2. Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek

Transkript

1 Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek Af Svend Hylleberg, dekan 18. december Indledning I foråret 2007 afleverede en arbejdsgruppe med repræsentanter for bibliotekerne ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultet et oplæg med titlen "Rapport om den fremtidige biblioteksservice ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultet. Tre scenarier for hvordan institutbibliotekerne kan fungere om fem år." I rapporten gennemgik man dels, hvordan biblioteksdriften foregik, og dels hvilke opgaver bibliotekerne kunne tænkes at få i de kommende år. Herefter blev der gennemgået tre scenarier: 1. Selvstændige institutbiblioteker i et netværk 2. Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek 3. Aarhus Universitetsbibliotek Learning Ressource Centre Denne rapport har dannet baggrund for en aftale mellem dekanen og institutlederne ved Institut for Økonomi, Juridisk Institut, Institut for Statskundskab og Psykologisk Institut om at sammenlægge bibliotekerne på Økonomi, Jura, Statskundskab og Psykologi til Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek med virkning fra den 1. januar Målsætningen med denne sammenlægning er at effektivisere biblioteksdriften på fakultetet og gøre den i stand til at møde fremtidens udfordringer. Biblioteket får til huse i det nuværende Juridisk Bibliotek og med en afdeling i det nuværende Psykologisk Bibliotek (Nobelparken). Økonomisk Biblioteks lokaler og Statskundskabs Biblioteks lokaler overdrages til de to institutter. Bibliotekspersonalet i Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek forudsættes at udgøre 6,5 årsværk, hvoraf 1,5 årsværk er placeret i afdelingen i Nobelparken. Det forudsættes, at antallet af læsepladser ved institutterne ikke formindskes. Inden den endelige formelle sammenlægning skal der foretages en sortering af bog og tidsskriftsbestanden, og det, der sjældent bruges, placeres i depot. Kælderrummene under det nuværende Juridisk Bibliotek anvendes til depot, men der kan også være depot andre steder, fx i Nobelparken og i randbebyggelserne. Der opslås snarest en stilling som leder af Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek. Ansættelsesudvalget består af institutlederne for Økonomi, Jura, Statskundskab og Psykologi med dekanen som formand.

2 Til at forestå sammenlægningen af de nuværende biblioteker nedsættes en styregruppe med Anja Zimmerdahl Hansen som formand og med de administrative ledere fra hver af de fire berørte institutter som medlemmer. Der nedsættes også et "teknikerudvalg" med den kommende biblioteksleder som formand. Dette udvalg arbejder tæt sammen med styregruppen om den tekniske side af sammenlægningen. 2. Baggrund for beslutningen Det Samfundsvidenskabelige Fakultet står som resten af Aarhus Universitet over for store udfordringer i de kommende år. Der er ingen tvivl om, at vi såvel på undervisnings som på forskningssiden vil møde en væsentlig større konkurrence, end vi hidtil har været vant til. På undervisningssiden vil vi møde stigende konkurrence om at tiltrække de bedste studerende både fra andre undervisningsinstitutioner i ind og udland, men også fra andre dele af Aarhus Universitet. Vi må imødese, at den relativt monopolagtige stilling, som vi hidtil har haft på en række områder, vil ophøre. Det eneste modsvar, vi har, er at forbedre vort eget produkt og tiltrækningskraft. Dette indebærer, at vi ikke alene skal forbedre vore i forvejen gode forskningsbaserede uddannelser, men samtidig skal vi være tiltrækkende for de kommende generationer af unge. På forskningssiden vil en stadig større del af ressourcerne blive fordelt i konkurrence, og denne konkurrence vil blive langt mindre sektorfordelt end hidtil. Således har Videnskabsministeren netop besluttet at koncentrere alle UNIK midlerne på kun fire ansøgninger, og samfundsvidenskaberne har kun fået en meget lille del af en enkelt af disse. På medarbejdersiden må vi også imødese stærkere konkurrence. Det vil være helt nødvendigt at kunne tilbyde de mest produktive medarbejdere bedre løn og ansættelsesvilkår, herunder bedre forskningsbetingelser end hidtil, hvis vi skal være i stand til at tiltrække og fastholde dem. Samtidig vil et stigende antal og en stigende del af de videnskabelige medarbejdere ved det enkelte institut være ansat på forskningsprojekter og forskningscentre, som er finansieret af eksterne bevillinger, hvilket indebærer et øget behov for plads i tæt forbindelse med de øvrige dele af instituttet. Dette pladskrav forøges yderligere ved den satsning på forskeruddannelsen, som såvel universitet som fakultet har besluttet sig for. Vi må endvidere imødese, at fusionsprocessen såvel som moderniseringen og effektiviseringen af den centrale administration vil medføre dels store udgifter til denne administration, dels en overflytning af en række opgaver til fakultetet. De store udgifter vil delvis bestå af investeringsudgifter i forbindelse med overgangen til en mere effektiv administration og delvis af forbrugsudgifter, der ikke kan forventes at forsvinde, når moderniseringsprocessen er gennemført. Dette er ikke nødvendigvis nogen ulempe for fakultetet, men det stiller os over for en række udfordringer i form af tilpasninger af vore egne administrative processer. Der er derfor mange grunde til, at vi er i gang med vores egen moderniseringsproces, der skal gøre det muligt mindst at opretholde det relative og absolutte ressourceforbrug, som vi har til den direkte undervisnings og forskningsproduktion.

