Generelt Trade Finance indstillinger Menuvalg Garantier og Trade Finance Opret ny. Opret garanti Opret garanti

Transkript

1 Generelt Denne beskrivelse viser dig, hvordan du kan oprette en garantianmodning i modulet Garantier og Trade Finance. Beskrivelsen gennemgår i hovedtræk de indtastninger en bruger typisk foretage under oprettelse af en garanti. Forinden du første gang forsøger at oprette en garantianmodning, skal du sikre dig, at garantier er tilvalgt de produkter, du ønsker vist i Trade Finance modulet. Det gøres under menuen Trade Finance indstillinger. Hvis du ønsker vejledning til denne opsætning, er der mere hjælp at hente i dokumentet; Trade Finance indstillinger. Hvis du har brug for hjælp til de enkelte skærmbilleder, kan du trykke på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne. Derved fremkommer en kort beskrivelse af skærmbilledets indtastningsfelter og de valgmuligheder, der måtte være. Menuvalg Under menuen Garantier og Trade Finance finder du Opret ny. Her kan du bl.a. oprette garanti- og ændringsanmodninger. Herfra kan du også oprette tekstmeddelelser til Danske Bank vedrørende aktive garantier. De tre muligheder ses herunder. Du kan du også få adgang til Opret garanti billedet ved at anvende en af de genveje, der bl.a. findes på indgangsbilledet for Garantier og Trade Finance modulet. Opret garanti Når du ønsker at oprette en ny garanti, kan du anvende en tidligere garanti som skabelon for den nye garanti. I så fald kan du finde skabelonen via Kopier seneste sag med modpart: vælg fra listen. Alternativt kan du søge på egen reference eller et specifikt sags nr. Her i denne beskrivelse vil vi beskrive processen for anvendelse af en tom formular. Du markerer radioknappen Tom formular og trykker OK. Dernæst skal du vælge hvilken garantitype, du ønsker at anvende. Det gør du ved at vælge den relevante garantitype i en af de to drop-down menuer. Bemærk at garantityperne er opdelt i henholdsvis indenlandske og udenlandske garantityper, alt afhængig af om garantiforpligtelsen stilles overfor en indenlandsk eller udenlandske modpart. 1

2 Garantityperne kan betragtes som forskellige skabeloner, der hver i sær indeholder en standardtekst og opsætning, som Danske Bank finder hensigtsmæssig til formålet. Garantiteksten kan tilrettes efter dine behov. Mere herom senere. Garantiformular - opbygning Når du har valgt en garantitype, fremkommer der et stort skærmbillede, som er opdelt i tre hovedafsnit. Øverst ses stamdata på garantisagen. Dernæst er der en række indtastningsfelter, som du skal udfylde. Nederst er et gem og godkendt afsnit. Nu følger en nærmere beskrivelse af den enkelte afsnit. Stamdata I øverste felt af garantiformularen vises visse stamdata på garantien, herunder fra hvilken virksomhed, du ansøger garantien, sags nr., egen reference samt modparten mv. Stamdata udfyldes i det omfang disse data er blevet tilknyttet sagen. Indtastningsfelter Modpart og beløb Herunder skal du indtaste relevante oplysninger for garantien. Alle felter markeret med rød stjerne * er påkrævet og skal derfor som minimum udfyldes, før sagen kan godkendes. Som noget af det første skal du bl.a. vælge modpart. Du kan vælge modpart via drop-down menuen. Hvis den ønskede mordpart ikke allerede findes i listen, kan du oprette modparten ved at trykke på knappen Opret ny modpart. Der findes mere information om modparter i dokumentet Modparter, Økonomi og Postcenter, som du finder blandt øvrige Business Online; Kom Godt i Gang dokumenter. Dernæst indtastes garantiens beløb, valuta og udløbsbetingelser. 2

