Deltagere: Peter M, Hans-Henrik, Anja, Søren Peter, Peter S, Steen og Jonas. Henrik O deltog også i mødet

Transkript

1 Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Torsdag den 13. juni 2019 kl på Dr. Sofies Vej Deltagere: Peter M, Hans-Henrik, Anja, Søren Peter, Peter S, Steen og Jonas. Henrik O deltog også i mødet Referent: Henrik Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden - godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidst - godkendt 3. Meddelelser 4. Udvidelse af RTK-hallen status på haludvalgets arbejde Haludvalgets sidste møde blev aflyst på grund af afbud. Et nyt møde er ved at blive programsat. 5. Økonomistatus Økonomien ser fortsat stabil ud. Der er nogle udsving i forhold til udgifter og indtægter, der kommer på andre tidspunkter end forventet i budgettet, men samlet set vurderer Hans-Henrik, at resultatet for de første måneder af året er lidt bedre end budgettet. 6. Status på samarbejde med Svogerslev Tennisklub Sidste møde blev aflyst på grund af afbud. Et nyt møde er ved at blive programsat. 7. Møde med naboer efter klager over støvgener på Dr. Sofies Vej Peter M, Søren Peter og Henrik har holdt møde med naboerne på Dr. Sofies Vej efter deres henvendelse omkring gener fra grus, når det blæser. Der er desuden en nabo mere fra Kong Valdemars Vej, der har klaget til kommunen. På grund af et mailnedbrud i kommunen nåede denne nabo + kommunen ikke at få besked om nabomødet, men RTK har tilbudt et nyt møde, som der endnu ikke er reageret på. På nabomødet blev der diskuteret forskellige løsningsmodeller til at mindske generne fra grus, der flyver fra banerne ved blæsevejr. RTK går nu videre med følgende: Opsætning af windbreakere på bane 5-7 for at teste, om dette forhindrer noget af gruset i at blæse væk Søren Peter undersøger muligheden for et specielt bindemiddel til gruset, der skulle mindske støv. De første undersøgelser viser, at løsningen både er dyr og besværlig i forhold til meget vanding og der er ikke ordentlig dokumentation for virkning

2 Søren Peter undersøger muligheden for på længere sigt at skifte til automatisk vanding af banerne, som det er kendt fra andre klubber. Sådan et vandingsanlæg har også nogle ulemper, fx ujævn vanding RTK sætter skilte op på banerne, der opfordrer til vanding før spil. Henrik og Søren Peter står for dette Henrik informerer medlemmerne via hjemmesiden og nyhedsmails om vigtigheden i at vande baner Peter M informerer naboer og kommune om de initiativer, RTK nu sætter i gang 8. Forbedring af vandingsanlæg på Dr. Sofies Vej Det er fortsat en udfordring, at der er for lidt tryk på vandet, når mere end én vandslange på Dr. Sofies Vej er i gang. Det er blevet bedre efter udskiftningen af vandrørene sidste efterår, men fortsat ikke godt nok. Søren Peter har kontakt til en VVS s og sætter gang i nogle forsøg, der forhåbentlig kan medvirke til at øge vandtrykket. Han undersøger også en pumpeløsning. 9. Opdatering af reglerne om betaling for licens til Dansk Tennis Forbund og ændring af reglerne for tilskud til turneringer - begge dele for både juniorer og seniorer Dansk Tennis Forbund har ændret proceduren for, hvordan spillere og klubber betaler licens. Nu kan spillerne selv forny og betale deres licens via deres profil i DTF s turneringsprogram. Samtidig har Jonas og træningschef Sisse talt om, at reglerne for refusion af 50 procent af turneringsgebyret ved deltagelse i individuelle turneringer bør ændres. I 2018 vedtog bestyrelsen, at spillerne selv skal betale 100 procent for de første tre turneringer, de deltager i. Imidlertid animerer det ikke nye spillere til at komme ud og spille og samtidig skal både spillere og bogholder holde styr på bilag for de første tre turneringer, som de alligevel ikke får refusion for. Omkring licens så har bestyrelsen tidligere besluttet, at RTK betaler for alle tilknyttet hold med krav om licens plus de juniorer, der kvalificerer sig direkte til turneringer som UM, DM og ITFturneringer. Nu indstiller Jonas og Sisse, at RTK alene betaler for spillere tilknyttet hold med krav om licens. Øvrige skal selv betale licens. Til gengæld giver RTK tilskud også til de første tre turneringer, man deltager i. Beslutninger: Bestyrelsen tilslutter sig forslaget fra Jonas og Sisse, så spillere nu betaler for deres licens selv - gælder dog ikke spillere på hold, hvor der er krav om licens RTK giver tilskud på 50 procent på op til otte turneringer - kravet om at spillerne selv skal betale for de første tre turneringer, de deltager i, bortfalder Beslutningen får virkning med tilbagevirkende kraft fra i år. Det betyder, at nogle spillere skal have penge tilbage, fordi de har betalt selv men er blandt de spillere på hold med krav om licens, som klubben betaler for, mens andre skal have en opkrævning, fordi de ikke er på hold med krav om licens. Til gengæld har alle fordel af, at der også er tilskud til de første tre turneringer - op til i alt otte Henrik og bogholder Tina iværksætter betaling og tilbagebetaling for de berørte spillere Hans-Henrik undersøger hos Tina, om det er forholdsvis nemt at administrere, at spillerne sender bilag løbende eller om det skal fastholdes, at alle bilag skal sendes samlet i slutningen af året. Efterskrift efter bestyrelsesmødet: Hans-Henrik har talt med Tina, som gerne vil have løbende bilag fra spillerne omkring refusion for turneringer. Fristen for indsendelse af bilag bliver under alle omstændigheder ved årets udgang. RTK betaler med andre ord alene refusion for turneringsudgifter fra samme kalenderår Her ses reglerne, der nu bliver opdateret efter bestyrelsens beslutning:

