ESDH Captia grundkursus. Heldagskursus. Øvelses- og opgavekompendium

Transkript

1 Version 1.17 fra den ESDH Captia grundkursus Heldagskursus Øvelses- og opgavekompendium

2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION TIL HÆFTET...2 MÅLBESKRIVELSE...3 CASEBESKRIVELSER...4 CAPTIA GRÆNSEFLADE...5 ØVELSE 1 - NAVIGERING I CAPTIA...5 ØVELSE 2 - VIS DOKUMENT V.H.A. FORSTØRRELSES-GLAS...6 EN HURTIG RUNDTUR I CAPTIA...7 ØVELSE 1 - OPRET SAG...7 ØVELSE 2 - OPRET UDGÅENDE DOKUMENT...7 ØVELSE 3 - OVERBLIK I CAPTIA...7 OPGAVE 1 - OVERBLIK OVER CAPTIAS GRÆNSEFLADE...8 INTRODUKTION TIL E-LÆRING...9 ØVELSE 1 - SØG I HJÆLP...9 ØVELSE 2 - ÅBN LEKTION...9 SØGNING...10 ØVELSE 1 - SØG EFTER SAG...10 ØVELSE 2 - FIND SAGER OPRETTET I EN BESTEMT PERIODE...10 ØVELSE 3 - SØG EFTER PART...10 ØVELSE 4 - BRUG FORSTØRRELSESGLAS...10 ØVELSE 5 - FRITEKST-SØGEFELT...10 OPGAVE 2 SØGNING...11 INTRODUKTION TIL DOKUMENTER...12 ØVELSE 1 - VISITERING AF DOKUMENTER I CAPTIA...12 ØVELSE 2 - VISITERING AF DOKUMENTER I OUTLOOK...12 OPGAVE 3 VISITER DOKUMENT...12 SAGER OG DOKUMENTER...13 ØVELSE 1 - UNDERSØG OM DOKUMENTET SKAL KNYTTES TIL EN EKSISTERENDE SAG...13 ØVELSE 2 - KNYT DOKUMENTET TIL EN EKSISTERENDE SAG...13 ØVELSE 3 KNYT PART TIL DOKUMENT...13 ØVELSE 4 - UNDERSØG OM DER FINDES EKSISTERENDE SAG...13 ØVELSE 5 - OPRET SAG...13 ØVELSE 6 TILKNYT PART TIL NY SAG...14 ØVELSE 7 KNYT SAG TIL DOKUMENT...14 ØVELSE 8 KNYT PART TIL DOKUMENT...14 ØVELSE 9 - BESVAR DOKUMENT...14 ØVELSE 10 AFSLUT SAG...15 OPGAVE 4 OPRET NY SAG UD FRA INDSKANNET DOKUMENT...15 VIRKSOMHEDSMAPPER...16 ØVELSE 1 ÅBN VIRKSOMHEDSMAPPER...16 ØVELSE 2 VÆLG KATEGORI...16 ØVELSE 3 AKTÉR DOKUMENT PÅ VIRKSOMHEDSMAPPE...16 NOTER...17 ØVELSE 1 - PÅTEGNINGER...17 ØVELSE 2 GULE LAPPER...17 ØVELSE 3 ERINDRINGER ØVELSE 1 SEND LINK TIL SAG...18 ØVELSE 2 SEND DOKUMENT SOM VEDHÆFTET FIL...18 ØVELSE 3 QUICK GEM MAIL...18 ØVELSE 4 GEM MAIL MED VEDHÆFTNINGER...18 OPGAVE 5 GEM FRA OUTLOOK I CAPTIA...18 GENVEJSTASTER Side 1 af 20

