Roskilde Tennis Klub. Bestyrelsesmøde - referat. Dagsorden: Tid: Onsdag den 8. maj 2019 kl på Dr. Sofies Vej

Transkript

1 Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Onsdag den 8. maj 2019 kl på Dr. Sofies Vej Deltagere: Peter M, Hans-Henrik, Søren Peter, Peter S og Jonas. Henrik O deltog også i mødet. Anja havde meldt afbud. Jonas kom ca. kl og Hans-Henrik gik ca. kl Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden - godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidst - godkendt 3. Meddelelser - ingen denne gang 4. Udvidelse af RTK-hallen status på haludvalgets arbejde Gitte Martinussen og Jakob Brysting samt Henrik Susaa fra Svogerslev er indtrådt i haludvalget. Sidste møde blev aflyst, men nu indkalder Peter M til et nyt møde. 5. Økonomistatus (Hans-Henrik) Udgifter og indtægter her i forårsmånederne er kørt lidt forskudt i forhold til sidste år, men samlet set kører økonomien tæt på budgettet, endda med et lille plus. Udbetaling uden bilag Hans-Henrik har via revisor Carsten Strunk fået afklaret håndtering af udbetaling af udgifter uden bilag i forbindelse med holdkamp-forplejning, motionistaktiviteter og lignende. Beløbene er forholdsvis lave og der er mulighed i reglerne for at udbetale enkelte udgifter uden dokumentation. Den nuværende ordning med udbetaling uden bilag fortsætter. RTK s bogholder beholder dog de mails, hvor holdkaptajnerne og andre anmoder om refusion af udgifter uden bilag - og disse mails kan så bruges som dokumentation, hvem pengene er udbetalt til Øget varmeforbrug i RTK-hallen RTK har haft et øget varmeforbrug i RTK-hallen de seneste år. Søren Peter har fået undersøgt, at det kan betale sig at flytte varmemåleren i hallen, da den står uhensigtsmæssigt i dag Søren Peter indhenter et tilbud på at skifte varmepumpen Søren Peter og Hans-Henrik undersøger også, om det er muligt at få kommunalt tilskud til disse udgifter 6. Status på samarbejde med Svogerslev Tennisklub Hans Henrik og Peter M har holdt møde med repræsentanter fra Svogerslev. På mødet med Svogerslev blev følgende aftalt:

2 Svogerslevmedlemmer får mulighed for at deltage i DIMO-turneringen, og DIMO-kampe med Svogerslev-spillere kan så enten blive afviklet i Roskilde eller i Svogerslev RTK undersøger øvrige muligheder for aktiviteter i Svogerslev (træning, turneringer, holdkampe) Svogerslev sætter en repræsentant ind i haludvalget, klubbens kasserer, Henrik Susaa 7. Klager over støvgener på Dr. Sofies Vej Et kraftigt blæsevejr i en tørkeperiode lige op til sæsonstart, hvor RTK netop havde lagt grus på alle banerne, medvirkede til, at der i området ved Dr. Sofies Vej hvirvlede støv rundt - også til naboerne. Klubben har derfor fået en henvendelse fra en af naboerne, og en anden har henvendt sig til Roskilde Kommune, som har bedt om en redegørelse fra klubben, herunder hvad gruset består af og hvad klubben gør for at hindre, at støv fra banerne er til gene for omgivelserne. Peter M, Søren Peter og Henrik drøfter mulighederne for initiativer, der kan mindske støvgener og udarbejder et svar, der bliver sendt til Roskilde Kommune (herunder også svar fra grusleverandøren om, at gruset alene indeholder knust tegl og dermed ler) Peter M og Søren Peter indkalder og afholder et møde med de naboer, der har klaget, plus evt. andre interesserede naboer 8. Årshjul i en mere overskuelig version Henrik har udarbejdet et nyt, mere overskueligt årshjul med beskrivelse af opgaver og deadlines året rundt for bestyrelse, udvalg og ansatte. Bestyrelsens godkendte årshjulet som fremtidigt arbejdsredskab 9. Forslag om reducerede priser på banetimer i RTK-hallen på mindst benyttede tidspunkter Bestyrelsen ønskede på mødet i marts et oplæg til håndtering af en billigere pris på timer midt på dagen i håb om, at disse timer bliver tegnet af medlemmer og dermed skaber mere plads på andre tidspunkter. Prisen mandag-fredag kl bliver sat til 50 kr. - denne nedsatte pris kommer også til at gælde medlemmer med kontrakttimer i dette tidsrum Hvis det teknisk nemt kan lade sig gøre, gælder billigprisen kl ikke i ferieperioder ved fritegningstimer Bestyrelsen beslutter, at prisen søndag efter kl. 19 bliver sat til 50 kr., så det fremover er billigpris både lørdag og søndag efter kl. 19 Evt. øvrige ændringer af priser for banetimer bliver taget med i en samlet revision af kontingenter og banepriser frem mod næste generalforsamling 10. Synliggørelse af RTK s kampe og resultater Bestyrelsen ønsker, at omtaler af kampe og resultater for RTK s hold og spillere bliver gjort mere synlige over for klubbens medlemmer. I dag har RTK en lukket Facebook-gruppe, RTK Kampe og resultater, som har ca. 100 medlemmer. Opslag herfra kan imidlertid ikke overføres til