3 10. Booking af haller til juniorturneringer og skumstævner til vinter Tennis Øst har bedt klubberne om at booke haltider til skumtennisstævner til vinter. DTF har desuden meddelt, at der 1. juli er ansøgningsfrist for datoer til junior Vinter Tour turneringer. Der skal sikres koordination af evt. cafévagter, booking af kommunale lokaler, ansøgning om spilleterminer, rekruttering af turneringsledere de enkelte dage samt som noget nyt officialuddannelse til turneringslederne. Hvis RTK selv stiller turneringsledere til rådighed, får vi også en stor del af indtægterne fra de tilmeldte spillere. Vi kan desuden tjene på at have en mini-café ved siden af. Ved SM-kampe i Darup i pinsen sørgede juniorforældre for en café, der omsatte for ca kr. Beslutning Sisse, Peter S og Anja taler sammen om mulige datoer for Vinter Tour turneringer og koordinerer med Henrik inden ansøgning til DTF 1. juli Sisse står for ansøgning om tider RTK byder ind med følgende Vinter Tour turneringer: o 1 x u14 kat 2 drenge og piger o 1 x u10 orange o 1 u12 kat 2 drenge og pige Henrik og Sisse søger om haltid i kommunale haller til 4 x skumstævner for u8-u14 Sisse finder forældre til at være turneringsledere både til skum- og Vinter Tour turneringer - disse skal så tilmeldes officialuddannelse Anja og Jonas (juniorudvalget) koordinerer cafévagter 11. Booking af baner på Dr. Sofies Vej til holdkampe I forbindelse med sommerens holdkampe er der blevet booket baner både på Dr. Sofies Vej og i Darup for at sikre, at der på Dr. Sofies Vej også er baner til fritegning. Der er imidlertid et ønske om at skabe noget ekstra holdkampstemning specielt når 1. holdene spiller. Beslutninger: Næste sommer bliver 1. holds kampene for både damer og herrer så vidt muligt placeret på Dr. Sofies Vej - er der andre holdkampe samme dag, bliver disse også som udgangspunkt placeret på Dr. Sofies Vej, så flest mulige hold spiller samme sted Ved booking til øvrige holdkampe, træning og andre arrangementer fordeles banebookingen mellem Dr. Sofies Vej og Darup på samme måde som i år, så Dr. Sofies Vej også bliver friholdt til medlemmernes almindelige booking af baner Nogle af de penge, der har været sat af til aflyste arrangementer for klubbens frivillige, bliver brugt på at kunne starte grill en og lave servering for spillere og tilskuere i forbindelse med 1. holdenes hjemmekampe. Dette træder i kraft i forbindelse med holdkampene i august. Anja, Peter S, Steen og Jonas koordinerer dette 12. Hjertestarter på Dr. Sofies Vej Anlægsudvalget har fået afslag fra Trygfonden på tilskud til en hjertestarter på Dr. Sofies Vej. bestyrelsen skal derfor tage stilling til, om klubben selv skal indkøbe en hjertestarter. Beslutning:

