Resultatopfølgning Statsinstitutioner

Transkript

1 Resultatopfølgning 2018 Statsinstitutioner

2 Formålet idag At klæde jer bedre på til at udarbejde årsrapport Spørg gerne undervejes og fortæl gerne, hvad I finder særligt udfordrende.

3 Skabelon og tabeller til brug for årsrapport i 2018 Følgende materiale, til brug for udarbejdelse af årsrapporten i 2018, vil blive gjort tilgængeligt på kum.dk/vidennet: Skabelon udbygget væsentligt siden 2018 og erstatter dermed også Kulturministeriets supplerende vejledning Tabeller tabellerne er ajourført og bør læses sammen med kravspecifikationerne fra Moderniseringsstyrelsen. Vejledningsteksten i skabelonen er ikke udtømmende, og skabelonen skal derfor læses sammen med Moderniseringsstyrelsen vejledning.

4 Skabelon og tabeller til brug for årsrapport i 2018 Skabelonen er blevet udbygget og skal gerne bidrage til, at lette arbejdet med årsrapporten så fokus er på indhold og ikke form at tydeliggøre Kulturministeriets krav til årsrapporten at bidrage til ensartethed og genkendelighed internt og eksternt

5 Væsentlige formmæssige krav Skabelon benyttes til årsrapporten layout kan naturligvis ændres, så det passer til jeres institution Skabelonen følger disposition og nummerstruktur, som angivet i Moderniseringsstyrelsens vejledning. Nummerstrukturen og overskrifter for afsnit må ikke ændres. Nummerstrukturen og navne for tabeller må ikke ændres. Til alle økonomitabeller skal der knyttes en kildehenvisning. Tabeller trækkes i SKS og suppleres, hvor det er nødvendigt, med andre kilder. Resultater/tabeller skal følges af forklarende tekst

6 Generelt ift. skabelonen Skabelonen indeholder: forklarende tekstbokse (lyseblå tekstbokse) obligatorisk standardtekst (markeret med lysegråt) områder markeret med [-], hvor det står, hvad der skal beskrives i afsnittet. Eksempel: [Her kommenteres på følgende forhold i tabel 8: Egenkapital, hensatte forpligtelser, langfristede gældsposter og kortfristede gældsposter.]

7 Resultatopfølgning Formål: at følge op på institutionens faglige og økonomiske resultater og skabe gennemsigtighed i forhold til institutionens resultater. Opfølgningen består af: Årsrapport Virksomhedsmøde Ledersamtale

8 Årsrapportens struktur 1. Påtegning 2. Beretning 3. Regnskab 4. Bilag

9 Beretningens struktur 2. Beretning 2.1 Præsentation af virksomheden Mission Vision Hovedopgaver 2.2 Ledelsesberetning Årets økonomiske resultat Virksomhedens drift, anlæg og administrerede ordninger Overført overskud Årets faglige resultat 2.3 Kerneopgaver og ressourcer Opgaver og ressourcer: skematisk oversigt 2.4 Målrapportering Målrapportering, del 1. Oversigt over årets resultatopfyldelse Målrapportering, del 2. Uddybende analyser og vurderinger 2.5 Forventninger til det kommende år Bemærk: afsnit 2.2. er ledelsesberetning, dvs. her ledelsen opsummerer og vurderer årets resultater.

10 2.2.1 Årets økonomiske resultat Punktet består af følgende: Kort, overordnet beskrivelse af årets økonomiske resultat, som beskrevet i de øvrige dele af rapporten Vurdering af det økonomiske resultat efter tretrinsskalaen jf. Kulturministeriets politik om resultatstyring bilag 1.: tilfredsstillende ikke helt tilfredsstillende ikke tilfredsstillende Var det økonomiske resultat som forventet? Hvordan er det økonomiske resultat opnået? Hvilke begivenheder har haft indflydelse herpå eller forventes at få indflydelse på? Tabel 1. Virksomhedens økonomiske hoved- og nøgletal.

11 2.2.4 Årets faglige resultater Punktet består af tre dele: Kort, overordnet beretning om årets faglige resultater Oversigtsskema over målopfyldelse Kommenteret målopfyldelse

12 Kort, overordnet beretning om årets faglige resultater Skal være kort, max 1½ - 2 sider. Skal på et overordnet plan beskrive årets resultater Skal omhandle alle kerneopgaver, men gerne med forskellig vægtning Kan med fordel struktureres efter kerneopgaverne Kan også omhandle væsentlige resultater, som rækker ud over rammeaftalemål Skal ikke forholde sig slavisk til hver enkelt resultatmål. Særlig centrale resultatmål kan dog fremhæves Hvis afrapporteringsåret udgør sidste år af en rammeaftaleperiode vurderes det (evt. i særskilt afsnit) helt overordnet, i hvilket omfang rammeaftaleperiodens resultater har bidraget til at efterleve missionen og opfylde visionen.

