Skive Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 3. oktober 2012 kl , i gildesalen Lokesvej 68, 7800 Skive

Transkript

1 Skive Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 3. oktober 2012 kl , i gildesalen Lokesvej 68, 7800 Skive Dagsorden: Side 1 Godkendelse af referat Skive Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bekræftelse af bestyrelsens sammensætning Vedtægter for brugen af gildesalen Ungdomsboligerne på Østergade Udlejning af ungdomsboligerne på Østergade Ny forretningsføreraftale Digitale syn Udlejningsforhold Nybyggeri Nybyggeri Gefionsvej Boligselskabets afdelinger Sammenlægning af afdelinger Orientering fra afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt... 8 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Ejler Sønderriis, formand Yvonne Pedersen, næstformand Inga Bruun Madsen Bente Østergaard Anni Thomsen Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen og driftschef Preben Lundgreen. Der var afbud fra Bente Østergaard. Side 1 af 8

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet den 28. marts Det indstilles til, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Skive Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ejler Sønderriis meddelte, at han havde deltaget i møde i Det boligsociale udvalg hos kommunen. Her var blevet oplyst, at der var 300 ledige boliger i kommunen, hvoraf de 100 skal fjernes på sigt. Mikki Frandsen havde deltaget i samme møde og det blev oplyst, at Skive Boligselskab var et af de boligselskaber, som havde en god økonomi og der var generel stor tilfredshed med Skive Boligselskab. Mikki Frandsen orienterede om personalerokaden i Boligcenter Hjørring og meddelte samtidigt, at Erik Lønne Gottfredsen fortsætter som regionschef indtil Pr. 1. oktober overtager Preben Lundgreen funktionen som driftschef i Skive Boligselskab. Ejler Sønderriis meddelte, at der var indkaldt til Strategimøde i Hjørring den 30. oktober 2012 kl Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Anni Thomsen informerede om 2015 planen, som er et vækstprogram, der blandt andet omhandler, at Domea på sigt skal være 20% billigere og derfor også have 20 % flere kunder. Dette var realistisk mål, da der var kommet flere kunder. Der forventes at komme flere informationer om Domeas 2015 plan i februar eller marts Der arbejdes stadig på det store web-projekt, som ikke kører problemfrit. Det forventes snart at komme op at køre. Side 2 af 8

3 2.3 Bekræftelse af bestyrelsens sammensætning Da der er sket ændring i bestyrelsen, da Leif Liljedahl er udtrådt, skal bestyrelsens sammensætning bekræftes. Organisationsbestyrelsen sammensætter sig således: Formand: Ejler Sønderriis valgt af repræs/kommunen til 2013 Suppleant: Palle Christensen (valgperiode kommunen) Næst.fmd. Yvonne Pedersen valgt af repræsentantskabet til 2012 Suppleant: Ole Pedersen Medlem: Inga B. Madsen valgt af repræsentantskabet til 2012 Suppleant: Bente Andersen Medlem: vakant valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Medlem: Diana B. Sørensen valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Flemming Pharsen Medlem: Bente Østergaard valgt af Skive kommune til 2013 Suppleant: Søren Hendriksen Medlem: Anni Thomsen valgt af Domea til 2013 Suppleant: vakant Referat: Der var ingen ændringer i bestyrelsens sammensætning. 2.4 Vedtægter for brugen af gildesalen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Referat: Mikki Frandsen anbefalede, at der laves nogle vedtægter for begge selskabslokaler. Problemer med brugen af gildesalen blev drøftet. Der var mange problemer med støj fra ungdomsfester. 2.5 Ungdomsboligerne på Østergade Bestyrelsen skal drøfte og beslutte om, størrelsen på ungdomsboligerne skal ændres fra 1. værelses til 2. værelses lejlighed. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om ændring af ungdomsboligerne på Østergade. Referat: Der er 23 ungdomsboliger og på nuværende tidspunkt gav 5 boliger lejetab. Der var en drøftelse af, hvad der kunne gøres med ungdomsboligerne. Der var enighed om, at boligerne var for små og dyre. Boligerne er meget nedslidte. Det blev aftalt, at boligerne eventuelt skulle bygges om. Mikki Frandsen tager kontakt til en arkitekt og få lavet no cure no pay projekt. Boligerne må dog max. være 50 m2. Side 3 af 8

