BILAG II Tekniske specifikationer for overførsel af datafiler vedrørende EGFL- og ELFUL-udgifter

Transkript

1 INDLEDNING DA BILAG II Tekniske specifikationer for overførsel af datafiler vedrørende EGFL- og ELFUL-udgifter Disse tekniske specifikationer gælder for regnskabsåret 2017, der begyndte den 16. oktober OVERFØRSELSMETODE Medlemsstatens forbindelsesorgan skal fremsende datafilerne og den tilknyttede dokumentation til Kommissionen via STATEL/eDAMIS eller ethvert andet informationssystem, der muliggør elektronisk udveksling af oplysninger om anmeldelser af EGFL-/ELFUL-udgifter. Kommissionen bidrager kun finansielt til én installering af STATEL/eDAMIS pr. medlemsstat. Den seneste udgave af edamisklienten og de nærmere oplysninger om brugen af STATEL/eDAMIS kan downloades fra landbrugsfondenes CIRCABC-websted. 2. DATAFILENS OPBYGNING 2.1. Medlemsstaten skal oprette en dataregistrering for hvert enkelt element i EGFL/ELFUL's udbetalinger og indbetalinger. Disse elementer er de individuelle poster, som udbetalingen (indbetalingen) til (fra) støttemodtageren består af Registreringerne skal have en endimensional struktur ("flat file"). Hvis felterne har mere end én værdi, kræves der særskilte registreringer, der omfatter alle datafelter. Sørg for, at der ikke foretages dobbelttælling Alle oplysninger om den samme kategori af udbetalinger eller indbetalinger skal angives i samme datafil. Særskilte filer for de samme betalinger (f.eks. for handlende eller inspektioner eller for basisdata og foranstaltningsdata) er ikke tilladt Datafilerne skal se således ud: Den første registrering i filen (hovedet) indeholder filbeskrivelsen. Feltnavnene består af et "F" efterfulgt af det feltnummer, der er anvendt i bilag I ("Xtabellen"). Kun feltnavne, som er opført i det pågældende bilag, må anvendes. De følgende registreringer i filen er de egentlige data (datarækker) i den rækkefølge, der er anført i den første registrering med beskrivelsen af filstrukturen. Felterne adskilles ved hjælp af et semikolon (";"). Hovedet og datarækkerne skal alle indeholde det samme antal semikoloner. I datarækkerne fremstår tomme felter som et dobbelt semikolon (";;") inde i registreringen eller som et enkelt semikolon (";") i slutningen af registreringen. 1 Bemærkning: Læs først den indledende bemærkning om "mængder" i kapitel 4 i bilag III. 1

2 Ikke alle registreringer er lige lange. Hver registrering afsluttes med en kode "CR LF" eller "Carriage Return Line Feed" (hexadecimal: 0D 0A ). Hovedet må aldrig afsluttes med et ";". Datarækker afsluttes kun med et ";", hvis det sidste felt er tomt. Filen er i ASCII-kode ifølge nedenstående tabel. Andre koder (såsom EBCDIC, TAR, ZIP osv.) accepteres ikke. Kode ISO ISO ISO ISO ISO ISO Numeriske felter: Medlemsstat BE, DK, DE, ES, FR, IE, IT, LU, NL, AT, PT, FI, SE og GB CZ, HR, HU, PL, RO, SI og SK MT BG GR og CY EE, LV og LT Decimaltegn:. Fortegn ("+" eller "-") placeres yderst til venstre umiddelbart foran tallene. For positive tal er tegnet "+" valgfrit. Fast antal decimaler (angives nærmere i bilag III). Ingen mellemrum mellem cifrene. Ingen mellemrum eller andre tegn mellem tusinder. Datofelt: "ÅÅÅÅMMDD" (år med fire cifre, måned med to cifre, dag med to cifre). Budgetkode (felt F109) krævet format uden mellemrum: " " (hvor "9" står for et hvilket som helst tal mellem 0 og 9). Anførselstegn (" ") er ikke tilladt i begyndelsen eller slutningen af registreringen. Feltseparatoren i form af et semikolon ";" må ikke bruges i data i tekstformat. Alle felter: ingen mellemrum først eller sidst i et felt. Filer, der følger disse regler, skal struktureres således (eksempel fra regnskabsåret 2017): F100;F101;F106;F107;F108;F109 BE02;154678; ;EUR; ; BE02;024578; ;EUR; ; BE02;154985; ;EUR; ; BE02;100078; ;EUR; ; BE02;215452;+0.50;EUR; ; (bemærk venligst og ikke +.50) osv. (andre datarækker med felterne i samme rækkefølge). 2

