Kontaktpersonvejledning

Transkript

1 2015 Kontaktpersonvejledning KONTAKTPERSONVEJLEDNING

2 Indhold Sådan samarbejder du med din lokale SFO/fritidshjem: 3 Vejledning til hele forløbet 7 Vagtplan 8 Checkliste Fremsendes i marts: Kontaktpersonvejledning Invitationskort til børnene Plakat til SFO/Fritidshjem Invitationskort til træning 1 stk. 150 stk. 10 stk. 150 stk. KOLOFON Udgivet af: Dansk Boldspil-Union Redaktion: Tina Enestrøm, Anja Kouly Layout/dtp: DBU Grafisk/ Formegon Aps Tryk: Formegon Aps Oplag: KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2015

3 Vejledning til kontaktpersonen DBU vil gerne starte med at sige dig tak, fordi du har valgt at være kontaktperson i forbindelse med afviklingen af DBU s Kom ud af PomFRITTEN brug bolden. Vi glæder os til et godt samarbejde. Ved at læse og følge denne vejledning, vil du som kontaktperson, være godt klædt på til at styre og afvikle Kom ud af PomFRITTEN. God Fornøjelse. Arbejdsopgaver før du får besøg af Kom ud af pomfritten Dine opgaver vil primært være: Kontakt til og opfølgning på samarbejdet med den/ de lokale SFO/fritidshjem/skoler At synliggøre Kom ud af PomFRITTEN -arrangementet Sørge for det administrative i forbindelse med arrangementet. Her i blandt forberedelsen op til arrangementet og bemandingen. Der skal koordineres både imellem klubfolk og de deltagende SFO/fritidshjem/ skoler. Du vil i de følgende afsnit finde en række områder som er gode at have styr på, for at arrangementet bliver en stor succes. For at hjælpe dig med at huske det hele, har vi vedlagt en afkrydsningsliste til dig på sidste side, så du nemt kan strukturere de opgaver der må være undervejs. Sådan kan du samarbejde med din lokale SFO/Fritidshjem og skole Kom ud af PomFRITTEN er en event, hvor I som klub skal samarbejde med jeres lokale SFO, fritidshjem eller skole. Måske har I allerede et samarbejde, der kører godt og ved, hvordan I skal gribe det an, eller måske er det første gang, I skal tage kontakt til dem. Fase 1: Undersøg hvilke SFO/fritidshjem/skoler, der ligger tæt på rent geografisk med henblik på eventuel offentlig transport til og fra klubben. Find ud af hvor mange børn den/de pågældende SFO/ fritidshjem/skoler har, så du ved hvor mange af dem, du skal kontakte af gangen. Kontakt de ønskede SFO/fritidshjem/skoler, få navnet på en kontaktperson og tag eventuelt forbi dem med folderen Kom ud af PomFRITTEN brug bolden for at forklare om eventen. Alternativt kan du ringe til dem og efterfølgende sende dem folderen med posten. Aftal en dato hvor I tales ved igen, efter at kontaktpersonen har haft tid til at kigge folderen igennem. Ved anden samtale med SFO/fritidshjem finder du ud af, hvilke der er interesserede. Der aftales hvilket tidspunkt på dagen, der kunne passe dem og eventuelt hvilke ugedage, der vil være bedst for dem. Fase 2: Udfyld og indsend samarbejdsaftalen til DBU, betal afviklingsgebyret og husk at booke en 11-mands fodboldbane den dato, I har fået tildelt. Der skal bruges minimum 12 hjælpere på dagen. Gør dig nogle overvejelser omkring hvordan du kan skaffe dem. SFO/Fritidshjem og skole skal stille med halvdelen af hjælperne (dvs. min. 6). Hjælperne kan evt. være fra klubben, forældretrænere, øvrige trænere, de ældste klasser fra den nærliggende skole eller andre (min. 15 år). I nogle tilfælde kan man med fordel kontakte uddannelsesinstitutioner, efterskoler, seminarier eller lign. for at høre, om de har lyst KONTAKTPERSONVEJLEDNING