4 Introduktion til hæftet Du sidder nu med samlingen af øvelser og opgaver til ESDH Grundkursus modul 1. Følg med i kurset Du har herved mulighed for at arbejde på egen hånd. Vi vil dog kraftigt anbefale dig at følge med i undervisningen, og først gennemføre øvelser og løse opgaver i takt med at instruktøren når til disse. Herved vil du få størst udbytte af kurset. Hæftet her er således ikke ment som en mulighed for at arbejde foran og derved let gå glip af vigtige detaljer, men som en støtte når du arbejder med øvelser og opgaver. Endvidere giver hæftet mulighed for, at du efter kurset kan genopfriske de gennemgåede arbejdsgange. Øvelse En øvelse gennemgås typisk af instruktøren på skærmen, samtidig med at du har mulighed for følge med på din egen PC. Vejledningerne i dette hæfte giver dig bedre mulighed for at følge med eller eventuelt arbejde på egen hånd. Du er naturligvis også velkommen til at spørge instruktøren, hvis du har spørgsmål i forbindelse med gennemgangen af øvelserne. Øvelser er tilknyttet et bestemt afsnit, og nummereringen starter forfra i hvert afsnit. Opgave En opgave løser du på egen hånd. Du er naturligvis også her meget velkommen til at spørge instruktøren, hvis du er gået fast. Du kan også anvende vejledningerne i dette hæfte. Opgaver kan samle emner fra flere afsnit, og nummereres fortløbende for hele kurset. Til flere af opgaverne vil der være mulighed for at arbejde videre med ekstraopgaver, hvis du har mere tid. Cb½ God fornøjelse Side 2 af 20

5 Kursus: Målbeskrivelse ESDH Captia Grundkursus Varighed: 7 timer På dette kursus vil du lære, hvordan du bruger ESDH-systemet Scan-Jour Captia i forbindelse med dit arbejde i Skat. Samtidig får du en udførlig introduktion til de e-læringsværktøjer, hvor du finder alt undervisningsmateriale til ScanJour Captia. Kurset er hands-on, hvor du selv får lov til at arbejde i Captia. Kurset varer en hel dag. Disposition for grundkurset: Hvad er ESDH? Captia grænseflade En hurtig rundtur i Captia E-læring og hjælp Søgning Introduktion til dokumenter Sager og dokumenter Virksomhedsmapper Noter Indblik Målbeskrivelse for kurset: Kurset henvender sig til alle ledere og medarbejdere i Skat, som i dag modtager brevpost - og/eller har sager og dokumenter, der skal registreres enten i journalarkivet, virksomhedsarkivet (hængemapperne) eller restancearkivet (igangværende restancesager). Det forudsættes, at deltagerne inden kursusstart har gennemført e-lektionen Læs inden grundkursus på Deltagerne modtager ved kursustilmelding en kvitteringsmail med et link til e-lektionen. Kurset er obligatorisk for ovennævnte målgruppe. Side 3 af 20

6 Casebeskrivelser I løbet af kurset bliver du præsenteret for en række cases, som knytter sig til de dokumenter og sager du arbejder med. Her følger en kort beskrivelse af de cases, som du skal arbejde med. Smugling af fyrværkeri En borger er blevet opmærksom på nogle mistænkelige aktiviteter i forbindelse med en container med fyrværkeri hos sin fætter, Brian Bang. Borgeren vælger at kontakte Skat telefonisk, hvor du modtager tippet om, at Brian Bang er involveret i smugling af fyrværkeri. Sort arbejde Du har modtaget en skriftlig anmeldelse, hvor en nabo har mistanke om sort arbejde. Du har sendt et brev til den anmeldte (Anna Nepper) og bedt om oplysninger om arbejdets art, hvem der har forestået arbejdet samt en fakturakopi. Sodavandssagen En borger anmelder et formodet ulovligt salg af sodavand af udenlandsk oprindelse. Salget fandt sted i forbindelse med en byfest, hvor der blev skænket fra 2-liters flasker. Anmelderen spørger til lovligheden ved salg af importeret sodavand, da han ved en foreningsfest vil udnytte muligheden for at spare penge, hvis det er lovligt. Salg af videobånd En person ønsker at starte egen virksomhed med salg af videobånd. Vedkommende har tre spørgsmål: 1. Hvad er grænsen for momsregistrering? 2. Hvis man lejer en campingvogn som salgsvogn, kan man så fratrække momsen af lejen? 3. Hvor stor er afgiften på videobånd? Side 4 af 20