3 2.5. Datafiler, der ser ud som beskrevet i punkt 2.4, sendes ved anvendelse af datatypen "X-TABLE-DATA" ved hjælp af dataoverførselsprogrammet (se "edamis-klient") Computerprogrammet til at kontrollere datafilernes format, før de sendes til Kommissionen ("WinCheckCsv"), er inkluderet i dataoverførselsprogrammet. Betalingsorganerne opfordres til at downloade kontrolprogrammet fra CIRCABC særskilt med henblik på offline-validering. 3. ÅRSREGNSKABET 3.1. Medlemsstatens forbindelsesorgan skal enten fremsende én årsregnskabsfil for alle betalingsorganer eller særskilte årsregnskabsfiler for hvert enkelt betalingsorgan. En årsregnskabsfil skal indeholde de samlede beløb pr. betalingsorgan og budget- og valutakoder for både EGFL- og ELFUL-foranstaltninger (artikel 29, litra b) og c), i gennemførelsesforordning (EU) nr. 908/2014) Datafilerne skal se ud som beskrevet i punkt 2.4. Hver linje skal indeholde følgende felter (i denne rækkefølge): a) F100: betalingsorganets kode b) F109: budgetkode c) F106: beløb udtrykt i valutakode F107 d) F107: valutakode Filer, der følger disse regler, skal struktureres således (eksempel fra regnskabsåret 2017): F100;F109;F106;F107 BE02; ; ;EUR BE02; ; ;EUR BE02; ; ;EUR BE02; ; ;EUR BE02; ; ;EUR BE02; ; ;EUR osv Årsregnskabsfiler sendes via dataoverførselsprogrammet ved anvendelse af datatypen "ANNUAL-DECLARATION". 4. FORKLARING AF FORSKELLE 4.1. I tilfælde af forskelle mellem årsregnskabet og måneds- eller kvartalsregnskaberne eller X-tabeldataene sender medlemsstatens forbindelsesorgan enten én "forskelsforklaringsfil" for alle betalingsorganer eller særskilte "forskelsforklaringsfiler" for hvert enkelt betalingsorgan. Sådanne filer skal ved hjælp af standardkoder forklare forskellen pr. budgetkode mellem årsregnskabet og månedsregnskaberne (T104), forskellen pr. budgetkode og/eller fokusområde mellem årsregnskabet og kvartalsregnskaberne (SFC2014 ELFULprogrammeringsperioden ) eller forskellen pr. budgetkode og/eller 2 Budgetkoder, for hvilke der ikke anmeldes udgifter, medtages ikke i årsregnskabsfilen. 3

4 fokusområde mellem årsregnskabet og summen af registreringerne (Σ F106) for X- tabeldataene Datafilerne skal se ud som beskrevet i punkt 2.4. Hver linje skal indeholde følgende felter (i denne rækkefølge): a) F100: betalingsorganets kode b) F109: budgetkode c) Exco: forklaringsafstemningskode d) F106: beløbet for den forklarede forskel i euro. 4.3 Forklaringsafstemningskoden skal udtrykkes ved en kode, der svarer til nedenstående liste. For EGFL-relaterede forskelle kan der kun angives én forklaringskode pr. budgetkode (F109). For ELFUL-relaterede forskelle skal denne ene anmeldelse ses i lyset af den fulde forklaringskode, herunder de 2 ekstra cifre for fokusområdet (som defineret nedenfor). For ELFUL-relaterede forskelle skal forklaringskoden (som beskrevet i nedenstående liste kode B01 til B99) udvides med 2 ekstra cifre, der angiver den pågældende EU-prioritet og det pågældende fokusområde, jf. artikel 5 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1305/ (f.eks.: 5a for forskelle vedrørende fokusområdet effektivitetsforbedringer i vandforbruget i landbruget ) 4. For fokusområder, der ikke er udtrykkeligt beskrevet i artikel 5 i nævnte forordning, skal de 2 ekstra cifre være "yy". Forskelle i udgifter, der ikke har tilknytning til fokusområder, angives ved at tilføje "zz". EGFLkode A01 A02 A03 A) Type forskel [årsregnskab ift. (= MINUS) månedsregnskab (T104)] Administrativ fejl (udestående beløb, der skal inddrives ved udgangen af regnskabsåret og krediteres EGFL via årsregnskabet) Afrundingsfejl Posteringsfejl (datainput med forkert budgetkode) A04 Afslutningsfejl (beløb i årsregnskabet, men ikke indberettet i T104) A05 A06 A07 A08 A09 A10 A11 Afslutningsfejl (beløb i T104, men ikke anmeldt i årsregnskabet) Betalingsfejl (betaling henstår i banken) Korrektion for for sen betaling Loftsfejl (korrektion, fordi udgifterne oversteg loft) Afskrivning af uinddrivelige beløb Afskrivning af uinddrivelige beløb (50/50-reglen) Korrektion pga. inddrivelse af udestående gæld 3 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1305/2013 af 17. december 2013 om støtte til udvikling af landdistrikterne fra Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (ELFUL) og om ophævelse af Rådets forordning (EF) nr. 1698/2005 (EUT L 347 af , s. 487). 4 En korrekt kombination kunne f.eks. være B011a for forskelle i forbindelse med administrative fejl vedrørende udgifter afholdt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 1305/