4 til at stille med de ønskede hjælpere (Miniagenter). Seminarier og social og sundhedsuddannelserne er mange gange glade for sådanne forespørgsler, der kan indgå i undervisningen. Gennemgå samarbejdsaftalen med SFO/Fritidshjem/Skole for at undgå kommunikative misforståelser. Udsend invitationskort og plakater til de indbudte SFO/ fritidshjem med info om afviklingsdag og tidspunkt samt Miniagentvejledninger til de pædagoger, der skal agere hjælpere den pågældende dag. Bed om tilmel dinger, så du ved, hvor mange de kommer den pågældende dag både hjælpere og børn. Det er en fordel, at pædagogerne har forberedt sig på den mission, som de vil stå ved. Modtag løbende tilmeldinger fra SFO/Fritidshjem/ skole husk at Kom ud af PomFRITTEN er gearet til max. 130 børn pr. afvikling. (Maks. 120 børn ved dobbeltafvikling) Afviklingstidspunktet vil oftest ligge imellem kl Alt efter om Kom ud af PomFRITTEN afvikles i den lokale SFO/fritidshjem/skole, eller om børnene kommer med offentlig transport til klubben, kan SFO/ fritidshjem enten tage retur efter endt afvikling eller bede forældre om at hente børnene på idrætsanlægget. Det er vigtigt at præcisere over for pædagoger og forældre, at børnene skal være der den fulde tid og ikke bør afhentes, før arrangementet slutter. Fase 3 efter afvikling Kontakt endelig SFO/fritidshjem personligt og hør, om de har været glade for oplevelsen og materialet, de har modtaget efterfølgende. I kan eventuelt allerede her høre, om en sådan event eller noget andet i fremtiden kunne være interessant for dem. Lokaliteter Bane Aktiviteterne fylder en del, så du skal beregne en 11:11 bane til arrangementet. Hvis I har grønne arealer lige op til en 7:7 bane, kan det også lade sig gøre. Banen skal være en græsbane og må altså ikke være kunstgræs! Tjek at banen er blevet reserveret til den dato, I skal bruge den. Der skal være et 11:11 mål + 4 Jyske 3-mål. strøm Sørg for at du ved, hvorfra der kan trækkes strøm (helst 2x220V på hver sin gruppe) til den oppustelige vandmelon og fodboldbanen samt en ghettoblaster.sørg også for ekstra forlængerledninger til udendørs brug, hvis der er langt ud til banen fra nærme- ste stikkontakt. vand Der skal være en vandhave i nærheden af afviklingen, da der skal bruges vand til drikkedunke og Vitameteret. Drikkedunkene skal fyldes op inden start, og der skal være vand til at de kan blive fyldt løbende gennem afviklingen. En vandslange kan også være en fordel at have til rådighed. Drikkedunkene er kun til børnene. Hav evt. plastikglas til hjælperne. adgang til banen Alle materialer m.m. ligger i vores bil, som gerne skal kunne køre så tæt på afviklingsstedet som muligt, så I ikke skal slæbe for langt. Sørg for at evt. bomme er åbne/låst op, så der er adgang til banerne. Agent supersunds hemmelige base Agent SuperSunds base er ved varebilen og vandmelonen skal placeres tæt på denne. Det er også her Vitameteret står, og her børnene sendes hen hver gang, de har været ude på en mission. Her kan de drikke lidt vand og få lidt frugt-forfriskninger, hvis I som klub el. SFO en/ skolen har frugt med. Frugten skal være skåret ud i stykker på forhånd, for at spare tid. Det er herfra Agent SuperSund sender børnene videre til den næste mission. Lokale Sørg for at have reserveret et lokale under afviklingen, hvor I kan trække ind med børnene i tilfælde af rigtig dårligt vejr. Efter endt afvikling får børnene et diplom og et Invitation til træning postkort fra klubben. Disse uddeles alt efter vejret, ude eller inde i det lokale i har til rådighed. PR PR i forhold til SFO/fritidshjem/skoler Den PR man kan lave for Kom ud af PomFRITTEN er i høj grad henvendt til den/de lokale SFO/fritidshjem/ skoler. Her kan pjecen Er sundhed, leg og bevægelse noget for jeres SFO/fritidshjem? kan være behjælpelig. 4 KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2015