3 På biblioteksområdet er der særlige udfordringer, herunder den stærke teknologiske udvikling, hvor en stigende del af periodica findes elektronisk (og måske endda kun findes elektronisk), og hvor bogandelen falder bl.a. som følge af de publikationsbelønningssystemer, der i stigende grad finansierer forskningen. Samtidig er både studerende og lærere nu i stand til at downloade store dele af den nødvendige faglitteratur direkte på deres computer, hvor end de så befinder sig. Man kan således konkludere, at bibliotekerne i de kommende år i stigende grad vil blive omdannet til informationskanaler, uden at dette kræver en tæt fysisk kontakt til bog og tidsskriftsbestanden. Bibliotekernes opgaver vil således i stigende grad være at uddanne brugerne, dvs. både studerende og lærere, til at benytte de informationssøgningssystemer, der findes, og sørge for at disse er til stede, og at de er billige og effektive. Det er klart, at denne udvikling ikke er lige langt fremme på alle områder, men den kommer utvivlsomt. 3. De mulige beslutninger På baggrund af Et stigende krav om effektivitet i de administrative processer i bred forstand. Et stigende behov for plads til flere videnskabelige medarbejdere og ph.d. studerende. Et stigende behov for at kunne tilbyde de studerende læsepladser m.v. og forhold, der i øvrigt medfører, at de opfatter universitetet som deres daglige arbejdsplads. Den teknologiske udvikling på biblioteksområdet. har fakultet, som mange andre i en lignende situation, kun to muligheder i løbet af de kommende år: 1. Model A: Man overlader hele biblioteksbetjeningen til de centrale biblioteker, dvs. i vort tilfælde til Statsbiblioteket. 2. Model B: Man centraliserer biblioteksdriften til større enheder og samler opbevaringen af bøger og tidsskrifter i mere hensigtsmæssige lagerrum, der dog i et vist omfang tillader adgang for den enkelte bruger. På Det Samfundsvidenskabelige Fakultet har vi nu valgt Model B, idet vi dog forudsætter, at fakultetets bibliotek har et tæt samarbejde med Statsbiblioteket. Dette valg er taget, fordi vi anser denne model for at være levedygtig i mange år, og fordi vi har et dygtigt og veluddannet bibliotekspersonale, rimeligt gode fysiske rammer, herunder mange kælderrum, som kan være velegnede til arkiv, men også fordi der på fakultetet trods alt stadig er behov for at have en bog og en tidsskriftsbestand, der ikke er alt for langt væk. Model B omfatter kun, hvad vi har kaldt de egentlige biblioteksopgaver, mens nogle af de opgaver, der i dag varetages på nogle af institutbibliotekerne, overtages af det enkelte institut. Det vil dog være muligt for de enkelte institutter at overlade biblioteksnære opgaver til fakultetets bibliotek mod betaling, ligesom modellen selvfølgelig ikke er statisk, men kan ændres efter aftale.

4 4. Hvad opnår vi? Vi opnår, at vi har fremtidssikret biblioteksbetjeningen på fakultetet i flere år, at vi har effektiviseret denne betjening og gjort det muligt for bibliotekspersonalet, at specialisere sig og koncentrere sig om de opgaver, der i stigende grad bliver fremtidens biblioteksopgaver, at der er mulighed for arbejdsdeling mellem bibliotekspersonalet at der kan opbygges et fælles biblioteksfagligt miljø at der er en ensartet biblioteksservice at der er backup ved ferie sygdom og kurser at vi frigør over 1000 kvm til andre formål at vi udnytter de mange kvm. kælderrum, som fakultetet råder over og betaler for, mere hensigtsmæssigt end det sker i dag. 5. Overgangsperiode og tidsplan I løbet af 2009 skal fakultetet have gennemført transitionen fra fire institutbiblioteker til et samlet fakultetsbibliotek. Den nedsatte styregruppe er begyndt at diskutere de helt overordnede forhold i forbindelse med denne overgang, men det egentlige arbejde, herunder de meget vigtige beslutninger om organiseringen af hele biblioteksarbejdet inklusive den kommende placering af bog og tidskriftsbestanden, kan kun ske med inddragelse af den kommende biblioteksleder og hele det nuværende bibliotekspersonale. Hvis denne proces skal blive en succes, er der behov for en ekstra indsats både i form af en positiv tilgang til forandringerne, men også ved en ekstra indsats rent tidsmæssigt, idet vi ikke alene skal fortsætte den løbende drift af de eksisterende biblioteker, men også gøre det muligt at starte fakultetsbiblioteket helt og fuldt den 1. januar Fakultetet er selvfølgelig villig til både at tilføje ekstra hjælp i overgangsperioden, men også at belønne en ekstra indsats af de biblioteksansatte. Bibliotekslederstillingen vil blive slået op med ansøgningsfrist den 12. januar 2009, og beslutning om ansættelse vil ske inden den 1. februar 2009, således at bibliotekslederen kan være ansat senest den 1. marts Institutternes indstilling om, hvem der skal overgå til ansættelse på fakultetets bibliotek, skal foreligge så betids, at fakultetet efter en drøftelse med bibliotekslederen og med de indstillede snarest kan foretage den endelige beslutning om, hvem der skal udgøre personalet i fakultetets bibliotek. Herefter vil det blive bibliotekslederen, der i samarbejde med fakultetsbibliotekets personale og det øvrige personale forestår arbejdet med at organisere fakultetets bibliotek. Dette arbejde skal selvfølgelig

5 ske i tæt samarbejde med den nedsatte styregruppe, der med reference til fakultetets ledelse har ansvaret for de helt overordnede beslutninger.