Sådan får du en bedre budgetproces

Transkript

1 Sådan får du en bedre budgetproces

2 Bliv klogere s. 3 Budgetsystemer s. 3 Excel nemt og hurtigt, eller er det? s. 4 Det vigtigste først én datasandhed s. 4 Hvem er spillerne på det danske marked og hvad med BoB? s. 6 7 kritiske parametre der understøtter valg af budgetteringsløsning s. 8 Budgetopfølgning - Økonomichefens bedste ven s. 8 Systemudvælgelsen s. 10 Implementeringen må ikke undervurderes s. 11 Integration ikke installation s. 12 Ikke uden forandringsledelse 2

3 Budgetsystemer Budgettering er grundstenen i finansiel planning. Når det gælder om at forberede budgetter eller forecasts, og økonomifunktionen efterspørger informationer og data fra andre dele af virksomheden, bliver de ofte mødt med tøven, forsinkelser eller stilhed, fordi der ikke altid er én datasandhed og ofte tager det lang tid at indsamle og verificere data. Selvom alle virksomheder på daglig basis anvender data, og disse typisk danner grundlaget for virksomhedernes beslutninger, kan kvaliteten af data være af varierende kvalitet. Ikke mindst fordi, ét af de mest benyttede programmer til databehandling er Excel. Excel nemt og hurtigt, eller er det? Excel er lettilgængeligt, hurtigt at komme i gang med og for de fleste virksomheder en uundværlig del af hverdagen. Excel er langt hen ad vejen et godt værktøj. Det kan dog hurtigt blive en kompliceret og tung proces, der stiller store krav til både den enkelte ansattes kompetencer, overblik og tidsmæssige ressourcer. Og det er jo langt fra tilfredsstillende, når der fx sker indtastningsfejl, regnefejl med mere. For uanset hvor mange processer og procedurer virksomheden har opstillet for databehandling, vil der uundgåeligt ske fejl ved manuel indtastning. Det er her, budget-softwaresystemerne kommer ind i billedet.

4 Det vigtigste først én datasandhed I de seneste år har store datamængder, kompleksiteten og ændringer i budgetprocessen været med til at skabe udfordringer. Med et standardsystem imødekommer man nogle af disse udfordringer. De fleste virksomheder anvender allerede i dag et standard ERP-system - ofte suppleret med fx en standard CRM eller HR-løsning. Men benytter man det rigtige? Og hvordan ved man det? Alle virksomheder har noget, der kan forbedres. Det er også tilfældet, hvad angår de økonomistyringssystemer, som de anvender. Mange ledere i økonomi og finansfunktioner har erfaret, at budgetprocessen bør håndteres og styres i et fokuseret budgetsystem og ikke som en integreret del i deres ERP-system. Budgetsystemet skal ses som et af flere systemer i værktøjskassen - ligesom fx CRM.* Men hvad er egentlig det vigtigste, når man som virksomhed skal finde et passende budgetsystem? Mange ved at udvælgelses- samt implementeringsprocessen er vigtige trin, og alle taler om at data og én version af sandheden er fremtiden for virksomhedens beslutningsgrundlag og succes. Budgetsystemet skal prioriteres. Uden en dedikeret ledelse, som har inkluderet et budgetsystem i den strategiske forretningsplan og opfølgning, kan det ikke lade sig gøre. Hvem er spillerne på det danske marked og hvad med BoB? Markedet for budgetteringssystemer er langt henne i en konsolideringsproces. Nogle af de bedste budgetsystemer er blevet opkøbt af store ERP-leverandører i erkendelsen af, at budgetfunktionaliteten i ERP-systemer ikke er tilstrækkelig for deres kunder og at ERP-teknologien ikke understøtter behovet for avanceret budgettering. Flere og flere virksomheder vælger derfor en stand-alone løsning, også kendt som en Best of Breed -applikation, for at dække et afgrænset funktionsområde, netop grundet manglende specialfunktionalitet i ERP-systemerne. Best of Breed, eller BoB, er det system, der er bedst på et specifikt område som fx løn eller CRM. 4

