Referat fra bestyrelsesmøde den 15. august 2011 kl Formalia: Dirigent: Enver Referent: Inge

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 15. august 2011 kl Formalia: Dirigent: Enver Referent: Inge Til stede: Enver, Jesper, Inge Fraværende: Karen, Rudolf og Martin Godkendelse af dagsorden blev godkendt. Godkendelse/underskrift af referatet fra den 6. juni referatet blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. Rudolf mangler at underskrive referatet. Jesper lægger net udgaven ud på hjemmesiden. Godkendelse og underskrift af referatet fra den 7. marts, 4. april og 2.maj skal godkendes og underskrives af alle. Udsat til næste møde, da Karen, der har været referent ved de tidligere møder ikke var tilstede ved dette møde. fortsætter. Karen tjekker om alle referater er udskrevet og underskrevet, samt langt online i en personrenset udgave. Enver sender en mail til Karen om, at dette skal følges op omgående, sagen fortsætter. Næste bestyrelsesmøde: Mandag den 5. september 2011 kl Mandag den 3. oktober 2011 kl Efterfølgende møder planlægges efter generalforsamlingen 1.a Nye punkter og gennemgang af postbakke. Linket til lejekontrakt på hjemmesiden virker ikke. Enver og eventuelt Jesper forsøger at få linket til at virke. Kommer det ikke til at virke, skal det fjernes fra hjemmesiden. Det er ifølge Jesper og Enver ordnet så det virker sagen kan afsluttes. Lys i cykelkælderen ud mod Ågade Martin forsøger, at indstille føleren så lyset ikke tænder hver gang, der går nogen forbi ude på gaden. Da viceværten ikke deltog i mødet vil Jesper undersøge om det er udbedret og giver en tilbagemelding på mail til ijk. Dansk Bredbånd/Parknet Status omkring udskiftning af internetudbyder arbejdet er udført og afsluttet. Der har ikke været væsentlige problemer med overgangen. Problemerne der opstod var primært på grund af vandskader i selve installationerne i forbindelse med skybruddet den 2. juli Vi har fået en ekstraregning på grund af vandskaderne fra IT-lauget Parknet på ca kr. beløbet er anmeldt til forsikringen.

2 2. Evalueringen af Parknet kan afsluttes. Inge sender mailadresssen på Anders Væhrens, vores kontaktperson hos Parknet. Jesper skriver til Parknet og undersøger prisen og muligheden for, at placere IT-installationerne i kælderen højere oppe. så vi undgår vand i installationerne ved evt. vand i kælderen. Afventer løsning og udgift fra Parknet. 2. Vagtperioder: uge 33: Karen uge 34-35: Inge uge 36: Karen uge Enver uge Jesper Uge 41-42: Inge 3. Punkter til og fra Viceværten. Generel status fra viceværten og bestyrelse. a. Gården b. Ejendommen generelt. c. Status vandskaden i juli 2011 d. status forsikringsanmeldelse e. skrald og affald i gården og på trappeopgangene. Martin Lindholm deltog ikke i mødet da han var forhindret. Punkterne drøftes på næste møde. Det er primært Martin, der har haft kontakten til forsikringsselskabet i forbindelse med skybruddet. Det var planlagt, at forsikringsselskabet skulle besigtige ejendommen og omfanget af skaderne. Men de har ikke haft tid. Aftalen har været, at vi skulle indsende de fakturaer som vi ville have dækket. Bestyrelsen vil kontakte forsikringsselskabet og foreslå, at der afholdes et møde. c. Affald på trappeopgange/overvågning af skralderum. Drøftelse om den midlertidige opsatte overvågning. Bestyrelsen har besluttet, at affaldsproblemet skal tages op til en debat på generalforsamlingen, herunder bortskaffelse af stort affald, indretning af storskraldsrum, mv. Før sommerferien blev det besluttet at vi skulle skrive endnu et brev/orientering til alle beboerne og omdeles i alle postkasser. Inge laver et udkast til brevet. Det skal også omhandle hvilke stort affald, der må sættes ned i gården onsdag aften til storskrald. Endvidere skal det henstilles til, at beboerne bruger de skraldecontainere, der opsættes i Skotterupgade ca. hvert kvartal. Vi har besluttet at vi afventer beslutningerne på generalforsamlingen. d.oprydning/gennemgang af kælder/loftrum

