Rykker Brugervejledning

Transkript

1 Rykker Brugervejledning AdvoForum A/S

2 RYKKER...3 Rykkeropsætning...4 Rykkerbetingelser...5 Rykkerbetingelsernes niveauer...6 Skabelon pr sprog...7 Bogføring af rykker og/eller opkrævningsgebyr...8 Debitorbogføringsgrupper...9 Klientopsætning...10 Dan rykker...11 Udsted rykkere...14 Udstedte rykkere...16 Rapporter...17 Fletfelter til rådighed i Word...18 Advo+ Rykker Indholdsfortegnelse

3 Rykker I denne manual kan du læse hvordan Rykkermodulet i Advo+ opsættes og anvendes. Rykkermodulet er baseret på de sagsposter, der bærer bilagstypen Faktura og denne linjes Restbeløb og hvor forfaldsdatoen er overskredet. Anvendelse af rykkermodulet forudsætter udligning af fakturaer, når disse bliver indbetalt af f.eks. klienten. Såfremt du ønsker automatisk bogføring af renter og gebyrer forudsætter anvendelse af rykkermodulet ligeledes at du har rettigheder og kendskab til hvordan man opretter finanskonti. Endvidere forudsætter ibrugtagning af rykkermodulet også, at du har kendskab til at lave Navision fletteskabeloner i Word. Under overskriften Rykker har vi valgt at beskrive følgende punkter: Rykkeropsætning Rykkerbetingelser og niveauer Skabelon pr. sprog Bogføring af renter og gebyrer Dan rykker / udstedte rykkere Rapporter Oversigt over fletfelter Advo+ Rykker Side 3

4 Rykkeropsætning Max linier pr. fakturamodtager Når der er indsat flueben i følgende felt, kan der her indtastes hvor mange fakturaer, det skal være muligt at rykke for i et og samme rykkerbrev. Dvs at den tilhørende skabelon skal opbygges til den antal som angives her. I eksemples angives 5 dvs at man i samme brev kan rykke for 5 særskilte fakturanumre. Et rykkerbrev pr. fakturamodtager Hvis du ønsker eet rykkerbrev pr. fakturamodtager skal du sætte et flueben her. I modsat fald får du et rykkerbrev pr. faktura. Tvungen rykkerbetingelseskode Feltet kan udfyldes med følgende værdier: Ingen ingen tvungen kode Klient tvungen kode ved oprettelse af klient Part tvungen kode ved oprettelse af part KlientogPart tvungen kode ved oprettelse af både klient og part Hvis man ønsker at anvende rykkermodulet SKAL der oprettes rykkerbetingelseskoder på hhv klient og part. Dokumentsti Her angives den sti hvor rykkerdokumenterne ønskes gemt. Advo+ Rykker Side 4

5 Rykkerbetingelser Kode Vælg en kode til rykkerbetingelserne. Tal eller bogstaver. Beskrivelse Valgfri beskrivelse af f.eks. hvilken gruppe af klienter/parter som koden dækker. Maks. Antal rykkere Angiv her det antal rykkerskrivelser du gerne vil udsende til de klienter, som har den aktuelle kode. Min. Beløb (RV) Angiv her i danske kroner det mindste beløb du ønsker at rykke for. F.eks. 50,00 eller 100,00 kroner eller selvfølgelig 0,00 kr. Rentekode Ønsker du beregnet en proforma rente eller beregnet og bogført en rente af fakturabeløbet angives her en rentekode Tryk F6 på feltet og du kommer til Rentetyper i Advo+ Advo+ Rykker Side 5

6 Vælg den rentetype du ønsker til renteberegning af forfaldne fakturabeløb Vend tilbage tilbage til Rentebetingelserne med OK eller Esc. Bogfør rente Sæt et flueben hvis du ønsker den beregnede rente bogført. Sæt et flueben hvis du ønsker et opkrævningsbeløb bogført. Opkrævningskladdetype Har du sat flueben i et af de 2 ovenstående felter, skal du her fortælle hvilken kladdetype posterne skal afleveres i. Bogfør opkrævningsgebyr Opkrævningskladdenavn Har du sat flueben i et af de 2 ovenstående felter, skal du her fortælle hvilket kladdenavn posterne skal afleveres i. Rykkerbetingelsernes Markér f.eks. den første rykkerkode og brug knappen Niveauer. niveauer Nummer Her oprettes det antal linier fra 1 og opefter, som du har angivet i Maks. Antal rykkere i vinduet Rykkerbetingelser. Respitperiode Respitperiode er det antal dage, du ønsker at lægge oveni forfaldsdatoen før der rykkes. Forfaldsdatoformel Rykkerbrevet har også en forfaldsdato ( før næste rykker skal sendes ) angiv her rykkerens forfaldsdato skriv 8D for 8 dage eller 2U for 2 uger. Beregn rente Sæt et flueben såfremt du ønsker beregnet et rentebeløb. Opkrævningsgebyr Angiv evt. et ønsket opkrævningsgebyr Advo+ Rykker Side 6