5 Selvom BoB-løsninger er med til at dække unikke behov, bør man også være opmærksom på, at der kan være udfordringer: Integration med andre systemer bør være en del af en planlagt proces Det kan være svært at dele data på tværs af forskellige løsninger, hvis BoB-løsningen ikke er integrerbar med det eksisterende løsnings-set-up Det kan potentielt blive omkostningsfuldt, hvis man ikke undersøger og kender behov samt krav til løsningen Man skal derfor altid undersøge, om der findes passende integrerede værktøjer på markedet, der opfylder dine behov og krav. Der er dog store fordele ved BoB-løsninger: Opdateringerne kan installeres uden at påvirke andre systemer Det er let at reagere hurtigt og rette ind på markedsændringer Specialiserede funktioner omfatter flere muligheder og løsninger Der er mange spillere på budgetsoftware-markedet i dag. Blandt de tunge aktører er IBM, SAP og Oracle, der alle har opkøbt nogle af de største budgetløsningsleverandører. Der findes dog også mange BoB-løsninger på markedet heriblandt Jedox, Prophix, Cubus og SAS. Prophix er en af de førende Corporate Performance Management-standardløsningsleverandør baseret på Microsofts standardteknologi, men er også integrerbar med bl.a. Oracle. Budgetprocessen i Prophix er strømlinet, så data automatisk konsolideres fra forskellige afdelinger/selskaber til en samlet budgetmodel. Modellen kan herefter benyttes af brugerne internt i organisationen. Prophix har desuden et supplerende budgetværktøj, der giver muligheden for at behandle særligt avancerede data baseret på en længere række af variabler. Et andet eksempel på en af de førende BoB-leverandører er Jedox, som oprindeligt blev udviklet som en database og applikation til Microsoft Excel. Jedox ligner og fungerer som Excel, men uden Excel-helvedet med forskellige versioner af Excel-ark, der sendes på kryds og tværs. Du samler dine data ét sted, og tilgår dem via et Excel add-in og/eller en web-applikation. Du kan analysere data og skabe værdifuld indsigt og viden, der gør det muligt for dig at budgettere, planlægge og forecaste intelligent. 5

6 Du kan endda gøre det hurtigere end nogensinde takket være in-memory teknologi og splashing. Samtidig kan du strømline enhver forretningsproces i alle afdelinger, hvor der opsamles, beregnes og vises data. Fleksibiliteten betyder, at Jedox udvikler sig sideløbende med din virksomhed, og at du løbende kan optimere dine forretningsprocesser igennem Jedox. Jedox er i øvrigt også integrerbar med Power BI, MS NAV/365 BC, QlikView, Oracle og SAP. Et overblik over markedet for budgetteringssystemer Kilde: Dresner 7 kritiske parametre der understøtter valg af budgetteringsløsning Budgettering er kernen i virksomhedens økonomifunktion, og den gode og effektive budgetproces sikrer, at virksomheden når sine mål. Det handler om data om at forudsige, opsamle, analysere samt rapportere indtægter og udgifter. Disse data bruges i sammenhæng med forretningstransaktioner i ERP-systemet, hvilket resulterer i, at de finansielle budgetter sammenlignes med de økonomiske resultater, der er registreret i ERP-systemet. For at kunne nå frem til en beslutning om det rigtige valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille en veldokumenteret og objektiv kravspecifikation. På næste side er der listet nogle af de mest almindelige krav til budgetsystemer. 6

7 De mest almindelige krav til budgetsystemer Budgettet Decentral dataindtastning via WEB eller Excel add in Fleksibel versioneringsmulighed Håndtering af hele virksomhedens økonomistyringsdiscipliner såsom: - Ressource- og kapacitetsstyring - HR-/Lønbudgettering - Projektbudgettering - Driverbaseret indtægtsbudgettering med Pris x Mængde tilgang - Omkostningsfordelinger - Multipel valutakonvertering - Resultatopgørelse, Balance, Cash Flow - osv. Fleksibel dimensionshåndtering (organisationsændringer, udvidelse af hierarkier osv.). Kommentarmodul/Cellenoter/ underkontospecifikationer Automatisk generering af budget, baseret på sidste års realiserede tal Top down og/eller Bottom up budgetteringstilgang Workflow understøttelse med godkendelseshierarki/-proces og opgavelister Aktionsbaseret notifikationer Forecasting og simulering Realtime budgetforudsætningsændringer Rullende og/eller 12+ mdr. budgettering What if -scenarie-mulighed Rapportering Foruddefinerede standardrapporter Variansanalyse Download data til MS Excel Udviklingsværktøj til avancerede rapporter Rapportpakker med automatisk udsendelse Analyse Ad hoc analyser Drill down funktion Datavisualisering Sikkerhed Rollebaseret (bruger, grupper, roller) Brugergodkendelse Adgangskontrol Revisionsspor Datasikkerhed og transparens Datalagring Én sandhed Adgang til transaktionsdata Integration Import af transaktionsdata fra kildesystemer Import fra andre kilder AD integration (Active Directory) 7

