Kontaktpersonvejledning

Transkript

1 2014 Kontaktpersonvejledning KONTAKTPERSONVEJLEDNING

2 Indhold Sådan samarbejder du med din lokale SFO/fritidshjem Vejledning til hele forløbet Udgivet af: Dansk Boldspil-Union Redaktion: Tina Enestrøm, Rebecca Nielsen Layout/dtp: DBU Grafisk Tryk: Kailow Graphic Oplag: 300 Vagtplan Checkliste Fremsendes i marts: Miniagentvejledninger Invitationskort til børnene Plakat til SFO/Fritidshjem Invitationskort til træning 20 stk. 150 stk. 10 stk. 150 stk. 2 KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2014

3 Vejledning til kontaktpersonen Vi vil gerne starte med at sige dig tak, fordi du har valgt at være DBU s kontaktperson i forbindelse med afviklingen af DBU s Kom ud af PomFRITTEN brug bolden. Vi glæder os til et godt samarbejde. Arbejdsopgaver før besøget af Kom ud af pomfritten Dine opgaver vil primært være: Kontakt til og opfølgning på samarbejdet med den/ de lokale SFO/fritidshjem At synliggøre Kom ud af PomFRITTEN - arrangementet At sørge for det administrative i forbindelse med arrangementet, forberedelsen op til arrangementet og bemandingen, der skal koordineres både imellem klubfolk og de deltagende SFO/fritidshjem Du vil nedenfor finde en række opgaver, som skal løses, for at arrangementet kan blive en succes. For at hjælpe dig med at huske det hele, har vi vedlagt en afkrydsningsliste til dig. Rigtig god fornøjelse! Sådan kan du samarbejde med din lokale SFO/Fritidshjem Kom ud af PomFRITTEN er en event, hvor I som klub skal samarbejde med jeres lokale SFO eller fritidshjem. Måske har I allerede et samarbejde, der kører godt og ved, hvordan I skal gribe det an, eller måske er det første gang, I skal tage kontakt til dem. Fase 1: Undersøg hvilke SFO/fritidshjem, der ligger godt rent geografisk med henblik på eventuel offentlig transport til og fra klubben. Find ud af hvor stor/store den/de pågældende SFO/ fritidshjem er, så du ved hvor mange af dem, du skal kontakte af gangen. Kontakt de ønskede SFO/fritidshjem, få navnet på en kontaktperson og tag eventuelt forbi dem med folderen Kom ud af PomFRITTEN brug bolden for at forklare om eventen. Alternativt kan du tale med dem i telefonen og efterfølgende sende dem folderen med posten. Aftal en dato hvor I tales ved igen, efter at kontaktpersonen har haft tid til at kigge folderen igennem. Ved anden samtale med SFO/fritidshjem finder du ud af, hvilke der er interesserede, og der aftales nærmere omkring hvilket tidspunkt på dagen, der kunne være interessant for dem og eventuelt hvilke ugedage, der kan være tale om. Fase 2: Udfyld og indsend samarbejdsaftalen til DBU, betal afviklingsgebyret og husk at booke en 11-mands fodboldbane den dato, I har fået tildelt. Gør dig eventuelle overvejelser omkring, hvordan de resterende hjælpere skal skaffes (de som SFO/fritidshjemmet ikke stiller med, hvilket er ca. halvdelen). Skal de være fra klubben, forældretrænere, øvrige trænere, de ældste klasser fra den nærliggende skole eller andre (min. 15 år)? I nogle tilfælde kan man med fordel kontakte uddannelsesinstitutioner, efterskoler, seminarier eller lign. for at høre, om de har lyst til at stille med de ønskede hjælpere (Miniagenter). Seminarier og social og sundhedsuddannelserne er mange gange glade for sådanne forespørgsler, der kan indgå i undervisningen. Der skal min. være 12 hjælpere. KONTAKTPERSONVEJLEDNING

