Deltagere: Peter M, Anja, Søren Peter, Peter S, Steen, Hans-Henrik og Jonas. Henrik O deltog også i mødet.

Transkript

1 Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Torsdag den 26. september 2019 kl på Dr. Sofies Vej Deltagere: Peter M, Anja, Søren Peter, Peter S, Steen, Hans-Henrik og Jonas. Henrik O deltog også i mødet. Desuden var Svogerslev Tennisklub inviteret med et medlem af bestyrelsen til at være observatør, men de kunne ikke være med denne gang. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden - godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidst - godkendt 3. Meddelelser - ingen denne gang, se dog under eventuelt 4. Økonomistatus og forberedelser af budget 2020 Økonomien ser fortsat ok ud - kassereren beretter dog, at vi aktuelt er bagud i forhold til budgettet, og at årets overskud sandsynligvis lander lidt under forventet, men dog stadig et pænt overskud som budgetteret. Hans-Henrik kan ikke deltage på bestyrelsesmødet i december og kom derfor med forslag om at ændre processen i forhold til budget Det giver ekstra tid til at udarbejde budgettet, der skal være færdigt til godkendelse på første bestyrelsesmøde i januar. Alle i bestyrelse og udvalg skal senest mandag den 28. oktober sende ønsker til budget 2020 til Hans-Henrik Når budgettet er lagt, evaluerer bestyrelsen forløbet og beslutter, om processen også fremover skal rykkes en måned frem i forhold til den oprindelige tidsplan i bestyrelsens årshjul 5. RTK s trænerstab i fremtiden Træner Kim Sverbæk har ønsket at gå ned i tid. Peter M er i samråd med Anja, Peter S og Sisse derfor i gang med at indgå en ny kontrakt med Kim. 6. Forslag om infoskærme + forslag til brug af RTK s kommunikationskanaler Bestyrelsen har tidligere drøftet opsætning af infoskærme på RTK s anlæg, så det bliver muligt at give information direkte til spillere og forældre, der ikke selv proaktivt bruger RTK s hjemmeside. Der er fx en udfordring med, at for få juniorer deltager i fælles aktiviteter i klubben og at børn/forældre ikke ser informationerne på hjemmesiden, på Facebook og i nyhedsbreve. Peter S og Henrik havde derfor undersøgt mulighederne hos to forskellige leverandører for at opsætte infoskærme - i første omgang i RTK-hallen, men evt. senere også udendørs på Dr. Sofies Vej og i ved banerne i Darup.

2 Jonas havde på vegne af juniorudvalget desuden kigget på Holdsport.dk, som tilbyder en løsning, hvor det er muligt at kommunikere direkte med spillere og forældre til bestemte målgrupper, via mail, sms og/eller beskeder i en app. Løsningen fra Holdsport kan også udvides til hjemmeside, medlemsadministration, bogføring og opkrævninger. Med flere kanaler bliver der også mere at holde styr på - og der kan opstå forventninger til, at alle kanaler altid er opdaterede med alle oplysninger, hvilket vi med en deltids kommunikations- og planlægningsmedarbejder kan have svært ved at opfylde. Derfor havde Henrik lavet et oplæg til prioritering og brug af de nuværende kanaler. Hans-Henrik indarbejder forslaget om 65 tommer infoskærme i budgettet for 2020, og den endelige beslutning om infoskærme udskydes derfor til budgetbehandlingen Henrik og Peter S efterlyser medlemmer, der evt. via deres firmaer ønsker at være medsponsor på infoskærmene Peter S skaffer pris på en udendørs skærm, da bestyrelsen helst vil have skærmen til at hænge udendørs på Dr. Sofies Vej. Lige nu har vi kun priser på en indendørs løsning Jonas etablerer et møde med Holdsport for at høre mere om mulighederne i deres system. Mødet er for bestyrelsen, klubmedarbejder og træningschef Bestyrelsens godkendte brugen af RTK s infokanaler, det vil sige prioritering af opdatering i følgende rækkefølge: 1) Hjemmesiden, 2) infoskærm, 3) RTK s side på Facebook, 4) nyhedsbreve Det er ikke forventningen, at alle kanaler altid er opdateret med kort varsel. Info til klubmedarbejderen skal sendes i god tid 7. Frivillighedsfest Bestyrelsen har tidligere besluttet at lave en fest for alle klubbens frivillige. Steen arrangerede, og der blev sat en dato i juni, som der desværre ikke var tilslutning