4 RTK køber selv en hjertestarter, som bliver placeret indendørs i klubhuset på Dr. Sofies Vej. Anlægsudvalget arbejder videre med dette 13. Status på øvrige igangværende sager og aktiviteter Frivillighedsfest: Arrangementet den 1. juni blev aflyst, da der halvanden uge før kun var fire tilmeldinger. Bestyrelsen håber, at der stadig er basis for at samle alle klubbens frivillige og sætter derfor penge af til et arrangement, der formentlig bliver holdt i januar 2020, hvor aktivitetsniveauet ikke er så højt som om sommeren. Steen er tovholder på dette arrangement. Bestyrelsen besluttede samtidig at bruge nogle af pengene til grill-servering og evt. andre aktiviteter i forbindelse med 1. holds kampe - se punkt 11 Lysprojektet i hallen: Arbejdet med at skifte til LED-lys er gået i gang i Sporvognen. Armaturerne til loftet når ikke at komme inden sommerferien, men vil være klar til opsætning i starten af august. Vi prøver at undgå opsætning, mens der er juniorcamp, men kan det ikke lade sig gøre på andre tidspunkter, så har lampeopsætningen første prioritet. Henrik sender besked til Søren Peter om datoer for camp og andre aktiviteter i august, hvor hallen kan komme i spil i tilfælde af dårligt vejr. Henrik lukker for booking af hallen de to første uger i august, indtil vi kender de konkrete datoer for lysarbejdet Tøj- og boldaftale: Kontrakten med Head / Sport Direct Roskilde er nu underskrevet, og den nye webshop med billigere bolde + det nye RTK-tøj er nu i gang. Henrik reklamerer via nyhedsbrev og hjemmeside. Der bliver aftalt en demo-dag, hvor Sport Direct kommer i klubben og viser tøjet frem, som medlemmerne kan prøve. Vi håber, det kan blive inden sommerferien. Henrik tager kontakt til SportDirect 14. Orienteringssager: Billige banepriser kl : Bestyrelsen besluttede på sidste møde, at banepriserne i dette tidsrum skal koste 50 kr. på lige fod med banepriser tidligt om morgenen, sent om aftenen samt lørdag og søndag efter kl. 19. Siden har Henrik undersøgt, om det let kan lade sig gøre at undtage ferieperioderne, men det er bøvlet, så derfor har Peter M. sagt ja til, at billigtimerne også gælder i ferieperioder Majkampagnen for nye voksne: 70 deltog og på nuværende tidspunkt har 42 meldt sig ind i RTK. Blandt de resterende er der flere, der ikke nåede at spille med i år, blev skadet eller lignende og vender tilbage næste år. Begynderudvalget har lavet et spørgeskema, som alle deltagere er blevet bedt om at udfylde. Der er blevet etableret flere træningshold til begynderne - to af dem blev ikke benyttet, så disse tider er nu omdannet til 2 er træning og tematræning Ny forside på Hjemmesiden har fået et lille løft - og snart bliver Facebookgruppen RTK Kampe og resultater erstattet af en side, så kampreferater og billeder fremover kan blive vist på hjemmesiden også 15. Eventuelt Træbeskæring: Anlægsudvalget undersøger via kommunen, om det store træ på grunden bag ved bane 1 på Dr. Sofies Vej kan blive beskåret Service: Steen tager kontakt til Susan fra anlægsudvalget for at få anskaffet flere serveringsbrædder til aktiviteter med spisning Vintertræning: Henrik og Sisse mødes snart for at forberede tilmelding til vintertræning. Erfaringerne fra sidste vinter viser, at vi skal være specifikke med, hvad der bliver tilbudt af træning, fx så medlemmerne ved tilmelding ved, om de har tilmeldt sig hverdags- eller weekendtræning. Der er begrænsede pladser på hverdage - og voksen-begyndere vil blive prioriteret højt, så RTK har et godt tilbud om træning til nye Kontrakttime til salg: Der kommer en kontrakttime i hallen til salg onsdag kl , da der er kommet opsigelse fra dem, der havde timen sidste sæson

5 16. Bestyrelsens kommende møder Øvrige datoer: De efterfølgende bestyrelsesmøder til og med næste generalforsamling er fastsat til: Onsdag 28. august - her er der afbud fra Hans-Henrik og Anja Torsdag 26. september Mandag 4. november Tirsdag 3. december Onsdag 15. januar Tirsdag 4. februar Mandag 2. marts - generalforsamling Fredag den 21. juni: Begynderudvalgets takke-arrangement for majkampagnens hjælpere