Udbudsportalens dokumentationsdatabase. Et inspirationsværktøj

Transkript

1 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 1 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Et inspirationsværktøj 2012

2 2 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Forord Indhold Udbud er et godt værktøj til at sikre at opgaverne løses bedst og billigst, og konkurrenceudsættelse gennem udbud er en effektiv måde at udfordre og udvikle sin organisation. Men at gennemføre udbud er ofte ressourcekrævende, og der skal træffes en række strategiske og kritiske beslutninger undervejs i forløbet om f.eks. den konkrete afgrænsning af opgaven, valget af kriterier for tildeling af opgaven og tilrettelæggelsen af samarbejdet med den private leverandør. Derfor giver det også rigtig god mening at lære af andres erfaringer. Det gælder både i udvælgelsen af, hvilke typer af opgaver, det giver mening at udbyde, og i den konkrete tilrettelæggelse af udbuddet. I begge situationer er der hjælp at hente i dokumentationsdatabasen. Databasen beskriver de erfaringer og resultater som offentlige udbydere har gjort og opnået. Den giver et overblik og er samtidig et godt udgangspunkt for at opsøge mere specifik og konkret viden hos de enkelte udbydere. Baggrund for dokumentationsdatabasen 3 Dokumentationsdatabasens indhold og metode 4 Hvad viser erfaringerne? 6 Områdebaserede erfaringer 8 Anvendelsesmuligheder og begrænsninger 18 Denne pjece indeholder en beskrivelse af Udbudsportalens dokumentationsdatabase, herunder information om; Dokumentationsdatabasens baggrund Dokumentationsdatabasens indhold og metode Dokumenterede effekter ved konkurrenceudsættelse og Anvendelsesmuligheder hvad kan man bruge dokumentationsdatabasen til? Formålet med pjecen er først og fremmest at udbrede kendskabet til Udbudsportalens dokumentationsdatabase. Vi ønsker at synliggøre resultaterne fra vores arbejde med at dokumentere effekterne ved konkurrenceudsættelse, samt at anskueliggøre, hvordan dokumentationsdatabasen kan bruges. Ved at redegøre for dokumentationsdatabasens indhold, metodegrundlag, og foreløbige resultater, er det vores forhåbning, at øge databasens synlighed, samt anvendelsen af databasen. Pjecen er blevet til i samarbejde mellem Udbudsportalen og Ernst & Young. Casene i databasen er indsamlet og beskrevet over en længere periode af en række forskellige aktører. Ernst & Young har opsummeret de foreliggende resultater. God læselyst! Venlig hilsen Udbudsportalen

3 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 3 Baggrund for dokumentationsdatabasen Dokumentationsdatabasen indeholder eksempler på effekterne ved konkurrenceudsættelse af offentlige tjenesteydelser på en række forskellige sektorområder. Formålet med dokumentationsdatabasen er, ud over at dokumentere effekterne ved konkurrenceudsættelse, at skabe grundlag for læringsprocesser og forankring af bedste praksis i forhold til udbud af offentlige serviceopgaver. Dokumentationsdatabasen blev til som et samarbejde mellem Udbudsportalen/KL og syv danske kommuner tilbage i Udgangspunktet var et ønske om, at dokumentere effekterne ved udlicitering. Databasen fokuserer på tre typer effekter ved konkurrenceudsættelse: Økonomiske effekter Kvalitative effekter Innovative effekter Med dokumentationsdatabasen ønsker Udbudsportalen at give offentlige myndigheder et redskab til at systematisere erfaringerne med konkurrenceudsættelse. Den anvendte metodeskabelon er tilgængelig på Udbudsportalens hjemmeside, og kan downloades af alle, som ønsker et redskab til at dokumentere egne erfaringer med at udbyde opgaver. Udbudsportalen ønsker, at dokumentationsdatabasen kan fungere som en platform for læring og forankring af bedste praksis. Formålet med dokumentationsdatabasen er: At indsamle dokumenterede cases i en fælles database, så offentlige myndigheder kan få overblik over effekter ved konkurrenceudsættelse At give offentlige myndigheder et redskab til at systematisere deres erfaringer med konkurrenceudsættelse At være en platform, hvor offentlige myndigheder kan lære af hinandens erfaringer i forhold til udlicitering af offentlige serviceopgaver Dokumentationsdatabasen opdateres løbende med nye cases og indeholder både kommunale, regionale og statslige case eksempler med en overvejende del af kommunale cases. Du kan læse mere om dokumentationsdatabasen på Udbudsportalens hjemmeside: dokumentation Andres erfaringer kan være guld værd. Dokumentationsdatabasen giver både et godt overblik over erfaringerne og er en indgang til at søge konkret og specifik information hos andre offentlige udbydere Rikke Thorlund Haahr Chef for Offentlig-Privat