3 hjemmesiden, heller ikke hvis gruppen gøres åben. Facebook kan kun overføre data fra en offentlig side - ikke fra en gruppe. Facebook-gruppen RTK Kampe og resultater bliver omdannet til en side Anja bliver administrator for siden og kan udnævne andre administratorer, fx holdkaptajner, der kan uploade tekst og billeder om RTK-spillernes kampe og resultater Webtekniker Tomas Møller sikrer visning af opslag fra den nye Facebook-side på hjemmesiden Bestyrelsen drøfter senere en pressestrategi, da RTK godt kan gøre mere for at blive synlige i Roskilde-området fx via aviserne 11. Tilbud på displayskærme til opsætning på RTK s anlæg Peter S har modtaget et tilbud på opsætning af skærme med tilhørende software til info for medlemmerne i klubhusene på Dr. Sofies Vej, i Darup og i RTK-hallen. Peter S arbejder videre med at undersøge markedet, herunder indhentelse af et tilbud mere fra en anden leverandør Peter S og Henrik undersøger mulighederne for opsætning og opdatering af skærmene og bringer efterfølgende sagen op i bestyrelsen igen 12. Synliggørelse af RTK i skabe på Snæversti ved Algade (Søren Peter) Søren Peter er blevet spurgt, om RTK er interesserede i en reklameplads i et skab i Snæversti, der ligger en meget smal sidegade i Algade ved Imerco (Inspiration) og Telia (Sportsmaster). Det kan give os mulighed for at reklamere for aktiviteter i klubben, men vil samtidig kræve, at vi ofte skifter informationen ud, så den ikke er uaktuel. Ejerne er ved at drøfte et nyt koncept omkring skabene, så vi afventer et evt. nyt udspil 13. Etablering af en erhvervsklub til støtte for klubbens talenter På sidste møde blev det aftalt at starte en erhvervsklub i RTK. Forslag til vedtægter skulle ændres på visse punkter og behandles i bestyrelsen igen. Nu har Peter M foretaget disse ændringer. Erhvervsklubben Matchpoint startes for at generere overskud, der kan bruges til RTK s talentarbejde. Vedtægter for og formål med erhvervsklubben Matchpoint blev godkendt - med en tilføjelse om, at hvis Matchpoint på et tidspunkt ophører, skal erhvervsklubbens eventuelle formue indsættes på Roskilde Tennis Klubs separate konto, "Juniorfonden", som aflægger selvstændigt regnskab ved RTK's årlige generalforsamling Der informeres om erhvervsklubben på hjemmesiden 14. Opdatering af reglerne om betaling for licens til Dansk Tennis Forbund Bestyrelsen vedtog i maj 2018 nye regler for betaling af DTF-licenser til medlemmerne, så RTK ikke automatisk betaler for alle. Der er imidlertid opstået tvivl, om den konkrete formulering af reglerne

4 var i tråd med intentionen bag dem. DTF har indført en ny procedure omkring betaling af licenser, så i første omgang har RTK betalt for en række spilleres licenser, andre har betalt selv og i nogle tilfælde er der betalt dobbelt, fordi spillerne i DTF s turneringssystem har haft svært ved at se, om klubben har betalt for dem. Sagen udskydes til behandling næste gang. Jonas snakker med Sisse Henrik undersøger hos Dansk Tennis Forbund, hvordan betalinger fra klubben/spillerne foregår, så vi ikke en anden gang risikerer dobbelt betaling Den løsning, vi lander på, ska være enkel at administrere 15. Særlig aftale for holdspillere i Elitedivisionen og 1. division I mange klubber er det kutyme, at klubbens bedste spillere får tilbudt gratis kontingent og træning. I RTK har der gennem årene været forskellige lignende ordninger. Aktuelt betaler spillerne kontingent og juniorpris for deres træning. Peter S og Sisse har nu lavet et oplæg til en særlig ordning for spillere i Elitedivisionen og 1. division. RTK s talenter har gavn af, at de har spillere at se op til og som deltager til træning og dermed er med til at gøre vores talenter bedre. Alle faste holdspillere i Elitedivisionen og 1. division bliver tilbudt gratis træning og kontingent - maksimalt otte spillere. Aktuelt drejer det sig om 1. damehold RTK ser gerne, at spillerne efter aftale med træningschefen stiller sig til rådighed ved forskellige arrangementer i klubben, fx som hjælpere enkelte dage i majkampagnen, som trænere ved specielle arrangementer eller lignende Ordningen evalueres i bestyrelsen i god tid inden sommersæsonen Godkendelse af sponsorpakker Sponsorudvalget med Lars Bang og Mogens Arentoft ønsker bestyrelsens godkendelse af de sponsorpakker, de nu går ud og forsøger at sælge. RTK s sponsorpakker blev godkendt Sponsorudvalget og erhvervsklubben skal koordinere deres aktiviteter Formanden er sponsorudvalgets og erhvervsklubbens kontakt til bestyrelsen 17. Fest for alle klubbens frivillige lørdag den 1. juni Steen Lindegaard er i gang med at arrangere frivillighedsfesten eftermiddag og aften lørdag den 1. juni. Alle frivillige, ansatte og pårørende bliver inviteret Der startes med tennis og efterfølgende fest på Dr. Sofies Vej Egenbetaling for alle er 100 kr. - resten betales af RTK 18. Status på øvrige igangværende sager og aktiviteter Opfølgning på Store Åbningsdag lørdag den 27. april: Godt arrangement med ca. 100 fremmødte. Regnvejr forhindrede tennisaktiviteterne. Banerne var først klar til åbning dagen efter

