MADLEVERANCE TIL VISITEREDE BRU- GERE I GENTOFTE KOMMUNE. Kravspecifikation

Transkript

1 MADLEVERANCE TIL VISITEREDE BRU- GERE I Kravspecifikation April 2011

2 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 1. KOSTPOLITIKKEN I KRAVSPECIFIKATION Målsætning Valgmuligheder Menuvariation Menukrav for jul og nytår Portionsstørrelser Grøntsager Afvigelseskoster og diæter Menuplaner Temperatur ved levering Mærkning Opvarmning Emballage Kvalitetskrav Produktudvikling Distribution m.v Medarbejdere Chauffører Samarbejde og påbudsprocedurer Kostrådet Statistik Socialt medansvar Afregning SÆRLIGE BETINGELSER VEDR. MAD TIL HJEMMEBOENDE OMFATTET AF SERVICELOVENS FRIT VALGSREGLER

3 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 3.1 Frit valgsordningen Opbevaring og emballage Levering Til- og framelding Afregning og fakturakontrol

4 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 1. Kostpolitikken i Gentofte Kommune. Målsætningen for Gentofte Kommunes kostpolitik er, at brugere af visiteret mad får tilbudt et måltid, der sikrer den fornødne tilførsel af energi og næringsstoffer, der lever op til en hver tid gældende standarder på området, herunder Anbefalinger for den danske institutionskost, Gentofte Kommune har ca indbyggere. Af dem er ca. 460 visiteret til mad leveret i eget hjem. Herudover er maden, og en række tilknyttede tjenesteydelser, relateret til driften af op til 10 institutioner omfattet af udbuddet. Antallet af ældre m.fl. Antallet af pensionister (65 + år) nåede et minimum i 1. januar Siden da er antallet vokset, og der forventes i 2021 at være 23 % flere pensionister end i Disse tal dækker dog over to modsatrettede tendenser: Antallet af årige forventes fortsat at stige, hvorimod antallet af ældre pensionister over 85 år forventes at falde fra Det er på dette grundlag forventeligt med relativt stabilt borgergrundlag i kontraktens periode, se nedenfor. Alder år år A. Mad til hjemmeboende, Produktion og levering af mad til ca. 460 visiterede hjemmeboende borgere i Gentofte Kommune. Lov om Social Service 91 stk pkt. og stk. 8 finder anvendelse. Der er således tale om udbud indenfor rammerne af Godkendelsesordningen. Det betyder at den valgte hovedleve- 4

5 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I randør må tåle konkurrence fra andre godkendte leverandører. Der kan således ikke indrømmes nogen omsætningsgaranti. Valg frihed Levering skal finde sted i borgernes eget hjem. Udbringningsfrekvensen er minimum 2 gange ugentligt. Men borgerne skal have mulighed for at vælge dagligt udbragt varm mad, hvilket ca. 2 ud af 3 i dag har ønsket, jfr. tabellen nedenfor. Hertil kommer et krav om at borgeren skal kunne vælge at få maden udbragt varm til middag eller aften. Sidstnævnte mulighed har ca. 70 % af dem, der får maden varm dagligt, ønsket. Ønsker borgeren daglig udbringning, er det et mellemværende mellem leverandøren om borgeren, dog kan egenbetalingen ske via træk i borgerens pension. Det er et krav, at leverandøren skal kunne levere mad to gange ugentligt, og varmt mad dagligt til middag eller aften afhængigt af borgerens konkrete eget valg. 2. Kravspecifikation 2.1 Målsætning. Målsætningen for Gentofte Kommunes kostpolitik er, at de ældre borgere, der er omfattet af madservice, får tilbudt mad, der sikrer den fornødne tilførsel af energi og næringsstoffer, der lever op til en hver tid gældende standard på området. Kommunen ønsker at tilbyde sine ældre borgere mad, der er indbydende, appetitvækkende og velsmagende samt med høj ernæringsmæssig og fødevarehygiejnisk kvalitet. Gentofte Kommune har en overordnet mad- og måltidspolitik. Det fremgår heraf, at Maden skal tilberedes af råvarer af god kvalitet. Årstidens råvarer anvendes i størst muligt omfang. Madens æstetiske og sansemæssige indtryk skal prioriteres ved serveringen. Tilsætningsstoffer bør så vidt muligt undgås. Miljø- og energimæssige hensyn skal indtænkes både i forhold til indkøb, tilberedning, opbevaring og affald. Rammerne for måltidet skal medvirke til, at måltidet bliver en god oplevelse. Gentofte Kommune ønsker ikke leverancer af frostmad. 5