4 Udfyld samarbejdsfolderen imellem klub og SFO for at undgå kommunikative misforståelser. Udsend invitationskort og plakater til de indbudte SFO/ fritidshjem med info om afviklingsdag og tidspunkt samt Miniagentvejledninger til de pædagoger, der skal agere hjælpere den pågældende dag. Bed om tilmeldinger, så du ved, hvor mange de kommer den pågældende dag både hjælpere og børn. Det er en fordel, at pædagogerne har forberedt sig på en mission, som de kan stå ved. Modtage løbende tilmeldinger fra SFO/Fritidshjem husk at Kom ud af PomFRITTEN er gearet til max. 130 børn pr. afvikling. ( Maks 120 børn ved dobbeltafvikling) Afviklingstidspunktet vil oftest ligge imellem kl Alt efter om Kom ud af PomFRITTEN afvikles i den lokale SFO/fritidshjem, eller om børnene kommer med offentlig transport til klubben, kan SFO/fritidshjem enten tage retur efter endt afvikling eller bede forældre om at hente børnene på idrætsanlægget. Det er vigtigt at præcisere over for pædagoger og forældre, at børnene skal være der den fulde tid og ikke bør afhentes, før arrangemenentet slutter! Man kan også med fordel indgå samarbejde med andre klubber i nærheden om Kom ud af PomFRITTEN brug bolden. Fase 3 efter afvikling Kontakt endelig SFO/fritidshjem personligt og hør, om de har været glade for oplevelsen og materialet, de har modtaget efterfølgende. I kan eventuelt allerede her høre, om en sådan event eller noget andet i fremtiden kunne være interessant for dem. Lokaliteter Bane Aktiviteterne fylder en del, så du skal beregne en 11:11 bane til formålet. Hvis I har grønne arealer lige op til en 7:7 bane, kan det også lade sig gøre. Banen skal være en græsbane og må altså ikke være kunstgræs! Tjek at banen er blevet reserveret til den dato, I skal bruge den. Der skal være et 11:11 mål + 4 Jyske 3-mål. Sørg også meget gerne for ekstra forlængerledninger til udendørs brug, hvis der er langt ud til banen fra nærmeste stikkontakt. vand Find også ud af, hvor nærmeste vandhane er, for der skal bruges meget vand både før og under afviklingen til blandt andet drikkedunke, der skal fyldes op på forhånd, samt til Vitameteret, der løbende skal vise børnene, om missionen, de er på, skrider fremad. Der skal ligeledes hentes drikkevand til børnene undervejs i forløbet. En vandslange kan også være en fordel at have til rådighed, hvis en vandhane forefindes langt fra afviklingsstedet. Drikkedunkene er kun til børnene. Hav evt. plastikglas til hjælperne. adgang til banen Alle materialer m.m. ligger i vores bil, som gerne skal kunne køre så tæt på afviklingsstedet som muligt, så I ikke skal slæbe for langt. Sørg for bomme er åbne/låst op, så der er adgang til banerne. Agent supersunds hemmelige base Agent SuperSunds base er ved varebilen og vandmelonen, der lægges tæt på hinanden. Det er også her Vitameteret står, og her børnene sendes hen hver gang, de har været ude på en mission. Her kan de drikke lidt vand og få lidt frugt-forfriskninger, hvis I som klub har lyst til at have sådanne klar til dem - eller hvis SFO en har frugt med. Frugt skal være skåret ud i stykker! Det er herfra Agent SuperSund sender børnene videre til den næste mission. Lokale Sørg for at have reserveret et lokale under afviklingen, hvor I kan trække ind med børnene i tilfælde af rigtig dårligt vejr. Hvis vejret er fint, får børnene efter endt afvikling, et diplom og måske et invitation til træningpostkort fra klubben. Men hvis regnen siler ned, eller hvis det blæser kraftigt, er det en fordel, hvis der er et lokale, hvor I kan få børnene ind, så de i ro og fred kan få de sidste informationer m.m. strøm Sørg for at du ved, hvorfra der kan trækkes strøm (helst 2x220V på hver sin gruppe) til den oppustelige vandmelon og fodboldbanen samt en ghettoblaster. 4 KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2014