3 Garantiforpligtelsen Garantiforpligtelsen skal enten være På anfordring eller være På vilkår. Du skal markere radioknappen ud for På anfordring, hvis garantien skal betales på første anfordring. Modsat skal du markere radioknappen ud for På vilkår, hvis garantien skal betales efter dom eller forlig. Ligeledes kan du beskrive, hvad garantien stilles til sikkerhed for og markere, hvis garantien stilles i henhold til aftaledokumenter såsom kontrakt, ordre, tilbud, faktura eller andet. Du skal i så fald markere tjekboksen og skrive det relevante nummer samt datoen for den tilhørende aftale. Den indtastede information vil dermed indgå i garantiteksten. Garantien sendes til: Under afsnittet Garantien skal udstedes af, skal du tage stilling til; 1. Hvem der skal udstede garantien overfor modparten (Kun relevant for udenlandske garantier). 2. Hvem garantien skal sendes til Dine valgmuligheder afhænger af, hvilken garantitype du har valgt i indledningen. Derfor er det ikke sikkert, at du kan genfinde alle nedenstående valgmuligheder i dit skærmbillede. Indledningsvis skal du angive, hvordan garantien skal overbringes modparten. Her er der maksimalt 3 mulige metoder; Danske Bank pr. brev Danske Bank pr. SWIFT via enhver bank eller via banken anført nedenfor Enhver udenlandsk bank, også via SWIFT Indenlandske garantier Her følger en beskrivelse af indtastningsfelterne for hver af de ovenstående tre muligheder. - Danske Bank pr. brev For indenlandske garantier sker fremsendelse normalt via brev. Ønsker du dette, markeres den første radioknap. Dernæst skal du vælge, hvem skal der skal modtage garantien. Du kan vælge mellem; Rekvirenten; hvorefter I selv modtager garantien og derfor selv står for den videre ekspedition til modparten mv. Modpart (beneficiant) garantien sendes direkte til beneficianten. 3. part, som du selv angiver navn og adresse på i indtastningsfeltet. Såfremt garantien ønskes sendt med kurér, skal du sætte flueben i Med kurér boksen. 3

4 Udenlandske garantier - Danske Bank pr. SWIFT Vælges denne fremsendelsesmetode, sender Danske Bank garantien elektronisk via SWIFT systemet til en korrespondentbank, der så igen adviserer garantien overfor den endelige modtager. Her skal du først angive hvem, der skal modtage garantien og dermed hvem korrespondentbanken skal advisere garantien til. Du kan vælge mellem enten Modpart eller 3. part. Desuden har du mulighed for selv at angive hvilken korrespondentbank, der skal overbringe garantien. Du kan enten indtaste en SWIFT kode eller navn og adresse på den ønskede SWIFT modtager. Du kan ved at trykke på globus ikonet få hjælp til at finde den rette SWIFT kode på den pågældende bank. Enhver udenlandsk bank Her er valgmuligheder og indtastningsfelter de samme som i ovenstående eksempel. Den eneste forskel er, at der nu vil blive anvendt en udenlandsk bank som korrespondentbank. Det vil typisk kun være udenlandske garantier, der anvender denne mulighed. Den udenlandske korrespondentbank vil overbringe garantien til den angivne modtager, der enten kan være Modpart eller 3. part. Garantitekst Som udgangspunkt kan du lade Danske Bank udforme garantiteksten ud fra den standardopsætning, der er tilknyttet garantitypen, du valgte i indledningen. Såfremt du har ønske om en individuel garantitekst, kan du alternativt markere knappen Indsæt eller skriv garantitekst her. Derved åbnes indtastningsfeltet op og du har nu mulighed for skrive, klippe & kopier en ønsket tekst ind. Såfremt du ønsker at anvende garantitypens standardtekst som skabelon for dine rettelser, kan du trykke på knappen Vis standardtekst, hvorefter denne fremkommer. Du kan nu tilrette teksten i indtastningsfeltet herunder. Du kan henholdsvis udvide og indskrænke omfanget af indtastningsfeltet via det blå link til højre for indtastningsfeltet. Det kan være hensigtsmæssigt, når en større skabelon skal tilrettes. Information til Danske Bank I den sidste del af indtastningsbilledet, kan du indtaste en meddelelse til Danske Bank, der omhandler den konkrete garanti. Hvis du ønsker en bestemt gebyrkonto anvendt til garantiens omkostninger, kan du indtaste kontonummeret på denne i et særskilt indtastningsfelt. Afslutningsvis er det påkrævet, at du indtaster en kontaktperson og et telefonnummer hos jer, så Danske Bank ved hvem, der skal kontaktes i tilfælde af spørgsmål m.m. 4