4 4 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Dokumentationsdatabasens indhold og metode Dokumentationsdatabasen indeholder kvalitative og case-baserede dokumentationer af effekterne ved konkurrenceudsættelse på en række forskellige sektorområder. Databasen dokumenterer effekter ud fra tilfældigt udvalgte gennemførte udbud. Indhold Dokumentationsdatabasen indeholder over 120 case-dokumentationer fordelt over en lang række forskellige opgavetyper. Opgaverne er i det følgende inddelt i følgende områder: Beskæftigelses- og socialområdet: fx udbud af flexjobformidling, jobplacering, og socialfaglige tilsynsopgaver Trafik og infrastruktur: fx vejvedligehold, vintertjeneste, buskørsel eller kørsel af ældre Ejendomsdrift, energi, vej og park: fx drift og vedligehold af bygninger eller drift af park og grønne områder Administration: fx løn- og personaleadministration, facility management og øvrige administrative opgaver Forsyningsvirksomhed: fx dagrenovation eller behandling af spildevandsslam Søgemuligheder På Udbudsportalens hjemmeside er det muligt at søge efter cases på baggrund af kommune, opgavetype eller fritekstsøgning. Interview af nøglepersoner De dokumenterede effekter bygger på interview med nøglepersoner fra de udbydende myndigheder. Udbudsportalen har udarbejdet en metodeskabelon til formålet, som efterspørger en række generelle og faktuelle oplysninger om udbuddet, og oplysninger om udbuddets effekter. Metodeskabelonen, og den tilhørende vejledning, er tilgængelig i fuld længde på Udbudsportalens hjemmeside: Cases/Dokumentation/Dokumentationsskabelon-og-metodeovervejelser/ Dokumentationen tager udgangspunkt i et gennemført udbud. Det tilstræbes at dokumentere effekterne under driftsperioden, men dette er dog ikke en forudsætning for at kunne dokumentere effekterne af et gennemført udbud. Den økonomiske bruttoeffekt opgøres eksempelvis som forskellen mellem den årlige pris for opgaveløsningen før udbuddet og den årlige pris for opgaveløsningen i det vindende tilbud.

5 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 5 Dokumentationsdatabasens indhold Et overblik over konkurrenceudsættelsens effekter på forskellige sektorområder Over 120 cases Dokumentation af effekter ved selve konkurrenceudsættelsen Evaluering på baggrund af udbudsprocessen ikke den faktiske driftssituation Evaluering baseret på den offentlige udbyders vurdering Fokus på både kvalitative, innovative og økonomiske effekter Indhold af metodeskabelon Generelle oplysninger: Fx angivelse af kommune, kontaktperson m.m. Faktuelle oplysninger: Fx kontraktperiode, og kontraktværdi. Økonomiske effekter: herunder udbuds- og følgeomkostninger samt brutto- og nettogevinst. Kvalitative effekter: fx ift. den leverede ydelse, arbejdstilrettelæggelse og -processer, ledelse, organisationsformer mv. Innovative effekter: Har udbuddet bidraget til anvendelse af nye metoder i opgaveløsningen? Andre effekter: Eventuelle effekter, som ikke er dækket af ovenstående. Bemærkninger: fx særlige opmærksomhedspunkter, og uddybelse af sammenhænge mellem effekt og udbud.