3 3. Enver udarbejder et udkast til et brev på mail til bestyrelsen - om opsætning af Manillamærker, varsling mv. Brevet skal udsendes fra Grubbe s kontor - til alle beboerne med de gældende 6 ugers varslingsregler. Brevet er nu udsendt og bestyrelsen vil begynde optælling samt lave en opgørelse over de kælderrum, der bliver anvendt af beboerne. Alle bestyrelsesmedlemmer og viceværten deltager i arbejdet. Vi afventer besked fra Enver og Karen om fordeling, og tidspunkt for, hvornår arbejdet skal påbegyndes. Karen har lavet en fordelingsplan af de anvendte kælder/loftsrum. Vi afventer beslutningerne på generalforsamlingen. e.vandskaderne i vores kælderrum i august Evt. erstatning i forbindelse med merudgifter til EL til affugterne skal medregnes. Martin følger løbende forsikringssagen. Inge kontakter Thomas, og sætte ham ind i sagen. Martin har prøvet mange gange at få afklaret sagen med AON, Geensidig forsikring bliver ved at trække sagen ud. Det firma der stod for affugtningen i august 2010 må have de præcise tal for vores forbrug. For at få præciseret EL-forbruget til affugterne kontakter Martin skadefirmaet og beder dem fremskaffe nogle specifikationer på forbrug med videre. Når vi har det, beder vi Thomas om, at skrive til forsikringsselskabet, så vi får refunderet t ELforbruget af forsikringsselskabet. Vi afventer Martins tilbagemelding. f.fugtskader i en lejlighed. Vidar Illum for anden gang konstateret at fugtskade og skimmelsvamp i lejligheden. Årsagen er forkert udført byggearbejder, ventilation. mv. hvilket giver en høj luftfugtighed i lejligheden. For at hindre, at det skal udvikle sig til skade for bygningen/ nabolejligheder mv.. følger bestyrelsen sagen op. Inge skriver til andelshaverne, og beder om en redegørelse over hvilke foranstaltninger, der er foretaget siden besigtigelsen. Vi skal fremsende kopi af den sidste rapport/vurdering fra Lejlighedsvurdring til andelshaverne. sagen fortsætter. g.hovedrengøring af for- og bagtrapper samt vinduespolering. Ejendommens viceværtfirma Jørgen Fries er kommet med en plan for hvornår det bliver udført. Rengøringen starter den 26. april 2011 og afsluttes med vinduespolering den 13. maj Der bliver opsat en tidsplan i alle opgangene, så tidspunktet er kendt af alle. Martin og bestyrelsen evaluerer kvaliteten af hovedrengøringen, efterfølgende. Kvaliteten er ikke god nok. Bla. er vinduespudsningen ikke tilfredsstillende flere steder. Martin følger op på det indtil vi finder arbejdet tilfredsstillende udført. sagen fortsætter h. Malerarbejdet hoveddøre, bagtrappe døre og udvendige kælderdøre. Martin følger også op på malerarbejdet i forbindelse med maling af for- og bagtrappedørene. Arbejdet er ikke udført tilfredsstillende. Der er spildt maling på lamper, gulve mv. Martin laver en opgørelse over hvad vi mener, der skal efterbehandles og afrenses. Regningen skal ikke betales før arbejdet er udført tilfredsstillende, og Enver har sagt god for betaling. sagen fortsætter. j. Reparation af soklen på ejendommen og soklen omkring anlægget ud for Ågade Martin indhenter priser på pudsning og reparation. sagen fortsætter og skal drøftes på næste bestyrelsesmøde med Martin.

