Giv Liv tilmeldingssystemet

Transkript

1 Giv Liv tilmeldingssystemet Denne guide beskriver hvorledes Giv Liv tilmeldingssystemet fungerer og hvorledes du anvender systemet. Desuden har vi tilføjet en række forslag til, hvordan du kan kontakte tilmelder af et kursus. Tilmeldingssystemet er let tilgængeligt og simpelt at håndtere, og det sikrer en logisk og systematisk koordinering af tilmeldinger til kurserne Hjerteredderkursus - intro i genoplivning på 30 minutter. Desuden har du mulighed for at oprette dine egne hold i systemet de kurser, som du selv tager initiativ til at afholde, eller hvor du er blevet kontaktet uden om systemet. Aktivér din side i det elektroniske system For at komme i gang skal du aktiveres i systemet. Det gør du ved at gå ind på dette link: Her skal du indtaste din adresse, og du vil herefter modtage en mail med et login url, hvorfra du kan logge ind i systemet. Brug fremover linket fra mailen til at logge ind i systemet.

2 Min side her får du adgang til følgende: Overblik over dine afholdte kurser og antal personer, du har undervist Overblik over forespørgsler efter dig som instruktør til et kursus Overblik over aktive kurser (kurser, som du har accepteret, men som endnu ikke er afholdt). Her kan du: o Se oplysninger om kurset: tid, sted, antal deltagere o Kontakte kursets tilmelder o Sende mail til enkelte eller alle deltagere o Registrere deltageres navn, fødselsdato og * o Markere deltagere som hhv. fremmødte/ikke fremmødte på kursustidspunktet* Under Opret nyt kursus kan du selv oprette et hold, som du har taget initiativ til at samle, eller er blevet kontaktet udenom systemet, med henblik på at afholde. Tilføj en kontaktperson til kurset. Vedkommende skal tilføje mailadresse på de enkelte deltagere, og vil der automatisk blive sendt en mail til deltageren med oplysning om kurset. Kontaktoplysninger på Hjerteforeningens lokalforening i dit område Du har desuden mulighed for at melde dig selv som hhv. aktiv og inaktiv** alt efter om du er klar til at undervise i en given periode. * Det er tilmelderen/kontaktpersonen, der sørger for at tilmelde alle deltagere til et kursus i systemet. Men som instruktør har du i sidste ende ansvaret for at sikre, at alle deltagere på det kursus, hvor du underviser, er registreret med navn, fødselsdato og . Lige inden kurset begynder er det derfor vigtigt, at du tjekker, om alle registrerede deltagere er mødt op, og ligeledes om alle fremmødte deltagere er registreret. Læs derfor deltagerlisten højt markér deltagere som hhv. fremmødt eller ikke fremmødt - tilføj evt. manglende data på enkelte deltagere og registrer deltagere, der ikke fremgår af listen. Alt det gør du under aktive kurser. **Hvis du er inaktiv i mere end 3 måneder uden at have orienteret herom, vil vi tillade os at kontakte dig. Flowet - beskrivelse af tilmeldingssystemets flow for dig som instruktør: Systemet er programmeret til at finde den instruktør, der bor tættest på adressen, hvor kurset skal holdes - og som samtidig har afholdt færrest kurser. Såfremt du vælger at afvise en forespørgsel på at tage et kursus, vil systemet sende forespørgslen videre til den instruktør, der bor næst-tættest på adressen eller som har taget en del kurser i forvejen.