6 6 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Hvad viser erfaringerne? Dokumentationsdatabasen viser, at der generelt er positive effekter ved udbud. Det skyldes sandsynligvis, at der ikke gennemføres udbud med mindre man har meget klare forventninger om, at der dermed kan høstes positive gevinster. At gennemføre udbud er altid ressourcekrævende, og det sker ikke uden foranalyser og indgående markedskendskab, som sandsynliggør, at det kan betale sig. Desuden vil udbyder altid bestræbe sig på at tilrettelægge udbuddet, således at det netop understøtter at der opnås gevinster. Når der gennemføres udbud, foretages der oftest en kontrolberegning, som angiver hvad det ville have kostet udbyder at løse den tilsvarende opgave selv. Hvis kontrolberegningen viser, at det ville være billigere at løse opgaven selv, vælger udbyder oftest at annullere udbuddet for i stedet at beholde opgaven eller evt. hjemtage den, hvis der er tale om et genudbud. En anden mulighed er at gennemføre et nyt udbud med en tilpasset kravspecifikation. Samlet set er det derfor ikke overraskende, at langt de fleste cases i dokumentationsdatabasen vidner om positive økonomiske gevinster ved udbud. Der er dog stor forskel på, hvor store procentmæssige besparelser der er opnået, og i enkelte tilfælde er der tale om negative økonomiske konsekvenser, dvs. at opgaven er blevet dyrere i forbindelse med et udbud. Det sidste ses somme tider i forbindelse med genudbud, dvs. at opgaven tidligere er overdraget til en privat leverandør, og at man ved fornyet konkurrence om opgaven må konstatere, at markedet ikke fortsat kan tilbyde lige så lave priser som ved sidste udbud. Højere priser kan dog også hænge sammen med ændringer i kvalitetsniveauet, eller andre tilpasninger af opgaven. Økonomi er dog sjældent det eneste formål med at gennemføre udbud. Der ses mange spændende eksempler på både kvalitative og innovative effekter i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Selvom effektiviseringer ofte er en del af formålet, er der også mange andre formål med at gennemføre udbud, eksempelvis øget fleksibilitet, mulighed for sammenligning, forbedring af serviceniveau, eller harmonisering af standarder efter kommunesammenlægning. Databasen indeholder mange eksempler på innovative effekter af udbud, hvilket kan være til stor inspiration for andre udbydere af tilsvarende opgaver. Formålet med databasen er, at give overblik og inspiration til alle, som overvejer at anvende udbudsredskabet. Databasen kan på den ene side bruges til at få et overblik over hvilke opgaver, som egner sig til udbud og hvilke effekter der kan opnås. På den anden side kan dokumentationsdatabasen også bruges i forbin

7 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 7 delse med konkrete udbud, idet den for de enkelte udbud indeholder gode råd, fra dem som har gennemført udbuddet, samt kontaktoplysninger, som kan være nyttige, hvis man vil vide mere om det enkelte udbud. Selvom dokumentationsdatabasen redegør for de effekter, som man vurderer at have opnået i de enkelte tilfælde, er det vigtigt at være opmærksom på, at databasen IKKE indeholder forklaringer på hvordan og hvorfor identificerede effekter opstår. De dokumenterede effekter kan ikke generaliseres til effekter ved udbud generelt. Det skyldes for det første at der hverken er tale om en totalopgørelse eller en stikprøve efter statistiske udvælgelsesmetoder. Casene er tilfældigt og løbende udvalgt, dog med henblik på at sikre en vis bredde i de typer af opgaver, som er omfattet. For det andet indeholder casene ikke oplysninger nok til at isolere de effekter, som skyldes selve udbuddet fra de effekter som evt. kan henføres til et generelt eftersyn af opgaven. Det kan således ikke udelukkes, at man i mange situationer ville kunne opnå samme effekter uden et udbud, ved alene at tilpasse opgavevaretagelsen og styringen indenfor den offentlige organisations egne rammer.

8 8 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Beskæftigelses- og socialområdet Eksemplerne indenfor Beskæftigelses- og socialområdet dækker over opgaver indenfor området beskæftigelse (fx udbud af fleksjobformidling), madservice, hjemmepleje, integration, plejecentre, sundhed (fx genoptræning), tandpleje, tilsyn, tolkeydelser og vikarydelser. Der ses en gennemsnitlig økonomisk nettogevinst på ca. 15 %. Det er primært kompetencemæssige og økonomiske udfordringer, samt ønsket om bredere tilbud, der ligger til grund for udbuddene. Der er interessante eksempler på kvalitative effekter i form af effektivisering, bedre vidensdeling, større udbud for brugeren, samt øget tilfredshed på de forskellige områder. Antallet af udbud indenfor Beskæftigelses- og socialområdet udgør knap halvdelen af dokumentationsdatabasens samlede indhold. Udbuddene omhandler primært beskæftigelse, madservice og vikarydelser, mens de også i mindre omfang indeholder hjemmepleje, plejecentre, sundhed, tandpleje, tilsyn og tolkeservice. Udbuddenes kontraktstørrelse varierer meget, idet de ligger fra omkring 0,5 mio. kr. til ca. 60 mio. kr., hvor plejecentreprojekterne primært ligger i toppen af dette interval, mens sundheds-, tandpleje-, tilsyns- og tolkeydelsesudbud er betydeligt mindre. Aftaleperioderne løber typisk over en 1-8-årig periode, hvor især plejecentre udgør den længere kontraktperiode på 4-8 år. Formål Baggrunden og formålene med udbuddene er ganske forskelligartede. Eksempler på formål er: At få overblik over hvilken pris og kvalitet markedet kan levere At opnå den økonomisk mest fordelagtige løsning At opfylde lovgivningens krav om at udbyde opgaver af en vis størrelse Et ønske om at få færre leverandører At skabe en større mangfoldighed og gennem konkurrence og metodeudvikling at forbedre opgaveløsningen At sikre ensartet behandling af sager At opnå vidensdeling og udvikling imellem kommune, leverandør og brugeren At sikre en høj grad af leveringssikkerhed