6 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 2.2 Valgmuligheder Leverandøren skal kunne tilbyde: Hovedretter: Mindst 2 valgmuligheder pr. dag Biretter: mindst 2 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Der skal kunne leveres to portionsstørrelser: a) en normal portion, og b) en lille portion. Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Der skal være mulighed for at rekvirerer mere tilbehør eks. kartofler. Der skal være mulighed for at købe smørrebrød, herunder ostemad. Der skal kunne bestilles én eller flere gæstemenuer. 2.3 Menuvariation. Tilbudsgiver skal opfylde følgende krav til menuvariation: Fisk: minimum 4-6 gange pr. kalendermåned Indmad: minimum 2 gange pr. kalendermåned Fjerkræ: minimum 4 gange pr. kalendermåned Helt svinekød:minimum 4-6 gange pr. kalendermåned Lammekød/vildt: minimum 1 gange pr. kalendermåned Helt oksekød: minimum 2-4 gange pr. kalendermåned Helt kalvekød: minimum 2-4 gange pr. kalendermåned Farsretter: minimum 6-7 gange pr. kalendermåned Sammenkogte retter: minimum 4-6 gange pr. kalendermåned Fisk, indmad, lammekød og vildt må ikke tilbydes borgerne på en fast ugedag. Weekendmenuer og helligdagsmenuer må ikke bestå af farsretter. 2.4 Menukrav for jul og nytår. Borgerne skal juleaften have mulighed for frit at kunne vælge mellem følgende retter: 1) andesteg m/æbler og svesker, rødkål, sauce og kartofler, eller 2) flæskesteg m/æbler, rødkål, sauce og kartofler, og 6

7 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 1) ris á la mande m/kirsebærsauce. Borgerne skal nytårsaften/dag have mulighed for frit at kunne vælge mellem følgende retter: 2.5 Portionsstørrelser. 1) kogt torsk/laks + tilbehør eller 2) kogt hamburgerryg med grønlangkål og brunede kartofler, og 1) chokolademousse, eller 2) sherryfromage. Leverede kostportioner skal minimum have nedenfor anførte størrelser (netto). Normalkost: Hovedret: Kød, fjerkræ (u/ben), indmad 80 gr. Fars 100 gr. Fisk u/ben 125 gr. Grøntsager 80 gr. Grøn salat/råkost 100 gr. Kartofler, ris og lignende 150 gr. Sauce 1,5 dl. Biret: Suppe 2,5 dl. Frugtgrød 2,5 dl. + ¼ l mælk/piskefløde 2,5 dl. Fromage o. lign. 2,0 dl. Smørrebrød: 2 halve skiver rugbrød (50 g) + pålæg (30-60 g) let pyntet 3 halve skiver rugbrød (75 g) + pålæg (45-90 g) let pyntet 1 skive franskbrød (20 g) + ost (20 g). Kost til småtspisende (lille): Hovedret: Kød, fjerkræ (u/ben), indmad 60 gr. Fars 80 gr. Fisk u/ben 100 gr. Grøntsager 50 gr. 7

8 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I Biret: Grøn salat/råkost 50 gr. Kartofler, ris og lignende 100 gr. Sauce 1,5 dl. Suppe 2,0 dl. Frugtgrød 1,5 dl. + ¼ l mælk/piskefløde 2,5 dl. Fromage o. lign. 1,5 dl. Store portioner, til borgere med ekstrem appetit, eksempelvis grundet medicinering, skal kunne leveres. I bilag 2 er kravene til maden nærmere beskrevet. 2.6 Grøntsager. De samlede ugentlige menuplaner skal indeholde et bredt udvalg af årstidens grøntsager. I bilag 2 er kravene til grøntsagerne nærmere beskrevet. 2.7 Afvigelseskoster og diæter Leverandøren skal kunne håndtere almindeligt forekommende afvigelsesmenuer. Evt. omkostninger hertil skal være indeholdt i de almindelige priser for hovedret og biret. Eksempler på kostformer der ikke udløser særskilt afregning. Kødet hakket (Tygge/synkevenlig kost) Hakket kost (Tygge/synkevenlig kost) Blendet kost (Tygge/synkevenlig kost ) Flydende kost Følgende Afvigelseskoster/diætformer forventes at kunne leveres: AFVIGELSESKOST/DIÆTTYPE 8