5 PR PR i forhold til SFO/fritidshjem Den PR man kan lave for Kom ud af PomFRITTEN er i stor grad begrænset til at foregå overfor den/de lokale SFO/fritidshjem, hvor pjecen Er sundhed, leg og bevægelse noget for jeres SFO/fritidshjem? kan være behjælpelig. Pressemeddelse Har man lyst til i lokalområdet at gøre opmærksom på, at man afholder Kom ud af PomFRITTEN - brug bolden, kan man op til afviklingen rekvirere en pressemeddelelse på kuap@dbu.dk til brug for den lokale presse. Det kan fx være for at vise, at klubben har fokus på samarbejde, sundhed, leg og bevægelse. Plakater og postkort I starten af marts modtager du en kasse med materiale fra DBU med blandt andet plakater til ophængning i institutionen, postkort til børnene i institutionen samt Invitation til træning - postkort, som du kan udlevere til de børn på afviklingen, der IKKE går til fodbold i forvejen. Hjælpere/miniagenter på selve afviklingen Til dine 12 medhjælpere på afviklingen sender vi sammen med de øvrige skriftlige materialer nogle Miniagent -vejledninger, som du bedes sørge for, at pædagoger og klubbens egne hjælpere får udleveret i god tid før afviklingen, så alle ved, hvad de skal på dagen. Præciser endelig overfor dem, at de skal læses inden afvikling Klubbens hjælpere skal deltage i ud- og nedpakningen af Kom ud af PomFRITTEN s materialer, hvor pædagogerne som minimum skal komme til briefingen 30 minutter før afviklingsstart. Hvis hele hjælperstaben denne dag kommer til at bestå af pædagoger, bedes du sørge for, at der står nogle andre, der kan hjælpe med ud- og nedpakningen af materialer. Dette kan sagtens være fodboldspillere, trænere eller forældre fra klubben eller endnu bedre et veteranhold eller lign., der måske har fri i dagtimerne og kan påtage sig dette. De hjælpere klubben stiller med, og som også skal deltage i Kom ud af PomFRITTEN som miniagenter, skal minimum være 15 år. Ved yngre hjælpere bliver aldersforskellen på de deltagende og hjælpere for lille. Vi henstiller derfor kraftigt til, at dette overholdes. Hjælperne skal være friske på at gøre det til en festlig dag for alle de fremmødte børn, og det er en stor hjælp, hvis de kan smide genertheden og være i stand til at lege med og være lidt uhøjtidelige. Det er vigtigt, at de har dannet sig et overblik over, hvad det går ud på, før de møder op (også pædagogerne). Det giver langt det største udbytte for børnene. Jo sjovere børnene har det, jo større er sansynligheden for, at de har lyst til at besøge klubben igen - eventuelt ved den træning I efterfølgende inviterer dem til. Du kan eventuelt holde et lille hjælpermøde med institutionen, hvor I fordeler træningsstationerne og gennemgår Miniagentvejledningen, så det ligger klart på selve dagen, hvem der tager hvad, og så I kommer i den rigtige hemmelig missionsstemning! Efterfølgende kan du gøre det samme for hjælperne fra klubben. Du må opfordre til, at Miniagenterne læser på deres lektie Miniagentvejledning inden Kom ud af Pom- FRITTEN kommer på besøg. Påklædning Hver klub der får besøg af Kom ud af PomFRITTEN får 15 stk. t-shirts til deres hjælpere (pædagoger og øvrige hjælpere, der skal være Miniagenter på dagen). Miniagenterne skal være iført disse t-shirts under afviklingen, så de er synlige for de deltagende børn. På kølige dage kan t-shirten tages uden på det øvrige tøj (klubben får ikke flere ved to afviklinger på samme dag). Servering/service Find ud af om klubben ønsker at give børnene lidt frugt under/efter afviklingen, eller find ud af om SFO en/fritidshjemmet selv medbringer. Giver I fra klubbens side, skal dette være bestilt, så du er sikker på, at det er klar til arrangementet. Der er også nogle, der skal hjælpe med at skylle og skære frugten inden. Samtidig skal de mange dunke fyldes op, så de er klar til afviklingsstart. DBU-instruktørene kommer med dunkene. Vi henstiller til, at der IKKE serveres saftevand, sodavand eller andre sukkerholdige drikke, men udelukkende vand samt frugt eller groft at spise til børnene i tråd med temaet: Sundhed! invitationskort til træning Vi fremsender et invitationskort sammen med de øvrige materialer, som I kan bruge i klubben til at invitere de børn, der ikke allerede går til fodbold til træning i klubben. Det er meget vigtigt, at det kun er de børn, der ikke allerede spiller, der får kortene, da man ellers hurtigt kan havne i en situation, hvor naboklubberne måske synes, at der fiskes spillere. Det vil vi gerne undgå, så spørg derfor ud i flokken, hvem der ikke går til fodbold i forvejen og giv kortene til dem. Alle der ikke går til fodbold skal have både drenge og piger. KONTAKTPERSONVEJLEDNING