13 Skematisk målopfyldelse Målopfyldelse Opfyldte resultatmål 3 Delvist opfyldte resultatmål 4 Ikke opfyldte resultatmål 0 Resultatmål i alt 7 Skemaet omhandler resultatmål ikke operationelle mål. Et resultatmål kan kun være opfyldt, hvis alle operationelle mål er opfyldte.

14 Kommenteret målopfyldelse Skal give et billede af, hvor god målopfylden samlet set har været, dvs. et koncentrat af beretningen om årets faglige resultater. Skal kunne læses alene! Tjener til at opfylde kravet om en generel vurdering af de overordnede faglige resultater, jf. Moderniseringsstyrelsens årsrapportvejledning 5-15 linjer Den kommenterede målopfyldelse skal: Indeholde en vurdering udtrykt med et eller få ord af, hvor godt årets resultat var (fx fantastisk, ovenud godt, acceptabelt ) Adressere målenes ambitionsniveau og forklare, hvorfor de er hhv. ikke er ambitiøse Adressere, såfremt rammevilkår er ændret væsentligt ift. det forventede Vurdere årets resultat i forhold til mission og vision (i hvilket omfang bidrager årets resultater til at efterleve missionen og opfylde visionen?) Forholde sig til overordnede resultater uden at nævne enkelte opgaver og resultatmål

15 Eksempel - Statsbiblioteket Flere af målene i rammeaftalen må siges at være ambitiøse, idet de tvinger biblioteket ud i nyt land for at udvikle service af værdi for brugerne ( ) Det bør nævnes, at året i høj grad har været præget af forhold, som ikke var kendte, da rammeaftalen blev indgået. Udover fokus på de aftalte drifts- og udviklingsmål har hele organisationen haft fokus på tilpasning til de ændrede økonomiske vilkår, ligesom arbejdet med biblioteksfusioner har præget året. Det er vurderingen, at samlet set bidrager årets resultater til, at Statsbiblioteket lever op til missionen og opfylder visionen om mere til flere. Året 2016 vurderes som et godt år, idet biblioteket i en situation, hvor vilkårene har ændret sig, har leveret tilfredsstillende service samtidig med, at der er skabt resultater, som danner et godt grundlag for de kommende års arbejde med at udvikle biblioteksopgaverne i den nye organisation: Det Kgl. Bibliotek. Adresserer ambitionsniveau og forklarer, hvorfor målene er ambitiøse Adresserer ændrede rammevilkår Vurderer årets resultat i forhold til mission og vision Holder sig til overordnede resultater uden at nævne enkelte opgaver og resultatmål Vurderende ord godt år måske lidt tyndt

16 Eksempel - Nationalmuseet Nationalmuseet vurderer, at målopfyldelsen overordnet set er tilfredsstillende ( ) Der har været tale om ambitiøse målsætninger ( ) Samlet set er det museets vurdering at de opnåede resultater i 2017 har bidraget væsentligt til at opfylde museets mission om at styrke historiebevidstheden og medborgerskabet ved at belyse Danmarks og verdens kulturer og deres indbyrdes afhængighed. Høje besøgstal på flere af museets besøgssteder rundt i landet, en tilfredsstillende brugertilfredshed samt en markant tilstedeværelse digitalt og i nationale medier, bl.a. gennem samarbejdsprojektet Historier om Danmark, har bidraget markant til opfyldelsen af museets målsætninger. Dog er målsætningen om at fastholde positionen som hele Danmarks museum udfordret af, at det på flere af de store besøgssteder ikke lykkes at tiltrække så stor andel af danske museumsgæster som ønsket. Det ændrer dog ikke væsentligt ved det samlede indtryk af Adresserer målenes ambitionsniveau men forklarer ikke hvorfor de har været ambitiøse Vurderer årets resultat i forhold til mission og central målsætning (dog ikke ift. vision) Holder sig til overordnede resultater uden at nævne enkelte opgaver og resultatmål Vurderende ord tilfredsstillende måske lidt tyndt og forbindes med den gamle karakterskala Adresserer ikke ændrede rammevilkår måske er de ikke vurderet væsentlige?