9 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 9 Økonomiske effekter Der ses store forskelle på nettogevinster fra ca. - 5 % til ca. 50 %, hvor den gennemsnitlige nettogevinst er ca. 15 %. Det skal bemærkes, at nettogevinsterne i mange af udbuddene ikke oplyses. Det anførte gennemsnitstal dækker således kun ca. en tredjedel af casene på området. Kvalitative effekter Kvalitative effekter refererer til kvalitative ændringer i forhold til den leverede ydelse, arbejdstilrettelæggelse og processer, ledelse, organisationsformer mv. Der ses flere eksempler på kvalitative effekter ved konkurrenceudsættelse på området, herunder: Øget fokus på, hvilken effekt indsatsen har, samt opnået rationalisering af produktionen En klarere beskrivelse af opgaven og snitfladerne mellem de involverede aktører Større fleksibilitet i opgavevaretagelsen ved inddragelse af flere aktører end den kommunale Større valgfrihed til borgerne Større medarbejdertilfredshed En lettet arbejdsgang, hvor kommunen oplever forbedret brugertilfredshed hos de decentrale bestillere Innovative effekter Innovative effekter refererer til om udbuddene har medført nye metoder i opgaveløsningen. Af innovative effekter ses følgende eksempler på området: Øget fokus på kompetenceløft og intern medarbejderudvikling Udvikling af nye opgaveløsningsmetoder Beskrivelse af en mere effektiv indsatsmodel sammenlignet med kommunens tidligere model Forbedret organisering af arbejdsprocesser, herunder øget team-indsats Mulighed for at bestille services online og via sms (mad), samt fokus på forskellige typer special-mad, herunder diæter, mad til diabetespatienter mm. Silkeborg Kommune Madservice Kontraktværdi: 14,2 mio. kr. Aftaleperiode: 3 år Nettogevinst: ca. 10 % CASE Kvalitative effekter: Stor variation på madområdet til kommunens borgere Et tættere samarbejde mellem kommunens kostkonsulent og leverandørerne om at sikre udvikling på madområdet og ikke mindst at sikre, at maden lever op til kvalitetskravene En betydelig opstramning på leveringsprocedurer Innovative effekter: Yderligere fokus på forskellige typer special-mad, som f.eks. diæter, mad til diabetespatienter mm. Gode råd og bemærkninger fra praktikerne Der gives en række erfaringsbaserede gode råd og bemærkninger. Der nævnes for eksempel, at: Det er vigtigt at afsætte den nødvendige tid til udarbejdelse af udbudsmaterialet, samt gennemarbejdelse af kravspecifikationerne At det kan være en fordel at overveje eventuelle følgeomkostninger i startfasen af udbudsprocessen Arbejdet med udformning af tildelingskriterierne for kvalitet, forsyningssikkerhed, afgrænsning og service var tidskrævende Der kan være behov for betydelig fagkundskab og indsigt i området både i forhold til udbudsretlige regler, og til selve opgaven der bliver udbudt Der skal udarbejdes operationelle og objektive tildelingskriterier, og eksterne parter bør gennemlæse materialet Det er vigtigt, at der fra start er en klar og tydelig dialog mellem alle involverede parter