5 Gem I det sidste afsnit af opret garanti billedet, skal du tage stilling til om du ønsker dine indtastninger gemt som kladde eller om du i stedet ønsker at godkende nu eller senere. Du kan markere den ønskede handling og trykke OK. I tilfælde af at du ønsker at se hele garantianmodningen, kan du trykke på Vis print. Det kræver dog, at du forinden har gemt indtastningerne som kladde. Kladden vil herefter være gemt i Postcenteret under fanebladet kladde. Godkend Hvis du ikke har godkendt garantien med det samme, men i stedet har valgt f.eks. godkend senere, vil garantien ligge klar til afsendelse/ godkendelse i Postcenterets faneblad Post til afsendelse. Herfra skal garantien godkendes før den frigives fra jeres side. Rettighederne til henholdsvis at oprette og godkende garantier afhænger af de brugerrettigheder, jeres virksomhed har valgt på området. Elektronisk underskrift Den medarbejder, der ønsker at godkende emner i listen, udvælger nu de sager, der ønskes godkendt og trykker Godkend. Herefter fremkommer en liste over de valgte emner, samt det elektroniske godkendelsesbillede, hvor du i bunden af billedet skal indtaste din personlige kode. Når du har gjort dette og trykket OK, vil sagen enten blive lagt til 2. godkendelse i Post til afsendelse eller blive sendt direkte til Danske Bank, afhængigt af den enkeltes brugerrettighed. Når sagen er endelig godkendt, vil garantianmodningen overgå til Danske Bank afdeling for garantibehandling og kolonnen Status vil ændres fra Behand./xxxxxx til Oprettet/xxxxxx. Herefter er processen med oprettelse af garantianmodning tilendebragt. Danske Bank behandler nu garantianmodningen og vil udsende garantibreve når behandlingen af jeres garantisag er gennemført. Ønsker du efterfølgende at få indblik i hændelser og informationer omkring den nu aktive garanti, kan du med fordel læse videre og få mere at vide om, hvordan du ser garantidokumenter, økonomioversigt, status på garantien samt, hvordan du kan oprette en ændringsanmodningen til garantien. 5

6 Garantibreve Når Danske Bank har behandlet garantianmodningen, udfærdiges garantibrevene og disse fremsendes i henhold til de oplysninger du angav i anmodningen. Danske Bank sender kopier af garantibrevene til jer via Business Online. Du kan finde garantibrevene i Postcenteret bl.a. under fanebladet Ny post. Ved at klikke på linket/ den blå emne tekst Garantibreve åbnes garantibreve i PDF format Økonomi Under menupunktet Økonomi, faneblad Engagement, Garanti, indgår den netop oprettede garanti nu i din virksomheds samlede engagement af udstedte garantier. Såfremt du ønsker den samlede engagementsoversigt pr. en given dato, kan du ændre datoen i indtastningsfeltet og tykke Søg. Herved vises summen af de aktive garantien den pågældende dag. Garantiengagementet er opsummeret for hver enkelt udstedt valutaenhed. De enkelte garantier, der var aktive den pågældende dag er alle listet som vist herunder Sager Ønsker du senere at se hændelser og status på en konkret garanti, kan du via menuen Sager få adgang til en garantis stamdata. Indtast enten Sags nr. eller Egen reference som søgekriterium. I det efterfølgende skærmbillede kan du via de blå links tilføje en ny Egen reference til en eksisterende garanti. Du kan også oprette en note eller oprette en modpart alias på sagen. En oprettelse af modpart alias vil ikke ændre garantidokumenterne (det juridiske grundlag), så der er altså kun tale om en for jer intern ændring af modpart alias. Du har også mulighed for at få vist den korrespondance, der er tilknyttet garantien ved at trykke på knappen Vis sagens post. Du kan også oprette en fri tekstmeddelelse til Danske Bank vedrørende garantien. Dette gør du via knappen Opret fri tekst meddelelse. 6

7 Desuden har du mulighed for at enten oprette en ændringsanmodning eller at anvende garantien som skabelon for en helt ny garanti Ændringsanmodning Hvis du sidenhen ønsker at foretage en juridisk ændring af en eksisterende garanti, kan du via menuen Opret ny under afsnittet Garanti oprette en ændringsanmodning. Når du har trykket på linket Opret ændring, skal fremsøge garantien via enten Sags nr. eller Egen reference. Under en ændringsanmodning har du mulighed for at ændre; Garantibeløb Udløbstidspunkt Eller tilføje en yderligere garantitekst, der ændre garantiens vilkår og forhold i øvrigt. Du har også her mulighed for at skrive en forklarende tekstmeddelelse til garantiafdelingen i Danske Bank. Oplysninger om jeres kontaktperson og telefonnummer er påkrævet og skal derfor udfyldes. Godkendelse procedure for ændringsanmodninger er den samme som beskrevet under Opret garanti. 7