17 2.4 Målrapportering Denne del af beretningen handler om de konkrete resultatmål og er opdelt i to dele: Målrapportering, del 1. Oversigt over årets resultatopfyldelse Målrapportering, del 2. Uddybende analyser og vurderinger Formålet er at begrunde og nuancere den angivne målopfyldelse. Der skal kun afrapporteres på gældende mål i afrapporteringsåret Hvis afrapporteringsåret udgør sidste år af en rammeaftaleperiode vurderes det i analysen af hvert resultatmål (evt. i særskilt afsnit) helt overordnet, i hvilket omfang de ønskede effekter er opnået.

18 2.4.1 Målrapportering, del 1, oversigt Skemaet udfyldes for alle resultatmål gældende i afrapporteringsåret. Kerneopgave Resultatmål Målopfyldelse i 20xx [Kerneopgave xx] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt] [Kerneopgave xx] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt] [Kerneopgave xx] [Resultatmål xx] [Opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt]

19 2.4.2 Målrapportering, del 2. Uddybende analyser og vurderinger Analysen af hvert resultatmål opbygges efter følgende struktur: 1. Indledning med beskrivelse af, hvad målet handler om (medmindre det er selvforklarende), og hvorfor målet er vigtigt (dvs. kobling til den overliggende effektmålsætning) 2. Skematisk afrapportering på operationelle mål og nøgletal/indikatorer 3. Argumentation for (vurdering af) målopfyldelse 4. Afslutning med klar konklusion: Resultatmålet om xx anses på den baggrund for [opfyldt/delvist opfyldt/ikke opfyldt]

20 Eksempel I på indledning til analyse af resultatmål Resultatmål: DJM vil med udgangspunkt i det hele musikerskab og en global mentalitet udbyde uddannelser på højeste niveau. Indledning: Dette mål, om global mentalitet og det hele musikerskab, hænger sammen med DJMs vision om at basere uddannelserne på en accept af diversitet. Det kræver, at den enkelte studerende får en bred kulturel og kunstnerisk forståelse af sin egen kunstneriske og pædagogiske praksis. Målet bidrager primært med rammer, færdigheder og viden, der skal sikre at den studerendes uddannelse er på højeste internationale niveau.

21 Eksempel II på indledning til analyse af resultatmål Resultatmål: Nye forskningsresultater om den skriftlige sprogbrug i uddannelsessektoren. Indledning: Nævnet har som et af sine centrale udviklingsmål at kortlægge stavefærdigheden og andre aspekter af den skriftlige sprogfærdighed i folkeskolen og gymnasieskolen. Formålet er at opnå en bedre forståelse af unge sprogbrugeres sproglige adfærd og håndtering af skriftsproget for bedre at kunne målrette nævnets formidlingsaktiviteter, så de kan styrke både elever og lærere i at skrive et klart og formålstjenligt dansk, jf. nævnets mission.

22 Skematisk afrapportering på operationelle mål mv. Operationelt mål, nøgletal, indikatorer* Antal samarbejdsaftaler med konservatorier m.v. i USA R2016 R2017 B2018 R2018 B Antal samarbejdsaftaler med konservatorier m.v. i Kina Fuldt udbygget symfoniorkester bestående af studerende på tværs af årgangene * Fed skrift markerer operationelle mål

23 Argumentation for (vurdering af) målopfyldelse Argumentation for, hvorfor I har vurderet jeres målopfyldelse, som I har. Afsnittet skal: Belyse årets opnåede resultater ift. målet ved at inddrage operationelle mål, nøgletal, indikatorer og anden form for dokumentation. Væsentlige afvigelser forklares nærmere hvad skyldes de? Forholde sig til strategiens metoder til at indfri målet. Er metoderne anvendt (hvorfor/hvorfor ikke)? Er metoderne fortsat velegnede? Det interessante er jeres refleksioner om, hvorvidt det I gør, virker. Dvs. opnår I de ønskede effekter? Belyse hvor ambitiøse målene er og har været. Er fuld målopfyldelse udtryk for, at målet har været mindre ambitiøst? Er delvis målopfyldelse udtryk for, at målet har været meget ambitiøst? Fokus i tekstdelen skal være på resultatmålet. Operationelle mål mv. skal ikke gennemgås slavisk de er afrapporteret i skemaet.