5 Pressemeddelse Har man lyst til i lokalområdet at gøre opmærksom på, at man afholder Kom ud af PomFRITTEN - brug bolden, kan man op til afviklingen rekvirere en pressemeddelelse til brug for den lokale presse. Pressemeddelelsen ligger på DBU s hjemmeside, men kan også tilsendes som dokument, send blot en mail til med forespørgslen. Denne kan mære med til at vise, at klubben har fokus på samarbejde, sundhed, leg og bevægelse. Plakater og postkort I starten af marts modtager du en kasse med skrifteligt materiale fra DBU. Her er blandt andet plakater til ophængning i institutionen, postkort til børnene i institutionen samt Invitation til træning - postkort, som du skal udlevere til de børn på afviklingen, der IKKE går til fodbold i klubben i forvejen. den bedste oplevelse. Jo sjovere børnene har det, jo større er sandsynligheden for, at de har lyst til at besøge klubben igen. Det er en god ide at holde et lille hjælpermøde med institutionen, hvor I fordeler træningsstationerne og gennemgår Miniagentvejledningen. Efterfølgende kan du gøre det samme for hjælperne fra klubben, og huske dem alle på, at de skal læse Miniagentvejledningen inden de skal styre en af stationerne på afviklingsdagen. Påklædning Hver klub der får besøg af Kom ud af PomFRITTEN får 15 stk. t-shirts til deres hjælpere (pædagoger og øvrige hjælpere, der skal være Miniagenter på dagen). Miniagenterne skal være iført disse t-shirts under afviklingen, så de er synlige for de deltagende børn. På kølige dage kan t-shirten tages uden på det øvrige tøj (klubben får ikke flere t-shirts ved to afviklinger på samme dag). Hjælpere/miniagenter på selve afviklingen Til dine 12 hjælpere på afviklingsdagen, har vi udarbejdet en Miniagentvejledning. Denne er tilgængelig på vores hjemmeside, og kan findes her: dk/boern_og_unge/events_og_staevner/pomfritten/ Materialer Denne vejledning skal du sørge for, at pædagogerne og klubbens egne hjælpere får enten læst el. udleveret (ved at printe den) i god tid, før afviklingen, så alle ved, hvad de skal på dagen. Klubbens hjælpere skal deltage i udog nedpakningen af Kom ud af PomFRITTEN s materialer, hvor pædagogerne som minimum skal komme til briefingen 30 minutter før afviklingsstart. Hvis hele hjælperstaben denne dag kommer til at bestå af pædagoger, bedes du sørge for, at der står nogle andre, der kan hjælpe med udog nedpakningen af materialer. Dette kan sagtens være fodboldspillere, trænere eller forældre fra klubben. De hjælpere klubben stiller med, og som også skal deltage i Kom ud af PomFRITTEN som miniagenter, skal minimum være 15 år. Ved yngre hjælpere bliver aldersforskellen på de deltagende og hjælperne for lille. Vi opfordrer derfor til, at dette overholdes. Hjælperne skal være friske på at gøre det til en sjov dag for alle de fremmødte børn, og det er en fordel hvis de er friske og veloplagte. Servering/service Find ud af om klubben ønsker at give børnene frugt under/efter afviklingen, eller om SFO en/fritidshjemmet selv medbringer dette. Giver I fra klubbens side frugt, skal dette være bestilt, så du er sikker på, at det er klar til arrangementet. Der er også nogle, der skal hjælpe med at skylle og skære frugten inden. Samtidig skal de mange dunke fyldes op, så de er klar til afviklingsstart. DBU instruktørerne kommer med dunkene. Vi opfordrer til, at der ikke serveres saftevand, sodavand eller andre sukkerholdige drikke, men udelukkende vand samt frugt eller grønt at spise, hvilket også er i tråd med temaet: Sundhed. invitationskort til træning Vi fremsender Invitationskort til træning sammen med de øvrige materialer. Dem kan I bruge til at invitere de børn, der ikke allerede går til fodbold i klubben i forvejen. Det er vigtigt, at det kun er de børn, der ikke allerede spiller, der får kortene, da du kan havne i en situation, hvor naboklubberne måske synes, at der fiskes spillere. Det vil vi gerne undgå, så spørg derfor ud i flokken, hvem der ikke går til fodbold i forvejen og giv kortene til dem. Alle der ikke går til fodbold skal have både drenge og piger. Det er vigtigt at miniagenterne har dannet sig et overblik over, hvad Kom ud af PomFRITTEN går ud på, før de møder op (også pædagogerne), da det giver børnene KONTAKTPERSONVEJLEDNING