til. Derefter besluttede bestyrelsen at flytte arrangementet til vintersæsonen, hvor forhåbentlig flere kan deltagere. Steen har imidlertid ikke tid og overskud til at arrangere festen. Der bliver efterlyst hjælpere til at arrangere frivilligheds-festen via hjemmesiden - og hvis der ikke er nogen, der melder sig, bliver arrangementet ikke til noget Lørdag den 18. januar bliver reserveret - først med tennis kl og derefter spisning, enten i Sporvognen med kogekone eller et sted i byen 8. Booking af baner i Hedehusene, når der er overbooket i Roskilde Bestyrelsen bad på sidste møde om, at det blev undersøgt, om det er muligt for RTK-medlemmer at booke baner i Hedehusene, når der fx ved holdkampe og turneringer er optaget i RTK-hallen. Det viser sig, at Hedehusene Tennisklub er positive over for et samarbejde, så RTK-medlemmer kan booke ledige banetider i Hedehusene. Henrik udarbejder sammen med Hedehusene en vejledning, der kommer til at ligge som et fast menupunkt under Booking og betaling på hjemmesiden Henrik udbreder kendskabet til banemuligheden i Hedehusene via en nyhed på hjemmesiden og via RTK s nyhedsbrev

3 9. Arkiv over vigtige dokumenter og informationer Vigtig viden og dokumenter går ofte tabt, når der kommer nye ansatte eller frivillige i klubben. Det betyder, at nye nogle gange er nødt til at starte forfra med at finde informationer - eller også ved de slet ikke, at der gemmer sig værdifuld information i klubben i forvejen. Bestyrelsens årshjul er et af redskaberne til, at vi ikke glemmer vigtige opgaver, og Henrik er som klubmedarbejder i gang med at opbygge en manual med kontaktoplysninger, koder, numre, brugernavne og lignende til interne og eksterne systemer og samarbejdspartnere, så disse oplysninger altid er opdateret ét sted. Søren Peter foreslog, at dette arkiv bliver udvidet med kontrakter, forsikringer, oplysninger vedr. vand, varme, el og meget andet. Bestyrelsen beslutter at oprette et arkiv over alle vigtige informationer, dokumenter, kontaktpersoner og lignende Arkivet, der både kan omfatte fysiske og elektroniske dokumenter og vejledninger, varetages af RTK s klubmedarbejder Bestyrelse, udvalg, øvrige frivillige og ansatte har ansvar for løbende at overdrage informationer, dokumenter og lignende til arkivet 10. Status på øvrige igangværende sager og aktiviteter Status på arbejdet med udvidelse af RTK-hallen: Der har ikke været afholdt møder i udvalget efter sommerferien Status på samarbejdet med Svogerslev Tennisklub: Der har ikke været afholdt møder efter sommerferien, og Svogerslevs bestyrelse har endnu ikke haft mulighed for at stille med en observatør til RTK s bestyrelsesmøder. RTK-trænere (Sisse og Mikkel) har afholdt en træningscamp i Svogerslev den 15. september for at starte samarbejdet op Status på planlægning af indendørssæsonen: Henrik er i samarbejde med udvalg og aktivitetsansvarlige i gang med at udarbejde en aktivitetsplan for indendørssæsonen. Planen indeholder konkrete datoer og tidspunkter for de forskellige aktiviteter, så haltiderne er koordineret, og tanken er, at udvalgene løbende finder ud af, hvem der står for de konkrete aktiviteter. Der vil også være mulighed for, at medlemmer arrangerer nye aktiviteter i løbet af sæsonen Initiativer mod støvflugt fra banerne på Dr. Sofies Vej: I løbet af sæsonen er der blevet sat læhegn op ved bane små hegn mellem banerne. Der er desuden sat skilte op om at huske vanding og medlemmerne er blevet informeret på hjemmeside og i nyhedsbreve om at vande bedre for at undgå støvflugt. Når udendørssæsonen slutter, ønsker bestyrelsen, at så meget grus som muligt, bliver fjernet fra banerne. Søren Peter tager kontakt til banemand Kurt Jensen Forbedring af vandingsanlæg på Dr. Sofies Vej: Søren Peter er i dialog med VVS ere og kommunen om at få sat en vandmåler op, der kan sikre en bedre gennemstrømning af vand og dermed større tryk på slangerne ved vanding af flere baner samtidig. Løsningen er endnu ikke gennemført, men Søren Peter forventer, at alt bliver klar til udendørssæsonen 2020 Forsøg med reduktion af varmeregningen i RTK-hallen: Det viser sig, at RTK kan spare ca. 10 procent på varmeregningen i hallen (ca kr.), hvis der bliver slukket for det varme vand i sommerperioden. a. Beslutning: Søren Peter sætter i værk, at der bliver lukket for det varme vand i hallen om sommeren og sørger for opsætning af skilte, så medlemmerne bliver informeret om, at der ikke er varmt vand i baderummene, når de kommer i hallen i sommerperioden Evt. fjernelse af det store træ på grunden bag ved bane 1 på Dr. Sofies Vej: Søren Peter har undersøgt sagen hos kommunen, som af hensyn til bevarelse af ældre træer i byen siger nej til fældning, men som gerne står for en mindre beskæring af grene, der er til gene

4 Status fra jubilæumsudvalget, herunder evt. dannelse af et jubilæums-sponsorudvalg: Peter M har endnu ikke nået at kontakte mulige sponsorudvalgsmedlemmer Nye køkkenelementer i RTK-hallen: Anlægsudvalget har indkøbt og - ved hjælp af banemand Kurt Jensen - opsat en ny opvaskemaskine og et nyt køleskab RTK s og kommunens forsikringsansvar - hvor går grænserne: Søren Peter arbejder videre med dette, så vi får klarhed over, hvad RTK s forsikringer dækker over og hvad der bliver dækket af kommunens forsikringer Indvielse af det nye lys i RTK-hallen: Der er fortsat udfordringer med styringen af det nye LEDlys, så vi arrangerer ikke nogen indvielse, før vi er sikre på, at det virker ordentligt. Søren Peter følger op i forhold til elektrikere. Indtil videre lader vi døren til teknikrummet stå åben, så spillerne selv kan trykke mere lys på banerne, hvis lyset ikke tænder fuldt ud - se også under Orienteringssager Ny rengøringsmedarbejder: Der er underskrevet en kontrakt med Marianne Christensen, der starter med rengøring pr. 1. oktober. Henrik laver en aftale med Susan Junge fra anlægsudvalget om præsentation af den nye rengøringsmedarbejder. Der er afsat lidt flere penge til rengøring for at få en højere kvalitet 11. Orienteringssager: Møde med Tennis Øst: Peter M, Hans-Henrik og Henrik har holdt møde med Henrik Klitvad fra bestyrelsen i Tennis Øst. På mødet fik Henrik Klitvad lidt at vide om RTK og fremtiden, mens han selv fortalte noget om det nye Tennis Øst, der er en sammenslutning af Sjællands Tennis Union og Københavns Tennis Union. Der er skabt god kontakt til det fremtidige samarbejde Evaluering af voksenholdturnering i Tennis Øst: Henrik har deltaget i et møde i et nyt ad hocudvalg nedsat i Tennis Øst. Dette udvalg skal kigge på evaluering og forbedring af både holdturneringer og individuelle turneringer. I første omgang bliver der lavet en evaluering af holdturneringerne for veteraner, motionister og golden age. Evalueringen bliver sendt ud til alle holdkaptajner oktober 2019 bliver der samlet op på et nyt møde i Idrættens Hus Evaluering af det nye lys i RTK-hallen: Lyset er godt, men der har været nogle begyndervanskeligheder. Medlemmerne har oplevet, at lyset har været uensartet, og på nogle tidspunkter endda decideret dunkelt. Søren Peter, Kurt og Henrik har holdt møde med elektrikerne bistået af kommunen for at få fundet fejlene. Elektrikerne tjekker endnu en gang, og vi har lovet at give meldinger fra medlemmerne om fejl videre til elektrikerne DGI-film: Begynderudvalget for voksne stillede 9/9 op til interview og tennisoptagelser i forbindelse med en film. Anledningen er, at DGI er ved at lave en kampagne med videospots fra forskellige foreninger, som fortæller om deres erfaringer og hvad de gør når de modtager nye medlemmer og ikke mindst, hvad de oplever der virker Kontrakttimer i RTK-hallen: Endnu to timer (onsdag kl ) på bane 3 er solgt til to nye medlemmer. Ved golden age kampe denne dag flytter spillerne fra bane 3 til bane 4 Status på vintertræning: Træningsplanen er færdig og offentliggjort på hjemmesiden. Der er blevet plads til langt de fleste tilmeldte. Voksne, der er startet i RTK inden for de seneste tre år, har fået fortrinsret til træning på hverdagsaftener, men en del har selv ønsket træning om morgenen, og det har givet ekstra pladser om aftenen. Der er også træning om søndagen - fast træning hver uge og ikke hver anden uge