24 Forklaringer Forklaringer på, at det ikke gik som forventet, og som kan være relevante at inddrage i analysen, kan vedrøre: Ændrede brugermønstre (forbrug og efterspørgsel; tilskuertal mv.) Ændrede tidsplaner (indsatsen udskudt til senere i aftaleperioden) Ændret konkurrence (nye konkurrenter m.v.) Ændrede samarbejdsmuligheder (partnere springer fra eller skiftes ud) Nødvendige ændringer i ressourceprioritering (bevillinger eller personale) Afhænger det af interne eller eksterne forhold? Hvad er I selv herre over?

25 Afrapportering på nøgletal for forvaltningsopgaver Enkelte institutioner har nøgletal for forvaltningsopgaver Der skal afrapporteres på disse i et særskilt bilag Kan efter behov også inddrages i analysen

26 Justering af operationelle mål mv. Operationelle mål (og resultatmål) skal gennem hele aftaleperioden være ambitiøse! Ifm. afrapportering skal I løbende tage stilling til, om operationelle mål, nøgletal og indikatorer bør justeres. Justering kan være relevant, når et mål er: Overopflydt og forventes at blive det fremadrettet også ( opjustering) Langt fra opfyldt og ikke forventes at blive opfyldt fremadrettet ( nedjustering) Justering af mål bør aftales senest på virksomhedsmødet og gerne før. Det skal fremgå af årsrapporten, såfremt et mål justeres og bilag med operationelle mål, nøgletal og indikatorer revideres. Revideret bilag sendes så vidt muligt ind sammen med den endelige årsrapport mhp. at det kan forelægges sammen med årsrapport.

27 Proces for årsrapport januar 2019 frist for indsendelse af gennemarbejdet og ledelsesgodkendt faglig beretning og målrapportering til fagkontorer i DEP og SLKS 31. januar 2019 foreløbige regnskabstal ultimo periode 13,1 kan hentes i SKS 7. februar 2019 endelige regnskabstal ultimo periode 13,2 og for hele 2018 kan hentes i SKS 15. februar 2019 frist for indsendelse af regnskabsdel og økonomisk beretning til Koncern Økonomi i DEP 7. marts 2019 frist for indsendelse af endelig og institutionspåtegnet årsrapport til Koncern Økonomi i DEP

28 Hvem skal I kontakte? Institution Kontaktperson fagenhed Kontaktperson FL-team Slots- og Kulturstyrelsen Jakob Broberg Lind/Hanne Larsen Kim Nielsen Skals Kgl. Akademi for Skønne Kunster Theis Petersen Julie Bogetoft Statens Værksteder Theis Petersen Julie Bogetoft Det Kongelige Teater og Kapel Thrine Lærkesen/Tawa Adetunji Kim Nielsen Skals Det Danske Filminstitut Jan Opstrup Poulsen/Michael Winding Jacob Hansen Det Kongelige Bibliotek Malte Eichberg/Annette Kornerup Trine Vang Laumann Nota Jeppe Bjerregaard Jessen Jacob Hansen Rigsarkivet Jakob Broberg Lind/Martin Bork Torben Florup Schytt-Nielsen Dansk Sprognævn Annette Kornerup/Malte Eichberg Torben Florup Schytt-Nielsen Nationalmuseet Martin Bork/Hanne Larsen Jacob Hansen Det Grønne Museum Lise-Lotte Bjerre Jacob Hansen Statens Museum for Kunst Hanne Larsen/Annette Kornerup Julie Bogetoft Den Hirschsprungske Samling Krestina Skirl Julie Bogetoft Ordrupgaard Krestina Skirl Julie Bogetoft Kunstakademiets Billedkunstskoler Kristoffer Nilsson Trine Vang Laumann Det Kgl. Danske Musikkonservatorium Anne Hallenberg Caroline Tygstrup Rytmisk Musikkonservatorium Sussie Ørum Refnov Caroline Tygstrup Det Jyske Musikkonservatorium Anne Hallenberg Caroline Tygstrup Syddansk Musikkonservatorium Anne Hallenberg Caroline Tygstrup Den Danske Scenekunstskole Julie Haagen Trine Vang Laumann Den Danske Filmskole Julie Haagen Trine Vang Laumann Vedr. afrapporteringskonceptet: Jane N. Øhle (jng@kum.dk / ) eller Julie Bogetoft Mortensen (jbm@kum.dk / )

29 Materiale på Vidennet Skabelon til årsrapport Skabelon til tabeller Moderniseringsstyrelsens vejledning Moderniseringsstyrelsens kravsspecifikation til regnskabsrapporter vedr Styringspolitik (Vejledning om rammeaftaler)