Udbudsbetingelse. Udbudsbetingelser. Aftale om levering og udskiftning af gasmotoranlæg på Helsingør Renseanlæg

Transkript

1 Udbudsbetingelse Aftale om levering og udskiftning af gasmotoranlæg på Helsingør Renseanlæg 15. Marts 2019

2 udbudsbetingelse Indholdsfortegnelse 1 Indledning Udbuddets omfang Udbuddets genstand Overordnet tidsplan Vilkår for udbudsprocessen Regelsæt Udbudsform Vilkår for afgivelse af tilbud Formkrav Vedståelsesfrist Alternative tilbud Forbehold Fortrolighed Øvrige forhold Tilbuddets indhold Leveringstid Besigtigelse Forbehold Vurdering af tilbud Vurdering af tilbud Pris Funktionalitet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept Evalueringsmetode Evaluering af underkriteriet Pris Evaluering af underkriteriet Funktionalitet Evaluering af underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept Tildeling af kontrakt Underretning om tildelingsbeslutning Aflysning... 9 Levering og udskiftning af gasmotor Side 2 af 9

3 1 Indledning Forsyning Helsingør er et multiforsyningsselskab, der leverer el, varme og vand, og sørger for affald og spildevand kommer godt væk. Forsyning Helsingør Spildevand A/S, opfordrer Dem hermed til at afgive tilbud på en aftale om levering og udskiftning af biogasmotor anlæg på Helsingør Renseanlæg Ordregiver: Forsyning Helsingør Spildevand A/S Energivej Helsingør i det følgende kaldet Ordregiveren. 2 Udbuddets omfang 2.1 Udbuddets genstand Dette udbud omfatter en aftale om levering og udskiftning af biogasmotoranlægget på Helsingør Renseanlæg jf. Kravspecigfikationen Leverandøren bør bemærke at: 1. Leveringsproceduren skal koordineres i samarbejde med Ordregiveren. 2. Al kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiveren skal foregå på dansk. 3. Forsyning Helsingørs standardtillæg til kontrakten (Social klausul) stiller en række konkrete sociale og etiske krav til virksomheder, der udfører arbejder for Forsyning Helsingør, herunder krav om overholdelse af internationalt og nationalt vedtagne menneske- og arbejdstagerrettigheder samt ansvarlighed over for miljøet. 2.2 Overordnet tidsplan Aktiviteter Dato Frist for aflevering af tilbud 9. april 2019 Forventet Forsyning Helsingørs vurdering af tilbud 16. april 2019 Forventet aftaleindgåelse 23. april 2019 Seneste færdiggørelse inkl. prøvedrift af anlægget December 2019 Levering og udskiftning af gasmotor Side 3 af 9

4 3 Vilkår for udbudsprocessen 3.1 Regelsæt Udbuddet gennemføres i henhold til udbudsloven LOV nr af 15/12/2015 Afsnit IV. 3.2 Udbudsform Udbuddets gennemføres som offentligt udbud. 4 Vilkår for afgivelse af tilbud 4.1 Formkrav Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbud skal være underskrevet af en tegningsberettiget for tilbudsgiver. 4.2 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for Tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. 4.3 Alternative tilbud Der ønskes tilbud på den beskrevne opgave, men tilbudsgiver kan foreslå alternative løsninger og supplerende udstyr. I så fald skal de være beskrevet på sammen måde som den øvrige leverance og prissat. 4.4 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge eller Kontraktudkastet. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver vil afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav kan afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssigheder eller uklarheder i udbudsmaterialet ved at fremsætte spørgsmål i overensstemmelse med udbudsbrevet. Det henstilles til at eventuelle forbehold tydeligt angives i et selvstændigt bilag. Levering og udskiftning af gasmotor Side 4 af 9

5 4.5 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som Tilbudsgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold. I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 4.6 Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. 5 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal afgives på grundlag af hele udbudsmaterialet, herunder evt. fremsendte rettelsesblade. Tilbudsgivers tilbudsdokumenter skal omfattes som mindstekrav: 1. Tilbudsgiverens generelle firmapræsentation, inklusiv regnskabstal for de foregående to år 2. Dokumentation for certificering iht ISO 9001 samt overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet 3. Referenceliste for lignende anlæg leveret og installeret i de seneste 3 år, inklusiv størrelse og opstillingssted. 4. Eventuelle forbehold i forhold til udbudsbetingelserne. 5. Udfyldt Tilbudsliste. Samtlige poster i Tilbudslisten skal udfyldes/besvares for at tilbuddet kan betragtes som værende konditionsmæssigt. 6. Beskrivelse af plan for gennemførelse af projektet Planen skal indeholde en bindende tidsplan samt oplæg til betalingsplan. Planen skal også indeholde beskrivelse af tilbudsgivers organisation/projektledelse og CV for foreslået projektleder på opgaven. 7. Forslag til Service- og vedligeholdelsesaftale jf. Option 3. Forslaget skal indeholde en beskrivelse af omfanget af planlagt service og vedligehold og en maksimal tilkaldetid for leverandørens servicepersonale. 8. Teknisk tilbudsdokumentation jf. Kravspecifikation Levering og udskiftning af gasmotor Side 5 af 9

