NOTAT. Resume af virksomhedsplaner for kulturinstitutioner og selvejende haller 2015

Transkript

1 NOTAT Fælles- og Kulturforvaltningen Kulturafdelingen Resume af virksomhedsplaner for kulturinstitutioner og selvejende haller 2015 Køge Kommunes institutioner på Kultur- og Idrætsudvalgets område har udarbejdet virksomhedsplaner for perioden Virksomhedsplanerne indeholder statusbeskrivelser for de igangsatte indsatser herunder indsatser som understøtter Direktionens overordnede indsatsområder 2014: Digitalisering og Køge Kommunes Ledelsesgrundlag. Institutionerne har suppleret med egne indsatser samt redegjort for, hvordan de vil arbejde med Direktionens overordnede indsatsområder for 2015: og. Køge Rådhus Torvet Køge Tlf Kontakt: Trine Louise Lehmann Tlf Mail fkf@koege.dk Følgende er en kort sammenfatning af de opfølgende virksomhedsplaner med udgangspunkt i institutionernes egne indsatsområder og Direktionens indsatsområder for Sammenfatningen omfatter følgende institutioner: 1. Kommunale kulturinstitutioner Køge Bibliotekerne, Køge Svømmeland, Køge Ungdomsskole/Tapperiet, Teaterbygningen, Køge Billedskole, Køge Marina, (Køge Musikskole har pga. sygdom ikke haft mulighed for at aflevere virksomhedsplan inden for tidsfristen). 2. Selvejende kulturinstitutioner Køge Arkiverne, KØS 3. Selvejende haller Skovbohallerne, Køgehallerne, Rishøj Idrætscenter, Ravnsborghallen, Herfølgehallen. Side 1 / 8

2 KOMMUNALE KULTURINSTITUTIONER Køge Bibliotekerne virksomhedsplan 2015 Køge Bibliotekernes har udviklet en lang række initiativer og projekter, som understøtter bibliotekets primære indsatsområder: Læselyst rettet mod børn og voksne, Skolesamarbejde rettet mod eleverne, Studiemiljø rettet mod unge, Digitalisering rettet mod unge og voksne, Mødesteder mhp. fællesskaber, diversitet og debat, Biblioteket i forandring internt fokus. Derudover har biblioteket fokus på at implementere strukturelle ændringer ifm. lukning af Ølby Bibliotek samt adskillelsen af Herfølge bibliotek fra skolebiblioteket. Køge Bibliotekerne vil have fokus på fastholdelse af høj trivsel og generelt lavt sygefravær ved bl.a. synlig ledelse, øget medinddragelse, styrkede samarbejdsrelationer samt bred ansvarlighed gennem selvledelse og medledelse. Næste trivselsmåling foretages i Køgebibliotekerne gennemfører hvert år brugerundersøgelsen Bibliometer, der måler den brugeroplevede værdi i forhold til bibliotekslovens overordnede formål. Der arbejdes fra år til år med prioritering ift. ønsket effekt og opfølgning herpå. Følgende forventes styrket ved målingen i 2015: service, biblioteksrum, personlig værdi, brugerinvolvering og inspiration. Køge Svømmeland virksomhedsplan Køge Svømmeland har særligt fokus på at udvikle og tilbyde forskelligartede aktiviteter, der retter sig mod forskellige aldersgrupper inden for den selvorganiserede del af idræts- og fritidslivet. Der igangsættes nye aktiviteter med træning/bevægelse i vand og wellness-aktiviteter. Desuden samarbejdes med Køge Marina om et badeområde på Marinaen, som forventes etableret i Køge Svømmeland ønsker at tilskynde medarbejderne til et sundt og idrætsaktivt liv. Idræt anvendes som motor for sociale aktiviteter ved fælles deltagelse. Herudover vil fremadrettet være større fokus på medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø, bl.a. gennem svømmehallens APV. MED-udvalg og LMU inddrages i processerne. Implementering af en sundere profil for Café Bassinkanten med Jump Food -koncept (fra Fødevarestyrelsen og Kræftens Bekæmpelse) planlægges i Side 2/8