6 Arbejdsopgaver under afviklingen Opstilling Opstillingen skal starte 1 ½ time før for at kunne nå det hele, inden børnene kommer. Dette gælder uanset, om det er klubhjælpere, pædagoger, veteraner eller andre, der skal stille op. Det er ikke meningen, at det er DBU s to instruktører, der skal stille materialerne op, da de så hurtigt kan blive slidt ned med afviklinger hver eneste dag. Briefing Når alle aktiviteterne er opstillet og vanddunkene fyldt, afholder en af DBU s instruktører en kort briefing. Her vil han/hun fortælle Miniagenterne om deres opgaver og gå en tur rundt til alle aktiviteterne og sørge for, at alle aktiviteterne bliver bemandet fra start. Dette foregår ca. 30 min. før børnene kommer. Der må opfordres til, at alle Miniagenterne /hjælperne kommer til tiden, og jo bedre de er forberedt, jo bedre vil starten på Kom ud af PomFRITTEN forløbe. VIGTIGT: Miniagenterne /hjælperne kan ikke ryge, drikke alkohol eller benytte mobiltelefon under afviklingen af Kom ud af PomFRITTEN. Børnene ankommer Når børnene kommer, skal de som udgangspunkt vises hen til den oppustelige fodboldbane, hvor Kom ud af PomFRITTEN starter. Her må de gerne sætte sig ned. I starten af afviklingen anbefaler vi, at du tager dig af Vandmelonen, og at du efterfølgende er en ekstra ressource, der tager sig af evt. uventede situationer. (Vandmelonen er kun aktiv i ca. 10 min.) Det kan også være en god lejlighed til at snakke med de eventuelt fremmødte nye børn og forældre, sørge for at de hygger sig og får en god oplevelse. Efterfølgende bliver børnene bedt om at stille sig i kø og give Miniagenterne high five, mens de passerer hinanden som tak for i dag. Inden de går, får de overrakt et diplom for nu officielt selv at være Miniagent for Agent SuperSund. Drikkedunken får børnene lov at tage med hjem som erindringsgave fra DBU. Alt efter om SFO en/fritidshjem tager samlet tilbage igen, eller om forældrene er blevet bedt om at afhente børnene på klubbens anlæg, er det her, der siges farvel til børnene. Arbejdsopgaver efter afviklingen Når børnene er gået, og alle aktiviteterne er pakket ned, sætter DBU s instruktører sig med dig og de hjælpere fra klubben, der har været Miniagenter og evt. pædagoger, hvor de evaluerer kort med jer om selve afviklingen. Efterfølgende vil der blive sendt en mail om hele forløbet. Det er helt op til dig/klubben, om I vil servere lidt at drikke eller andet til deltagerne ved evalueringen oven på arrangementet. Du skal sørge for, at Miniagenterne /hjælperne fra klubben ikke når at smutte, før det korte evalueringsmøde. Mødet er vigtigt, fordi instruktørerne her får mulighed for at få de umiddelbare reaktioner og input fra de, der har stået med aktiviteterne og de deltagende børn. Kom her med ris og ros i lange baner det er det, der gør, at Kom ud af PomFRITTEN - brug bolden udvikler sig. Og som ny aktivitet er det særligt vigtigt, så vi kan få finjusteret aktiviteten, så den hele tiden fungerer optimalt. Vi glæder os til at komme på besøg! Mange hilsner DBU Bredde Når børnene skal hjem igen Når Kom ud af PomFRITTEN er ved at nå sin afslutning, samles alle børnene igen afhængigt af vejret enten ved deres nummerskilte eller i klubhuset. Her siger instruktørerne (Agent SuperSund og Grev Mug) samt alle Miniagenterne tak for i dag, og herefter har du/klubben alle tiders mulighed for at fortælle børnene, hvad jeres klub kan tilbyde samt udlevere Invitationkort til træning. 6 KONTAKTPERSONVEJLEDNING 2014

