Sejlklubben LYNÆS Referat Bestyrelsesmøde 27. marts 2018 kl. 19:00 Orientering fra FU a) Stævner 2018 Strandbeskyttelseslinie. Standerhejsning.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 27. marts 2018 kl. 19:00 Deltager: Hans-Kurt Andersen (HK), Lis Lindegaard (LL), David Ipsen (DI), Knold, Jørgen Bøe (JB); Berit Christiansen (BC); Tom Winther Hansen (TH); Henrik Petersen (HP); Berit Christiansen (BC); David Corneliussen (DC) Afbud: Frederik Wedel-Heinen (FH); Bent Bennedsen (BB); Ejler Borck (EB); 1. Orientering fra FU a) Orientering fra formanden Stævner 2018 Kapsejladsudvalget har meddelt windsurferne og OK-klubben, at vi desværre ikke kan afholde stævner i 2018, så nu kan vi ikke vende tilbage til dem og sige vi er klar. Sejlsportsligaen havde fået samme besked, men David C. har fået omstødt beslutningen. 1 Angående Sejlsportsligaen havde formanden inviteret David C, så han kunne fortælle mere om planerne. Det er Davids indstilling dette er et spændende tilbud og det er det eneste klubben kan tilbyde unge sejlere, derfor har han grebet bolden, hvilket han fik megen ros for. Det er DC og en enig bestyrelses holdning, at vi skal deltage og det er en falliterklæring af klubben at melde fra nu. Der er hørt bredt i klubben, om hvem der vil være interesseret i at deltage i 1 eller flere stævner og trods den korte tid, ser det ud til at der er en besætning. Sejlsportsligaen har accepteret at vi bliver forsinket med forberedelserne, i forhold til diverse deadlines. Deltagergebyret består i år af startgebyr og obligatorisk forplejningspakke i alt kr. Afdækning af mulige lokale sponsorere er gået i gang. LL undersøger om der allerede er kommet sponsorater og meddeler dette snarest. BC s søn vil gerne hjælpe med at skrive sponsoransøgninger. Strandbeskyttelseslinie. HK har sendt Halsnæs Kommune et brev, om at klubben støtter ophævelse af strandbeskyttelseslinien på Lynæs Havn, det er vigtigt at havnen kan udvikle sig, for at være interessant for fremtidige generationer. Standerhejsning. Standerhejsning er d. 28. april. F&A sørger for en lille en og lidt chips. Der er igen bedt om der også købes champagne. JB spørger om der holdes indvidelse af kajakhotellet? HK bekræfter at aftalen fra rejsegildet stadig er gældende, og der samtidig afholdes indvidelse af det flotte kajakhotel. JB spørger om klubhuset må benyttes, når der afholdes Se mit rovand til september? HK bekræfter at kajakudvalget må benytte klubhuset efter gældende regler, men at

2 klubhuset ikke kan reserveres fra april til november. b) Orientering fra kassereren LL har udsendt kontigentopkrævning for D.d. er likvidbeholdningen kr., men der mangler nogle betalinger, bl.a. kontigent til Dansk Sejlunion. c) Diverse HP har deltaget i DS generalforsamling, i den forbindelse blev der uddelt anderkendelser og Line Markert fra DS har en anderkendelse til HK. Kredsen har stadig et medlem i DS bestyrelse i kraft af Christian Hangel fra Frederikssund. Bekendtgørelse om speedbåde m.v. er på vej i Folketinget, og forventes vedtaget snarest. Det ser ud til at forsikringspræmierne for speedbåde vil stige mindre, end det var forventet. 2. Sager til behandling Forslag om forskønnelse af klubhuset er udsat til april-mødet, da dette ikke var nået rundt til hele bestyrelsen. 3. KORT, væsentligt NYT fra udvalgene PR-udvalget Ny hjemmeside Lanceringsdato 1. Hvor langt er den kommet? 2. Hvornår skal den i luften? 3. Hvad skal vi gøre når den bliver aktiv? Ad. 1. Jeg mangler at checke at alt om Kajak er på plads og lige dobbelt checke de andre udvalg. Ad. 2. Jeg foreslår, at det annonceres ved standerhejsningen og at skiftet sker snarest derefter med det som er på plads. F.eks. kan vi udelade booking, hvis det ikke virker. Ad. 3. Der annonceres også en dag lige efter skiftet, hvor medlemmer kan komme forbi klubhuset, for at prøve at bruge den nye hjemmeside. Ud fra de erfaringer jeg vil få, skrives en vejledning om hvor man kan finde hvad. Denne vejledning kommer så med i først kommende nyhedsbrev og offentliggøres også på hjemmesiden. Umiddelbart sker skiftet weekenden efter standerhejsningen. 2