5 A12 A13 A20 A21 A22 A23 A90 A99 ELFULkode B01 B02 B03 Korrektion pga. dobbelt bogføring af udgifter Omfordeling af udgifter efter fond (national eller EU) Konformitetskorrektioner Justering af rettigheder Tilpasning ikke anmeldt Korrektion for valutakurs Offentlig oplagring (P-STO-tabeller, 13. periode) Anden fejl B) Type forskel [årsregnskab ift. (= MINUS) kvartalsregnskab (SFC2014)] Administrativ fejl (de udestående beløb er reelt inddrevet, men endnu ikke fratrukket i kvartalsregnskaberne i referenceperioden og krediteret ELFUL via årsregnskabet) Afrundingsfejl Posteringsfejl (datainput med forkert budgetkode og/eller fokusområde) B04 Afslutningsfejl (beløb i årsregnskabet, men ikke anmeldt i kvartalsregnskabet) B05 B06 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B23 Afslutningsfejl (beløb i kvartalsregnskabet, men ikke anmeldt i årsregnskabet) Betalingsfejl (betaling henstår i banken) Korrektion pga. inddrivelse af udestående gæld Korrektion pga. dobbelt bogføring af udgifter Omfordeling af udgifter efter fond (national eller EU) Fejl i medfinansieringssats (beløb med forkert medfinansieringssats i årsregnskabet) Fejl i medfinansieringssats (beløb med forkert medfinansieringssats i kvartalsregnskabet) Forskel pga. medfinansieringssats i kvartalsregnskab Korrektion for valutakurs B30 Omfordeling af fokusområde 5 B99 Kode X- tabel C01 C02 Anden fejl C) Type forskel [årsregnskab ift. (= MINUS) X-tabel (EGFL og ELFUL)] Administrativ fejl (udestående beløb, der skal inddrives ved udgangen af regnskabsåret og krediteres EGFL/ELFUL via årsregnskabet) Afrundingsfejl 5 Kode B30 anvendes kun til at angive forskelle på fokusområder uden betydning for de samlede udgifter, der er indberettet for en given budgetkode. Ved betydning for de samlede anmeldte udgifter anvendes kode B03. 5