6 Arbejdsopgaver under afviklingen Opstilling Opstillingen skal starte 1 ½ time før afviklingen. Dette gælder uanset, om det er klubhjælpere, pædagoger, veteraner eller andre, der skal stille op. Det er ikke DBU s instruktører, der skal stille materialerne op, da det hurtigt bliver hårdt arbejde med afviklinger hver dag. Briefing Når alle aktiviteterne er opstillet og vanddunkene fyldt, afholder en af DBU s instruktører en kort briefing. Her vil han/hun fortælle Miniagenterne om deres opgaver og gå en tur rundt til alle aktiviteterne og sørge for, at alle aktiviteterne bliver bemandet fra start. Dette foregår ca. 30 min. før børnene kommer. DBU opfordre til, at alle Miniagenterne kommer til tiden, og det skal pointeres at det ikke er tilladt for nogle, at ryge, drikke alkohol under afviklingen. Samtidig opfordre vi også til at anvendelse af mobiltelefoner minimeres under afviklingen. Børnene ankommer Når børnene kommer, skal de som udgangspunkt vises hen til den oppustelige fodboldbane, hvor Kom ud af PomFRITTEN starter. Her må de gerne sætte sig ned. I starten af afviklingen anbefaler vi, at du tager dig af Vandmelonen, og at du efterfølgende er en ekstra ressource, der tager sig af evt. uventede situationer. (Vandmelonen er kun aktiv i ca. 10 min.) for nu officielt selv at være Miniagent for Agent Super- Sund. Drikkedunken får børnene lov at tage med hjem som erindringsgave fra DBU. Alt efter om SFO en/fritidshjem tager samlet tilbage igen, eller om forældrene er blevet bedt om at afhente børnene på klubbens anlæg, er det her, der siges farvel til børnene. Arbejdsopgaver efter afviklingen Når børnene er gået, og alle aktiviteterne er pakket ned, samles DBU s instruktører, med dig og hjælperne, hvor de evaluerer kort på selve afviklingen. Efterfølgende vil der blive sendt en mail om hele forløbet. Det er helt op til dig/klubben, om I vil servere lidt at drikke eller andet til deltagerne ved evalueringen oven på arrangementet. Du skal sørge for, at Miniagenterne ikke når at gå, før evalueringsmødet, da det er vigtigt for DBU at få de umiddelbare reaktioner og input fra de, der har stået med aktiviteterne og de deltagende børn. Det er her I skal komme med ris og ros, da det er med til at udvikle Kom ud af PomFRITTEN - brug bolden. Vi glæder os til at komme på besøg! Mange hilsner DBU Bredde Her kan du snakke med de fremmødte nye børn og forældre. Brug eventuelt de forældre som kender klubben til dette, og sørg for at alle hygger sig og får en god oplevelse. Når børnene skal hjem igen Når Kom ud af PomFRITTEN er ved at nå sin afslutning, samles alle børnene igen, enten ved deres nummerskilte eller i klubhuset, afhængigt af vejret. Her siger instruktørerne (Agent SuperSund og Grev Mug) samt alle Miniagenterne tak for i dag. Her har du/klubben mulighed for at fortælle børnene, hvad jeres klub kan tilbyde, samt udlevere Invitationskort til træning. Til sidst bliver børnene bedt om at stille sig i kø og give Miniagenterne high five, mens de passerer hin- anden som tak for i dag. Inden de går, får de overrakt et diplom Ekstrabestilling af materiale Har du brug for ekstra postkort og plakater, har du mulighed for at bestille det hos DBU. Det koster 1 kr. per stk. så længe lager haves. Du bedes sende en mail til med din bestilling, klubnavn og fremsendelsesadresse, og hernæst overføre beløbet til DBU s konto Når betalingen er modtaget, vil klubben modtage en kvitteret faktura. 6 KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2015