7 Captia grænseflade Formålet med denne øvelse er at introducere dig til Captia-skærmbilledets elementer, så du er bedre rustet til at arbejde med Captia. I øvelsen vil følgende emner blive gennemgået: Skærmopbygning Ruder Vi vil starte med at se nærmere på opbygningen af skærmbilledet i Captia. Skærmbilledet indeholder en række med faneblade, to ruder og to menulinjer. Øvelse 1 - Navigering i Captia Find sag fra fanebladet Forside Vi vil nu gå til en bestemt sag via fanebladet Forside. 1. Start Captia 2. Klik på fanebladet Forside 3. Klik på Sager i Funktionslinjen 4. Klik på sagen, der omhandler en anmeldelse af sort arbejde Når du vælger at vise eller oprette en sag, et dokument, en adressat eller en note, vises et tredje faneblad, der giver detaljerede oplysninger om det element, som du har valgt. Det tredje faneblad vises til højre for fanebladet Søgning og omtales ofte som Detailfanen. Note Detailruden bruges ikke til noget på fanebladet Forside. På fanebladet Søgning anvendes Detailruden til at indtaste søgekriterier. Øvelsen fortsættes på næste side Side 5 af 20

8 Vis dokument Vi vil nu gå til et dokument på sagen vedr. sort arbejde. 5. Klik på Dokumenter i Funktionslinjen 6. Klik på dokumentet med aktnummer 1 7. Klik på knappen Åben for at udvide Detailruden Du ser nu alle dokumentoplysningerne. 1. Klik på knappen Luk for at skjule nogle af dokumentoplysningerne igen I Visningsruden ser du selve dokumentet. Tip Du kan højreklikke på dokumentet for at zoome eller klikke på knappen Rediger/Vis i Funktionslinjen for at ændre visning af dokumentet. Øvelse 2 - Vis dokument v.h.a. forstørrelsesglas Du kan også se oplysninger om et dokument uden at forlade den sag, det er tilknyttet. 1. Gå tilbage til sagen ved at klikke på Sager i Funktionslinjen og klikke på sagen i Visningsruden 2. Vis listen over sagens dokumenter ved at klikke på Dokumenter i Funktionslinjen 3. Klik på Forstørrelsesglasset ud for aktnummer 1 4. Klik på knappen Venstre for at skjule dokumentlisten 5. Klik på knappen Højre for at vise dokumentlisten igen 6. Klik på knappen Højre en gang til for at skjule ruden Zoom Tip Du kan bruge Forstørrelsesglasset og noter i Captia. til at få vist sager, parter, dokumenter Side 6 af 20

9 Øvelse 1 - Opret sag En hurtig rundtur i Captia Formålet med denne øvelse er, at du bliver introduceret for de skærmbilleder, du kommer igennem i forbindelse med oprettelse af en sag. Selve oprettelsen er ikke fyldestgørende, men viser dig blot, hvordan man opretter en sag. Du modtager et tip via telefonen om, at Brian Bang er involveret i smugling af fyrværkeri 1. Opret en sag om smugleriet brug knappen Opret sag øverst i Opret-linjen 2. Indtast: Titel: Smugling af fyrværkeri Sagsgruppe: 545 Indrapportering om smugleri LISY kode: Andet 3. Tilknyt Brian Bang som sagspart på sagen 4. Gem Sag Øvelse 2 - Opret udgående dokument Formålet med denne øvelse er, at du bliver introduceret for de skærmbilleder, som du kommer igennem i forbindelse med oprettelse af et dokument. Ligesom med sagen er selve oprettelsen ikke fyldestgørende, men den viser dig blot, hvordan man opretter et dokument. 1. Find sagen om smugling af fyrværkeri 2. Klik på knappen Opret Dok og vælg Told Skat brev 3. En dialogboks åbnes og i feltet Overskrift indtastes Vedr. smugling af fyrværkeri. Klik på Ok 4. I brødteksten skrives Du må ikke smugle, dit skarn! 5. Flet oplysninger med knappen Flet alt 6. Klik på knappen Gem som for at gemme dokumentet i Captia 7. Vælg Udgående i feltet Dok type 8. Vælg Sagsstart i feltet Dok gruppe 9. Aktér dokumentet 10. Afslut dokumentet Tip Når du opretter et dokument fra Opretlinjen, mens du har en sag vist på Detailfanen, foreslår Captia selv at knytte sagens parter til dokumentet. Note Når du akterer et udgående dokument, skal det sendes ud til parten samme dag. Øvelse 3 - Overblik i Captia Formålet med denne øvelse er at give dig et overblik over, hvordan de forskellige elementer i Captia (sager, dokumenter og parter) er knyttet til hinanden. 1. Find sagen om smugling af fyrværkeri 2. Klik på Dokumenter i Funktionslinjen. Klik på dokumentet 3. Klik på Mere Parter, Dokhenv., Sagstilkn. 4. Klik på Parter i Visningsruden og klik på sagsparten 5. Klik på Sager i Funktionslinjen og klik på sagen Du har nu bevæget dig fra sagen til dokumentet til parten og tilbage til sagen. Fra det ene element kan du gå til hvert af de to andre. Side 7 af 20