4 4. k. Renovering af facader på Borups Allè, vi er ved at undersøge facaderne kan tilbageføres som de oprindelige. Hvilket vil sige, at de opsatte skilte/ træpanler fjernes. Vi har en mulighed for det på nuværende tidspunkt, da der er tre ledige erhvervslejemål. Martin undersøger om de små ruder/vinduerne forsat er der bag alle træpanelerne. Forsøgsbutikken er MARSKENDISERBUTIKKEN Skilte koster ca kr pr stk + moms hos A/Sign. Vi er ved at indhente andre tilbud. Martin fjerner det nuværende facadeskilt ved Marskendiserbutikken. Efter aftale med lejeren. Når vi ser hvordan facaden er bag ved skiltet må vi vurdere hvad, der skal ske med murværket. Martin indhenter et tilbud fra samme murer, der skal give tilbud på soklen. sagen fortsætter Inge er tovholder på skiltesagen. l. Bænke i gården havner tit i hjørnet ved BP og BA, Status fra Martin. På reparation/maling af af bænkene. Når der er tid repareres bænkene. sagen kan afsluttes. Fodhegn Status fra Martin De mangler at blive malet. Martin fortsætter arbejdet når der er tid. sagen fortsætter. p. Døren til vaskeriet kan ikke åbnes med brikken der har været klager over dette. Martin har allerede sat arbejdet i gang. Det bliver udført i den kommende uge. Sagen kan afsluttes q. Viceværten oplyser, at sandet i sandkassen i gården bliver udskiftet i uge 24. Sagen kan afsluttes. r. omstilling af indvendige nøgler til bagtrappedørene - de skal omstilles så de kun passer til den enkelte opgang. Skottrupgade, Borups Alle`, Ågade og Borups Plads. Enver kontakter Låsepartner sagen fortsætter. s. Fugerne omkring hoveddørene og bagtrapper er flere steder defekte har vi konstateret. Jesper sender en mail til Martin om, at de skal gennemgås, da det på sigt vil give råd i træværket. t. Vandskade i tagetagen i 2010 Skotterupgade - andelshaver vil have refunderet el-regningen på grund af merforbruget af EL. En affugter har stået i lejligheden i perioden Inge skriver til andelshaver, og beder hende fremsende dokumentation for merforbruget. Informationspunkter Formandskassen Rudolf og Inge ser på om kassebeholdning stemmer med den bogførte beholdning pr. den 30. juni 2011 regnskabsafslutningen. Vi har modtaget en opgørelse fra Dorrit Dyrner. d. Retssag - Københavns Retshjælp om refusion/tilbagebetaling af udgifterne til reparation af badeværelsesgulv ved fraflytning. Thomas Rysgaard/Inge. Vi har den 4. juli modtaget en kopi af stævning fra advokatfirmaet Lynghøj, Hørsholm afdeling af den 6. juni 2011, der vil begære sagen taget ud af småsagsprocessen idet advokaten mener, at sagsgenstanden overstiger kr. Andelshaver har tidligere (i Københavns Retshælp s skrivelser) primært anfægtet hvorvidt foreningen

5 5. var/er berettiget til at foretage modregning for de omkostninger foreningen har afholdt til istandsættelse af badeværelset ved et evt. fremtidigt salg af andelen. Andelshaver fokusere nu primært på, at få efterrepareret væggene i badeværelset. Sagen fortsætter ved advokat Thomas Rysgaard Rasmussen, der repræsenterer andelsboligforeningen i en evt. sag. Thomas besvarer ligeledes brevet fra advokaten. f. Ny underskrevne vedtægter fra 2. februar 2011 er de lagt ud på hjemmeside. Enver undersøger det, og rykker eventuelt for dem hos Grubbe. De nye vedtægter er lagt ud på hjemmesiden nu sagen kan afsluttes. g. Vandmålere Bestyrelsen har drøftet opsætning af vandmålere i alle lejligheder. Dels for at nedsætte vandforbruget i ejendommen, da der bliver pålagt store afgifter på bl.a. vandafgifter og ligeledes af miljømæssige