7 plan for Kom ud af pomfritten 2014 Udfyld hvilken aktivitet dine hjælpere ønsker! Mødetid HJÆLPER Navn Mobiltlf. Ønsker aktivitet Kommentarer nr. 1 nr. 2 nr. 3 nr. 4 nr. 5 nr. 6 nr. 7 nr. 8 nr. 9 nr. 10 nr. 11 nr. 12 KONTAKTPERSONVEJLEDNING

8 Checkliste op til afviklingen Opgave Ansvarlig(e) Deadline Udført Undersøg hvilke SFO/fritidshjem, der ligger godt rent geografisk med henblik på eventuel offentlig transport til og fra klubben. Find ud af hvor stor/store den/de pågældende SFO/fritidshjem er, så du ved, hvor mange af dem du skal kontakte af gangen. Kontakt de ønskede SFO/fritidshjem, få navnet på en kontaktperson og tag eventuelt forbi med folderen Kom ud af PomFRITTEN brug bolden, for at forklare om eventen. Alternativt kan du tale med dem i telefonen og efterfølgende sende folderen med posten. Aftal en dato hvor I tales ved igen, efter at kontaktpersonen har haft tid til at kigge folderen igennem. Ved anden samtale med SFO/fritidshjem finder du ud af, hvilke der er interesserede, og der aftales nærmere omkring, hvilket tidspunkt på dagen, der kunne være interessant for dem og eventuelt hvilke ugedage, der kan være tale om. Udfyld og indsend samarbejdsaftalen til DBU, betal afviklingsgebyret og husk at booke en 11-mands fodboldbane den dato, I har fået tildelt. Gør dig eventuelle overvejelser omkring, hvordan de resterende hjælpere skal skaffes (de som SFO/fritidshjem ikke stiller med og som er ca. halvdelen). Udfyld og udsend invitationskort og plakater til de indbudte SFO/ fritidshjem med info om endelig afviklingsdag og tidspunkt samt Miniagentvejledninger til de pædagoger, der skal agere hjælpere den pågældende dag. Alternativt kan du lave en aftale med SFO/fritidshjem om, at de udfylder det fremsendte materiale. Bed om tilmeldinger så du ved hvor mange, de kommer den pågældende dag både hjælpere og børn. Modtag løbende tilmeldinger fra SFO/fritidshjem HUSK at Kom ud af PomFRITTEN er gearet til max. 130 børn pr. afvikling, og at invitationen af SFO/fritidshjem naturligvis skal doseres derefter. ( Maks 120 børn ved dobbeltafvikling) Lav annonce eller historie i klubblad/hjemmeside/lokal avis. Skaf forlængerledninger til udendørs brug og eventuelt vandslange, hvis en vandhane ligger langt fra banen (evt. også en sækkevogn). Udlever Miniagentvejledninger til øvrige hjælpere fra klubben. Uddel evt. de 10 missioner mellem hjælperne, så de er forberedt. Organisér træning/trænere klar til de nye børn, der efterfølgende måtte komme i klubben Forbered kort tale evt. før, men i hvert fald efter afviklingen. Udfyld Invitationkort til træning. Skal de deltagende børn have frugt, og hvem sørger for det? Skaf fotograf (forældre, klub eller lign.) Invitation til lokalt medie til at overvære Kom ud af PomFRITTEN. Er nyheden på jeres/klubbens hjemmeside?