10 10 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Trafik og infrastruktur Eksemplerne indenfor Trafik og infrastruktur dækker i overvejende grad over kørselsopgaver. Der ses en gennemsnitlig økonomisk nettogevinst på ca. 25 %, men der er også enkelte eksempler på meromkostninger. Der er interessante eksempler på kvalitative effekter i form af fx optimering af kørsel og mere effektiv udnyttelse af overkapacitet. Antallet af udbud på trafik og infrastrukturområdet udgør ca. 10 % af dokumentationsdatabasens samlede antal cases. De omfattede udbud vedrører i overvejende grad kørselsopgaver, fx kørsel af børn, unge og ældre. En enkelt opgave vedrører vedligehold af vejrabatter. Størrelsen på udbuddene varierer fra mindre opgaver under 0,5 mio. kr. og større opgaver på helt op til 10 mio. kr. Aftaleperioden løber typisk over en 3-4årig periode. Formål Der ses forskellige baggrunde og formål med at udbyde opgaverne. Eksempler på formål er: Et ønske om at opnå stordriftsfordele Effektivisering Bedste pris ift. ønsket kvalitet Utilfredshed med eksisterende leverandør (fx misligholdelse af kontrakt) Et ønske om en tryg, fleksibel og serviceorienteret opgaveløsning Overholdelse af udbudspligt At skabe mulighed for at sammenligne kommunens opgavevaretagelse med private leverandører Økonomiske effekter De rapporterede effekter viser store forskelle på opnået nettogevinster fra ca. 5 % og op til ca. 60 %. Den gennemsnitlige nettogevinst er ca. 25 %. I et enkelt tilfælde har der dog været tale om en negativ nettogevinst på ca. 10 %. Kvalitative effekter Der ses flere eksempler på kvalitative effekter ved konkurrenceudsættelse på området, herunder: En mere rationel tilrettelæggelse af ruter Bedre indsigt i området pga. forberedelsesarbejdet i udbudsfasen Mere præciserede krav til personalet Anvendelse af nye it-værktøjer Bedre styring og kontrol med opgaveløsningen Generelle kvalitetsforbedringer i ydelsen Nye løsningsmuligheder i form af ændret transportmønster Løbende optimering af kørsel Effektiv udnyttelse af overkapacitet

11 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 11 Innovative effekter Der ses bl.a. følgende eksempler på innovative effekter på trafik- og infrastrukturområdet: At der er blevet opstillet krav i udbudsmaterialet om, at leverandøren skal være innovativ i forhold til nye tiltag, samt sikre en høj grad af samkørsel At delaftaler er blevet samlet i ét udbud CASE Frederikssund Kommune Kørsel til dagaktivitet, træning, omsorgs tandpleje, læge og speciallæge Kontraktværdi: 6,6 mio. kr. Aftaleperiode: knap 4 år Nettogevinst: ca.30 % Gode råd og bemærkninger fra praktikerne Casene på området rummer en række gode råd og bemærkninger. Der nævnes blandt andet: At man skal være opmærksom på at kørselsbehov ændrer sig over tid, hvilket der bør tages højde for i aftalegrundlaget (fleksibel kontrakt) At det er vigtigt at have en nøjagtig beskrivelse af kørselsbehov, bl.a. gennem inddragelse af relevante interessenter, for eksempel skoler og institutioner At det er en god ide at have en procedure for at orientere borgere om leverandørskift At være meget præcis i opgavebeskrivelsen såfremt tildelingskriteriets laveste pris anvendes At det kan være en fordel at fastlægge serviceniveau på forhånd At det kan være hensigtsmæssigt at vedlægge en adresseliste som en del af udbudsmaterialet, så leverandøren kan tilbyde den mest effektive løsning Ved at dykke ned i de enkelte cases i dokumentationsdatabasen, kan man finde relevant input og gode råd i forhold til den proces man som udbudsansvarlig står overfor. Der er også gode muligheder for at få erfaringerne uddybet, da dokumentationsdatabasen indeholder kontaktoplysninger på relevante tovholdere. Kvalitative effekter: Bedre håndtering af fakturabilag, brug af autolog og kontrol via GBP data Innovative effekter: Der er krav i udbuddet om at leverandøren skal være innovativ ift. nye tiltag og sikring af høj grad af samkørsel

12 12 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Ejendomsdrift, energi, vej og park Eksemplerne indenfor området Ejendomsdrift, energi, vej og park dækker over opgaver som ejendomsdrift, energieffektiviseringsprojekter, og drift og vedligehold af grønne arealer. Der ses en gennemsnitlig økonomisk nettogevinst på ca. 20 %. Det er primært lov- og kompetencemæssige, samt økonomiske udfordringer, der ligger til grund for udbuddene. Der ses interessante eksempler på kvalitative effekter i form af optimering, effektivisering og øget tilfredshed hos brugerne på de forskellige områder. Antallet af udbud indenfor Ejendomsdrift, energi, vej og park udgør knap 15 % af dokumentationsdatabasens samlede indhold. Udbuddenes kontraktstørrelse varierer meget, idet de ligger fra ca. 0,5 mio. kr. op til ca. 29,8 mio. kr., hvor energiprojekterne primært ligger i toppen af dette interval, mens ejendomsudbuddene er betydeligt mindre. Aftaleperioderne løber typisk over en 2-3 årig periode indenfor ejendomsdrift, 3-5 år indenfor vej og park, mens energiprojekterne typisk har en længere varighed på helt op til 13 år. Formål Baggrunden og formålene med de udbud, som er med i databasen, er ganske forskelligartede. Eksempler på formål er: Økonomiske og/eller personalemæssige ressourcebegrænsninger Ønsket om mere konsistente, kompetente og økonomisk fordelagtige kontrakter Opfyldelse af lovmæssige krav om at varetage funktionen En forbedring af serviceniveauet Et ønske om at afprøve nye samarbejdsformer indenfor området Investering i kommunens bygningsmasse for at sikre en fremtidig energibesparelse og opfyldelse af CO² reduktionskrav Økonomiske effekter De rapporterede effekter viser store forskelle på opnåede gevinster. Der meddeles om nettogevinster fra 0 % og op til ca. 50 %, hvor den gennemsnitlige besparelse er ca. 20 %. Kvalitative effekter Der ses flere eksempler på kvalitative effekter ved konkurrenceudsættelse på området, herunder fx: Opgradering af bygningsmasse og nedbringelse af vedligeholdelsesefterslæb Reduceret energiforbrug og CO² belastning Forbedret indeklima Tilførelse af ny viden til det kommunale system Stigning i det generelle serviceniveau uden en udgiftsstigning Forbedret effektivitet, bedre løsninger og større tilfredshed på ejendomsdriften