årsager. Vi vil undersøge om det i det hele taget er muligt, at opsætte vandmålere i lejlighederne. Det er ikke så enkelt i en gammel ejendom som vores, da der er mange indgange. Der skal opsættes flere vandmålere i hver bolig. Vi vil undersøge udgiften hertil, og måle den i forhold til en evt.besparelse. Enver er tovholder, og undersøger hvad det vil koste. Københavns Energi har besvaret foreningens henvendelse. KE har udtalt i en mail til os, at det ikke kan betale sig at opsætte vandmålere i vores ejendom. Omkostningen vil være for stor i forhold til det samlede vandforbrug. En vandmåler koster mellem kr. + moms. I alle lejligheder skal der opsættes flere målere. I nogle lejligheder op til 7-8 målere. Sagen kan afsluttes når Enver har givet Lars Kristoffersen en tilbagemelding på hans henvendelse. Mailen fra KE skal videresendes til den øvrige bestyrelse. h. Ulovligt fremlejet lejlighed - salg/ Internt opslag mv. af en lejlighed - Thomas Rysgaard har skrevet til andelshaver, at da lejligheden er ulovligt fremlejet og han som ufyldestgjort panthaver ikke har opfyldt bopælspligten mv. skal andelshaver sørge for, at beboeren/beboerne er fraflyttet lejligheden senest den 15. juni Vi beder viceværten være opmærksom på om der sker en fraflytning af lejligheden den 15. juni. Bestyrelsen følger det op den 16. juni kl. 23. Inge, Enver og Jesper følger det op, og giver Thomas Rysgaard besked på mail samme dag. Der skal udarbejdes et notat omkring besigtigelsen underskrevet af mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. Thomas skal have dette tilsendt. Lejligheden er blevet fraflyttet rettidigt. Denne derfor afsluttet. Der forelå en købsaftale med overtagelse den 1. juli Køberen har annulleret købsaftalen, da hun ikke kunne købe/overtage lejligheden, da den ikke er opslået internt endnu. Dette kan først ske, når bestyrelsen får de oplysninger, der skal bruges til at opslå en lejlighed jf. vedtægterne. Thomas Rysgaard har meddelt dette til andelshaver. Lejligheden kan heller ikke opslås internt før alle godkendte tilladelser fra kommunen for de udførte byggearbejder foreligger samt dokumentation for, at de udførte arbejder er lovligt udført. Forinden ansøgning i kommunen skal bestyrelsens samtykke også forelægge. i. Varsling af stigning i forsikringspræmie 50 % - Jesper kontakter forsikringsselskabet og undersøger det nærmere. Bestyrelsen har vurderet at det ikke er hensigtsmæssigt, at overveje at skifte forsikringsselskab pt. pga. skybrudssituationen i juli måned hvor vi allerede har anmeldt skader mv. sagen kan afsluttes.

6 6. k. Godkendelse af fremlejekontrakt blev drøftet. Vi har modtaget en tidsbegrænset underskrevet lejekontrakt af begge parter. Lejer skal godkendes af bestyrelsen Inge skriver til andelshaver, der har bedt sin fremlejer kontakte bestyrelsen. Efterfølgende har vi talt med andelshavr, der oplyser, at hendes fremlejer formentlig snart fraflytter lejligheden. Den vil blive sat til salg. Vi afventer forløbet sagen fortsætter. l. Gården 5. års gennemgang af gården skal følges op med Thomas, så der kan blive indkaldt til dette snarest muligt. Det har tidligere været aftalt med Thomas at gennemgangen skulle være sket allerede i maj måned Vi afventer resultatet af 5. års gennemgangen, hvorefter bestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb. Inge er tovholder, og kontakter Thomas igen, og beder ham indkalde til gennemgangen. Inge rykker Thomas igen/ igen for en dato for ny 5 års gennemgang, der var planlagt umiddelbart efter den 15. august Inge rykker anlægsgartner Lars Aarup for det lovede tilbud på kunstgræs, gummibelægning og de løbende vedligeholdelsesudgifter på belægningen. Enver og Jesper besigtiger et boldbur samt belægningen på en legeplads i nærheden. Inge rykker Thomas igen/igen/igen og beder ham indkalde til ny 5 års gennemgang snarest. Sagen fortsætter. 