7 Skabelon pr sprog Faktura sprog Vælg mellem: Dansk Engelsk Tysk Fransk Italiensk Spansk Bemærk det er samme koder som findes på salærnotaens fakturasprog. Rykkerniveau I dette felt refereres til rykkerbetingelsernes niveauer. Rykkerbetingelse I dette felt refereres til rykkerbetingelserne tryk evt. F6 Skabelon Angiv her hele stien til skabelonen. Advo+ Rykker Side 7

8 Bogføring af rykker og/eller opkrævningsgebyr På rykkerbetingelserne sættes flueben i Bogfør rente og/eller Bogfør opkrævningsgebyr. Se nedenfor. Bogfør rente Sæt et flueben hvis du ønsker den beregnede rente bogført. Sæt et flueben hvis du ønsker et opkrævningsbeløb bogført. Har du sat flueben i et af de 2 ovenstående felter, skal du her fortælle hvilken kladdetype posterne skal afleveres i. Bogfør opkrævningsgebyr Opkrævningskladdetype Opkrævningskladdenavn Har du sat flueben i et af de 2 ovenstående felter, skal du her fortælle hvilket kladdenavn posterne skal afleveres i. Advo+ Rykker Side 8

9 Debitorbogføringsgrupper Når du ønsker en automatisk bogføring af rente og opkrævningsgebyr skal Advo+ vide hvilke finanskonti, der skal bogføres på. Det angives i Debitorbogføringsgrupper, Debitorbogføringsgrupper findes i standardmenuen her: Økonomistyring/Opsætning/Bogføringsgrupper/Debitor. Bemærk at du blot skal tilføje oplysninger til de(n) eksisterende kode(r) Rentekonto Angiv den finanskonto hvor du ønsker renten bogført. Opkrævningsgebyrkonto Angiv den finanskonto hvor du ønsker opkrævningsgebyret bogført. Gebyrkonto Angiv den finanskonto hvor du ønsker rente og opkrævningsgebyr tilbageført, såfremt den udstedte rykker annulleres. Bemærk Alle 3 konti skal have tilknyttet en Produktbogføringsgruppe til styring af moms. (også INGEN moms). Advo+ Rykker Side 9

10 Klientopsætning Ved oprettelse af klienter kan Advo+ selv indsætte koden Rykkerbetingelse. Dette gøres i vinduet Klientopsætning, som du finder her: Opsætning/Advo+ opsætning/klient/klientopsætning. Rykkerbetingelseskode Den tidligere oprettede kode tilføjes i feltet. Vær opmærksom på at denne kode indsættes automatisk på ALLE nye klienter. Så hvis du har oprettet mange forskellige rykkerbetingelseskoder, er det måske nødvendigt at nogen tager stilling til koden, i stedet for at dette sker automatisk. Advo+ Rykker Side 10

11 Dan rykker Når du vælger punktet Dan rykker vises dette vindue Rykkeroversigt. Navn Tryk evt. F6 på Navn og du får adgang til at oprette Finanskladdenavne. Hvis du f.eks. ønsker at give hver enkelt sekretær adgang til at rykke egne sager, så opret en finanskladde til hver enkelt sekretær. I modsat fald opret en generel kladde, hvis du ikke ønsker at anvende Standard kladden. Knappen Dan rykkerlinjer Tryk på knappen Dan rykkerlinjer for at få indsat rykkerliner i rykkeroversigten. Datofilter Feltet skal udfyldes. Indtast periode frem til den dato, hvor du ønsker at fremfinde forfaldne restbeløb på fakturaer. Advo+ Rykker Side 11