3 Køge Svømmeland undersøger hvert år via spørgeskemaer brugernes opfattelse af den leverede service. Der måles på service, information, opsyn, rengøring og helhedsindtryk, hvert år justeres indsatsen ift. undersøgelsens resultater. I den kommende undersøgelse tænkes analysen nuanceret for at kunne komme nærmere på grunden til, hvorfor tilfredsheden varierer eksempelvis mellem informationsindsatsen og kundeservice. Køge Ungdomsskole/Tapperiet Køge Ungdomsskole ønsker at etablere Åben Skole samarbejder med flere folkeskoler om valgfagshold i skoleåret 2015/16. Derudover ønsker ungdomsskolen at optimere den digitale platform i samarbejde med brugerne. Tapperiet har fokus på inddragelse af brugere ift. produktion af arrangementer samt etablering af en frivilliggruppe i Gule Hal, som kan deltage i løsning af den daglige drift. Ombygningen af Tapperiet samt udvikling af et nyt udeareal har desuden stort fokus i det kommende år. Køge Ungdomsskole ønsker at fastholde indeks for institutionens sociale kapital jf. trivselsmåling Der afholdes et årligt seminar om emnet. Derudover vil være fokus på, at fysiske problemstillinger imødekommes hurtigt. I ungdomsskolens profilklub vil der blive foretaget brugerundersøgelser, der har til formål at kortlægge besøgs- og brugervaner samt brugertilfredshedsniveau og udviklingsønsker. Brugerundersøgelsen foretages digitalt på et medie, der virker mest oplagt for brugerne. Målet er en minimum svarprocent på 60. Teaterbygningen Som et nyt tiltag eksperimenteres med selv at producere kulturelle tilbud til byens borgere. Teaterbygningens kernekompetence har traditionelt set været afvikling af foreningernes tilbud. Intentionen er at finde nicher og områder, som i dag ikke er repræsenteret på Teaterbygningen. Der lægges op til, at samarbejde med borgere, foreninger og institutioner omkring konkrete ideer, der kan kobles til eksisterende aktiviteter. Der forventes gennemført tre aktiviteter i Teaterbygningen er i en særlig situation, idet der forventes sidste arbejdsdag på Teaterbygningen med udgangen af Dette kræver fokus på medarbejdernes trivsel. Der arbejdes systematisk med motivation og anerkendelse bl.a. gennem personalemøder, trivselssamtaler, temamøder og personale seminar. Sygefraværet ønskes nedbragt. Derudover vil ønsket om en sundhedsforsikring for medarbejderne i kommunen blive taget op i FMU. Side 3/8

4 Via spørgeskemaundersøgelse ønskes viden om brugernes oplevelse af Teaterbygningen. Der spørges ind til barens sortiment, husets teknik, service under afvikling, forplejning og service i den telefoniske betjening. Foreningerne bedes desuden give deres bud på, hvad de selv kan bidrage med (f.eks. opstilling af borde, feje gulve, brandvagter i salen). Svarene inddrages i den videre proces med fokus på institutionens kerneopgave. Køge Billedskole I det kommende år ønskes følgende aktiviteter styrket: oprettelse af flere billedskolehold på KØS, fastholdelse af samarbejdet med Højelse Skole og etablering af nye åben skole samarbejder med andre folkeskoler heriblandt oprettelse af hold, fortsættelse af samarbejdet med Karlemosen og CDI, udvikling af nye værkstedstilbud i boligbebyggelserne. Der ønskes optag af flere elever på BGK talentlinjen samt fortsættelse af Profilklub-samarbejde. Da billedskolens undervisning er spredt på forskellige lokaliteter er der særligt behov for, at undervisernes fysiske rammer er i orden. To gange årligt vil værkstederne blive gennemgået for fejl og mangler, så disse straks kan udbedres. Med timelønnede ansatte er et særligt behov for at skabe en ramme for udvikling af en fællesskabsfølelse. Derfor afholdes ved slutningen af sæsonen et seminar med fokus på, hvordan der kan skabes nære relationer, når man ofte underviser alene og på forskudte tidspunkter. Der iværksættes en brugerundersøgelse ved billedskolens årlige udstilling med henblik på at måle brugertilfredsheden blandt elever og forældre. Tilbagemeldingerne tænkes aktivt anvendt ift. planlægning af den efterfølgende sæson. Køge Marina Der arbejdes i Marinaudvalget på at udvikle de nye arealer på marinaen. Der er tæt kontakt til interessenter og investorer i processen. Der arbejdes derudover med bl.a. forbedring af toiletforhold ved den nye nordstrand, og der forventes flere opgaver, der knytter den gamle og nye marina sammen, i de kommende år. Derudover arbejder Køge Marina i samarbejde med bl.a. Køge Svømmeland på at etablere et badeaktivitetsareal i den nordlige del af det nye nordlige havnebassin. Intentionen er at skabe et område med masser af vandaktivitet på det ca m2 store område. Køge Marina arbejder på at fortsætte det høje trivselsniveau fra 2014, hvor MTI tallet var 94. Resultatet er opnået via en tæt dialog og et godt samarbejde mellem ledelse og ansatte. Det er en varig proces, som hele Side 4/8