9 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 1 Antikoagulationsbehandlingskost Diætkost 2 Almindelig blendet mad Afvigelseskost 3 Diabetes og Fosfatbegrænset diæt Diætkost 4 Diabetes og Kaliumbegrænset diæt Diætkost 5 Diabetes og Kalium-fosfatbegrænset diæt Diætkost 6 Diabeteskost i de forskellige KJ trin til ikke-insulinkrævende Afvigelseskost 7 Diabeteskost i de forskellige KJ trin til insulinkrævende Diætkost 8 Dialysediæt Diætkost 9 Dysfagikost Afvigelseskost 10 Energireduceret diæt Afvigelseskost 11 Energitæt kost (småtspisende) Afvigelseskost 12 Flydende kost Afvigelseskost 13 Glutenfri diæt Diætkost 14 Hakket kost (Tygge/synkevenlig kost) Afvigelseskost 15 Kostform ved overfølsomhed over for levnedsmidler. Div. Allergikoster Diætkost 16 Kosttilskud Afvigelseskost 17 Kødet hakket (Tygge/synkevenlig kost) Afvigelseskost 18 Laktosefattig kost Diætkost 19 Lipidsænkende kost Diætkost 20 Natriumreduceret diæt Diætkost 21 Proteinreduceret kost Afvigelseskost 22 Proteinrig kost Afvigelseskost 23 Purinreduceret kost Afvigelseskost 24 Røntgenkost Afvigelseskost 25 Skånekost - også kaldet en modificeret normalkost Afvigelseskost 26 Sondekost Afvigelseskost 27 Stomikost Afvigelseskost 28 Vegetarkost (Lakto-ovo-vegetar) Afvigelseskost 29 Vegetarkost (Kulturbestemte retter) Afvigelseskost 30 Vegetarkost (Lakto vegetar) Afvigelseskost 31 Vegetarkost (Pesco vegetar) Afvigelseskost 32 Vegetarkost (Semivegetar) Afvigelseskost 33 Vegetarkost (Veganer) Afvigelseskost 34 Etnisk kost (F.eks kochermad til halalslagtet kød) Afvigelseskost Kan enkelte helt undtagelsesvis ikke leveres, bedes dette nøje specificeres i tilbudsgivers tilbud, ligesom denne kan supplerer med yderligere afvigelseskoster/diæter. 2.8 Menuplaner. Leverandøren skal løbende fremstille og distribuere menuplaner til Gentofte Kommune og de borgere, der får maden. Menuplanerne skal også omfatte smørrebrødsliste med angivelser af muligheder. Tilbudsgiver skal, jfr. tilbudslisten, specificerer indholdet af smørrebrødet, herunder pynt, med fotografiske gengivelser af standarder. Forskellen mellem luksussmørebrød og almindeligt smørebrød skal ligeledes specificeres. 9

10 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I Menuplaner skal være gældende for minimum 4 uger ad gangen. 2.9 Temperatur ved levering. Varm middag: Den varme mad skal ved afleveringen have en temperatur på minimum +65 grader Celsius. Fiskeretter dog 55 grader Celsius. Ved evt. genopvarmning skal temperaturen være + 75 grader Celsius Varmeholdig mad skal være afleveret senest 2 timer efter udportionering. Kølet middag: Ved levering må temperaturen på maden højest være +5 grader Celsius Mærkning. Alle kostportioner til udeboende skal være tydeligt mærket med indhold, energifordeling (antal Kj), produktionsdag og spisedag Opvarmning. Nedkølet mad skal kunne opvarmes i mikrobølgeovn og traditionel ovn. Leverandøren skal uden beregning instruere brugerne om mulige opvarmningsmetoder i forbindelse med levering af nedkølet mad, og vejledning skal udleveres Emballage. Emballagen skal være hygiejnisk forsvarlig. Emballagen skal have en sådan standard, at madkomponenterne ikke kan løbe sammen. Emballagen skal være miljøvenlig Kvalitetskrav. Råvarerne skal være af højeste kvalitet, det vil sige 1. sortering som skal kunne dokumenteres på Gentofte Kommunes foranledning. 10