5. Ansøgninger. Skotterupgade automatisk døråbner på gårdporten. Døråbneren må ikke hindre alm. Færdsel eller skabe fri adgang for uvedkommende. Enver kontakter kommunen og hører nærmere. Ifølge kommunen kræver det firma, der skal opsætte døråbneren,at porten fastgøres. Firmaet har anslået denne omkostning til omkring kr. Bestyrelsen har besluttet at vi kun vil have en udgift hvis porten ikke kan virke uden. Og hvis det er en nødvendig reparation, som ejendommen ville have haft alligevel. Enver et tovholder på sagen. Inden vi indgår en aftale med kommunen/firmaet, der skal opsætte døråbneren skal der foreligge en skriftlig aftale.hvilke krav vi stiller til opsætningen. Bla er det vigtigt, at knappen inde i gården sidder så højt, at små børn ikke kan gå hen og åbne porten. Endvidere er det et krav fra vores side, at døråbnere overgår til vores ejendom. Den skal ikke nedtages, hvis beboeren fraflytter ejendommen. Enver laver et udkast til hvad der skal stå i aftalen med kommunen. Enver undersøger hvad den eksakte pris på fastgørelsen af porten vil blive. Måske vil det være en fornuftig beslutning, at vi betaler et mindre beløb på omkring kr. til reparation af den eksisterende port hvis vi kan få overdraget døråbneren. Andre end ansøger kan også have glæde af en automatisk døråbner. F.eks. barnevogne, cykler mv. Vi har ikke hørt yderligere fra kommunen, Enver rykker dem sagen fortsætter 6. Sager. Indflyttermappen, kan nu opdateres vedrørende vaskeripriser, tider, husordenen og ændringer mv., opstået på grundlaget/beslutninger på ordinære/ekstraordinær generalforsamling. Husk info om ansvar. Lodrette installationer er forenings ansvar, medens alt inde i lejligheden, er andelshavers ansvar. Dette bør måske vedtages, bestemmes ved en GF for at lette sådanne spørgsmål for fremtiden. Vi følger bestemmelserne efter ABF Karen er tovholder. Enver skriver til Karen, og beder hende gå i gang med at revidere indflyttermappen sagen fortsætter

7 7. Maling af hovedopgangsdørene. Pris ca på gadesiderne og kr. på gårdsiden, eks moms og miljøtillæg. Enver bestiller og får arbejdet sat i gang. Som nævnt under generelle drøftelser med viceværten er arbejdet udført men vi er ikke tilfredse med arbejdets udførelse sagen fortsætter en Enver er tovholder. Vi fastholder, at der ikke bliver betalt for det udførte arbejde før der er sket en klar aftale om de beskadige udendørslamper. mv. bestyrelsen har bedt Thomas Rysgaard Rasmusen om at skrive til malerfirmaet. Sagen fortsætter. g. Vedligeholdelse af vinduer. Vi formoder at det bliver i størrelsesordenen kr. for total renovering af Ågadesidens vinduer. Det er solsiden og siden mod den store vej, der er mest medtaget. Hvorvidt vi gør det må besluttes ved næste Generalforsamling. Jesper indhenter 3 tilbud, og drøfter med Martin om han mener fugerne også bør gennemgås ved samme lejlighed. Jesper har bedt om 3 tilbud på andelsportalen som skal drøftes på næste bestyrelsesmøde sagen fortsætter Salgsliste skal ajourføres pr. 30. juni Der skal laves en ny, der gælder for salg fra den Inge færdiggør listerne for 2010/2011 inden indkaldelsen til generalforsamlingen. sagen kan afsluttes. l. Hjemmesiden