automatisk dokumentindhold til. Hvis der er sat et flueben her, ser du dokumentet, og hvis fluebenet er fjernet, ser du en listevisning af dokumenterne. Vis dokumentindhold i separat viewer Her kan du angive, om et dokument skal åbnes i et selvstændigt vindue. Hvis du ønsker dette, skal du sætte et flueben i Vis dokumentindhold i separat viewer. Ved visning af dokumenter anvend Her kan du bl.a. vælge, om dokumentet skal åbne i Acadres Quickview applikation eller i den applikation, som dokumentet er oprettet i (f.eks. Word). BEMÆRK: du bør vælge at få vist dokumentet i standardprogram for at være sikker på at kunne få vist alle dokumenter korrekt.

7 Sagsnotater Hvis Vis journalark som standard markeres, vil du i oversigtsvinduet på en sags notat-faneblad få vist journalarket på det seneste notat i stedet for en listevisning. For at se alle notaterne i en listevisning, kan du klikke på [Skift visning] på notatprofilen. Når du ser en liste med dokumenter i Acadre CM, kan du højreklikke på dokumentet og vælge Visning af dokument. Fanebladet GIS

8 FANEBLADET PÅMINDELSE Når du åbner Acadre CM, kan systemet gøre dig opmærksom på, om der er dagsordenspunkter med dig som ansvarlig, som endnu ikke er tilføjet en kø. Hvis du ønsker, at denne funktion skal være slået til, sætter du blot flueben ud for Påmind om dagsordenspunkter der ikke er placeret i kø. Styring Når du står på en sag (på fanebladet Generelt), finder du en knap, der hedder [Styring]. Klikker du på denne knap, vises et vindue, hvor du skal definere en opgave til dig selv eller en kollega og tilknytte en frist for, hvornår opgaven skal være udført. Som standard sættes denne frist til 14 dage, men ved at ændre værdien i punktet Standard antal dage til styring, kan du selv definere, hvor mange dage frem, fristen skal sættes som standard. Dette gælder kun for Outlook. Medsend e-følgeseddel Acadre kan indstilles til at generere en XML-fil med sags- og dokumentmetadata, der sendes med hver gang du sender en kopi af et dokument. Her kan du enten vælge Ja, Nej eller Spørg som standardindstilling. Standardindstilling: NEJ

9 FANEBLADET LÅSNING Du har mulighed for at indstille, om der skal promptes for låsning af dokumenter eller ikke Du bør vælge : Vis altid promptning for låsning, hvor Nej er forvalgt Der promptes ved: Afsendelse af fra Acadre. Ved udskrivning fra højreklikmenuen i Acadre. Ved redigering af dokument. Når et dokument bliver tilføjet som bilag til et dagsordenspunkt. Fejlbesked ved forsøg på at redigere et låst dokument Acadre kan sættes op til, at vise en besked, hvis en bruger forsøger at åbne et låst dokument. Følgende fejlbesked vises: Dokumentet er låst og kan ikke redigeres. Vil du fortsætte?. [Ja]/ [Nej]. Dette gælder, når brugeren forsøger at åbne dokumentet fra listevisning ved at dobbeltklikke på det, således at dokumentet åbnes i det program, det er oprettet i. (Word, Excel, PowerPoint, etc.).