5 Opfølgning på åbent hus for børn i RTK-hallen 6. april og Tennissportens Dag 4. maj: Arrangementerne gik godt, men med færre deltagere end normalt for juniorernes vedkommende. Juniorudvalget drøfter sammen med Sisse, hvordan modtagelsen af nye børn skal foregå næste år Lysprojektet i hallen: Lamperne er bestilt og bliver installeret, når de kommer (forhåbentlig i juni). Søren Peter har holdt møde med elektriker og kommune om de den praktiske opsætning Status på aftaler omkring bolde, tøj, webshop: Peter M færdiggør aftalen med SportDirect og Head. Der er kommet nyt oplæg til en webshop, som Anja og Henrik kigger på Status på kampe og aktiviteter i sommersæsonen: Alle aktiviteter er nu oprettet og der er kommet program og sat tider på alle RTK s hjemmekampe. Programmet kom sent, så Henrik undersøger, om Tennis Øst næste år færdiggør programmet tidligere Status på sommerens træningsplan og øvrige træningsaktiviteter: Træningsplanen blev offentliggjort omkring påske, hvor medlemmerne kunne give tilbagemelding. Den endelige træningsplan blev offentliggjort mandag den 29. april. Udover fast træning en gang om ugen er der også udbudt morgentræning, 2 er træning og tematræning alle med tilmelding fra gang til gang. Fra juni bliver nogle af disse træningspas erstattet af træningstilbud til nye medlemmer fra majkampagnen Status på nedlæggelsen af SLTU og oprettelsen af Tennis Øst: Peter M var til stiftende generalforsamling i Tennis Øst - og SLTU er nu endeligt nedlagt. Formand for Tennis Øst er Martin Jørgensen fra Ølstykke 19. Orienteringssager: Padelsamarbejde med Jyllinge: Jyllinge har foreslået en event i maj og en model for RTKkontingent. Henrik har 10. april svaret positivt på RTK s vegne og kommet med forslag til konkrete datoer. Jyllinge er endnu ikke vendt tilbage med svar RTK Danmarks 6. største klub: Med 967 medlemmer ligger RTK nu på 6. pladsen i forhold til medlemstal i Danmarks tennisklubber. 1) KB 2418, 2) HIK 2076, 3) B , 4) Hørsholm Rungsted 1381, 5) ATK 1061, 6) RTK 967, 7) Skovshoved 935, 8) Birkerød 924, 9) Skovbakken 881, 10) Kløvermarken 879, 11) Virum 816, 12) Holte 813, 13) Lyngby 791, 14) Gentofte 752 Kontrakttimer: Alle nuværende kontraktindehavere - undtagen én - ønsker at fortsætte med deres banetimer i indendørssæsonen 2019/20. Den time, der ikke er blevet gentegnet, er onsdag kl Denne time har reelt været afmeldt halvdelen af sidste sæson og er ofte blevet fritegnet Jubilæumsudvalg - RTK 100 år i 2021: Aksel Rasmussen og Helle Arentoft er indtrådt i udvalget. Fejl på lys i hallen: Der opstod i starten af april flere fejl med lystændingen i hallen. Fejlen viste sig at være en defekt lysboks, som nu er blevet skiftet. Computeren, der styrer lyset i hallen, er også af ældre dato og kan risikere at skulle skiftes. Hidtil har beslutningen været at fortsætte med den, indtil den melder fejl Besøg af DTF: Dansk Tennis Forbund har fået en ny udviklingskonsulent, Rasmus Rosendal, der gerne vil hilse på RTK s bestyrelse. Henrik er i dialog med Rasmus om at finde en dag, hvor måske også andre frivillige kan deltage Majkampagnen for nye voksne: Der er ca. 70 tilmeldte, og dermed er kampagnen en stor succes, styret og arrangeret af begynderudvalget og en række hjælpere. 20. Eventuelt 21. Bestyrelsens kommende møder De efterfølgende bestyrelsesmøder til og med næste generalforsamling er fastsat til: Torsdag den 13. juni Onsdag 28. august Torsdag 26. september Mandag 4. november

6 Tirsdag 3. december Onsdag 15. januar Tirsdag 4. februar Mandag 2. marts - generalforsamling Øvrige datoer: Lørdag den 1. juni: Tennis og fest for alle frivillige og ansatte i RTK - med pårørende Fredag den 21. juni: Begynderudvalgets takke-arrangement for majkampagnens hjælpere