Deltagere: Peter, Hans-Henrik og Søren Peter. Steen, Jonas og Anja havde meldt afbud. Henrik O deltog også på mødet.

Transkript

1 Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Tirsdag den 20. november 2018 kl Deltagere: Peter, Hans-Henrik og Søren Peter. Steen, Jonas og Anja havde meldt afbud. Henrik O deltog også på mødet. Referent: Henrik 1. Godkendelse af dagsorden godkendt, dog tilføjet to punkter omkring hjertestarter og salg af overskydende ting i hallen 2. Godkendelse af referat fra sidst godkendt 3. Meddelelser Steen og Henrik er i dialog med DGI omkring evt. afholdelse af DGI-motionistturneringer i RTKhallen både med spillere fra RTK og fra andre klubber. Det er som erstatning for de rene DGIturneringer, som vi tidligere har lejet hallen ud til en gang om måneden. I denne vinter lejer DGI sig kun ind to gange de mangler frivillige til at køre disse arrangementer. 4. Lysprojektet i RTK-hallen - status Anlægsudvalget har i nogle måneder arbejdet på at etablere LED-lys i RTK-hallen i stedet for de nuværende, gamle armaturer. LED-lys er bedre og væsentligt billigere i strømforbrug. Roskilde Kommune har foreslået en betalingsmodel, som Søren Peter og Peter på RTK s vegne har sagt ja til 7. november. Roskilde Kommune har endnu ikke givet endeligt tilsagn, da sagen også skal besluttes politisk, minimum i økonomiudvalget og måske også i byrådet. Betalingsmodellen går ud på, at RTK og kommunen både deler investeringen og gevinsten ved elbesparelsen. RTK behøver ikke selv have penge op af lommen, da kommunen foreslår, at RTK s del af betalingen bliver taget via en reduktion af vores lokaletilskud fordelt over fem år. Derudover bliver klubbens lokaletilskud permanent reduceret, da el-udgiften permanent bliver lavere, formentlig en halvering fra ca kr. pr. år til ca kr. Vi ved endnu ikke, om det nye lys i hallen kan nå at blive installeret i denne indendørs sæson. Søren Peter har mandat til selv at vælge mellem de tilbud, han har indhentet, og han sørger for, at der bliver skrevet under på en kontrakt, som kommunen efterfølgende kan få politisk behandlet. 5. Udvidelse af RTK-hallen - forslag til igangsætning af projektet + RTK s kontakt til Nordea Bestyrelsen nedsætter et haludvalg, der skal arbejde ud fra et kommissorium, der blev behandlet og vedtaget på mødet. Til bestyrelsesmødet havde Hans-Henrik ligeledes udarbejdet en model for finansiering, hvis RTK udvider hallen med én bane. Peter har desuden taget kontakt til klubbens bank, Nordea, både i forhold til daglig drift men også i forhold til halprojektet.

2 Der dannes et haludvalg, der består af Peter, Søren Peter og Hans-Henrik. Udvalget arbejder ud fra det kommissorium, der blev vedtaget på bestyrelsesmødet I kommissoriet fremgår bl.a., at udvalget skal undersøge muligheder for finansiering, beskrive økonomien med mulige indtægter og udgifter samt stå for forundersøgelser inden en evt. budrunde. Målet er gøre RTK klar til at indhente et konkret og bindende tilbud på en haludvidelse og sikre et gennemarbejdet materiale til behandling på den ordinære generalforsamling i marts eller senest til en ekstraordinær generalforsamling inden 1. maj 2019 Henrik tilretter kommissoriet for haludvalget med en tilføjelse om, at RTK s kasserer også har sæde i udvalget Udvalget står selv for at finde eventuelle ekstra udvalgsmedlemmer fx med særlige kompetencer Peter udarbejder forslag til notat til møde med Nordea. Det skal indeholde en beskrivelse af halprojektet samt vores udfordringer med finansiering Peter og Hans-Henrik er RTK s deltagere til mødet med Nordea, hvor RTK s daglige bankforretninger også skal drøftes 6. Strategiemner - samarbejde med lokalsamfundet + organisering af opgaver i bestyrelsen Det oprindelige punkt 9 på dagsordenen blev slået sammen med dette punkt. Peter havde udarbejdet et diagram, der viser klubbens opdeling inden for forskellige områder og diagrammet viser også RTK s kontakter til forskellige samarbejdspartnere. Peter arbejder videre med diagrammet og supplerer med et oplæg til fordeling af ansvarsområder for alle medlemmer i bestyrelsen, der skal til behandling på næste bestyrelsesmøde. Der bliver taget udgangspunkt i en tilsvarende liste fra bestyrelsen i 2015 Strategiemnet klubbens frivillige bliver taget op som et selvstændigt emne på generalforsamlingen, hvor alle fremmødte får mulighed for at deltage i debatten. På bestyrelsesmødet i februar drøftes et konkret oplæg, der skal behandles på generalforsamlingen Strategiemnet Kapacitet baner bliver der taget hånd om i haludvalget Strategiemnet Talentudvikling bliver der taget hånd om i forbindelse med RTK s deltagelse i samarbejdet med Roskilde Kommune om lokalt prioriterede idrætsgrene dette emne kommer på dagsordenen på næste møde Bestyrelsen ønsker fortsat, at der skal indkaldes til et møde med deltagelse af de medlemmer, der havde meldt sig til strategidagen i september eller havde meldt sig som interesserede, men ikke kunne komme. Peter har bolden. På dette møde får deltagerne mulighed for at give input til alle strategiemnerne 7. Økonomistatus Hans-Henrik gav en overordnet status. Han vurderer fortsat, at økonomien ser fornuftig ud i forhold til budgettet. Der indføres to årlige økonomimøder med deltagelse af formand Peter, kasserer Hans- Henrik, bogholder Tina, klubmedarbejder Henrik samt træningschef Sisse. Første møde afholdes hurtigst muligt i januar 2019