8 Budgetopfølgning - Økonomichefens bedste ven Udover ovenstående krav er et andet og mindst ligeså vigtigt element, det at kunne muliggøre sammenligningen mellem de budgetterede tal og de realiserede tal. Sidstnævnte findes i transaktionssystemet, dvs. i ERP-systemet. Derfor er en robust integration mellem budget- og ERP-systemet nødvendig. Alle de nævnte systemer i denne ebook har en regnearkslignende brugergrænseflade med enten en standard web eller front-end klient eller Excel. Dette betyder, at du kan behandle data og derefter uploade det endelige resultat i budgetsystemet for at fortsætte budgetteringsprocessen. Det er automatiseret og skaber både gennemsigtighed og vigtigst af alt kontrol. Systemudvælgelsen Når man har fastlagt behov samt udformet kravspecifikationen kommer selve udvælgelsen af budgetsystemet og en passende implementeringsleverandør. Det kan være en langsommelig proces og bunder selvfølgelig i kompleksiteten og hvor god man er til at strukturere processen. Alfa og omega er dog stadig, og det kan ikke understreges nok, budgetsystemet skal prioriteres af ledelsen i den strategiske forretningsplan. Et lille tip til udvælgelsen er at se på leverandørens nuværende kunder og tilgangen af disse det sidste års tid. Derudover skal man være opmærksom på følgende faktorer, som også kan spille ind**: Klarhed af visionen og målsætningerne for den fremtidige budgetteringsløsning og -proces At have tilstrækkelige interne ressourcer, der kender forretningsbehov og -krav Vigtigheden i at vide, hvad der kræves til både udvælgelse og gennemførelse Vished om rette pris og kompatibilitet af det valgte system Rette antal relevante systemer og leverandører, der skal medtages i processen 8

9 Antal tilgængelige implementeringspartnere for hvert udvalgt system Type og kompleksitet af kontrakten, der skal aftales med leverandøren Vigtigheden af at sammenligne et cloud-baseret alternativ til en On-Premise implementering. Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på: Den hurtige valgproces Den omstændelige valgproces Den passende valgproces. 1. Det hurtige valg er ofte en kort proces. Virksomheden udformer som regel ingen eller blot en kort beskrivelse af behovene. Antallet af systemer man vurderer er ofte begrænset til ét eller maksimalt to. Valget træffes mange gange ud fra eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. Blandt små og mellemstore virksomheder er det typisk prisen, der er den overskyggende parameter og dernæst kvaliteten. Tiden bliver mange gange en vigtig faktor, og det handler også om at justere så pris og kvalitet rammer det ønskede niveau. 2. Det omstændelige valg omfatter typisk en meget detaljeret kravspecifikation, udbud til en lang række leverandører og er ofte en meget omstændelig proces vedrørende evaluering af produkt og leverandør. Mange virksomheder bruger unødig meget tid i udvælgelsesprocessen. Processen kan i nogle tilfælde tage op til et år eller længere. 3. Det passende valg er karakteriseret ved, at virksomheden gør, hvad der er nødvendigt for at nå frem til et hensigtsmæssigt beslutningsgrundlag inden for en passende tidsmæssig ramme. Virksomheden har gjort sig klart, hvilke forretningsmæssige behov den har, og behovene er dokumenteret på et passende niveau. Antallet af leverandører er nøje udvalgt, og tilbud indhentes fra maksimalt tre leverandører.*** 9