som det var sidste sæson og som der kom mange reaktioner på Bookingrettigheder for elitespillere: Anja og Peter S skal opdatere listen over spillere, der i den kommende indendørssæson har en rettighed til at booke to timer i stedet for en - dog med samme betaling som alle andre. Listen bliver fornyet to gange om året Banebooking og betaling: Menupunktet Banebooking på hjemmesiden er blevet ændret til Booking og betaling, da bogholder Tina Larsen har talt med flere medlemmer, specielt nye, der har svært ved at finde ud af, hvor det er, de betaler deres regninger for fx træning Frivillig Fredag: En enkelt frivillig fra RTK meldte sig til at deltage i Roskilde Kommunes frivillig fredag, der finder sted fredag den 27. september Majkampagne 2020: Begynderudvalget har evalueret årets majkampagne og er startet på planlægningen af kampagnen i Læringspunkter fra 2019 er, at der skal være hjælpere fra klubben til stede til at sætte spil i gang, når der er åbne drop in udendørs og book in indendørs,

5 så de nye bliver holdt i hånden lidt længere. I 2020 bliver der to grupperinger fra starten, så helt nye og folk, der har spillet tidligere, møder på to forskellige tidspunkter, og der bliver sat et maksimum antal på 56 begyndere og 28 øvede. Der bliver fortsat brug for mange hjælpere, så ingen bliver overbebyrdet med opgaver. Der bliver arbejdet på at gøre information, tilmelding og betaling endnu mere simpel, da en spørgeskemaundersøgelse i år viste, at her er forbedringsmuligheder. Tilmelding er åben på allerede nu, men først fra nytår bliver der gjort reklame for siden på forsiden af hjemmesiden Tilmelding af juniorhold til indendørssæsonen: RTK har tilmeldt 1 x U8 letøvede/begyndere, 1 x U10 øvede og 1 x U10 letøvede/begyndere, 1 U14 drenge og 1 x U18 kønsneutral Tilmelding af voksenhold til indendørssæsonen: RTK har tilmeldt 2 x herre senior (2. division og Liga 3), 3 x dame senior (Elitedivisionen plus 2 x Liga 2), 1 x veteran 50+, 1 x veteran 40+, 1 x golden age, 1 x motionist kategori 1 og 1 x motionist kategori 3/4 Foredrag om skader: 9. oktober har fysioterapeut og RTK-medlem Marie Hostrup et foredrag i hallen omkring skader og forebyggelse. Der skulle være mindst 10 tilmeldte for at gennemføre, og dette minimumstal er nu opnået, så arrangementet bliver gennemført. Der er som sædvanlig tilmelding via hjemmesiden 12. Eventuelt Juniorturneringer i hallen: Anja styrer turnerings- og cafévagter i forbindelse med tre turneringer i løbet af vinteren. Det drejer sig om: U10 lørdag den 12. oktober U12 fredag, lørdag og søndag den oktober U14 fredag, lørdag og søndag den februar Der er desuden skumturneringer i Himmelev Hallen søndag den 10. november og søndag den 22. marts. Talentstrategi: 29. oktober 2019 præsenterer Anja, Sisse og Mogens Arentoft en talentstrategi for RTK på et møde i kommunen, hvor andre lokalt prioriterede idrætsklubber også deltager. Strategien er bygget op med en vision og mission for RTK s talentarbejde - hvordan vi ser os selv om klub i dag og hvordan vi vil udvikle os. Talentstrategien har endnu ikke været behandlet i bestyrelsen, men det lægger sig op ad et oplæg, Sisse tidligere har fremlagt. Sagen bliver sat på dagsordenen til næste møde. Juniorovernatning i Slagelse: Fredag den 27. september tager Jonas sammen med 22 børn, tre trænere og et par forældre til et juniorovernatningsarrangement i Slagelse. 13. Bestyrelsens kommende møder De efterfølgende bestyrelsesmøder til og med næste generalforsamling er fastsat til: Mandag 4. november kl budgetmøde, ønsker skal være indsendt til Hans- Henrik senest 28. oktober Tirsdag 3. december kl Onsdag 15. januar kl Tirsdag 4. februar kl Mandag 2. marts kl generalforsamling Øvrige datoer: Torsdag den 31. oktober kl. 18: Roskilde Idræts Unions halvårsmøde i Roskilde Kongrescenter Lørdag den 14. marts 2020: Generalforsamling i Dansk Tennis Forbund - sted ikke afgjort Lørdag den 25. april 2020: Store Åbningsdag Søndag den 21. februar 2021: 100 års jubilæumsreception Lørdag den 24. april 2021: 100 års Store Åbningsdag efterfulgt af 100 års fest om aftenen