13 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 13 Innovative effekter Der er også eksempler på innovative effekter på området byudvikling, bolig og miljø: De deltagende institutioner og skoler har flyttet fokus fra deres egen ejendom til den samlede portefølje Anvendelse af nye opgaveløsningsmetoder Overblik over samlet kommunalt energiforbrug Mulighed for tilknytning af de bedste eksperter Opnåelse af viden omkring finansieringsmodeller og længerevarende samarbejdsformer CASE Dragør Kommune Vedligeholdelse af kommunale bygninger Kontraktværdi: 7,0 mio. kr. Gode råd og bemærkninger fra praktikerne Der er også en række erfaringsbaserede gode råd og bemærkninger. Der nævnes blandt andet, at: Nye arbejdsformer tager tid at implementere Anvendelsen af workshops er vigtigt før og under projektet Kravspecifikationen skal tydeligt og i detaljer angive, hvad kommunen forventer af leverandøren Der er behov for løbende opfølgning og forventningsafstemning mellem de centrale aktører Styring, planlægning og endelig prioritering skal forblive i kommunen Der skal sættes god tid af til forberedelsen, inkl. den politiske behandling, og der skal laves en klar tidsplan Det er vigtigt ikke at undervurdere udfordringerne i forhold til virksomhedsoverdragelse Aftaleperiode: knap 3 år Nettogevinst: ca.5 % Kvalitative effekter: Effektivitet (vedligeholdelsesefterslæb formindsket, budget overholdes, bedre planlægning giver mindre akut arbejder), bedre løsninger (entreprenørens faglighed inddrages, øget ansvarlighed) og tilfredshed (bedre samarbejde mellem bruger, kommune og entreprenør)

14 14 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Administration Der ses både positive og negative gevinster med konkurrenceudsættelse på administrationsområdet, dog med en overvægt af positive gevinster. Der ses en gennemsnitlig økonomisk nettogevinst på ca. 20 %, og en lang række eksempler på positive kvalitative effekter. Betegnelsen Administration dækker over en række forskellige opgavetyper, herunder bl.a. ejendomsdrift, facility management, løn- og personaleadministration, rengøring samt øvrige administrative opgaver såsom udbud af it-systemer og drift af hjælpemiddeldepoter. Den typiske kontraktlængde er på 3-5 år, men der er eksempler på 10årige kontrakter, og med en kontraktværdi varierende fra under 0,1 mio. kr. og til ca. 35 mio. kr. Den gennemsnitlige kontraktværdi er ca. 7 mio. kr. Formål Der ses både eksempler på økonomiske og ikke-økonomiske formål med at udbyde opgaverne. Eksempler på formål er: Et ønske om at sikre den bedste og billigste systemunderstøttelse Forventninger om forsyningssikkerhed samt økonomiske besparelser At sikre en stabil drift og fortsat høj kvalitet i opgaveløsningen Harmonisering af standarder efter kommunesammenlægning At prøve pris og kvalitet Økonomiske gevinster ved at udbyde flere institutioner samtidigt At digitalisere og effektivisere administrative arbejdsgange Økonomiske effekter Der vises store forskelle på nettogevinster i størrelsesordenen ca. -5 % til 70 %. Den gennemsnitlige nettogevinst er ca. 20 %. Der er tre eksempler på negative økonomiske effekter, hvor konkurrenceudsættelse har medført en stigning i prisen på opgaveløsningen. I eksemplerne, hvor der ses meget store procentvise besparelser, hænger det typisk sammen med en relativ lav kontraktværdi. Heroverfor står, at de tre største udbud har haft en gennemsnitlig nettogevinst på ca. 15 %.