3 8. Fremtidig planlægning af aktiviteter i indendørs- og udendørssæsonen Der er behov for en bedre organisering af RTK s planlægning af aktiviteter til både indendørs- og udendørssæsonen. Med et årshjul med faste terminer for fastlæggelse og beskrivelse af aktiviteter kan vi sikre bedre koordinering, bedre information til medlemmerne, bedre udnyttelse af frivillige og administrative ressourcer og at der er styr på processerne, når der kommer nye frivillige og/eller ansatte. Der indføres et årshjul i RTK. Henrik udarbejder et forslag til næste bestyrelsesmøde To gange om året - i god tid før start på henholdsvis indendørs- og udendørssæsonen - skal planen med aktiviteter for den kommende halvsæson forelægges bestyrelsen. De konkrete datoer kommer til at fremgå i årshjulet Årshjulet kommer både til at indeholde konkrete aktiviteter med datoer, men også tidspunkter for igangsætning og afslutning af planlægning. Det gælder både aktiviteter, træning, tilmelding af hold og lignende 9. Samarbejde med Jyllinge Tennis Klub om padel for RTK-medlemmer Punktet blev udskudt, da Jyllinge endnu ikke er klar med deres oplæg. Bestyrelsen tager sagen op igen, når Jyllinge er klar 10. Plan for ændring af systemet med kontrakttimer i RTK-hallen Bestyrelsen har efter generalforsamlingen i marts 2018 vedtaget, at der skal laves et oplæg til fremtidig håndtering af kontrakttimer i hallen (Faste timer, som en gruppe af spillere har hver uge hele vintersæsonen). I praksis er det i dag sådan, at har en gruppe én gang fået tildelt en fast banetime, så bliver den videreført år efter år, og den er den praksis, bestyrelsen ønsker at kigge på. I 2018/19 er der dog foretaget flere justeringer, da bestyrelsen før sommeren 2018 besluttede at håndhæve reglen om, at der skal være mindst fire spillere tilknyttet faste banetimer mandagtorsdag kl Desuden har enkelte kontrakthold selv ønsket at skifte fra aften til formiddag, så de fleste på ventelisten har fået deres ønsker om tid eller flytning af tid opfyldt. Lige nu er der ikke nogen nye på ventelisten, men tre af de nuværende kontrakthold har ønske om en anden tid end den, de har i dag. Disse ønsker kan lige nu ikke opfyldes, da andre har de ønskede tider. Bestyrelsen drøftede forskellige muligheder for at sikre rotation blandt kontraktindehaverne men også for at sikre, at der kommer flere fritegningstimer på de attraktive tider mandag-torsdag aften. Til næste bestyrelsesmøde udarbejder Henrik et eller flere konkrete forslag ud fra debatten på bestyrelsesmødet. Bestyrelsen vedtager så et eller flere forslag, der skal behandles på generalforsamlingen i marts 2019

4 11. Henvendelse fra en fysioterapeut (medlem i RTK) om samarbejde med klubben i forhold til foredrag, fysisk træning, skadebekæmpelse og -forebyggelse, herunder genoptræning Trænergruppen har selv kompetencer til at stå for fysisk træning og lignende aktiviteter i forhold til klubbens medlemmer, og bestyrelsen takker derfor nej tak til den del af oplægget Både bestyrelse og trænere bakker op om et foredrag om skadeforebyggelse og - bekæmpelse. Hans-Henrik tager kontakt til fysioterapeuten for at indgå en aftale om et foredrag 12. RIU idrætsfest 2019 Roskilde Idræts Union holder idrætsfest 25. januar 2019 kl Sæt dagen ind i kalenderen nu der kommer tilmelding senere. 13. Planlægning af Store Åbningsdag 2019 og modtagelse af nye børn Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Store Åbningsdag 2019 bliver lørdag den 27. april Dagen skal imidlertid planlægges. Trænerne har talt om, at det vil være en god idé at modtage nye børn tidligere i april, så nye børn tidligere kan indarbejdes i træningsplanen. Modtagelse af nye voksne foregår via majkampagnen, som begynderudvalget for voksne allerede har lavet planen for, se Steen og Henrik står for nedsættelse af et planlægningsudvalg i samarbejde med diverse aktivitetsarrangører Juniorudvalget og trænerne arbejder på en model for modtagelse af nye børn til foråret 14. Hjertestarter til Dr. Sofies Vej Anlægsudvalget ønsker, at der skal være en hjertestarter på Dr. Sofies Vej lignende den, vi har hængende i RTK-hallen, og som sidste vinter reddede liv i forbindelse med et hjerteanfald. Anlægsudvalget søger TRYG-fonden om en hjertestarter til Dr. Sofies Vej der er minimum tre måneders behandlingstid Hvis TRYG-fonden siger ja, er der ok fra bestyrelsen til at sætte den op. Betingelsen fra TRYG-fonden er i så fald, at den skal sættes op udendørs i et skab med varme, så skabet holdes frostfrit Hvis TRYG-fonden siger nej, skal sagen op igen på et bestyrelsesmøde med henblik på, om RTK så selv skal bekoste en hjertestarter til at sidde udendørs eller om vi kan nøjes med en indendørs løsning i klubhuset 15. Salg af træningsremedier fra RTK-hallen I forbindelse med ombygning af motionsrummet til juniorrum er der blevet en række træningsredskaber og vægte i overskud. De står nu bag et par af banerne, og anlægsudvalget vil