11 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I Anvendelse af tilsætningsstoffer, udover det der er i halvfabrikata, skal holdes på et absolut minimum. Menuplaner og produktionsforskrifter skal være udarbejdet af faglært personale med relevant uddannelse. Dette personale skal tillige forestå vægt- og kvalitetskontrol på produktionsstedet. Leverandøren skal afholde omkostninger til laboratoriekontrol af vægt og kvalitet foretaget af Levnedsmiddelkontrollen eller et andet af Gentofte Kommune godkendt laboratorium på Gentofte Kommunes foranledning. Leverandøren må forvente at skulle udarbejde brugerundersøgelser på Gentofte Kommunes foranledning Produktudvikling. Gentofte Kommune skal medtages i forbindelse med ændringer og produktudvikling inden for det benyttede emballageområde. Nye menuer, der ikke i forvejen må formodes at være almindelig kendte blandt de visiterede borgere, skal, inden disse menuer indgår i menuplanerne, godkendes af Gentofte Kommunes kostråd. Leverandøren skal til bedømmelse i kostrådet fremlægge de nye menuer, med henblik på, at disse menuer eventuelt kan indgå i fremtidige menuplaner Distribution m.v. Transporten skal foregå i lukkede biler, der til enhver tid minimum skal opfylde danske lovgivningskrav til renlighed og hygiejne under hensyntagen til de transporterede produkters beskaffenhed. Bilerne skal bærer tydeligt logo, der skal kunne ses på afstand. Uanset lovgivningens minimumskrav til hygiejne skal Gentofte Kommune kunne inspicere de benyttede biler og påtale eventuelle forhold med hensyn til bilernes standard, herunder også bilernes ydre renhed og beskaffenhed. Alle biler skal være udstyret med mobiltelefon og skal ved transporternes start fremtræde renvaskede og rengjorte. Kostportionerne skal udbringes på en måde, der sikrer, at maden forbliver separat i de rum, kassetterne er indrettet med. Leverandøren skal være indstillet på, efter særlige kriterier, på de månedlige fakturaer til kommunen at kunne markere bestemte leverancer til specifikke borgergrupper/kostportionsmodtagere. Leverandøren skal oplyse et telefonnummer på en af bilerne, således at Gentofte Kommune altid har mulighed for at kontakte en bil i tilfælde af svigt i leverancen. 11

12 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 2.16 Medarbejdere Alle medarbejdere med direkte brugerkontakt, herunder madchauffører, har altid en observations- og meddelelsespligt i forhold til kommunen. Det betyder, at medarbejderen skal meddele kommunen forhold af betydning for visitationen m.v. - f.eks. en ændret situation hos borgeren, forudsat at dette ikke strider med tavshedspligten, jfr. afsnittet nedenfor. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne gøre sig forståelig på dansk (både i skrift og tale) - eller udføre opgaverne sammen med en person som kan det. Medarbejderne skal i lighed med kommunalt ansat personale have tavshedspligt. (Jf. Borgerlig Straffelov 152/152b). Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem kommunen og den eksterne leverandør, kan det kun ske med borgerens klare samtykke. Brugerne skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger, der er registreret (på papir eller elektronisk) vedrørende brugeren selv. Der henvises i øvrigt til Retssikkerhedslovens 43, stk. 2, hvoraf fremgår, at når en myndighed overlader opgaver efter Aktivloven eller Serviceloven til andre offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i Forvaltningsloven og Offentlighedsloven i henhold til den opgave, der udføres Chauffører. De chauffører, som leverandøren ønsker at benytte i forbindelse med madservice, skal bære synligt Id-kort eller andet skilt, der på tydelig og let genkendelig måde. Leverandøren skal tilstræbe, at distributionen sker med faste chauffører med mindst mulig udskiftning. Chaufførerne skal være ædruelige og have en venlig og høflig optræden. Chaufførerne skal være velsoignerede og benytte en passende arbejdsbeklædning, der tager hensyn til, at der arbejdes med levnedsmidler Samarbejde og påbudsprocedurer Det er et udbudskrav, at den kommunale bestillerfunktion - Visitationen løbende ajourføres med nyere relevante udviklingstendenser, og derved opnår et særdeles godt kendskab til de produkter, som Leverandøren kan præstere. Påbudsprocedure 1 12