15 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 15 Halsnæs Kommune Hjælpemiddelfunktion Kontraktværdi: 6,3 mio. kr. Aftaleperiode: 5 år Nettogevinst: ca.25 % CASE Kvalitative effekter: Sårbarheden er mindsket i forbindelse med ferie og sygdom på grund af at Falck har et større personale, og kan fordele medarbejdere mere fleksibelt. Endvidere er det oplevelsen, at der er kortere ventetid på hjælpemidlerne, og at reparationstiden er formindsket. Andre effekter: Sigtet har været at forbedre service, optimere arbejdsgange og nedbringe omkostninger i én proces. Kvalitative effekter Ligesom på de andre opgaveområder ses der interessante eksempler på kvalitative effekter. Nogle eksempler er: Større fokus og bevidsthed om omkostninger, der knytter sig til marginalopgaver Standardisering, forenkling, effektivisering og rationalisering af forretningsgange Klarere organisering og et mere veldefineret samarbejde mellem bestiller og udfører Harmonisering af opgaverne Driftsstabilitet / forsyningssikkerhed Faldende fejlprocent Reduceret reparations- og ventetid Det bør bemærkes, at der i flere tilfælde også meldes om uændret kvalitetsniveau, og i enkelte tilfælde om en forværring af kvaliteten. Innovative effekter Af innovative effekter ses bl.a. følgende eksempler: Øget fokus på kompetenceudvikling af medarbejderne og øget fokus på personaleomsorg Bedre overblik og styring af opgaven Automatisering af brugeradministration Øget fokus på at gøre tingene smartere og mere hensigtsmæssigt Konkurrenceudsættelse sættes på den politiske dagsorden Øget fokus på ressourceforbrug Gode råd og bemærkninger fra praktikerne Eksemplerne på udbud indenfor administrationsområdet indeholder en lang række gode råd og bemærkninger fra de involverede praktikere. De gode råd er i mange tilfælde sektorspecifikke, hvorfor de bør ses i sammenhæng med den konkrete opgave, som udbuddet vedrører. Nedenfor ses nogle udvalgte eksempler på gode råd og bemærkninger: Der kan være få aktører på markedet, og dermed risiko for begrænset konkurrence Det kan være en fordel at gøre medarbejderne opmærksomme på mulighederne for ændringer ift. ansættelse, arbejdstider og arbejdsprocedurer At sikre, at der er en klar ansvars- og arbejdsfordeling i projektgruppen At informere berørte institutioner om processen så tidligt som muligt, og at inddrage relevante repræsentanter m.h.p. at kommentere udbudsmaterialet At fastholde dialogen med leverandørerne under hele kontraktperioden At træffe klare aftaler om håndtering af grænseflader

16 16 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Forsyningsområdet Dokumentationsdatabasen indeholder relativt få cases indenfor forsyningsområdet. Baggrunden for og formålet med udbuddene er forskelligartede, ligesom de opnåede effekter varierer. Den økonomiske gevinst opgøres ikke i flertallet af casene. Der er i de resterende cases eksempler på nettogevinster i størrelsesordenen 5-32 % med en gennemsnitlig nettogevinst på ca. 20 %. Der er også et enkelt eksempel på negativ bruttogevinst, men størrelsesordenen er ikke opgjort. Omkring 5 % af dokumentationsdatabasens indhold omhandler udbud indenfor forsyningsområdet. Det drejer sig primært om renovationsopgaver, men der er også eksempler på udbud indenfor beredskabs- og spildevandsområdet. Aftaleperioderne varierer fra 2 til 10 år med en gennemsnitlig kontraktlængde på ca. 5 år. Størrelsen på de udbudte opgaver er fra ca. 1 mio. kr. til ca. 58 mio. kr. Formål Ligesom på de øvrige områder ses varierende baggrunde og formål med at udbyde opgaverne. Eksempler på baggrunde og formål er bl.a.: Eksisterende kontrakt udløber Politiske beslutninger En mere systematisk tilgang til opgaveløsningen Højere registreret kvalitet på opgaveløsningen Stordriftsfordele pga. større enheder og mængder Overblik over området og mere omkostningseffektiv opgavevaretagelse Økonomiske effekter De økonomiske nettogevinster er ikke opgjort i flertallet af de omfattede udbud på forsyningsområdet. Kun i tre af casene fremgår oplysninger om økonomiske effekter. Her ses årlige økonomiske nettogevinster fra ca. 5 % til ca. 30 %. Den gennemsnitlige økonomiske nettogevinst er ca. 20 %. I et enkelt tilfælde meldes om prisstigninger, som kan påvirke nettogevinsten, men det konkrete omfang fremgår ikke. Kvalitative effekter Der ses en række forskellige kvalitative effekter på området. Konkurrenceudsættelse af forsyningsopgaver har fx medført: Nye arbejdsgange og bedre organiseret opgavevaretagelse Forbedring af udstyr /arbejdsredskaber Opnåelse af ens og udvidet serviceniveau Positive, motiverede medarbejdere Reduceret ressourceforbrug Systematik og øget kvalitet bl.a. i rapportering og dokumentation