3 1. Du modtager en mail og en sms om, at der er bud efter dig til et kursus på en specifik adresse. a. Hvis dato/tidspunkt fremgår af tilmeldingen kan du allerede nu acceptere eller afvise kurset b. Hvis dato/tidspunkt ikke fremgår af tilmeldingen skal du kontakte tilmelder pr. mail eller tlf. med henblik på at få yderligere information/aftale om dato/tidspunkt. Herefter skal du nu acceptere eller afvise kurset i systemet. c. Hvis en tilmelder har tilmeldt en gruppe på mere end 15 personer, vil gruppen deles op i grupper á op til 15 personer, og du vil modtage flere mails/sms er med forespørgsel på kursus på samme adresse. Vælger du kun at acceptere enkelte af kurserne på samme adresse, vil de kurser, du afviser gå videre til den næste instruktør***. 2. Når du har lavet en aftale med tilmelder om tid og sted for afholdelse af kurset, skal du registrere disse oplysninger gemme og acceptere kurset**** 3. Kurset vil nu flyttes fra forespørgsler til aktive kurser 4. Du kan løbende kommunikere med hhv. tilmelder og deltagere ved behov. 5. Lige inden kurset afholdes skal du registrere deltagere som anført herunder fremmødt/ikke fremmødt. 6. Er der dukket deltagere op som ikke står på listen, har du mulighed for at tilføje dem på stedet. 7. Når kurset er afholdt, skal du markere kurset som afsluttet det gør du også under aktive kurser. 8. Kurset flyttes nu fra aktive kurser til afholdte kurser. 9. Under afholdte kurser kan du se kontaktdata på deltagere i 1 måned efter et kursus. Herefter vil kun grundinformationen for afholdte kurser være synlige. *** Ved tilmelding af en gruppe på mere end 15 personer, kan det - hvis det ikke fremgår af tilmeldingen - være en god idé at kontakte tilmelderen med henblik på, om tilmelderen forventer, at alle personer skal undervises samme dag. Således at du evt. vælger at tage flere kurser i træk på samme dag. Du er altid velkommen til at informere tilmelder om, at du kun kan undervise én gruppe. I så fald afviser du øvrige grupper på samme adresse i systemet og lader disse gå videre til en anden instruktør. **** Instruktøren svarer ikke: Du har 48 timer til at reagere på en forespørgsel, samt mulighed for at udvide svar-tiden med 24 timer op til fire gange. Reagerer du ikke på en forespørgsel vil den gå videre til næste instruktør. Instruktionsvideo Se instruktionsvideoen på følgende link: Instruktionsvideoen guider dig igennem alle trin på min side i tilmeldingssystemet.

4 Kontakt til tilmelder/kontaktperson Det er en rigtig god idé, at tage kontakt til tilmelder/kontaktperson umiddelbart efter, at du har accepteret en forespørgsel på et kursus. Du kan enten sende en mail eller ringe, begge informationer vil fremgå af tilmeldingen. Brug gerne mailsignaturen, du har fået tilsendt. Tidlig kontakt til tilmelder/kontaktperson er relevant, fordi: Det kan skabe tryghed hos tilmelder/kontaktperson og giver dig mulighed for at introducere dig selv som deres Giv Liv instruktør I sammen hurtigt kan blive enige om et tidspunkt for kurset Du kan orientere tilmelder/kontaktperson om, at vedkommende skal sørge for at tilmelde deltagere til kurset inden kurset afholdes. Og at de meget gerne må tilføjes i god tid, således at deltagerne har mulighed for at reagere på automailen de modtager ved tilmelding. Eksempler på introduktion Du er meget velkommen til at introducere dig selv som frivillig Giv Liv instruktør hos Hjerteforeningen. Et eksempel på en henvendelse via mail kan lyde således: Kære XXX Jeg er frivillig Giv Liv instruktør hos Hjerteforeningen. Du har tilmeldt en gruppe til et Hjerteredderkursus 30 minutters intro i genoplivning. Hvis vi kan blive enige om et tidspunkt, vil jeg meget gerne undervise jer. Har I nogle særlige ønsker til, hvornår kurset skal afholdes? Jeg vil desuden orientere dig om, at det er meget vigtigt, at du i tilmeldingssystemet via det link, du har fået tilsendt - indtaster mailadresser på alle deltagere til kurset. På den måde vil de få de relevante informationer om kurset, og Hjerteforeningen får de informationer de skal bruge, på deltagerne. Jeg ser frem til at høre fra dig, og glæder mig til at afholde et introkursus for jer. Med venlig hilsen XXX Hvis en tilmelder ikke reagerer på din henvendelse inden for 72 timer efter du har taget kontakt til tilmelder, så kan du frigive kurset ved at trykke på Frigiv kursus Forsøgt kontakt til tilmelder, hvorefter tilmelder vil modtage en mail om, at kurset er blevet overført til ventelisten. Hvis du har godkendt et kursus, hvor tidspunktet ikke passer dig, kan du sætte kurset i rotation igen ved at trykke på Frigiv kursus Tidspunktet passer ikke. Og endeligt, hvis tilmelder alligevel ikke ønsker et kursus, kan vi slette tilmeldingen fra systemet. Henvend dig til givliv@hjerteforeningen.dk hvis du ønsker en tilmelding slettet.

5 Spørgsmål Kontakt endelig Giv Liv teamet på hvis du har spørgsmål til systemet. Ved hastetilfælde kan du ringe til