13 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I Modtager kommunen en klage fra en borger vedrørende leverandøren eller leverancen af madservice, videresendes klagen. Leverandøren skal umiddelbart, og senest en uge efter modtagelsen, give kommunen sine bemærkninger til klagen. Konstateres på anden vis en fejl eller en uregelmæssighed i leverancen af madservice, eller af de administrative procedurer i forbindelse med pensionsindberetningen retter kommunen henvendelse til leverandøren, med henblik på at denne inden én uge efter hændelsen skriftligt redegør for hvorledes den konstaterede fejl eller uregelmæssighed vil blive afhjulpet. Påbudsprocedure 2 Konstateres gentagne fejl eller misligholdelser af aftalen, kan kommunen af leverandøren kræve en fyldestgørende skriftlig redegørelse med tilhørende handlingsplan inden én uge. Modtager kommunen ikke redegørelse og handlingsplan rettidigt, vil leverandøren modtage en skriftlig påmindelse og samtidig blive pålagt en bod på kr., der fratrækkes efterfølgende månedsafregning. Leverandøren vil efter påmindelsen have en frist på yderligere én uge til at fremsende en fyldestgørende skriftlig redegørelse og handlingsplan. Modtager myndigheden ikke herefter en fyldestgørende skriftlig redegørelse og tilfredsstillende handlingsplan rettidigt, vil leverandøren blive pålagt endnu en bod på kr. for misligholdelse og modtage en skriftlig underretning om, at sagen vedrørende kontraktmisligholdelse vil blive fremsendt til Socialudvalgets orientering. Dette vil i givet fald blive betragtet som en væsentlig misligholdelse, som kan medføre ophævelse af kontrakten, jfr. nedenfor. Påbudsprocedure 3 I tilfælde af, at leverandøren i væsentlig grad misligholder de forpligtelser, der følger af den indgåede kontrakt kan Socialudvalget ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Der kan tillige være tale om flere mindre misligholdelser, der tilsammen af Socialudvalget vurderes at udgøre en væsentlig misligholdelse. Vurderer Socialudvalget, at leverandøren i væsentlig grad misligholder de forpligtelser, der følger af den indgåede aftale eller at flere mindre misligholdelser tilsammen udgør en væsentlig misligholdelse, er leverandøren forpligtet til indenfor ét døgn at fremsende en fyldestgørende skriftlig redegørelse og handlingsplan til Socialudvalget. 13

14 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 2.19 Kostrådet. Leverandøren skal deltage i det af Gentofte Kommune nedsatte Kostråd med minimum 1 kompetent medarbejder. Leverandøren skal, såfremt Gentofte Kommune finder behov herfor, være indstillet på at give møde i Kostrådet indtil 6 gange årligt. Leverandøren skal på Gentofte Kommunes foranledning kunne tilbyde prøvespisning til Kostrådet, og andre kommunale aktører. Udover ovenstående skal leverandøren deltage i beboer-pårørenderåd efter behov Statistik. Leverandøren skal på kommunes foranledning fremsende statistik for den foregående måned samt akkumuleret statistik for pågældende kalenderår. Udformningen af statistikken aftales med Gentofte Kommune Socialt medansvar Gentofte Kommune stiller som krav, at Leverandøren kan påtage sig et socialt (med)ansvar i forhold til at ansættelse af personer i flexjob, skånejob og lign. Ansvaret skal udfoldes under kyndig instruktion af ressourcestærk vejleder Afregning Leverandøren fremsender hver måned i henhold til gældende forskrifter en elektronisk faktura til kommunen. De nærmere retningslinjer fremgår under afsnit

15 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 3. Særlige betingelser vedr. mad til hjemmeboende omfattet af Servicelovens frit valgsregler 3.1 Frit valgsordningen Leverandøren skal i henhold til Servicelovens regler om frit valg, forestå den løbende, praktiske information om madleverancen til borgerne ved udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Kommunen er ansvarlig for og forestår via kvalitetsstandarder m.v. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Udarbejdelse af informationsmaterialer m.v. sker i samarbejde med leverandøren. Sammen med menuplanen skal følge information til brugeren om, hvilken kostform, der er relevant til hvem. Dertil kommer skriftlig information om opbevaring af maden, forholdsregler ved opbevaring af rester m.m. 3.2 Opbevaring og emballage Maden skal kunne leveres i en rengjort termoboks. Brugeren skal have mulighed for at købe termoboksen. Emballagen skal være brugervenlig for ældre og handicappede og specielt være egnet til ældre med gigtsvage fingre og synshandicappede. 3.3 Levering Levering af kølede kostportioner skal ske mindst 2 gange ugentlig og med kostportioner til maksimalt 4 dage. Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte modtager kan forvente levering på minimum 2 faste ugedag, inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Medmindre andet aftales skal levering ske mellem kl og Udbringningsruter, som falder på helligdage, samt jule- og nytårsaftensdag afvikles på de forudgående hverdage og meddeles modtagerne i god tid. Tilkøbsmulighed af varm mad leveret dagligt. 15