10 Opgave 1 - Overblik over Captias grænseflade Formålet med denne opgave, som består af en række små delopgaver, er at træne den daglige betjening af Captia. Løs følgende opgaver: 1. Hvor mange indgående dokumenter har du? 2. Hvor mange åbne sager har du? 3. Har du nogle omfordelte dokumenter? 4. Hvor mange indgående dokumenter har kontoret/gruppen modtaget i denne uge? Hvis du har mere tid 5. Vis en vilkårlig sag på Detailfanen og brug forstørrelsesglasset til at vise dokumentet med aktnummer 1. Side 8 af 20

11 Øvelse 1 - Søg i Hjælp Introduktion til e-læring Formålet med denne øvelse er at introducere dig til hjælpeværktøjerne i Captia. 1. Klik på Hjælp i Captia 2. Log ind med dit eget medarbejdernummer og blank adgangskode 3. Skriv i søgefeltet Opret sag og klik på knappen Søg 4. Øvelse 2 - Åbn lektion Formålet med denne øvelse er at introducere dig for e-læringsmaterialet til Captia. E-læringsmaterialet gennemgår præcis det samme som det kursus, du har tilmeldt dig. Efter kurset har du mulighed for at repetere indholdet på egen hånd. 1. Åbn menupunktet E-læring fra 2. Åbn kapitlet I gang med Captia 3. Åbn lektionen Captia grænseflade Side 9 af 20

12 Øvelse 1 - Søg efter sag Søgning Formålet med denne øvelse er at introducere dig til søgemulighederne i Captia. Du kan bruge søgning, når de faste lister på fanebladet Forside ikke dækker dine behov for at finde sager og dokumenter i Captia. Du kan f.eks. finde afsluttede sager eller grupper af sager med bestemte kendetegn. 1. Klik på fanebladet Søgning 2. Klik i feltet Titel og skriv smugl* 3. Klik på knappen Søg i Titellinjen Du finder nu de sager, som indeholder ord der starter med smugling i titlen. Det er nemt at indskrænke en søgning yderligere. 4. Klik på knappen Åben for at udvide Detailruden 5. Klik på Sagsbehandler i Detailruden og klik på dig selv i listen 6. Klik på knappen Søg i Titellinjen Du finder nu kun de sager, hvor du er sagsbehandler og som indeholder ordet smugling i titlen Øvelse 2 - Find sager oprettet i en bestemt periode Formålet med denne øvelse er at vise dig, hvordan du kan skabe dig et overblik over en række sager fra en bestemt periode. Vi skal finde alle sager der er oprettet mellem 1. marts 2005 og i dag. 1. Klik på Handlingsikonet og vælg Blank alle felter 2. Klik i det første Oprettet-felt og skriv Klik i det andet Oprettet-felt og skriv + Øvelse 3 - Søg efter part Øvelse 4 - Brug Forstørrelses glas Formålet med denne øvelse er at vise dig, hvordan du kan søge efter en part uden at have alle oplysninger omkring parten. Forestil dig at Hans Jensen ringer og vil tale med sin sagsbehandler. Han opgiver ikke sit CPR-nummer. 1. Før musen over Trekanten i fanebladet Søgning og klik på Adressater i menuen, der åbner 2. Søg efter Hans Jensen 3. Udvid søgning ved at søge efter Hans & Jensen i stedet Formålet med denne øvelse er at vise dig, hvordan du kan se oplysninger om et element i en søgning uden at forlade fanebladet Søgning. 1. Klik på Forstørrelsesglasset ud for Hans Dahl Jensen 2. Vis listen over partens sager uden at forlade fanebladet Søgning Øvelse 5 - Fritekstsøgefelt Formålet med denne øvelse er at vise dig, hvordan du hurtigt kan finde alle elementer ud fra et bestemt søgeord. 1. Klik i det generelle søgefelt over Titellinjen 2. Skriv Nepper og klik på Søg 3. Før nu musen over Søg og klik på Dokumenter Side 10 af 20