4 Der var lavet en aftale med Søren Bangsø fra Hjørring om at lave et no cure no pay projekt. Der vil komme et oplæg på et senere tidspunkt. 2.6 Udlejning af ungdomsboligerne på Østergade Da der er ledige ungdomsboliger i Østergade, afd , skal bestyrelsen drøfte og træffe beslutning om ungdomsboligerne fortsat udelukkende skal udlejes til unge under uddannelse eller må lejes ud til andre unge på dispensation. Det indstilles til, at bestyrelsen træffer beslutning om fastholdelse af reglerne for udlejning af ungdomsboligerne. Referat: Det blev besluttet, at de studerende efter uddannelse kan blive boende på dispensation, som skal revideres om et års tid. Hvis tomgangen fortsætter, vil der være muligt for andre at komme ind og bo i afdelingen. Men dette skal aftales med bestyrelsen i de enkelte tilfælde. Det blev besluttet, at der skulle annonceres cirka 1 gang månedligt. Der skal laves et opslag til ungdomsinstitutioner i området, herunder teknisk skole. Ejendomsmester Leif hænger opslagene op. 2.7 Ny forretningsføreraftale Ny forretningsføreraftale fremlægges til underskrift. Ny forretningsføreraftale var fremsendt tidligere. Ydelseskatalog til ny forretningsføreraftale vedlægges dagsorden. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forretningsføreraftalen. Referat: Efter en kort drøftelse, blev forretningsføreraftalen godkendt og underskrevet. Kopi af underskrevet forretningsaftale fremsendes med referat af mødet. 2.8 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Side 4 af 8

5 Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en serviceaftale for support og hardware på kr. 115,- pr. måned og programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Udbudsrunder For at opnå optimale priser er det aftalt med Årstidernes Arkitekter, at udbudsrunder gennemføres for ca. 400 til 800 enheder pr. udbudsrunde. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Side 5 af 8

6 Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Det blev besluttet at tage punktet op igen på et senere tidspunkt. 2.9 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 6. september Jættestuerne Vi har 1 ledig to-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen Jættestuerne Vi har 2 ledig to-værelses bolig. Den ene giver lejetab for afdelingen. Vi har 1 ledig tre-værelses bolig. Den giver lejetab for afdelingen. Vi annoncerer med mellemrum i Midt på Ugen Jættestuerne Nye passivhuse til nogle af dem er ude i tilbud, men der ikke udlejet nogle endnu. Vi annoncerer med mellemrum i Midt på Ugen Ungdomsboligerne Østergade Vi har 3 ledige et-værelses ungdomsboliger. To af dem giver ikke lejetab for afdelingen. Vi har 2 ledige to-værelses ungdomsboliger. De giver lejetab for afdelingen. Vi annoncerer med mellemrum i Midt på Ugen, men er opmærksom på, at det kun er lejere som er under uddannelse, der kan leje boligerne. Kopi af opgørelse over svar fra fraflyttere vedlægges Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 6 af 8

7 Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der var dog en drøftelse om en mere aggressiv annoncering af ledige boliger. 3 Nybyggeri 3.1 Nybyggeri Gefionsvej Der gives en orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Referat: Mikki Frandsen informerede om åbent hus arrangement, som var afholdt den september. Der var rigtigt mange besøgende og mange positive tilbagemeldinger. Der var stor interesse for passivhuse og der er planlagt et nyt åbent hus arrangement i uge 41 eller Boligselskabets afdelinger 4.1 Sammenlægning af afdelinger Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om en eventuel sammenlægning, og om hvordan vi i så fald får beslutningen igennem hos beboerne. Referat: Det blev besluttet, at sammenlægning af afdelingerne ikke skulle være på nuværende tidspunkt på grund af de økonomiske konsekvenser. 4.2 Orientering fra afdelingerne Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: I afdeling skal der nye komfurer. Det blev besluttet, at Ejler Sønderriis ville skaffe en pris på nye komfurer og derefter skulle det sammenlignes med Domeas indkøbsafdeling. 5 Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Det blev aftalt, at næste organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde bliver onsdag den 27. februar 2012 kl Side 7 af 8

8 6 Eventuelt Referat: Der var ønske om, at Mikki Frandsen deltager i det førstkommende beboermøde. Der var en snak om, hvad der skulle gøres ved de beboere, der ikke passer deres haver. Det var et stigende problem. Det blev aftalt at ved næste års markvandring, skulle de haver efterses og efterfølgende vil der blive sendt brev til de pågældende lejere. Domea Boligcenter Hjørring, den 11. oktober 2012 Trine Bomholt/Preben Lundgreen/Mikki Frandsen Side 8 af 8