3 Ny kommunikationsstrategi Hvad er bestyrelsens holdning til vedlagte kommunikationsstrategi? Se bilag 1 Knold og Bodil havde været på kommunikationskursus hos KAI-sport, Knold gennemgik minutiøst bilag 1. Med hensyn til aktivitetskalender, ønsker bestyrelsen kun at der findes en kalender, med alle aktiviterne på hjemmesiden. Endvidere forslår Knold mailinglister for specifikke interesseområder man kan tilmelde sig. Knold ønsker også at sprede klubben på både Twitter, Instagram & YouTube. DI gør opmærksom på at Facebook allerede fungere fortrinligt, det ses allerede på besøgstallet, f.eks. når der har været indlæg fra onsdagssejladserne og Sejlerskole Cup. Bestyrelsen sendte Knold tilbage til PR-udvalget, for at PR-udvalget kan udarbejde en overordnet kommunikationspolitik, bestyrelsen kan forholde sig til. Værktøjerne vælger udvalget selv. Kajakudvalg Terrassen foran kajakhotellet er under anlæggelse. Pt. er der betalt 60 indskud, det er væsentlig mere end forventet og kajakhotellet er snart fyldt. Udvalget er ved at undersøge indkøb af klubkajakker og begyndt at søge midler hertil. DI. Det er vigtigt at sponsorsøgning foregår koordineret, da andre udvalg også er ude at søge sponsormidler og vi må ikke fremstå som en ukoordineret organisation. HK indkalder til et sponsorkoordineringsmøde. HP opfordre til at afvandingsforholdene for området omkring kajakhotellet kontrolleres, da kajakhotellet og terrassen ligger lavere, end vejen. Kajakudvalget har sagt ja til at der afholdes et instruktørkursus i Lynæs, hvolket bestyrelsen er positiv indstillet overfor. Fest og aktivitetsudvalget Standerhejsningsfesten er madpakkefest, hvor der tændes op i grillen. 25 maj er sæsonens første grill-aften. Sejlerskolen Sejlerskolen afholder splejsekursus v. Henning Avai. I år laves et 3.års-forløb, for elever der har taget duelighedsbevis. Forløbet vil have fokus på bådhåndtering og trim. 3 og 9 april er der introduktionsmøder. Det er tidligere, end det plejer, fordi eleverne nu skal hjælpe med klargøring af Spica. Torben har meldt fra som instruktør i 2018, Knold forsøger at få fat i nye instruktører. Der er tilmeldt 15 1.års-elever og 3 3.års-elever. Det er maksimum kapacitet på Spica. 3