5 tiden følges. Som en højt prioriteret indsats i 2015, søges implementeret nye bådhåndteringssystemer for at sikre, at medarbejderne ikke bliver skadet i forbindelse med flytning af bådstativer. Processen i forbindelse med udviklingen af Køge Marina indbefatter flere borgermøder/visionsmøder, hvor alle interessenter har mulighed for at bidrage med input. Derudover afholdes et årligt møde på marinaen med interessenterne. Som noget ekstra i 2015 opsættes en postkasse med mulighed for at komme med ris, ros og forslag til nye tiltag. Desuden bliver der mulighed for at komme med feedback via hjemmesiden. Det overvejes hvorvidt, der skal iværksættes en brugerundersøgelse med henblik på afklaring af brugernes oplevelse af marinaen. Køge Musikskole Pga. af sygdom på Køge Musikskole har det ikke været muligt at overholde tidsfristen for aflevering af virksomhedsplanen. SELVEJENDE KULTURINSTITUTIONER Køge Arkiverne Køge byhistoriske arkiv flyttede i januar 2015 sammen med Køge Museum på Nørregade, og arkivleder Birte Broch er nu også leder af Køge Museum samt Nyere Tid/Museum Sydøstdanmark. Der vil i den kommende tid være stort fokus på at udvikle og konsolidere dette fællesskab. Byarkivet bliver bl.a. en del af den kommende relancering af Køge Museum. Derudover vil der fortsat være fokus på at udvikle åben skole-samarbejder, at sikre adgang til kulturarven ved at gøre samlingerne tilgængelige og formidle viden samt sikre et fortsat frugtbart samarbejde med de frivillige. Der vil være fokus på at inddrage medarbejderne i planlægningen gennem personalemøder og møder i medarbejderforum. Medarbejdernes overskud og arbejdsglæde bevares ved at sikre plads til selvstændig opgaveløsning og egne initiativer. Medarbejdernes trivsel sikres bl.a. gennem årlige medarbejdersamtaler. Ovenstående gælder for ansatte på både arkivet og museet. Side 5/8

6 KØS Frem til 2020 konsoliderer KØS sit unikke museumskoncept. Gennem udstillinger, forskning og aktiviteter på museumsplatformene KØS Nørregade, KØS ud af huset og KØS Viden, når KØS et mangfoldigt lokalt, nationalt og internationalt publikum. Der arbejdes aktivt med en lang række ambitiøse initiativer og projekter, som understøtter museets målsætninger om at producere viden, være debatskabende, skabe oplevelser, skabe rum for læring og være et relevant fysisk og virtuelt mødested. KØS arbejder på at opnå høj medarbejdertilfredshed i trivselsmålinger. I de senere år er trivsel på arbejdspladsen blevet undersøgt ved metode hentet i Køge Kommune. Der er senest gennemført en medarbejdertrivselsundersøgelse i januar KØS fik i sommeren 2013 en grøn smiley af arbejdstilsynet, der kom uanmeldt på besøg. KØS gennemførte i 2015 en Danmarkstur i samarbejde med analysebureauet Anex med fokus på brugernes oplevelser af mindesmærker i det offentlige rum samt på museets tilbud. Resultaterne af rapporten indarbejdes i museets kommende udstilling på Søndre Havn samt i museets aktivitetsprogram til forpladsen. Der arbejdes desuden på at etablere en positiv dialog med brugere og naboer heriblandt en gruppe unge, som anvender den nye forplads til skateaktiviteter. KØS fortsætter samarbejdet med Kulturstyrelsen om nationale brugerundersøgelser, da disse informationer er af stor betydning. SELVEJENDE HALLER Skovbohallerne Renovering, vedligehold og udvikling af faciliteter. Der arbejdes videre med følgende indsatser i 2015: udvikling af et nyt bookingsystem, ny edb på arbejdstiden for medarbejderne, plan for el-låse, plan for kameraovervågning i Ejbyhallen samt plan for CTS-styring i hallerne. Side 6/8