10 Erfaringer viser, at det passende valg er den proces, der i de fleste tilfælde giver det bedste resultat. Derudover er det smart at indtænke de forskellige faser og aktiviteter fra formålet og hele vejen hen til valget af et eller flere systemer. Stil de rigtige spørgsmål i rette tid. Formål Proces Organisation System Valg Hvorfor Mål Kort/lang sigt Leverancekrav og -model Support og service Brugernes behov og krav Output typer Personkarakteristik Features Systeminteraktioner Teknologi Valg af et eller flere Ovenstående figur danner et udgangspunkt for, hvordan man kan opdele udvælgelsesfasen mere struktureret. Ved at arbejde med de enkelte faser og besvare spørgsmålene, opnås bedre beslutningsgrundlag for det systemvalg, man i sidste ende tager. Succeskriteriet for en vellykket implementering er en fungerende løsning, der er accepteret af slutbrugerne. Den skal være hurtig, simpel og fleksibel at arbejde med i hverdagen, samt kunne tilpasses organisationens behov. Husk kravspecifikation uden den vil designet, implementeringen, testen og overdragelsen ikke kunne indfri forretningsbehov og ønsker. Derfor kan man med fordel søge rådgivning hos erfarne leverandører af systemunderstøttede budgetløsninger. Men vær opmærksom på, at mange leverandører kun forhandler ét budgetværktøj - så søg rådgivning hos leverandører, der er forhandler af flere produkter. Implementeringen må ikke undervurderes Når det rigtige system er valgt med den rigtige leverandør, men du finder ud af, at implementeringen var nedprioriteret i processen, kan det potentielt vise sig at være en bekostelig affære. Det rigtige system implementeret forkert kan hurtigt blive en dårligere løsning end det næstbedste system implementeret korrekt. 10

11 Succeskriteriet for en vellykket implementering er en fungerende løsning, der er accepteret af slutbrugerne. Valg af implementeringspartner er mindst ligeså vigtigt som valg af system. Vælg en implementeringspartner, der har en veldokumenteret implementeringsmetode og har referencer, som dokumenterer deres kompetencer. Husk kravspecifikation uden jeres inddragelse vil designet, implementeringen, testen og overdragelsen ikke kunne indfri jeres forretnings behov og ønsker. Sørg for at projektet bliver overdraget og ejet af jer. Udarbejd en passende SLA-aftale (Service Level Agreement) med leverandøren. Integration ikke installation En succesfuld integration sikrer, at hvert integreret delsystem fungerer efter behov og gør det, de er bedst til. Man skal have fokus på, at værdifulde data fra ét system anvendes af de andre systemer, de rigtige steder, så man undgår dataredundans. Datakvalitet og -integritet er nøglen til en god budgettering og rapportering. Dataintegrationen kan være underlagt datamanipulation, for at sikre datarens, aggregering samt kortlægning. De fleste procedurer for denne manipulation oprettes via konfiguration eller guides (wizards). Majoriteten af alle systemer vil dog have adaptere, som kan læse data fra de fleste standard ERPsystemer. Hvis dette ikke er tilfældet, vil det naturligvis kræve et integrationslag i arkitekturen. I sidste ende skal løsningen fremstå som én samlet løsning med én sandhed for slutbrugerne.

12 Ikke uden forandringsledelse Der findes to slags forandringer. Der er de forandringer, man selv ønsker, fordi man selv gerne vil opnå noget bestemt, og så er der de andre og for det meste mere problematiske forandringer. Det er de forandringer, der kommer enten oppefra eller er udløst af udefrakommende omstændinger. Disse forandringer er generelt mere konfliktfyldte at gennemføre. Derfor er det vigtigt at huske alle interessenter, når man skal implementere et nyt tiltag som fx et budgetsystem. Ledelsen er endnu engang primus motor, og dem der skal holde hovedet koldt samt bane vejen. Samtidig skal ledelsen involvere medarbejderne og skabe et positivt og motiverende forandringsmiljø. Italesæt forandringen og de nye processer og procedurer. Husk at trivsel og mening hænger tæt sammen tal med dine medarbejdere og lad dem blive hørt. På denne måde får medarbejderne den involvering i forandringen, der skaber ejerskab, engagement i og lyst til at projektet skal lykkes. IT fungerer ikke optimalt uden processer, processer fungerer ikke uden mennesker og i vores samtid er IT en nødvendighed for mennesker. Denne treenighed fungerer kun når alle parter bliver involveret. Husk vigtigheden af budgetteringen for både forretningsbeslutninger og udvikling i din virksomhed. I denne forandringsverden vil der uundgåeligt opstå nye eller andre behov og strategier. Vær omstillingsklar og klædt på til projektet, så har du allerede taget et stort skridt i den rigtige retning, når I skal opnå succes med nyt og rigtige budgetsystem. Applikationer Mennesker Lean IT Systemer Processer Vil du vide mere om budgetsystemer? Spørg løs via: Telefon: kontakt@accobat.com Hjemmeside: Kilder: * Budgeting systems in Denmark, Herbert Nathan & Co ** Budgeting systems in Denmark 2017, Herbert Nathan & Co *** 12