4 Klubhusudvalget - Klubhusforvalter. TH opfordrer til, at har man slæbt sand og skidt ind i klubhuset, sørger man for at støvsuge, inden man går hjem. Udvalget har siden sidst ryddet op i værktøjsskabet og på loftet. Carl kan ikke mere gøre rent i klubhuset, men det er muligt at hans lillesøster vil overtage opgaven. TH tager et møde med hende. Hanse-klubben har henvendt sig, da de ønsker at låne klubben til deres årlige træf. Det er bestyrelses holdning at Hanse-klubben gerne må være i klubhuset, men det er på de vilkår der gælder for klubhuset fra april til november. Havnerådet Knold fortalte kort om status på Lyn-X. Kabysudvalget Udvalget har udsendt brev til dem, der har vist interesse i at lave kaffe til onsdagssejlerne. Vibeke Narp har lavet et forslag til langtidsprojekter, der bliver behandlet på næste bestyrelsesmøde. 4. Eventuelt Berit har muligvis fået adgang til billige pæne tallerkner, og ønskede bestyrelsens opbakning til at gå videre med tilbuddet, hvilket bestyrelsen kan tilslutte sig. Bilag: Mødeplan v.1.0 Arbejdsopgaver

5 MØDEPLAN I 2018/2019 Dato Aktivitet Kageliste Søndag d. 18. febr. GF Alle mødes kl. 12, gør klar til spisningen kl. 13 GF kl. 14 Tirsdag d. 20. febr. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Frederik (Kapsejladsudvalg) Tirsdag d. 20. marts FU (Tidspunkt kl. 19:00) Lørdag d. 24. marts Bestyrelsesfest for nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Tirsdag d. 27. marts Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Knold (Sejlerskoleudvalg) Tirsdag d. 17. april FU (Tidspunkt kl. 19:00) Tirsdag d. 24. april Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Henrik (Næstformand) Lørdag d. 28. april Standerhejsning kl. 15:00 Lørdag d. 28. april Standerhejsningsfest kl. 18:00 Tirsdag d. 22. maj FU (Tidspunkt kl. 19:00) Tirsdag d. 29. maj Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Tom Tirsdag d. 21. aug. FU (Tidspunkt kl. 19:00) (Klubhusudvalg) Tirsdag d. 28. aug. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Berit (Kabysudvalg) Tirsdag d. 18. sept. FU (Tidspunkt kl. 19:00) Tirsdag d. 25. sept. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 David Tirsdag d. 16. okt. FU (Tidspunkt kl. 19:00) (Sekretær) Tirsdag d. 23. okt. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Jørgen (Kajakudvalg) Lørdag d. 27. okt. Standernedhaling kl. 15:00 Lørdag d. 27. okt. Torsdag d. 01. nov. Standernedhalingsfest kl. 19:00 Sidste frist for indlevering af budgetønsker Tirsdag d. 20. nov. FU (Tidspunkt kl. 19:00) Tirsdag d. 27. nov. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Lis (Kassere) Tirsdag d. 08. jan. 19 FU (Tidspunkt kl. 19:00) Tirsdag d. 15. jan. Bestyrelsesmøde kl. 19:00 Hans-Kurt (Formand) Søndag d. 24. febr. GF Alle mødes kl. 12, gør klar til spisningen kl. 13 GF kl. 14 Version

6 Arbejdsopgaver ajourført pr Nr. Opgave: Beskrivelse: Ansvarlig Frist: 21 Sikkerhedspolitik Beskrivelse af en sikkerheds- og krisepolitik Hans-Kurt, Henrik 51 Hvilke nye både? a) Skal klubben have nye både, og hvilke b) hvordan med finansieringen og Henrik, Frederik, David C a) udført b) fortsætter oplæg til GF David I 60 Salg af både De kassable i henhold til listen Frederik over vores flåde af skal sælges Knold sætter til salg på hjemmesiden. Knold pr 62 Penge til Sejlsportsliga Søge Fonde / sponsorer mfl. best. snarest 70 Hjemmesiden Undersøge pris på at gøre hjemmesiden tablet- og mobiltelefonvenlig 71 Arbejdsbeskrivelser Opdatering af udvalgenes arbejdsbeskrivelser Knold og David I Hans-Kurt Alle udvalg Lancering ca. 1. maj Lyn-X 2018 Bemandingsplan Knold