6 C03 C04 C05 C06 C07 C08 C09 C10 C11 C12 C13 Posteringsfejl (datainput med forkert budgetkode) Afslutningsfejl (beløb i årsregnskabet, men ikke indberettet i X-tabellen) Afslutningsfejl (beløb i X-tabellen, men ikke anmeldt i årsregnskabet) Betalingsfejl (betaling henstår i banken) Korrektion i årsregnskabet for for sen betaling Loftsfejl (korrektion i årsregnskab, fordi udgifterne oversteg loftet) Afskrivning af uinddrivelige beløb Afskrivning af uinddrivelige beløb (50/50-reglen) Korrektion pga. inddrivelse af udestående gæld Korrektion pga. dobbelt bogføring af udgifter Omfordeling af udgifter efter fond (national eller EU) C14 ELFUL: Fejl i medfinansieringssats (beløb med forkert medfinansieringssats i årsregnskabet) C15 ELFUL: Fejl i medfinansieringssats (beløb med forkert medfinansieringssats i X-tabel) C20 C21 C22 Konformitetskorrektioner Justering af rettigheder Tilpasning ikke anmeldt C23 C24 C25 C98 C99 Korrektion for valutakurs EGFL 25 % tilbageholdelse af beløb, der er fremkommet som følge af krydsoverensstemmelse 6 //tilbageholdelse af 25 % af de beløb, der er fremkommet som følge af... EGFL 20 % tilbageholdelse af beløb, der er inddrevet som følge af uregelmæssigheder 7 Ikke påkrævede X-tabeldata Anden fejl 4.4. Filer, der følger reglerne, struktureres således (eksempel fra regnskabsåret 2016): F100;F109;Exco;F106 AT01; ;A03; Det beløb, der er anmeldt i årsregnskabet, er 505,90 EUR større end det (ukorrekte) beløb, der er anmeldt i månedsregnskaberne [Tabel 104]. AT01; ;A03; Artikel 100 i forordning (EU) nr. 1306/ Artikel 55 i forordning (EU) nr. 1306/

7 Det beløb, der er anmeldt i årsregnskabet, er 505,90 EUR mindre end det (ukorrekte) beløb, der er anmeldt i månedsregnskaberne [Tabel 104]. AT01; ;A01; Det beløb, der er anmeldt i årsregnskabet, er 125,80 EUR mindre end det beløb, der er anmeldt i månedsregnskaberne [Tabel 104], pga. korrektionen af "administrative fejl". AT01; ;C04; Det beløb, der er anmeldt i årsregnskabet, er 31,05 EUR større end det beløb, der er anmeldt i X- tabellen, pga. et afslutningsproblem. AT01; ;B011a; AT01; ;B011c; Det beløb, der er anmeldt vedrørende foranstaltning 015 i årsregnskabet, er 150,00 EUR mindre end de beløb, der er indberettet via kvartalsregnskaberne [SFC2014], pga. administrative fejl. Der er sket en administrativ fejl på 100,00 EUR vedrørende en transaktion, som er opført under fokusområde 1 a, og endnu en administrativ fejl vedrørende en betaling under fokusområde 1c. Koden til angivelse af administrative fejl udvides med 2 cifre, der angiver fokusområdet. AT01; ;B301a; AT01; ;B301b; Det beløb, der er anmeldt vedrørende foranstaltning 15 i årsregnskabet, svarer til de beløb, der er indberettet via kvartalsregnskaberne [SFC2014]. 100,00 EUR er imidlertid blevet ukorrekt indberettet i kvartalsregnskaberne under fokusområde 1a, hvilket nu korrigeres, således at beløbet indberettes under det korrekte fokusområde 1b. AT01; ;C05; AT01; ;B02;+3.04 AT01; ;C15; AT01; ;C14; osv "Forskelsforklaringsfilerne" sendes via dataoverførselsprogrammet ved anvendelse af datatypen "DIFFERENCE-EXPLANATION". 5. DOKUMENTATION (KODELISTE) 5.1 I tilfælde af at der er anvendt koder til felter, for hvilke der i bilag III ikke er fastsat standardkoder, skal medlemsstatens forbindelsesorgan fremsende en kodeliste for hvert enkelt betalingsorgan via dataoverførselsprogrammet for at forklare alle de anvendte koder. 5.2 Kodelisten kan have form af et almindeligt brev. Betalingsorganets identitet og modtagerens navn eller administrative afdeling skal anføres tydeligt. 5.3 I overførselsmetode-klienten er der inkluderet en særlig datatype for denne type tabeloverførsel, dvs.»code-list«. 6. DATAOVERFØRSEL Forbindelsesorganet skal fremsende datafilerne i deres helhed og kun én gang. Hvis forbindelsesorganet bemærker, at der blev fremsendt ukorrekte data, eller der opstod et problem med dataoverførslen, skal Kommissionen straks underrettes. Alle filer, der indeholder ukorrekte oplysninger, skal angives. Derfor skal Kommissionen anmodes om at slette de pågældende filer. For at undgå overlappende registreringer 7

8 eller datafiler skal forbindelsesorganet derefter fremsende de korrigerede datafiler som fuldstændig erstatning for de tidligere ukorrekte oplysninger. 8