12 Bilagstypefilter Feltet skal udfyldes med værdien Faktura. Ellers vil der også blive dannet rykkerlinjer på udlæg. De øvrige felter Øvrige feltet på rapporten er valgfrie. Udstedelsesdato Feltet udfyldes med dags dato men kan overskrives. Forf. Beløb større end Vælg evt. en beløbsgrænse forfalden restbeløb på faktura skal være større end f.eks. 100,00 kroner Kun rykkerniveau Vælg evt. kun at danne rykkerlinjer på et rykkerniveau. Fakturasprog Tryk evt. F6 - Vælg værdi på oversigten. Ingen rykker på rykkerkode Mulighed for at fravælge en enkelt rykkerkode. Tryk OK på rapporten og alle rykkerlinjerne kommer frem på rykkeroversigten. Rykkeroversigten Her ser du en lang række kolonner, som viser forskellige oplysninger om de forfaldne fakturaer med restbeløb på de enkelte sager. Vær opmærksom på at du blot kan slette de linjer som du ikke ønsker at udstede. Linjerne kommer igen næste gang du anvender Dan rykkerlinjer. Brug evt. F7 Feltfilter til at finde de rykker du gerne vil udstede. Advo+ Rykker Side 12

13 Her gives beskrivelse på et udvalg af oplysningerne. Forfaldsdato Forfaldsdato på fakturaposteringen. Ældste post forfald. I dage Oprindeligt beløb Tallet her angiver hvor mange dage fakturaposten har været forfalden. Det oprindelige restbeløb på fakturaen. Forfaldent beløb Nuværende restbeløb på fakturaen. Rykkerkode Den fundne rykkerbetingelseskode, som kommer fra klient eller part. Niveau Det niveau som tilhører rykkerbetingelseskoden. Advo+ Rykker Side 13

14 Udsted rykkere Tryk på knappen Udsted rykkere for at få dannet breve i overensstemmelse med rykkerlinerne i rykkeroversigten. Rykkerkode Feltet skal udfyldes. Da der højest sandsynligt er knyttet specielle skabeloner til hver rykkerkode+niveau kan kun én rykkerkode + rykkerniveau udføres af gangen. Rykkerniveau Feltet skal udfyldes. Da der højest sandsynligt er knyttet specielle skabeloner til hver rykkerkode+niveau kan kun én rykkerkode + rykkerniveau udføres af gangen. Advo+ Rykker Side 14

15 Overfør renter og gebyrer Fakturasprog Sæt et flueben for at få overført renter og/eller opkrævningsgebyr til en kassekladde. Vælg fakturasprog tryk evt. F6 Advo+ Rykker Side 15

16 Udstedte rykkere På menupunktet Udstedte fakturaer kan ses tidligere dannede og udstedte rykkere. Knappen Funktioner Annuller rykker Når du vælger Annuller rykker tilbagefører du en rykker og kan derefter danne en ny rykker. Annuller foretages en linje ad gangen. Udskriv FIK Herfra kan genudskrives FIK. Genudskriv fakturaer Herfra kan du genudskrive den oprindelige faktura. Advo+ Rykker Side 16

17 Rapporter Pt. Forefindes 3 rapporter i rykkermodulet. Udstedte rykkere med forfaldent beløb Rykkere på fakturaer Rapporten viser pr. klient, på hvilke sager der er rykket for et restbeløb på en faktura. Rapporten viser en oversigt over hvilke fakturaer der findes på de enkelte sager og med angivelse af om de er rykket eller ej. Poster markeret med afvent Rapporten viser hvilke posteringer på klienten der er markeret som afventende. Advo+ Rykker Side 17

18 Fletfelter til rådighed i Word Hvis der i opsætningen er valgt f.eks. 5 linjer pr. fakturamodtager så findes alle fletfelterne 5 gange.!!! "! "! "! # $! Advo+ Rykker Side 18

19 # % % &% '! '! ( '! ( '! " '! " '! '! ) '!* '+ Advo+ Rykker Side 19

20 A Ansvarlig Antal... 5;7 B Beløb Beregn... 7 Beskrivelse... 5 Bilagstypefilter Bogfør... 6;9 Bogføring... 2;3;9 D Dato Debitor F Faktura... 3;8;13;19 Fakturanr Fakturasprog... 13;16 Feltfilter Forfaldsdato Forfaldsdatoformel... 7 Funktioner J Jurist K Klient... 4;11;19 Kode... 5 Kontaktperson M N Navn Niveauer... 6 O Opsætning...10;11 Overfør Oversigt... 3 P Poster R Rapporter...3;18 Rentekode... 5 Rentetyper... 5 Respitperiode... 7 Restbeløb... 3 Rykkerbetingelser...2;3;5;7 Rykkeropsætning...2;3;4 Rykkeroversigt S skabelon... 4 Skabelon...2;3;8 U Udskriv V Valutakode W Word...3;19 Min. Beløb... 5 Advo+ Rykker Side 20