skal opdateres med nye referater, fra henholdsvis den ordinære/ekstraordinære generalforsamling og budgetter for 2010/2011. Thomas Rysgård er blevet bedt om at sende det til os på en PDF-fil så det kan lægges ud på hjemmesiden. Inge rykker Thomas igen. Når vi modtager materialet, opdaterer Enver hjemmesiden snarest. Der vil ske en generel opdatering af hjemmesiden af Enver og Jesper hvis det bliver nødvendigt. Sagen fortsætter og følges op på næste møde. Det er gjort så sagen kan afsluttes. Generalforsamlingen oktober 2011 mv. Regnskabsmøde uge 36 hos Thomas et flertal af bestyrelsen deltager i mødet. Der er ikke fastsat en endelig dato for mødet. Inge skriver til Thomas og rykker for en dato. Budgetønsker/forslag skal være klar til næste bestyrelsesmøde den 5. september 2011, så de kan tages med på regnskabsmødet. Generalforsamling uge oktober 13. oktober Inge rykker Thomas for en endelig dato. Eventuelle forslag fra bestyrelsen til generalforsamlingen skal ligeledes være klar til den 5. september 2011 a. storskrald a) udvidelse af eksisterende skur. b. indretning af eksisterende skur. c. Video overvågning ved skralderummet. Jesper udarbejder et forslag. b. Maling af vinduer mod Ågadesiden og Borups Allè siden mod syd/vest. Jesper udarbejder et forslag. c. Forslag omkring boldbur a. nedlæggelse, b. nyt boldbur. c reparation af eksisterende boldbur. Jesper udarbejder et forslag. d. kælderrum og indretning af cykelkælder mv. Enver udarbejder et forslag. Fremtidige bestyrelse, sammensætning og kritiske revisorer blev drøftet. Bestyrelsen vil foreslå, at såfremt det på generalforsamlingen viser sig at være vanskeligt, at finde 7 bestyrelsesmedlemmer er vi indstillet at være færre. Suppleanterne skal tilbydes, at deltage i møderne.

8 8. Der er nye regler for skattefrie udbetalinger. Der kan kun udbetales skattefrie beløb fremover såfremt udgifterne kan dokumenteres og er reelle udgifter til til f.eks. telefon Jf. sommerorientring fra administrator. Det vil sige, at alle honorar fremover bliver beskattet. Fremtidig bestyrelse Jesper, Enver og Inge fortsætter. Karen og Rudolf ønsker at udtræde af bestyrelsen. Afslutning/færdiggørelse af opgaver inden udtrædelse af bestyrelsen. Den nuværende bestyrelse skal sørge for, at få afsluttet sine sager, herunder arkivering inden generalforsamlingen og udtrædelse af bestyrelse. 7. Salgsliste: Inge: 1.Borups Allé 31, 2.tv. lejligheden er nedsat til kr., fortsætter. 2. Borups Plads 7, st.tv. fortsætter. Karen: 1. Borups Allè 29, 1.tv. fortsætter ny ejendomsmægler på salget den skal opslåes på hjemmsiden igen, da det er flere år siden den sidst blev sat til salg. 2. Borups Allè 31.3.th. lejelejlighed den overvejes fremlejet i 2 år fortsætter 3. Borups Allè 33, 1.th -fortsætter 4. Borups Allé 33,2.tv. fortsætter 5. Borups Allé 25.1.th. fortsætter 6. Ågade 136, 3.th., lejligheden er fremlejet - fortsætter Enver: 1. Borups Plads 3, 1. sal sammenlagt lejlighed, der har været til salg mange år. Enver og Karen følger op på om lejligheden fortsat er til salg. 2. Borups Plads 1, 1.th. er solgt 3. Ågade sal er solgt 4. Borups Allé 33, 4.th. lejligheden er sat til salg hos mægler fortsætter 5. Borups Allè 27.2.tv. køber er fundet og godkendt af bestyrelsen 7/2-11. ijk har givet besked til Til Lena Bøwig Enver følger op på om salget kan afsluttes. 6.Borups Allè 33.st.tv. Blandet bolig erhverv bemærk, at lejligheden er fremlejet til den 1. juli Borups Plads 7.4.th. 8.Ågade tv. Judy Lewis, lejligheden er solgt. Mødet sluttede kl ijk/