5 gerne have ryddet op. Udvalget beder derfor om bestyrelsens accept til at sælge/bortskaffe de overflødige ting. Anlægsudvalget gennemgår tingene med trænerne for at sikre, at RTK beholder de ting, der er i brug. Øvrige ting sælger udvalget via Den Blå Avis og sikrer information på hjemmesiden 16. Status på øvrige igangværende sager og aktiviteter Møde med Roskilde Kommune og Roskilde Festival om lukning af Darup er nu fastsat til 3. december kl Henrik, Peter, Søren Peter og evt. Kurt deltager Tennis Øst afvikler indemesterskaber for juniorer, seniorer og veteraner i forskellige haller, blandt andet to lørdage i RTK-hallen (5. januar kl og 12. januar kl ). Klubben skal stille en turneringsvagt, der har til opgave at sætte kampene i gang, indsamle og indtaste resultater online. HH og Steen har tilbudt sig som hjælpere to halve dage hver, så vi mangler to turneringsvagter mere. Henrik spørger én kandidat, og Hans-Henrik spørger en anden kandidat. Henrik spørger samtidig juniorudvalget og Anja, om de kender nogen, der vil hjælpe med denne opgave 17. Orienteringssager: Kampprogrammet for alle hold kom fra Tennis Øst i slutningen af oktober. Det har været forsinket, da der har været tekniske vanskeligheder med DTF s nye turneringsprogram. Der er booket baner til alle hjemmekampe, og det har vist sig ikke at være nødvendigt at leje baner i Hedehusene Roskilde Kommune har udtaget RTK til stikprøvekontrol for at sikre, at tilskud fra kommunen bliver anvendt korrekt. Klubben bliver kontaktet af kommunen og af kommunens revisionsselskab Der har været udfordringer med at stille spillere til 1. og 2. herreholdene på grund af skader og mange afbud, heraf flere med kort varsel. Kampene er blevet afviklet med reserver blandt 3. hold og veteraner Færdiggørelsen af RTK s træningskoncept kommer efter aftale mellem Peter, Sisse og Anja først til at ske senere, idet flere af punkterne i træningskonceptet også bliver behandlet i forbindelse med RTK s medvirken i kommunens projekt om lokale, prioriterede idrætsgrene 18. Eventuelt Kampreferater Referater fra holdkampe og individuelle turneringer bringes i dag på Facebook i gruppen RTK Kampe og resultater. Det er en lukket gruppe, som alle medlemmer (og forældre) kan blive medlem af. Søren Peter er ikke på Facebook og havde derfor forespurgt, om referaterne i stedet kan blive lagt på hjemmesiden. RTK fastholder brugen af Facebook-gruppen til kampreferater. Antallet af referater er øget, efter vi gik over til Facebook. Tidligere blev Facebook-referaterne også vist på hjemmesiden, men siden har Facebook ændret opsætningen, så det ikke længere er muligt at vise indholdet fra en lukket gruppe på en hjemmeside. Henrik undersøger muligheden for, at vi kan omdanne gruppen til en åben gruppe og derefter vise referaterne på hjemmesiden igen RTK s 100-års jubilæum 28. februar 2021 fejrer RTK 100-års jubilæum. Det skal fejres, og planlægningen skal i gang i god tid. På generalforsamlingen 2019 efterlyser vi medlemmer, der vil være med til at sidde i et jubilæumsudvalg

6 Næste møde Onsdag den 9. januar 2019 hos Søren Peter. Mødet i januar bliver først og fremmest et møde omkring budget Hans-Henrik skal have input fra alle i løbet af november. Hans-Henrik indkalder til et særligt møde med Anja og Jonas omkring fordeling af midler og håndtering af konti på juniorområdet. På næste møde kommer også de punkter med involvering af Steen, Anja og Jonas, der denne gang blev udskudt.