16 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I Det er et udbudskrav, at leverandøren kan levere daglig varm mad, jfr. tilbudslistens anvisninger herom. Levering af varme kostportioner skal ske dagligt og alene med kostportioner beregnet til samme dag: Middagsturen skal afvikles i tidsrummet kl til kl Aftenturen skal afvikles i tidsrummet kl til kl I dag har ca. 70 % af dem, der har valgt varm mad dagligt, ønsket aftenlevering. Chaufførerne skal aflevere kostportionerne på de adresser /til de borgere, der er visiteret til. Såfremt chaufføren ikke kan komme i personlig kontakt med en borger eller anden person på adressen, skal chaufføren straks via mobiltelefonen indberette dette til den person og det telefonnummer, der forud vil blive meddelt af Gentofte Kommune. Leverandøren skal være indstillet på i særlige tilfælde at få overladt nøgle til en borgers bopæl, så kostportionen kan bringes indendørs i tilfælde, hvor modtageren er sengeliggende, gangbesværet eller andre forhold nødvendiggør udlevering af nøgle. Kun de steder, hvor leverandøren indgår særlige aftaler med borgerne, kan en kostportion sættes udenfor ved hoveddøren. Chaufføren skal såfremt en kostportion står urørt ved en efterfølgende levering, straks indberette dette via biltelefonen til den person og det telefonnummer, der forud vil blive meddelt af Gentofte Kommune. Leverandøren skal til Gentofte Kommune på opfordring aflevere de udarbejdede rutelister, der svarer til fakturerede kostportioner. Leverandøren skal udarbejde daglige kørelister, der skal indeholde oversigt over de specielle hensyn, som skal tages til de enkelte borgere ved udleveringen af kostportionerne. Chaufførerne skal være gjort bekendt med borgernes eventuelle særlige problemer og skal udvise forståelse og fleksibilitet over for borgerne. Ingen medarbejdere med kontakt til hjemmeboende må have anmærkninger i straffeattesten fsva. berigelses- og voldskriminalitet. 16

17 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 3.4 Til- og framelding. Det er alene Gentofte Kommunes Visitation i Pleje og Sundhed, der kan visitere til frit valgsordningen. Borgere, der er tilmeldt madservice, kan dog selv foretage til- og frameldinger hos leverandøren. Til- og frameldinger kan ikke foretages gennem chaufførerne. Borgerne kan frit mellem de eksisterende menuvalg tilmelde sig levering alle ugens dage eller vælge enkelte dages leveringer. Til- og framelding af kostportionerne til levering på hverdage tirsdag-fredag skal kunne ske indtil dagen før inden kl Til leveringer i weekender og på mandage skal til- og framelding kunne ske indtil fredagen før kl Til- og frameldinger omkring helligdage skal oplyses på menuplanen. Tilbudsgiver opfordres til at fremkomme med evt. præciseringer af rekvisitionsfristerne indenfor rammerne af ovennævnte, jfr. tilbudsanvisningen anvisninger herom. 3.5 Afregning og fakturakontrol Til brug for kommunens stikprøvekontrol skal leverandøren månedlig levere en specificeret oversigt over leverede ydelser til borgere - hvoraf borgerens Navn, CPR-nr., hvilken type mad (hovedret, biret) og hvor mange portioner der er leveret samt antal kørsler pr. borger. Denne liste sendes som sikker post til kommunen, plejeogsundhed@gentofte.dk. Fremsendes umiddelbart efter den aktuelle måneds udløb. Leverandøren fremsender hver måned elektronisk fakturaer til kommunen svarende til de samlede leverancer den pågældende måned inkl. antal kørsler. Brugerbetalingen trækkes i pensionen via KMD Filforsendelsessystem til kommunens Pensionssystem.(Mad leveret i april trækkes f.eks. i pensionen for juni). Leverandøren skal fremsende fil senest 5 arbejdsdage før sidste indberetningsfrist til pensionssystemet. Umiddelbart efter kontrakttildeling, skal der indledes drøftelser mellem Leverandør og Kommune med henblik på at minimere de administrative omkostninger knyttet til ovennævnte. Leverandøren opfordres, jfr. tilbudsanvisningen til at tilkendegive i hvilken udstrækning denne faktisk kan medvirke til at overdrage sådanne filoplysninger til kommunen, jfr. link til KMD 17

18 KRAVSPECIFIKATION AF MAD TIL HJEMMEBOENDE I 18