17 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 17 Innovative effekter Der rapporteres om innovative effekter i flere af de omfattede projekter, fx: Større krav til opgavevaretagelsen En proaktiv leverandør pga. en obligatorisk rådgivningsydelse Forventning om innovative effekter i forhold til arbejdsgange, værktøjer og teknologi Gode råd og bemærkninger fra praktikerne Blandt de gode råd og opmærksomhedspunkter kan følgende eksempler nævnes: At lange kontrakter kan være en udfordring på affaldsområdet, da lovgivningen på området løbende ændrer sig Præcision i udbudsmaterialet er afgørende på renovationsområdet Forvent og afsæt tid til besvarelse af mange spørgsmål fra tilbudsgiverne Barrierer kan overvindes gennem dialog mellem parterne Vær i god tid; både i relation til det politiske niveau, inddragelse af rådgiver, og udvælgelse af entreprenør CASE Miljøministeriet Erhvervsaffald Kontraktværdi: 7,4 mio. kr. Aftaleperiode: 2 år Nettogevinst: ca. 30 % Kvalitative effekter: Leverandøren er forpligtet til løbende at rådgive institutionerne om forbedringsmuligheder og lignende. Dette til trods har man alligevel haft en betydelig besparelse. Øget overblik over affaldsmængder på den enkelte institution. Leverandøren er forpligtet til at indsende årlige data om affald, transport og rapportering for hver enkelt enhed. Det har medført øget opmærksomhed på de enkelte enheders affaldshåndtering.

18 18 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Anvendelsesmuligheder og begrænsninger Dokumentationsdatabasen rummer muligheder såvel som begrænsninger. Blandt fordelene kan fremhæves at dokumentationsdatabasen: Giver et enkelt, systematiseret og overskueligt indblik i konkrete erfaringer med konkurrenceudsættelse Giver konkrete eksempler på udbudsmateriale og aftalegrundlag Anskueliggør forskellige bevæggrunde (formål) med at udbyde offentlige opgaver Indeholder kontaktoplysninger til relevante kontaktpersoner Indeholder konkrete og case-baserede eksempler på forskellige typer effekter Indeholder opmærksomhedspunkter og gode råd fra praktikerne Dokumentationsdatabasen er et godt værktøj til at finde eksempler på udbudte opgaver på netop det område, som man selv arbejder med. Gennem en hurtig og enkel søgning kan man finde relevante eksempler på udbud, og dermed få adgang til et omfangsrigt materiale, fx i form af kontaktoplysninger til kollegaer i andre kommuner med relevant erfaring, eksempler på aftalegrundlag og udbudsmateriale, og på umiddelbare gevinster (eller tab) ved konkurrenceudsættelsen. På den måde kan offentlige myndigheder søge inspiration til egen udbudsstrategi og resultater heraf. Dokumentationsdatabasen har også sine begrænsninger: Der er begrænsede generaliseringsmuligheder Årsagssammenhænge afdækkes ikke Datagrundlaget er begrænset Der er begrænset mulighed for at generalisere på baggrund af de cases, som databasen indeholder. Det skyldes to centrale forhold. For det første er der tale om et begrænset antal cases. For det andet er casene i dokumentationsdatabasen ikke udvalgt på baggrund af særlige kriterier for case valg. Dokumentationsdatabasen afdækker ikke årsagssammenhænge, dvs. at der ikke systematisk vurderes hvorfor og hvordan konkrete effekter opstår. Endelig er datagrundlaget begrænset til interview med 1-2 udvalgte nøglepersoner pr. case. Sammenfattende er dokumentationsdatabasen velegnet som et inspirations- og læringsværktøj, hvor praktikere kan søge information og lære af andres erfaringer, og den giver et godt indblik i potentielle gevinster på baggrund af en relativ omkostningseffektiv og enkel analyse af umiddelbare effekter ved konkurrenceudsættelse.

19 Udbudsportalens dokumentationsdatabase 19 Udbudsportalen 2012 Design, foto og illustrationer: Mark Gry Christiansen

20 20 Udbudsportalens dokumentationsdatabase Weidekampsgade København S