7 Køgehallerne Køgehallerne har stort fokus på at bygninger og faciliteter skal være vedligeholdt og indbydende, dvs. der skal være malet, ryddet samt rengjort. Der forventes udskiftet loftsplader, membran samt armaturer i Hal 1. Der er store forventninger til mulighederne, som Køge Park-projektet åbner op for. Køgehallerne ønsker at bidrage aktivt til processen. For de tre ansatte er der i det daglige mange løft og en del tungt arbejde. Derfor stilles tid til rådighed til massage og motion, for at medarbejderne har mulighed for at opretholde en god fysik og psyke. Personalet kan i arbejdstiden, når tiden tillader det, og der ingen brugere er i hallen, motionere samt en gang om måneden ved egen betaling få massage. Der tages ved begge disse tiltag hensyn til brugerne, således at servicen på ingen måde bliver ringere. Køgehallernes personale og bestyrelse har næsten dagligt kontakt med brugerne og mener ikke, at der er behov for en decideret brugerundersøgelse. Der gennemføres et årligt brugermøde med foreningernes formænd, hvilket i 2015 ønskes udvidet med et ekstra møde, hvor flere ledere og trænere fra foreningerne bliver indbudt. Brugerne har til enhver tid mulighed for at kontakte halinspektør og bestyrelse. Rishøj Idrætscenter Rishøj Idrætscenter arbejder efter ibrugtagning af tilbygningen til Skensvedhallen med at øge udlejningen af lokalerne. I forbindelse med udmøntning af folkeskolereformen ønskes dialog med Kirstinedalskolen. Derudover arbejdes med tre større indsatser i 2015: etablering af røgventilation i Rishøjhallens Hal A, udvidelse hal B til fuldt sportsgulv med mobil rumopdeler og separat vindfang, ny første sal over Rishøjhallens foyer. Rishøj Idrætscenter lægger vægt på et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø og arbejder aktivt med området i hverdagen primært via direkte dialog mellem ledelse og medarbejdere på ugentlige personalemøder. Rishøj Idrætscenter har gennem de senere år stort set ikke haft sygefravær. I 2014 har der været 2,95 procent sygefravær, som skyldes ikke-arbejdsrelateret sygdom. Rishøj Idrætscenter vil i løbet af vinteren gennemføre en brugerundersøgelse. Ledelsen vil indgå i dialog med de øvrige selvejende idrætscentre i kommunen omkring emner og temaer i undersøgelsen. Side 7/8

8 Ravnsborghallen Ravnsborghallen arbejder på at få bragt hallen op på et tidssvarende niveau, som kan modstå det stigende behov og efterkomme de krav, der bliver stillet til arbejdsmiljø og velfærdsforanstaltninger. Der vil være fokus på følgende: udskiftning af tag og udskiftning af distributions rør i samarbejde med Ejendomscentret. Ravnsborghallens sygefravær har ligget på 0 % de sidste to år. Årsagen skyldes bl.a. det gode arbejdsklima, som søges opretholdt. Der er samtidig fokus på samarbejdet med forpagterne, da det anses som vigtigt at sende et signal om, at der i fællesskab tages hånd om brugere og kunders behov. Konkret afholdes flere sociale arrangementer årligt, personalet deltager i Køge på vægten, og der er fri træning i motionscenteret. Ravnsborghallen er en servicevirksomhed, der bestræber sig på at yde professionel service både over for brugere og kunder. Der er et oplevet godt forhold til de daglige brugere og en tæt dialog, da der altid er personale i hallen. I øvrigt forholder Ravnsborghallen sig til Køge kommune og DGI huse og hallers brugerundersøgelse. Herfølgehallen Herfølgehallen har primært fokus på servicering af lokalsamfundet samt hele Køge kommune. Faciliteterne ønskes tilpasset brugerne/foreningernes behov inden for rammerne. Der arbejdes konkret med at øge antal af omklædningsfaciliteter pga. overbelægning. Derudover ønskes flere kvm. til fitness, café i forområdet, vandkøler samt flere depotkvm. Side 8/8