6 5.1 Leveringstid Anlægget skal være idriftsat og have gennemgået prøvedriften inden udgang af Leverandøren skal beskrive, hvordan denne vil sikre at være leveringsdygtig. Tilbuddet skal indeholde oplysninger om leveringstid fra kontraktindgåelse til levering på anvist adresse, herunder den tid der vil bruges til interne rutiner i deres organisation. 5.2 Besigtigelse Leverandøren opfordres til at besigtige det eksisterende anlæg på stedet for at gøre sig bekendt med forholdene som grundlag for afgivelse af tilbuddet. Forbehold som bunder i leverandørens manglende kendskab til det eksisterende anlæg og forholdende på stedet vil ikke blive accepteret. 5.3 Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder afvigelser fra det udbudte, vil Forsyning Helsingør efter karakteren af afvigelsen behandle afvigelser ved enten at se bort fra tilbuddet eller de vil efter Forsyning Helsingørs frie skøn blive kapitaliseret. 6 Vurdering af tilbud 6.1 Vurdering af tilbud 6.2 Pris I tildelingsfasen vurderes først tilbuddets gyldighed, og dernæst bedømmes tilbuddet på grundlag af de opstillede vurderingskriterier. Ved vurdering af tilbuddets gyldighed kontrolleres, at tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger angivet i punkt Gyldige tilbud bedømmes i henhold til tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud på baggrund af de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtfordeling (se Evalueringsmetode): Pris (eksklusiv optioner) 50 % Funktionalitet 30 % Leveringstid og projektgennemførelse 20 % Pris vurderes ud fra den i tilbudslisten tilbudte pris ekskl. optionerne og i henhold til Evalueringsmetode. Der gives point for prisen på en skala fra Eventuelle forbehold i tilbuddet vil blive kapitaliseret efter Ordregivers skøn og tillagt den tilbudte pris. 6.3 Funktionalitet Med underkriteriet Funktionalitet vil Ordregiver lægge vægt på følgende: At den garanterede el-virkningsgrad (100% last) for det tilbudte anlæg er højest mulig 15% At garanterede varme-virkningsgrad (100% last) for det tilbudte anlæg er højest mulig. 10% At vedligeholdelsesomkostningerne i det tilbudte anlæg er lavest mulige 5% Levering og udskiftning af gasmotor Side 6 af 9

7 Tilbudsgiver skal medsende anlæggets tekniske specifikationer/ datablad for det tilbudte anlæg, i henhold til Kravspecifikation. Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode. 6.4 Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept Med underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept vil Ordregiver bedømme tilbudsgivers: Leveringsdygtighed ud fra den tilbudte tidsplan og plan for gennemførelse af leverancen. Med dette underkriterie vil Ordregiver lægge vægt på at den garanterede leveringtid er så kort som mulig samt at risikoen for forsinkelser minimeres. Generelle tekniske kompetencer og evne til at levere det ønskede anlæg samt at gennemføre projektet i den ønskede kvalitet. Dette vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers generelle firmapræsentation, referencer fra lignende anlæg, kvalitetsstyringssystemet, plan for gennemførelse af projektet samt de generelle tekniske beskrivelser. Servicekoncept, herunder tilstedeværelsen af en tilstrækkelig serviceorganisation og tilkaldetiden i tilfælde af stop på anlægget. Vægtningen af ovennævnte tre bedømmelser er ligeværdig. Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode. Levering og udskiftning af gasmotor Side 7 af 9

8 7 Evalueringsmetode Til brug for evalueringen af tilbuddene, jf. pkt. 6. ovenfor, vil ordregiver anvende følgende evalueringsmetode. 7.1 Evaluering af underkriteriet Pris Ifølge udbudsbetingelse pkt. 6.2 gives point for prisen på en skala fra Der er i vurderingen lagt vægt på en lav pris får tildelt point i forhold hertil. Pointfordelingen udregnes på følgende måde: Laveste pris får tildelt det højeste pointtal i den anvendte pointskala, altså 10 point. Tilbud, der er 45 % højere end laveste pris får tildelt det lavest mulige antal point i den anvendte pointskala, altså 0 point. Tilbud, der er mindre end 45 % højere end laveste pris, tildeles point i mellem ovenstående yderpunkter bestemt ved retlinet interpolation. 7.2 Evaluering af underkriteriet Funktionalitet Ved evaluering af underkriteriet Funktionalitet vil tilbuddene blive tildelt point for hver af de tre kriterier, der efterfølgende vægtes med de respektive procenttal, som angivet i punkt 6.3. For kriteriet El-virkningsgrad tildeles 10 point for en virkningsgrad på 40% og 0 point for en virkningsgrad på 30% og derunder. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation. For kriteriet Varmevirkningsgrad tildeles 10 point for en samlet virkningsgrad på 50% og 0 point for en virkningsgrad på 40% og derunder. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation. For kriteriet Vedligeholdelsesomkostninger tildeles 10 point for laveste tilbudte pris for Option 3 jf. tilbudslisten. Tilbud, der er 45 % højere end laveste pris får tildelt det lavest mulige antal point i den anvendte pointskala, altså 0 point. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation. 7.3 Evaluering af underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept Ved evaluering af kriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept vil der ske en samlet kvalitativ bedømmelse af tilbuddets beskrivelser. Ifølge udbudsbetingelse pkt.6.4 sker vurderingen af underkriterierne på en skala fra 0 til 10. Pointene er fordelt på følgende måde: Bedst tænkelige 10 Meget over middel 9 Noget over middel 8 Over middel 7 Lidt over middel 6 Middel 5 Lidt under middel 4 Under middel 3 Noget under middel 2 Netop acceptabelt 1 Uacceptabelt 0 Levering og udskiftning af gasmotor Side 8 af 9

9 8 Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtigt. 9 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med Tilbudsgiveren, men alene underretning om at Tilbudsgiver efter Ordregiverns vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Tilbudsgivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen. Kontrakt skal indgås på grundlag af det vedlagte udkast. 10 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiveren. Levering og udskiftning af gasmotor Side 9 af 9