7 plan for Kom ud af pomfritten 2015 Udfyld hvilken aktivitet dine hjælpere ønsker! Mødetid HJÆLPER Navn Mobiltlf. Ønsker aktivitet Kommentarer nr. 1 nr. 2 nr. 3 nr. 4 nr. 5 nr. 6 nr. 7 nr. 8 nr. 9 nr. 10 nr. 11 nr. 12 KONTAKTPERSONVEJLEDNING

8 Checkliste op til afviklingen Opgave Ansvarlig(e) Deadline Udført Undersøg hvilke SFO/fritidshjem, der ligger godt rent geografisk med henblik på eventuel offentlig transport til og fra klubben. Find ud af hvor stor/store den/de pågældende SFO/ fritidshjem/skole er, så du ved, hvor mange af dem du skal kontakte af gangen. Kontakt de ønskede SFO/fritidshjem/skole, få navnet på en kontaktperson og tag gerne forbi med folderen Kom ud af PomFRITTEN brug bolden, for at forklare om eventen. Alternativt kan du ringe til dem, og efterfølgende sende folderen. Aftal en dato hvor I tales ved igen, efter at kontaktpersonen har haft tid til at kigge folderen igennem. Ved anden samtale med SFO/fritidshjem finder du ud af, hvem der kan/vil deltage. Der aftales nærmere omkring, hvilket tidspunkt på dagen, der vil være godt og hvilke ugedage der vil passe dem bedst. Udfyld og indsend samarbejdsaftalen til DBU, betal afviklingsgebyret og husk at booke en 11-mands fodboldbane den dato, I har fået tildelt. Gør dig overvejelser om, hvordan hjælperne skal skaffes. Der skal bruges min. 12, og SFO/fritidshjem/skole skal stå for halvdelen. Udfyld og udsend invitationskort og plakater til de indbudte SFO/ fritidshjem/skoler med info om endelig afviklingsdag og tidspunkt. Fortæl hvor pædagogerne kan finde Miniagentvejledningen på Bed om tilmeldinger så du ved hvor mange, de kommer den pågældende dag både hjælpere og børn. Modtag løbende tilmeldinger fra SFO/fritidshjem/skole, og husk, at Kom ud af PomFRITTEN er gearet til max. 130 børn pr. afvikling, således at invitationen af SFO/fritidshjem/skole naturligvis skal doseres derefter (Maks 120 børn ved dobbeltafvikling). Lav annonce eller historie i klubblad/hjemmeside/lokal avis. Skaf forlængerledninger til udendørs brug og eventuelt vandslange, hvis en vandhane ligger langt fra banen (evt. også en sækkevogn). Henvis hjælperne fra klubben til Miniagentvejledningen på Uddel eventuel de 10 missioner mellem hjælperne, så de er forberedt på hvad de skal stå for. Organisér træning/trænere til de nye børn, der efterfølgende vil komme i klubben til prøvetræning. Forbered kort tale evt. før, men i hvert fald efter afviklingen. Udfyld Invitationskortet til træning. Skal børnene have frugt, og hvem sørger for det? Skaf fotograf (forældre, klub eller lign.) Invitation til lokalt medie til at overvære Kom ud af PomFRITTEN. Er nyheden på jeres/klubbens hjemmeside?